بسیاری از افراد در انجام کارهای روزمره خود به‌خصوص وظایف کاری دچار مشکل هستند و یا حتی برخی از افراد نمی‌توانند به انجام تمام کارهای خودشان برسند و دائماً وقت کم می‌آورند. زیرا هرچه‌قدر که زندگی پرجنب‌وجوش‌تر می‌شود، انجام دادن تمام برنامه‌های فهرست کاری نیز تقریبا غیرممکن به نظر می‌رسد. این‌گونه افراد در اولویتبندی کارها مشکل دارند و نمی‌دانند که چگونه باید کارهای خود را طوری مدیریت نمایند تا در تکمیل همه آن‌ها به موفقیت برسند. به‌طوری‌که هیچ‌وقت برای انجام تمام کارهایشان فرصت کافی ندارند یا نمی‌توانند عقب افتادگی کارهای خود را جبران نمایند.
خوشبختانه افراد با تغییر روش فکر، هوشمندانه‌تر کار کردن و اجتناب از کارهایی که نباید انجام بدهند، به‌راحتی می‌توانند اوقات و کارهایشان را تحت کنترل درآورده و برنامه‌های روزانه خود را تکمیل نمایند. البته میزان تحت کنترل درآوردن کارها و فعالیت‌ها بستگی به این دارد که فرد تا چه حدی بتواند انجام بعضی از کارها را متوقف کرده و به‌جای آن وقت بیشتری را صرف فعالیت‌های مهم‌ترش کند تا واقعا بتواند در زندگی و کسب‌وکارش تحول ایجاد نماید.
اکثر افراد شغل و برنامه شلوغ خود را دلیل نبود توانایی و قدرت در رسیدن به اهدافشان می‌دانند. اما این افکار دور از واقعیت است و درواقع آن‌ها مهارت اولویتبندی کردن کارهایشان را ندارند و تلاشی برای بهینه‌سازی وقت خود نمی‌کنند. زیرا کارهای اشتباهی را برای انجام دادن در اولویت قرار می‌دهند که تنها با تمرکز بیشتر بر روی موارد درست به‌راحتی خواهند توانست تا تمام مشکلات خود را اصلاح نمایند.
برای اولویتبندی کارها باید از کجا شروع کنیم؟
اولویتبندی به‌معنای سازمان‌دهی کارها به‌عنوان یکی از مهم‌ترین و کلیدی‌ترین مباحث در موضوع برنامه‌ریزی، افزایش بهره‌وری و بهبود عملکرد است. گاهی اولویتبندی شامل سازمان‌دهی گروهی از وظایف است که باید تکمیل گردند و رتبه‌بندی آن‌ها بر اساس مواردی همچون تنوع، تشابه، مدت زمان و شرایط تکمیل آن، مورد بررسی قرار بگیرند تا تعیین نمایند که برای دسترسی به حداکثر بهره‌وری و دستیابی به اهداف بیشتر، باید بر روی چه بحثی تمرکز شود.
در اولویتبندی کارها مهم‌ترین کارها باید در ابتدا انجام گیرند و با تصمیم‌گیری هوشمندانه تعیین شود که چه وظایفی باید بر اساس اهمیتشان انجام شوند تا به شخص کمک نمایند که بتواند زمان خود را با کارایی بیشتری سازمان‌دهی کند. همچنین کمک می‌کند که فرد یاد بگیرد چگونه کارهای مهم و اصلی را در ابتدا به اتمام برساند و پروژه‌ها را سر مهلتش تحویل بدهد و زمان بیشتری برای اتمام کارهای اساسی داشته باشد. مهارت‌های اولویتبندی می‌توانند به افراد کمک کنند تا کارهای بیشتری را در مدت‌زمان کمتری انجام دهند و با صرف زمان و انرژی کمتری، نتایج و بازخوردهای بهتری از عملکردشان دریافت کنند.
مطلب مرتبط: مدیریت زمان چطور فشار کاری ما را بالا می‌برد؟
چرا اولویتبندی در کار و زندگی شخصی مهم است؟
اولویتبندی چگونه موجب موفقیت فرد در کار و زندگی می‌شود؟ اولویتبندی کردن کارها یکی از مشکلات انسان‌های امروزه است که همیشه با آن درگیر هستند و با گسترش ارتباطات و حجم کارهای متنوع که هر فردی باید انجام دهد، نیاز به برنامه‌ریزی نیز روزبه‌روز افزایش یافته است. اهمیت اولویتبندی اهداف و کارها به سبب صرفه‌جویی در زمان و انرژی است که به شخص این اجازه را می‌دهد تا به وظایف مهم و آنی توجه بسیاری داشته باشد تا بعداً بتواند بر روی کارهای با اولویت پایین‌تر تمرکز نماید.
همه‌ی انسان‌ها در طول روز بیست و چهار ساعت زمان دارند که برخی از آن‌ها از این بیست و چهار ساعت به‌اندازه یک ماه بقیه افراد دستاورد و نتیجه دارند. چراکه اولویت‌های صحیحی برای خود تعیین کرده‌اند و بر روی کارهای درست سرمایه گذاری می‌کنند. اما برعکس، افراد معمولی به دلیل اینکه کارهایشان را بر اساس شایستگی و ضرورت اولویتبندی نکرده‌اند، در ابتدا به سراغ کارهای کم‌ارزش‌تر که احتمالا راحت‌تر هم هستند، می‌روند. بدین سبب بهتر است که بدانید کدام کار اهمیت بالاتری دارد و اجازه ندهید انرژیتان صرف کارهای کم‌اهمیت شود. ممکن است در نگاه اول اولویتبندی کارها ساده به‌نظر بیاید، اما تجربه ثابت کرده است که بسیار دشوارتر از چیزی هست که فکرش را می‌کنید.
بنابراین تعیین و انتخاب اولویت‌ها برای هر کسب‌وکاری ضروری و واجب است، به‌خصوص مواقعی‌که کارها زیاد شده و تعداد فعالیت‌هایی که به‌نظر فرد اولویت یکسانی دارند، بالاتر می‌رود. اگر برای اولویتبندی وقت کافی نگذارید، در انجام به موقع کارها به مشکل برخواهید خورد و درنهایت درمورد چگونگی انجام همه‌ی کارها و به سرانجام رساندن آن‌ها استرس خواهید داشت.
مطلب مرتبط: ۸ پیامد منفی کار زیاد که به قیمت جانتان تمام می‌شود!
با ۱۰ استراتژی مهم برای اولویتبندی کارها در محیط کار آشنا شوید
معمولاً اولویتبندی متفکرانه شامل ایجاد یک دستورکار بررسی وظایف، اختصاص زمان و کار برای دستیابی به بیشترین ارزش در مدت‌زمان کوتاه است. در اولویت بندی کارها باید انعطاف‌پذیری وجود داشته باشد تا بتوان درصورت نیاز، کارهای با اولویت پایین‌تر را برای انجام کارهای ضروری متوقف کرد. این اولویتبندی به‌طورمؤثر می‌تواند اطمینان ایجاد نماید که هر کاری که انجام می‌دهید موجب ارزش‌گذاری خواهد شد و از به‌هم ریختن لیست کارهایتان جلوگیری خواهد کرد. بدین سبب با اجرای استراتژی‌های اولویت بندی، به‌راحتی می‌توانید در برنامه‌ی روز کاری خود تغییرات مثبتی به وجود آورده و بهترین مدیریت زمان را داشته باشید.
۱ـ کلیشه‌ای اما مهم؛ برنامه‌ریزی داشته باشید
بدون شک داشتن برنامه‌ریزی در زندگی موجب می‌شود تا فرد موفق‌تری باشید و بهتر بتوانید از زمان خود استفاده نمایید. یادگیری شیوه‌ی برقراری تعادل در بین وظایف مختلف زندگی و کاری بسیار چالش‌برانگیز است که با برنامه‌ریزی صحیح و اصولی دست‌یافتنی خواهد شد. ابتدا قبل از هر کاری باید بدانید که در طول روز چقدر زمان و چقدر کار دارید که این موضوع به اهداف و فعالیت‌های هرفردی بستگی دارد و در افراد مختلف، متفاوت است. زیرا مهم‌ترین گام برای برنامه‌ریزی صحیح، اولویتبندی کارهایی است که در طول روز باید به آن‌ها بپردازید.
با انجام این کار مشخص می‌گردد که کدام‌یک از کارهایتان مهم‌تر بوده و باید چه‌مقدار زمان را برای آن کار اختصاص دهید. مثلا می‌توانید کارهای خود را به سه دسته ازجمله کارهای مهم، کارهای فوری و فعالیت‌های عادی روزمره تقسیم نمایید که با انجام آن میزان موفقیت شما نیز افزایش پیدا خواهد کرد. اما باتوجه به تفاوت‌های فردی و شغلی و اهداف مختلف، این تقسیم‌بندی‌ها می‌توانند برای افراد مختلف فرق داشته باشند.
از تفاوت‌های فردی غافل نشوید
یکی دیگر از نکات قابل توجه در برنامه‌ریزی تأثیرگذار و کاربردی، قرار دادن امکان تغییروتحول و پیش‌بینی محدودیت‌ها در برنامه‌ریزی است که در صورت عدم اطمینان از زمان‌بندی صحیح و به‌موقع برای کارهایتان می‌توانید زمان بیشتری را نسبت به زمان تخمینی درنظر بگیرید و یا اگر کاری را زودتر از موعد معین انجام دادید به‌راحتی می‌توانید برنامه خود را تغییر داده و زمان آن را به سایر فعالیت‌هایتان اختصاص بدهید. همچنین برای داشتن بازدهی بیشتر می‌توانید کارهای مهم و اصلی خود را که نیاز به فعالیت ذهنی نیز دارند به اول صبح موکول نمایید که معمولاً در این مواقع مغز افراد بیشترین کارایی را دارد. البته لازم به ذکر است که باید به تفاوت‌های فردی توجه کافی داشت، زیرا امکان دارد که بازدهی ذهنی افراد با یکدیگر متفاوت بوده و در ساعات مختلف روز با همدیگر فرق داشته باشد.
۲ـ بر روی اهداف اصلی تمرکز نمایید
اولویتبندی کارها برای اهداف بلندمدت امری بسیار ضروری است. بدین سبب افراد همیشه باید بدانند که برای چه هدفی در تلاش هستند و در حین انجام کارهایشان هدف اصلی را در ذهن خود مجسم نمایند. زیرا این کار به شخص کمک خواهد کرد که در رسیدن به هدف موردنظرش موفق باشد. بهتر است اهداف بزرگ را به هدف‌های کوچک‌تر تقسیم نمایید و برای هر کدام یک زمان مناسبی را اختصاص دهید و هنگام تلاش برای دستیابی به اهداف کوچک‌تر، هدف اصلی را در ذهن خود داشته باشید و به آن فکر کنید.
فکر کردن به هدف اصلی همانند شخص بیماری است که می‌داند برای چه چیزی دارو مصرف می‌کند و فرقی نمی‌کند که دارو را به چه روشی مصرف نماید. ایمان داشتن به این مورد که این دارو اثربخش است و او را درمان خواهد کرد، به وی کمک بسیاری خواهد کرد تا سلامتی‌اش را باز یافته و به هدف اصلی خودش برسد. به خاطر داشته باشید برای رسیدن به اهداف اصلی چندان لازم نیست که تمام روز خود را کار کنید، مهم این است که کارهایی را انجام دهید که برای رسیدن به هدف اصلی مفید واقع شوند. درنتیجه به خودتان و اهدافتان ایمان داشته باشید و با اعتمادبه‌نفس و اولویتبندی صحیح اهداف، کارهایتان را به نحواحسن انجام دهید.
مطلب مرتبط: چندپتانسیلی بودن خوبه یا بد؟
۳ـ فهرستی از کارهایتان را به‌ترتیب اولویت بنویسید
فهرستی شامل همه وظایف در یک واحد داشته باشید و همه کارهایی را که فردا قرار است انجام دهید را لیست کنید. این لیست باید شامل تمامی کارهای بزرگ و کوچک و حتی پیش پا افتاده‌ترین کارها باشد تا آن‌ها را در لیست خود یادداشت نمایید. بهترین کار این است که کارهای مرتبط به شغلتان و فعالیت‌های روزمره خود را در یک لیست واحد یادداشت کنید تا تصویری کامل و واضح از تمام کارهایی که باید انجام دهید، داشته باشید. زیرا اولویتبندی مفید و اثربخش از درک کامل طیف فعالیت‌هایی که باید انجام دهید، صورت می‌گیرد. درنتیجه پس از اتمام لیست و نوشتن تمام فعالیت‌هایتان می‌توانید بر اساس درجه اهمیتشان، هرکدام از آن‌ها را اولویتبندی کرده و کارهای مهم را در صدر لیست بنویسید و با اراده‌ای محکم و قوی وارد عمل شوید.
۴ـ قبل از اتمام یک کار به سراغ وظیفه‌ی دیگری نروید
معمولا بیشتر افراد علاقه‌مند هستند که با انجام دادن چندین کار به‌صورت هم‌زمان تمام وظایف و کارهای خود را یکجا به پایان برسانند. اما باید توجه کنید که این کار هرگز صحیح نیست و ممکن است به شما یا کیفیت عملکردتان آسیب برساند. قطعا افراد با اولویتبندی کارهای خود تمام تمرکزشان را بر روی کاری قرار می‌دهند که مهم و اصلی است. بدین سبب بهتر است قبل از اینکه فکر کردن به کار بعدی حواس شما را پرت نماید، کار فعلی خود را به نحواحسن به اتمام برسانید و سپس به‌دنبال کار بعدی‌تان بروید.
انجام دادن چندین کار به‌طور هم‌زمان باعث خواهد شد که بعد از گذشت زمانی محدود هیچ‌کدام از وظایف خود را به اتمام نرسانید و این بدین معناست که شما هنوز کاری را به انجام نرسانده‌اید. پس بهتر است پس از پایان رساندن کاری که شروع کرده‌اید، سراغ کار بعدی خود بروید.
۵ـ کارهای فوری و مهم را در اولویت قرار دهید
قطعا همه افراد پی برده‌اند که در برنامه‌ریزی باید کارهای مهم و فوری را در اولویت اول قرار دهند و با اولویتبندی صحیح، زمان مناسبی را برای کارهای مهم درنظر بگیرند تا به دقیقه نود نرسند و بتوانند به‌بهترین نحوممکن کارها را به انجام برسانند. برای این کار بهتر است در لیست وظایفی که باید انجام دهید، کنار هریک از کارهایتان، مدت زمان کافی برای انجام آن کار را نیز لحاظ کنید تا با مشاهده زمان انجام هریک از آن‌ها بدانید چه کاری باید فوری انجام گیرد.
حتما لیست کارهای خود را همیشه در جلو چشم داشته باشید و اگر لیستتان کاغذی است، به‌راحتی می‌توانید آن را بر روی دیوار، میزکار و… نصب نمایید تا همیشه کارهای مهم در مرکز توجه‌تان قرار بگیرند. همچنین در برنامه خود زمانی را برای کارهای فوری و غیرقابل پیش‌بینی نیز درنظر بگیرید. چراکه این کار به شما کمک خواهد کرد تا با یک پیشامد مهم و غیرقابل پیش‌بینی به دردسر نیفتید و برنامه‌ای که دارید بهم نریزد.
۶ـ هوشمندانه کار کنید
در اولویتبندی کارها بهترین روش برای به سرانجام رساندن کارها به نحواحسن کاهش دادن ساعات کاری است. برای اینکه مغز کارایی و عملکرد بالاتری داشته باشد، باید فرد به‌اندازه کافی استراحت کند تا بتواند کارهای خود را به‌صورت صحیح اولویتبندی کرده و انجام دهد.
بر اساس قانون پارکینسون هرچقدر که مدت زمان بیشتری مشغول به انجام کاری باشید، زمان به پایان رسیدن آن کار نیز طولانی‌تر خواهد شد. بنابراین بهتر است ساعات کاری خود را کاهش دهید و در این ساعات کم از بالاترین عملکرد مغزتان بهره‌مند گردید. شاید تصور کنید که با کاهش ساعات کاری هرگز نمی‌توانید کارهایتان را به‌موقع به اتمام برسانید. اما چنین نیست و با کاهش ساعات کاری، توانایی‌های مغزتان پیشرفت کرده و سرعت و دقت عملتان نیز افزایش خواهد یافت.
مطلب مرتبط: معجزه توسعه فردی سریع به روش خود مدیریتی
۷ـ با یافتن عوامل حواس‌پرتی جلوی آن‌ها را بگیرید
حواس‌پرتی در طول روز امری طبیعی است که قطعا برای همه افراد در زندگی و محیط کاری اتفاق می‌افتد. امروزه یکی از شایع‌ترین عوامل ایجاد حواس‌پرتی در محیط‌های کاری، هشدارها و اعلان‌های ابزارآلات الکترونیکی همچون تلفن همراه و رایانه است. شما باید درنظر داشته باشید که برخلاف میل مغز برای پاسخ دادن به تمامی اعلان‌ها، هرگز مجبور نیستید که این کار را در همان لحظه وقوع انجام دهید و می‌توانید با تنظیم وسیله بر روی حالت “مزاحم نشوید” پاسخ‌گویی به اعلان‌ها را به زمان دیگری موکول نمایید و به انجام دادن کار خود ادامه بدهید.
حتی امکان دارد که در انجام این کار متحمل سختی شوید و ناچار باشید که تمام تلاش خود را برای انجام آن به کار بگیرید. زیرا اگر تلاش نکنید هرگز نمی‌توانید خود را از بند حواس‌پرتی نجات دهید و سبب لطمه زدن به کارتان خواهید شد.
۸ـ از انجام فعالیت‌های غیرمهم و غیرفوری اجتناب کنید
با اولویتبندی کارهای مهم، فعالیت‌های غیرمهمتان مشخص خواهد شد و بدین صورت شما به‌راحتی خواهید توانست در مورد کارهای غیرمهمی که در اولویت‌های آخر قرار گرفته‌اند، تصمیم‌گیری نمایید. بدون شک برای رسیدن به اهداف اصلی خود، پرداختن به کارهای غیرمفید همچون مانعی عمل خواهند کرد که هر روز شما را از اهدافتان دورتر می‌سازد. درنتیجه بهترین کار این است که انجام آن‌ها را یا به اشخاص دیگر واگذار کنید و یا به‌طورکلی از برنامه خود حذف نمایید. شما باید بپذیرید که تنها یک فرد هستید و هر روز تنها بیست و چهار ساعت زمان دارید که بهتر است وقت باارزش خود را صرف کارهای مهمتان نمایید تا به اهداف اصلی‌تان نزدیک‌تر شوید.
۹ـ به‌کمک خلاقیت به‌دنبال میان‌بر باشید و از تأثیر سرگرمی غافل نشوید
حتما سرگرمی و خلاقیت را نیز در لیست اولویتبندی کارهای خود بگنجانید. داشتن خلاقیت در محیط‌های کسب‌وکار تنها به‌معنای حل تمام مشکلات در مدت زمان کم نیست. خلاقیت عامل پویایی و نشاط است و باعث خواهد شد که شما و کسب‌وکارتان همیشه رو به جلو حرکت کرده و دائماً درحال پیشرفت باشید. بدین سبب باید همیشه به دنبال نوآوری‌های جدید در کارتان باشید و تلاش کنید تا مهارت‌های جدیدی را فرابگیرید.
سعی کنید همیشه خود را به دور از آشفتگی و استرس نگه‌دارید و برای این کار می‌توانید از ابزارهای اولویتبندی و برنامه‌ریزی استفاده نمایید. همچنین یکی از عواملی که با خلاقیت ارتباط مستقیم دارد، داشتن سرگرمی و تفریح لابه‌لای فعالیت‌های روزانه است. بنابراین بهتر است همیشه دفترچه کوچکی به‌همراه داشته باشید و ایده‌های خلاقانه‌ای که به ذهنتان می‌رسند را یادداشت کنید و حتی می‌توانید در بین لیست کارهایتان، سرگرمی، تفریح یا هرکاری که با انجام آن احساس نشاط و شادابی می‌کنید را اضافه نمایید.
انجام دادن این‌گونه کارها به ایده‌پردازی کمک بسیاری می‌کند و همچنین باعث می‌شود در کارهای مهمی که نیاز به تمرکز بیشتری دارید، بهتر و قوی‌تر عمل کنید.
۱۰ـ برای خودتان حدومرز بگذارید
برای تمرکز بیشتر بر روی کارها، حتما باید انجام کارهایتان در زمان‌های مشخص را اولویتبندی کنید. به‌عنوان مثال امکان دارد که در محیط کاری، همکارانتان مرتب به شما سر بزنند و بخواهند در مورد مسائل غیرضروری با شما صحبت کنند، در این مواقع شما باید بگویید که الان بر روی موضوع مهمی مشغول به کار هستم و زمانی دیگر خوشحال می‌شوم با شما صحبت کنم و شما با انجام این کار، حدومرزها را مشخص خواهید کرد.
یا مثلا می‌توانید پاسخ‌گویی به پیام‌ها و یا ایمیل‌هایتان را به زمان مشخص دیگری از روز موکول کنید. افراد مختلف به مرور زمان متوجه خواهند شد که شما فقط در ساعات معینی به پیامشان پاسخ می‌دهید و با این کار حدومرز مشخصی برای انجام آن ایجاد می‌کنید. شما با تکرار این موضوع باعث خواهید شد تا هم کیفیت تمرکزتان بهتر شود و هم قادر باشید که کارهای بیشتری را در زمان مشخص شده به انجام برسانید.
سخن نهایی
گاهی افراد با شرایطی روبه‌رو می‌شوند که کارهای زیادی برای انجام دادن دارند و همین موضوع باعث می‌گردد که نتوانند راندمان و یا بهره‌وری بالایی داشته باشند. به‌همین علت به یک ابزار مانند اولویتبندی کارها نیاز دارند تا بتوانند کارهای مهم و فوری را در زمان مشخص خود به انجام برسانند. اولویتبندی به‌عنوان یک روش هوشمندانه برای جلوگیری از فرسودگی شغلی و پای‌بندی به تعهدات خانوادگی و پروژه‌های کاری است.
بدون شک انتخاب یک امر واحد که بتوان وقت خود را کاملاً به آن اختصاص داد، چالش‌برانگیز خواهد بود. با این‌حال، داشتن تمرکز کافی و مشخص و دانستن چگونگی اولویت بندی فعالیت‌های مهم، نسبت به کارهای غیرمرتبط و غیرضروری، هم برای پروژه‌های شخصی و هم برای کارهای تیمی، امری حیاتی است. درنتیجه با انجام اولویتبندی صحیح به‌راحتی خواهید توانست کارهای خود را به‌بهترین شکل و در زمان خاص خود انجام دهید تا بتوانید به موفقیت بیشتری دست یابید.
