امروزه عرضه و تقاضا در بازار کار چندان تناسبی باهم ندارند و تقاضا به مراتب بالاتر است و از آنجایی که هر سازمانی در معرض تغییرات مداوم و شرایط خاصی قرار دارد و فعالیت آن‌ها روزبهروز پیچیده‌تر می‌گردد و تفویض اختیار برای تسهیل کار اجتناب‌ناپذیر شده و ازطرفی برای تحقق اهداف موجودیت می‌یابد و رفتار افراد در آن تابع موازین و مقرراتی است، اهمیت ارزیاب و نظارت در سازمان‌ها آشکارتر می‌شود.
ارزیابی و نظارت به عنوان یکی از وظایف پراهمیت مدیران آموزشی به شمار می‌آید که میزان پیشرفت را در جهت اهداف اندازه‌گیری می‌کند و باعث تشخیص به‌موقع انحرافات و انجام اقدامات اصلاحی یا تغییرات در سازمان‌ها می‌شود. ازاین‌رو، امروزه با مقایسه نسبت به گذشته، ایفای نقش مدیریت از دید توسعه‌ی ارتباطات، حیطه و پیچیدگی اهداف و وظایف سازمانی، توسعه پیچیدگی افکار و انتظارات کارمندان و همچنین مهارت‌های استفاده از تجهیزات، بسیار سخت و دشوار شده است. علاوه‌بر آن در سال‌های اخیر نقش و اثرگذار بودن کانون‌های ارزیابی آنچنان برای سازمان‌ها روشن شده است که استفاده از آن در فرآیند استخدام و ارتقاء کارکنان به یک مد رایج مدیریتی تبدیل گردیده است.
بدین جهت همواره سازمان‌ها به‌دنبال یافتن روش‌هایی برای ارزیابی و انتخاب اشخاصی هستند که از دانش، مهارت، توانایی و ویژگیهای مورد نیاز جهت موفقیت در انجام یک کار خاص برخوردار باشند. به‌طورکلی برای پیدا کردن شخص مناسب در بین متقاضیان متعدد و بی‌شمار، روش‌های زیادی طراحی شده است که کارفرمایان و بخش ارزیابی شغلی، با کمک گرفتن از این روش‌ها بهترین کارمندان را که تناسب کافی با کار، از نظر شخصیتی و مهارتی داشته باشند، پیدا می‌نمایند.
ارزیاب کیست؟
ارزیاب فردی خبره است که رفتار ارزیابی شوندگان را در جریان ابزارها و تمرینات سنجش شایستگی، مشاهده و ثبت کرده و سپس مورد سنجش و ارزیابی قرار می‌دهد. شخص ارزیاب پنج وظیفه یا نقش اصلی را برعهده دارد که برای انجام آن بایستی از دانش، مهارت و تجربه کافی که عمدتاً از نوع تحلیلی و قضاوتی است، برخوردار باشد. فرد ارزیاب تمامی رفتارهایی را که مشاهده کرده، لحظه به لحظه ثبت می‌نماید تا به عنوان معیارهای ارزیابی شخص ارزیابی شونده مورد استفاده قرار دهد.
علاوه‌بر آن، ارزیاب یکی از اصلی‌ترین ارکان کانون‌های ارزیابی و توسعه به شمار می‌آید که در کنار طراحی مناسب مدل شایستگی و همچنین ابزارها و تمرینات نقش بسیار مهمی در موفقیت برگزاری کانون‌های ارزیابی و توسعه ایفا می‌کند. منظور از رفتار هر مبحثی است که ارزیابی شوندگان می‌گویند و انجام می‌دهند. به‌طور کلی الگوی فکری، شخصیت، الگوی رفتاری و احساسی افراد ارزیاب، عملکرد آن‌ها را شکل می‌دهد. ارزیابانی که به لحاظ ویژگیهای شخصیتی تکامل یافته باشند، ضمن اینکه الگوی مناسبی برای سایر افراد این حیطه شغلی هستند، عملکرد آن‌ها از رونق و اعتبار بالاتری برخوردار خواهد بود.
منظور از کانون ارزیابی چیست؟
یکی از بهترین روش‌ها جهت سنجش و ارزیابی شایستگی مدیران استفاده از کانون ارزیابی است. کانون ارزیابی یک مکان یا موقعیت خاصی نبوده بلکه به‌معنای فرآیندی است که در سازمان‌ها برای تحقق اهداف مدیریت استعدادیابی مورد استفاده قرار می‌گیرد. به عبارتی، کانون ارزیابی در شناسایی شایستگی‌های مدیران، انتخاب، ارتقاء و پرورش آن‌ها نقش پراهمیتی دارد.
ازطرفی، کانون ارزیابی ابزاری اثربخش و مفید است که در راستای استخدام، جانشینی، برنامه‌ریزی و توسعه‌ی نیروی انسانی در تمامی سازمان‌ها، پیاده‌سازی و اجرا می‌گردد. بدین سبب بسیاری از سازمان‌های بزرگ که مدیریت استعداد و توسعه کارمندان بخشی از استراتژی‌های کلان آن‌ها است از ابزار کانون ارزیابی در راستای پیاده‌سازی این جریان استفاده می‌نمایند. زیرا استفاده از کانون ارزیابی فرآیند انتخاب و جذب کارکنان را به شکل حرفه‌ای ارتقاء می‌دهد.
همچنین استفاده از چنین رویکردی به افراد این فرصت را خواهد داد تا مهارت‌های خودشان را در موقعیت‌های مختلف شبیه‌سازی شده نشان دهند. بدین معنا که در فرآیند کانون ارزیابی افراد بارها در موقعیت‌هایی قرار می‌گیرند که در جایگاه شغلی خودشان نیز با آن مواجه شده و یا مواجه خواهند شد.
مطلب مرتبط: کانون ارزیابی چیست؟ آشنایی با مفاهیم، مزایا و کاربردهای آن در استخدام
وظایف ارزیاب در کانون ارزیابی
۱ـ مشاهده رفتار ارزیابی شونده در کانون ارزیابی
پایه و اساس ارزیابی و نخستین وظیفه ارزیاب، مشاهده رفتار است. به‌طوری‌که ارزیاب مسئولیت دارد رفتارهای مختلف را به درستی مشاهده نماید تا بتواند به ارزیابی آن‌ها به دور از هر گونه خطایی اقدام کند. هر آنچه را که ارزیابی‌شونده در قالب و شکل بیان و انجام یک عمل و اقدام از خودش بروز می‌دهد، رفتار است. برای انجام صحیح و موفقیت آمیز وظایف در این مرحله، ارزیاب باید از ظرفیت‌های دیداری و شنیداری خود به منظور مشاهده هم‌زمان کلیات و جزئیات رفتار حداکثر بهره را ببرد. همچنین باید فردی دقیق، بی‌طرف، متمرکز، صبور و بردبار، واقع‌گرا، خودمراقب و خودکنترلگر نیز باشد.
۲ـ ثبت رفتارهای مشاهده شده ارزیاب در کانون ارزیابی
ثبت رفتارهای مشاهده شده ارزیاب طبیعتاً ممکن است با مشاهده رفتار ارزیاب هم‌زمان صورت بگیرد. به عبارتی دیگر، ارزیاب هم رفتارهای ارزیابی شونده را مشاهده نموده و هم مشاهدات خود را در فرم مخصوص ثبت می‌کند. افراد ارزیاب باتجربه و آگاه به وظایف خودشان تنها رفتارهایی را که ارزیابی شونده بروز داده است، مشاهده و ثبت کرده و از یادداشت کردن غیر از آن اجتناب می‌نمایند. همچنین مشابه مرحله قبل برای انجام موفقیت آمیز وظایف در این مرحله، ارزیاب بایستی شخصی بی‌طرف، باانصاف و دارای دقت و تمرکز بالایی بوده و به‌علاوه از دانش کافی در حوزه مدل شایستگی و نشانه‌های رفتاری و نیز مهارت کافی در اصول نگارشی، خلاصه‌نویسی، مرتب‌نویسی و تندنویسی برخوردار باشد.
مطلب مرتبط: با انواع مدل‌های شایستگی و کاربرد آن‌ها در مدیریت منابع انسانی آشنا شوید!
۳ـ طبقه‌بندی رفتارهای مشاهده شده ارزیاب در کانون ارزیابی
بلافاصله بعد از اجرای هر کدام از ابزارها و تمرین‌های ارزیابی، نوبت به طبقه‌بندی رفتارهای مشاهده شده و ثبت شده و اختصاص دادن آن به شایستگی‌ها می‌رسد. ارزیاب برای این کار باید تمامی یادداشت‌های فرم ثبت مشاهدات خود را بررسی کرده و به طبقه‌بندی آن اقدام نماید. این امر بایستی بدون فاصله زمانی انجام گیرد تا ارزیاب موارد و نکات مهم را فراموش نکند.
ارزیاب باید برای طبقه‌بندی رفتارهای مشاهده شده، رفتارهای ثبت شده را به شایستگی‌های مربوطه اختصاص بدهد که درواقع راهنمای اصلی این تخصیص، مفاهیم رفتاری است. توجه نمایید که بحران مهم در طبقه‌بندی رفتار، این است که ارزیاب به دام قضاوت و برداشت‌های شخصی بیفتد. به‌طورکلی جهت کسب موفقیت در این مرحله لازم است ارزیاب دانش کافی و والایی در زمینه مدل شایستگی و خطاهای ارزیابی داشته باشد و علاوه‌بر استفاده به‌صرفه‌تر از زمان، از تفکر تحلیلی و انتقادی برخوردار باشد.
مطلب مرتبط: تفکر انتقادی چیست؟ چگونه آن را در خودمان ارزیابی کنیم؟
۴ـ رتبه‌بندی و امتیازدهی رفتارهای طبقه‌بندی شده ارزیاب در کانون ارزیابی
این مرحله از وظایف ارزیاب به امتیازدهی رفتارهای طبقه‌بندی شده اختصاص دارد که بر اساس شدت و ضعف رفتارها و تناسب آن‌ها به هریک از شایستگی‌ها، امتیاز متناسب تعلق می‌گیرد. به‌طوری‌که این امتیاز از یک سمت نشانگر سطح توانمندی‌ها یا سطح برخورداری فرد ارزیابی شونده از شایستگی موردنظر و از جهتی دیگر بیانگر سطحی از توانمندی‌ها است که فرد در قالب رفتار در جریان تمرین‌ها از خودش بروز داده است.
۵ـ توافق و یکپارچه‌سازی ارزیاب در کانون ارزیابی
به عنوان آخرین گام از وظایف ارزیاب در کانون ارزیابی، افراد ارزیاب در جلسه‌ای که از آن به عناوین متعددی مانند جلسه جمع‌بندی، توافق، هم‌رایی، توزیع نظرات و یکپارچه‌سازی یاد می‌شود، به نظارت و بررسی، رتبه‌بندی، تحلیل و ارائه نتیجه ارزیابی خود از ارزیابی شوندگان می‌پردازند. این جلسه بسیار حائز اهمیت است چراکه محصول و خروجی کانون ارزیابی بوده و نتایج ارزیابی در این مرحله به درستی مشخص و تعیین می‌گردد.
اهمیت و ضرورت استفاده از کانون ارزیابی در سازمان‌ها
در سال‌های اخیر کانون ارزیابی در بخش‌های مختلف دولتی و خصوصی کاربرد بسیار زیادی داشته است. ازاین‌رو با توجه به تغییرات سریع محیطی و ضرورت پاسخ سریع به این تغییرات و البته تهدیدات نیاز به مدیران شایسته روزبهروز افزایش می‌یابد. ازطرفی اهمیت جایگاه و نقش کلیدی مدیران در سطوح مختلف به عنوان تصمیم‌گیرندگان و هدایت‌گران اصلی در مسیر تحقق اهداف سازمانی غیرقابل انکار بوده و بی‌شک فقدان مدیران شایسته سبب اختلال و از بین رفتن سرمایه‌ها خواهد شد.
حال با توجه به روند شغلی کشور مشاهده می‌شود که میزان عرضه و درخواست در دستیابی به شغل متناسب با یکدیگر یکسان نیست و تعداد نفراتی که درخواست کار با سازمان‌ها را دارند بیشتر از تعداد موقعیت‌های شغلی ارائه شده است. بدین جهت کار اصلی کانون ارزیابی این است که بهترین نفرات متقاضی را که متناسب با کار موردنظر هستند انتخاب نماید. به همین علت در طول سالیان گذشته کانون‌های ارزیابی ابزاری کلیدی در انتخاب مدیران شایسته بوده‌اند. چراکه مدیران به عنوان مؤثرترین افراد در تصمیمات سازمانی در مواجهه با مسائل درون سازمانی و برون سازمانی نقش بسزایی را ایفا می‌کنند.
کانون ارزیابی از چه شیوه‌های ارزیابی استفاده می‌کند؟
تشبیه نحوه برخورد با ارباب رجوع و زیردستان
قطعاً مدیران به عنوان رأس یک سازمان روزانه با تعداد بسیاری از افراد به عنوان ارباب رجوع و زیردست فعالیت دارند که باید نحوه تعامل مدیریت با آن‌ها مورد بررسی قرار بگیرد. نحوه کار اینگونه است که یک فرد از گروه ارزیاب به عنوان زیردست یا ارباب رجوع به‌کار گرفته می‌شود تا نحوه‌ی صحبت مدیریت با او بررسی گردد. تکنیک‌های دیگر نیز باتوجه به موقعیت شغلی و سازمان موردنظر می‌تواند به‌طور تمرین‌های شفاهی، مکتوب و … انجام شود.
معمولاً انجام این تکنیک در بازه زمانی یک الی سه روزه صورت می‌گیرد تا در موقعیت‌های مختلف بتوان رفتار شخص را به چالش کشاند. به‌طور کلی مهم‌ترین هدف از اجرای این کار نحوه عملکرد فرد متقاضی و بررسی آن است.
بحث گروهی
یکی از شیوه‌هایی که گروه ارزیاب با انجام دادن آن قصد دارند تا میزان قدرت تصمیم‌گیری، حل مسئله، نحوه برخورد با مشکلات مختلف و … را در فرد متقاضی مورد ارزیابی قرار دهند، به بحث گذاشتن یکی از مشکلات سازمان است که اغلب به صورت سؤالات مصاحبه اجرا می‌شود. همراه با ایجاد بحث گروهی، اشخاص حاضر در تیم ارزیاب میزان مشارکت و همکاری افراد با همدیگر را سنجیده و بر اساس آن به متقاضیان امتیاز می‌دهند.
تمرینات کازیه
تمرینات کازیه یا کارتابل یکی از رایج‌ترین تمرین‌هایی است که به عنوان تمرینات نوشتاری در کانون ارزیابی مدیران مورداستفاده قرار می‌گیرد. مواردی ازجمله نامه‌نگاری، ارائه گزارش کاری به مدیریت، یادداشت‌های کاری و… از نمونه تمرین‌هایی است که شخص متقاضی باید آن‌ها را براساس اولویت‌بندی مورد توجه و بررسی قرار دهد.
هدف از اجرای این تمرین، بررسی و مشخص کردن میزان آشنایی فرد با شغل، نحوه تعامل و برخورد با این موقعیت شغلی است. همچنین این تمرین سازمان‌ها و افراد ارزیاب را قادر می‌سازد تا طیف گسترده‌ای از توانایی‌ها و مهارت‌ها را در شرایطی که بسیار شبیه به محیط کار است، در ارزیابی‌شوندگان موردبررسی قرار دهد.
سؤالات مصاحبه استعداد و شایستگی محور
در این مورد، تحلیل موقعیت شغلی با رویکرد رفتار محور انجام می‌شود که از مهم‌ترین بخش‌های ارزیابی به‌شمار می‌رود. هنگامی که مدیریت منابع انسانی نتواند فرد مناسب را بر اساس شایستگی‌ها انتخاب نماید درواقع نتوانسته تحلیل شغلی و بررسی معیارهای شایستگی را به درستی به انجام برساند. در هنگام طراحی نمونه تمرین کانون ارزیابی باید دقت بیشتری شود تا سؤالات مصاحبه شایستگی محوری به نحوی باشد که محیط کاملاً شبیه‌سازی شده و فرد را به انجام رفتار عملکردی مناسب تحریک نماید و درواقع فرد در موقعیت مناسبی قرار داده شود.
تمرینات حقیقت‌یاب
تمرینات حقیقت‌یاب با هدف تحقیق و بررسی میزان توانایی شخص متقاضی در موقعیت کشف حقیقت انجام می‌گیرد. درواقع کشف حقیقت در بسیاری از موارد کمک می‌نماید تا جزئیات یک مشکل یا مسئله پیش‌آمده موردبررسی قرار بگیرد.
پیشنهاد: ۸ شایستگی مدیریتی که شما را از مدیران معمولی متمایز می‌کند!
سخن نهایی
ارزیاب یکی از مهم‌ترین ارکان کانون ارزیابی است که بر اساس تحقیقات، اعتبار کانون‌های ارزیابی به ارزیابان بستگی زیادی دارد. ازطرفی، کانون ارزیابی مدیران یکی از شیوه‌های نظارت و بررسی و سنجش افرادی که خواهان به‌دست آوردن جایگاه مدیریت و سمت‌های حساس در سازمان‌های مختلف هستند، به شمار می‌رود.
امروزه اکثر اشخاصی که برای مدیریت و سمت‌های حساس شغلی انتخاب می‌شوند، از روش کانون ارزیابی، موردبررسی قرار می‌گیرند. زیرا این روش علاوه‌بر پرسش‌های شفاهی یا کتبی، شخص را در شغل شبیه‌سازی شده خودش قرار می‌دهد تا بتواند انتخابی دقیق بر مبنای شایسته سالاری و گزینش عادلانه داشته باشد. انجام این کار با هدف انتخاب بر اساس و معیار شایستگی و رعایت عدالت انجام می‌پذیرد و درنهایت فردی که شایسته جایگاه مدیریت است، انتخاب می‌گردد.
