زمانی‌که صحبت از استخدام کارمند مفید و مناسب و تهیه آگهی استخدامی است، باید در نظر داشت که یک آگهی استخدامی خوب و تأثیرگذار حداقل باید سه عنصر اصلی شایستگیهای شغل، صلاحیت‌های لازم برای آن شغل و ویژگی‌های کارمند را داشته باشد. وجود چنین عناصر مهمی به روند استخدامی نیرو‌ها توسط مدیران منابع انسانی کمک بسیاری می‌کنند و درواقع وقتی یک آگهی استخدامی اطلاعات کافی درمورد شغل موردنظر را داشته باشد، احتمال مراجعه متقاضیان فاقد صلاحیت کمتر خواهد بود.
به‌همین علت امروزه بسیاری از سازمان‌ها از تشریح وظایف مبتنی بر صلاحیت بهره کافی را می‌برند و زمانی‌که نیاز به استخدام نیروی جدیدی دارند، تنها به مهارت‌های تخصصی فرد توجه نمی‌کنند و علاوه‌بر مهارت‌های تخصصی، به مهارت‌های نرم و ارتباطی وی نیز توجه بسیاری می‌کنند. زیرا صلاحیت شغلی این اطمینان را در آن‌ها ایجاد می‌کند که کارمند و شغل موردنظر، مطابق با اهداف سازمانی خواهند بود و درک کرده‌اند که این مهارت‌های نرم می‌توانند بر روی موفقیت نیرو در جایگاه شغلی‌اش تأثیر داشته باشند.
صلاحیت‌ها، مجموعه‌ای از استانداردها و مهارت‌ها در راستای انجام بهتر وظایف شغلی و شایستگی‌ها، مهارت‌های نرم و ویژگی‌های شخصیتی فرد را شامل می‌شوند که برای پذیرفتن مسئولیت هر شغلی در هر سازمانی، درنظر گرفتن صلاحیت و شایستگی امری ضروری است. بدین سبب هر شخصی برای رسیدن به جایگاه موردنظر خود ملزم به داشتن صلاحیت است و شایستگی درنتیجه نهایی شدن کار به شدت تأثیر زیادی دارد.
شایستگی شغلی چیست؟
اولین بار تعریف شایستگی و ضرورت کارکرد آن در سازمان‌ها، در اوایل دهه ۱۹۷۰ مورد مطالعه و ارزیابی قرار گرفت و بهعنوان یکی از اصلی‌ترین عوامل بهبود عملکرد سازمان‌ها شناخته شد. شایستگی شغلی مجموعه‌ای از دانش‌ها، مهارت‌ها، رفتارها و ویژگی‌های شخصیتی در فرد است که باعث می‌شوند او بتواند عملکردی فراتر از حد متوسط جامعه نشان دهد. شایستگی شغلی با تأثیر بر کیفیت کار افراد، نشان می‌دهد که افراد چه کارهایی را باید انجام بدهند تا بتوانند وظایف و مسئولیت‌هایشان را به‌طور اثربخش اجرا نمایند.
همچنین شایستگیهای شغلی باید قابل مشاهده، اندازهگیری و باثبات بوده تا در رفتار فرد قابل رویت باشند. داشتن مهارت حل مسئله، ابتکار و خلاقیت، تفکر و اندیشه سیستمی، خودمدیریتی، پشتکار و ارتباطات از شایستگیهای شغلی یک شخص به‌شمار می‌آیند و شخصی که می‌تواند این شایستگی‌ها را کسب نماید، یک گام بالاتر از اشخاصی قرار می‌گیرد که تنها صلاحیت حرفه‌ای یا دانش و مهارت‌های فنی را دارد. وجود این‌گونه مهارت‌ها باعث خواهد شد فرد عملکردی ارائه نماید که از سطح انتظار رئیس و سازمان بیشتر است و قطعاً نتایج فوق‌العاده‌ای را به‌دنبال خواهد داشت.
نقش و اهمیت صلاحیت و شایستگی شغلی در فرآیند استخدام
معمولاً در بسیاری از سازمان‌ها مدل شایستگی را برای تصمیم‌گیری در فرآیند استخدام، شناسایی آموزش‌های اولیه موردنیاز و تصمیم‌های مرتبط با برنامه جایگزینی کارکنان به‌کار می‌گیرند. کارمندان شایسته می‌توانند دانش، مهارت، خبرگی، انگیزه، نگرش و تجربیاتشان را در بستر شغلی خود گسترش بدهند و می‌توانند ریسک‌پذیری و سازگاری آن‌ها را با تغییرات کاری تقویت نمایند. به‌طوری‌که وقتی یک مدیر اجرایی یا مدیر منابع انسانی یک سازمان قصد دارد که فردی را استخدام نماید، بهتر است از مفاهیم مدل شایستگی و توصیف شغل استفاده کند و هر فردی برای رسیدن به جایگاه شغلی موردنظرش متعهد به داشتن صلاحیت و شایستگی باشد.
زیرا این مباحث نقش بسیار مهمی در تعیین، آموزش و بررسی منابع انسانی و متخصصان دارند. بنابراین سازمان‌ها می‌توانند از این موضوعات در جهت کمک به ساختار و تیم‌های خود استفاده نمایند و روند کاری آن‌ها را برای موفقیت سازمانی هدایت کنند و اهداف سازمانی را توسعه بدهند. درنتیجه شناسایی و اهمیت شایستگیهای شغلی، اصلی‌ترین گام در فرآیند تجزیه‌وتحلیل شغلی به شمار می‌آید که نقش بسیار مهمی در طراحی و موفقیت سازمان‌ها دارد.
همچنین شناسایی این شایستگی‌ها تنها برعهده مدیران نبوده و اغلب اوقات، افرادی‌که در شغل موردنظر خودشان کار می‌کنند و افرادی که آن‌ها را در سازمان تحت نظارت دارند، به کمک همدیگر می‌توانند شایستگیهای لازم برای آن جایگاه را تعیین نمایند. بدین سبب توجه داشته باشید که اگر مدل‌های شایستگی به‌خوبی اجرا گردند، سازمان را قادر می‌سازند تا عملکرد کارمندانش را با استراتژی و راهبرد کلی سازمان هماهنگ کنند و نتایج عملکرد کارکنان را بهبود بخشیده و درنتیجه میزان بازدهی سازمانی را افزایش بدهند.
مطلب مرتبط: با انواع مدا‌های شایستگی و کاربرد آن‌ها در مدیریت منابع انسانی آشنا شوید
صلاحیت شغلی چیست؟
مجموع توانایی‌ها و مهارت‌های موردنیاز برای انجام یک شغل است که باید برای انجام آن کاملاً به فرد متقاضی شرح داده شود. صلاحیت شغلی شامل نکاتی هستند که معمولاً به آسانی قابل یادگیری هستند و فرد می‌تواند آن‌ها را با شرکت در دوره‌های آموزشی مختلف، کارآموزی یا باتجربه در حین کار بیاموزد. اغلب در صلاحیت شغلی آن موضوعی که برای انجام شغل لازم است را تشریح می‌کنند که هم شامل دانش نظری و هم شامل تجارب گوناگون مربوط به شغل است.
صلاحیت با توانایی ذهنی ارتباط مستقیم دارد که اگر فرد بتواند این مهارت خاص را کسب نماید در انجام کارها بسیار مفید واقع خواهد شد و همچنین عملکردهای وی را بهبود می‌بخشد که می‌تواند منجربه بهره‌وری بیشتر گردد. بدین سبب درواقع صلاحیت توانمندی هر فردی در ارائه عملکرد طبق معیارهای از پیش تعیین شده است که هر سطح از مسئولیت الزامات خاص خود را دارد و می‌تواند در هر دوره از زندگی فرد یا در هر مرحله از شغلش وجود داشته باشد. درنتیجه در صلاحیت شغلی فرد متقاضی با مجموعه مهارت‌هایی که برای حداقل موفقیت در شغل موردنظرش لازم است، آشنا شده و با داشتن دانش کافی درمورد این مهارت‌ها با سطح آگاهی وسیع‌تری در مسیر شغلی موردنظرش قدم برمی‌دارد.
برای استخدام افراد در مشاغل جدید یا ترفیع درجه، بررسی و تعیین صلاحیت‌های شغلی فرد، امری حیاتی محسوب می‌شود. بهعنوان مثال اگر بخواهیم در شرکتی فردی را برای سمت مدیر روابط عمومی انتخاب نماییم، فرد موردنظر باید مهارت‌هایی همچون داشتن روابط عمومی بالا، خودمدیریتی، حل مسئله، آشنایی با اصول کاری و … را از قبل فرا گرفته باشد و اگر فرد یک یا چند مورد از این مهارت‌ها را بلد نباشد، قطعاً صلاحیت ندارد که به این جایگاه شغلی برسد و باید در انتخاب وی تجدید نظر شود.
مطلب مرتبط: ۱۰ ویژگی شخصیتی یک مدیر روابط عمومی موفق
بین صلاحیت و شایستگی شغلی چه تفاوتی وجود دارد؟
امروزه مفاهیم صلاحیت و شایستگی ازجمله موضوعات اصلی است که در سازمان‌های مختلف موردتوجه قرار گرفته است. در زبان لاتین هردو این مفاهیم دارای تلفظ مشابهی هستند که این امر موجب شده تا عموماً از این دو اصطلاح برداشت نادرستی شود. به‌طوری‌که بسیاری از مواقع رئیسان و مدیران در ارتباط با این دو زمینه ارزیابی اشتباهی انجام می‌دهند. چراکه مفهوم این دو اصطلاح به‌خوبی برایشان تعریف نشده و جانیفتاده است و اغلب مدیران منابع انسانی بین این دو مبحث تمایز قائل نشده‌اند و این دو اصطلاح را به‌جای یکدیگر به‌کار می‌برند.
یکی از موقعیت‌هایی که مفهوم شایستگی در آن معنا پیدا کرده است و در آن کاربرد بسیاری دارد، موقعیت شغلی است. درحقیقت بهعنوان یکی از کاربردی‌ترین ملاک‌های گزینش و انتخاب برای جذب نیروی انسانی، بررسی و شناخت انواع شایستگیهای متقاضی است که با بهره‌گیری از انواع این شایستگی‌ها می‌توانید فرآیندهای منابع انسانی را کاملاً درک کنید و بر اساس مدل‌های شایستگی می‌توانید بخش‌های مختلف سازمان را متحد و منظم نمایید. شناخت این شایستگی‌ها علاوه‌بر اینکه موجب خودآگاهی شخص و خودشناسی می‌گردد، باعث خواهد شد که مرحله‌ای از توسعه نیز شکل بگیرد که این توسعه امکان دارد در بخش سازمانی یا در بخش شخصی قرار داشته باشد.
مطلب مرتبط: ۵ شایستگی ضروری برای استخدام
در بخش سازمانی، شایستگی‌ها مکمل توسعه و اداره کننده رفتارها و اعمال هستند. اما در بخش شخصی، شایستگی‌ها سبب شناخت نقاط ضعف و نقاط قوت و به گونه‌ای تقویت این نقاط قوت و رفع نقاط ضعف خواهد شد. درواقع زمانی‌که یک سازمان به آگهی استخدام کننده یک شرح شغلی می‌پردازد، این آگهی شامل کلید واژه‌هایی هست برای دانش، مهارت‌ها و توانمندی‌هایی که یک مدیر استخدام کننده به دنبالش است. گاهی ممکن است رزومه فرد به دلیل دربرنداشتن واژه‌های کلیدی حذف گردد.
مثالی از تفاوت بین صلاحیت و شایستگی
به‌طور مثال امکان دارد یک آگهی با شغلی که دنبالش هستید، پیدا نمایید و بعد دقت کنید سه بخش بسیار مهمی هست که در یک آگهی شغلی باید بر رویشان تمرکز شود تا رزومه‌تان را با جایگاه شغلی، سازگار نمایید. در ابتدا باید اطمینان حاصل کنید که رزومه شما با آن نقش تطبیق دارد و عنوان شغلی موردنظرتان با عنوان درج شده در آگهی جور درمی‌آید و حتما باید این عنوان شغلی در بالای رزومه‌تان درج گردد. زیرا این کار برای مدیر استخدام کننده چشمگیر و باارزش است و به سیستم پیگیری متقاضی‌های شغلی کمک می‌نماید تا انطباق در بین رزومه و آگهی شغلی را محاسبه کنند.
پس از آن باید مطمئن شوید که ارزش‌های ذکر شده در آگهی و رزومه شما با همدیگر یکسان هستند. چراکه مدیران به دنبال کاندیداهایی هستند که با محیط کاریشان سازگاری خوبی داشته باشند. بدین سبب باید میان مسئولیت‌های قبلی خود و شرایط فعلی برابری داشته باشید تا بتوانید نشان دهید که چه ارزش خاصی می‌توانید به سازمان عرضه نمایید. می‌توانید اطمینان حاصل کنید که انطباق مهارتی دارید و به‌دنبال شایستگیهای رفتاری همچون وجدان کاری یا ویژگی‌های شخصیتی و رفتاری هستید. یا با شناسایی کردن شایستگی‌ها در آگهی شغلی بتوانید همان زبان را در رزومه خودتان انعکاس دهید و سابقه تحصیلی، کاری و مهارت‌های قابل انتقال را به رزومه‌تان اضافه نمایید که نشان می‌دهند، می‌توانید کار را با شایستگی‌هایی که در طول حرفه و کسب‌وکار خود پرورش داده‌اید به‌راحتی انجام دهید.
حالا با انجام این کار می‌دانید که با مدیر استخدام کننده همفکر شده‌اید و مطمئن هستید که از کلیدواژه‌های خاصی استفاده می‌کنید و شایستگی‌هایی را که مدیر استخدام کننده به دنبالش است را منتقل می‌سازید. بنابراین ارتباط عملکرد فردی با اهداف کسب‌وکار، روشی کامل‌تر برای پرداختن به این مسائل است که بسیاری از سازمان‌ها به منظور انجام این کار از صلاحیت‌های مرتبط به هر نقش استفاده می‌نمایند. این صلاحیت‌ها شامل مواردی همچون دانش متحد، مهارت‌ها، قضاوت‌ها، خصوصیات و ویژگی‌هایی است که افراد به آن‌ها نیاز دارند تا کاری را به‌طور اثربخش و مفید انجام بدهند. درنتیجه در موضوع تفاوت بین صلاحیت و شایستگی فهمیدیم که این شایستگی‌ها ممکن است یک مهارت باشند. اما بیشتر از مهارت بوده و شامل توانایی‌ها و رفتارها و همچنین دانش هستند که برای یک مهارت اساسی مورد استفاده قرار می‌گیرند.
چرا توجه به صلاحیت و شایستگی شغلی برای سازمان‌ها اهمیت دارد؟
سازمان‌ها با داشتن مجموعه‌ی مشخصی از شایستگیهای هر عنوان شغلی در سازمان، نوع رفتارهایی که برای آن‌ها ارزش قائل هستند و برای دستیابی به اهداف، به آن‌ها نیاز دارند را به کارمندانش نشان می‌دهند. درنتیجه با مرتبط ساختن عملکرد شخصی به اهداف و ارزش‌های سازمانی، اعضای تیمتان نه‌تنها به‌طور مؤثرتری کار خواهند کرد و به پیشرفت دست خواهند یافت، بلکه مزایای تجاری بسیاری را هم برای سازمانتان به وجود می‌آورند. مثلا در یک سازمان، یک مدیر حسابداری برای نوشتن یک برنامه کامپیوتری به مهارت‌ها و تخصص‌های خاصی ازجمله دانش حسابداری، سیاست‌های مالیاتی، تجزیه‌وتحلیل، تفسیر خوب، توانایی عددی، تیزبینی مالی، نوشتن برنامه در یک زبان خاص و … نیازمند است.
حالا اگر باور کنید که هر فردی که مهارت‌های ذکر شده را دارد، برای مدیریت حسابداری دارای صلاحیت است، کاملاً اشتباه فکر کرده‌اید. یک مدیر حسابداری خوب و مفید به مهارت‌های مرتبط با شغل و توانایی‌های لازم در اداره امور نیاز دارد تا با اتکا به این رفتارها در برابر دیگران توانمند و بانفوذ باشد. درواقع مدیر حسابداری نیاز به روش، سازماندهی و دقت دارد که اگر مهارت کافی را داشته باشد، اما نتواند که از آن با توجه به شایستگی‌ها استفاده کند به‌هیچ‌عنوان کارآمد نخواهد بود.
بدین سبب صلاحیت و شایستگی دو تجلی توانایی‌ها و مهارت‌های انسانی هستند که اغلب هر دو در آگهی‌های شغلی یا ارزیابی پرسنل برآورده می‌شوند. شایستگی شرط داشتن توانایی انجام کاری است که در این شرایط امکان پیشرفت مهارت نیز وجود دارد و از طرفی صلاحیت، نسخه بهبود یافته قابلیت، به‌معنای میزان مهارت در عملکرد کاری است. بنابراین توانایی‌ها منجربه صلاحیت شده و افراد با توانایی‌ها به‌راحتی می‌توانند مهارت و دانش جدیدی را با یادگیری و تمرین کسب نمایند.
سخن نهایی
صلاحیت و شایستگی دو اصطلاح مرتبط به توانایی‌های انسانی است و اغلب در بسیاری از موارد و مباحث مربوط با منابع انسانی و همچنین در ارتباطات شغلی نیز ذکر می‌گردند و کیفیت توانایی‌های افراد را توصیف می‌نمایند. این اصطلاحات به فرد اجازه می‌دهند که قدرت و توانایی یادگیری و انجام کاری را در توان خویش داشته باشد. این توانایی ممکن است بهعنوان توانایی‌های ضمنی و توافقی یا توانایی‌هایی که هنوز توسعه نیافته‌اند، شناخته شوند که با گذشت زمان و تمرین کافی، این توانایی‌ها می‌توانند به صلاحیت تبدیل گردند.
برخی از افراد عادت دارند تنها دانش خودشان را درمورد موضوعی بالا ببرند و هرگز علاقه‌ای به عمل و عمل‌گرایی ندارند. اما در مقابل افراد موفق ترجیح می‌دهند که به محض یادگیری یک موضوع مهم، بعد از گذراندنش از اعماق ذهنی‌شان، آن را اجرایی نمایند. فراهم آوردن لیستی از صلاحیت‌ها همچون دانش، مهارت‌ها و ویژگی‌ها کمک بسیار بزرگی در روند استخدامی خواهد داشت و زمانی‌که کارمندی صلاحیت شغلی کافی را داشته باشد، عملکرد بهتری نسبت به سایر کارکنان سازمان خواهد داشت و باعث هدایت سازمان به سمت اهدافش خواهد شد.
به‌همین‌علت کارمندانی که صلاحیت‌های آن‌ها با سازمان در یک سمت‌وسو باشد قطعاً بیشترین سهم را در رشد آن سازمان خواهند داشت. بدین سبب در هنگام مدیریت اجرایی، صلاحیت بسیار مهم است تا تفاوت میان شایستگی‌ها و انواع مختلف مهارت‌های موردنیاز سازمانی را درک نمایند.
