در دنیای امروزی نقش و تأثیرگذاری شایستگی‌های مدیریتی بر روی پیشرفت و ارتقاء عملکرد منابع انسانی و تحقق اهداف سازمانی به‌قدری حائز اهمیت است که موجب شده به‌عنوان مهم‌ترین دارایی و شاخص‌ترین عوامل رشد در سازمان‌ها شناخته شوند. در هر سازمانی شایسته گزینی و شایسته پروری نیازمند یک نظام مدیریتی شایسته است تا بتواند زمینه کاری لازم را برای جذب و استخدام افراد لایق و پرورش استعدادها مهیا سازد.
چارچوب شایستگی به عنوان یکی از پایه‌های سیستم مدیریتی برای طراحی مشاغل و استخدام، مصاحبه، توصیف نقش‌های موردانتظار، شناخت، آموزش، بررسی عملکرد، توسعه و پیشرفت مورد‌استفاده قرار می‌گیرد. مدیریت شایستگی یک موضوع تفحصی مهم در زمینه مدیریت دانش است که اغلب با سیستم‌های مدیریت یادگیری ترکیب می‌گردد و عموماً می‌تواند آموخته‌های کلیدی موردنیاز یک کارمند یا یک سازمان را برای دستیابی به اهدافش تعیین نماید و سهم بسیار مهمی در سطح سازمانی و فردی داشته باشد.
مدیریت شایستگی و مهارت‌ها، عمیقاً به تلاش‌های سازمان به‌منظور ایجاد مجموعه‌ای که سبب توانمندسازی نیروهای کاری برای افزایش امتیاز رقابتی، ابداع و اثربخشی وابسته شده است. به‌علاوه این مدیریت مستقیماً با تلاش و کوشش‌های سازمان برای توسعه دانش داخلی و ثبات عملیات و مدیریت دانش، سازگار با فعالیت‌های سازمانی ارتباط دارد. بنابراین اهمیت این مبحث در شکل‌گیری اهداف سازمانی بسیار چشمگیر بوده تا حدی که می‌تواند به‌عنوان مهم‌ترین سرمایه و چشمگیرترین نیروهای رشد در سازمان‌ها شناخته شوند.
منظور از مدل شایستگی چیست؟
نخستین بار تعریف مدل شایستگی‌ها و لزوم کاربرد آن‌ها در سازمان‌ها در اوایل دهه ۱۹۷۰ مورد بررسی و ارزیابی قرار گرفت و به‌عنوان یکی از کلیدی‌ترین و اصلی‌ترین عوامل بهبود و پیشرفت عملکرد سازمان‌ها پیشنهاد شد. مدل شایستگی ترکیبی از ویژگی‌ها و قابلیت‌های بنیادی افراد و حیطه‌ای به‌منظور تعریف ارزش‌ها، توانمندی‌ها، مهارت‌ها و دانش موردنیاز در یک شغل است که بر کیفیت کار افراد تأثیر بسیاری می‌گذارد.
مدل شایستگی تعیین می‌نماید که افراد چه کارهایی را باید انجام بدهند تا بتوانند وظایف و مسئولیت‌های خودشان را به‌طور تاثیرگذار اجرا کنند. به‌طورکلی مدل شایستگی مجموعه‌ای از شایستگی‌هایی است که در کنار همدیگر باعث عملکرد شغلی پیروزمندانه در یک نقش می‌گردند. قطعا در همه سازمان‌ها، برای بررسی، تعریف و ارزیابی شایستگی‌های موجود در سازمان از مدلهای شایستگی استفاده می‌شود که به‌عنوان یکی از مؤلفه‌های اصلی و مهم برای استخدام و فعالیت‌های عملکرد در منابع انسانی شناخته شده است.
بدین سبب سازمان‌ها مدل شایستگی را به‌منظور تصمیم‌گیری در استخدام و تعیین آن، شناسایی و بررسی آموزش‌های لازم و تصمیم‌های مرتبط با برنامه کارمندانشان به‌کار می‌گیرند. همچنین برای کمک به ساختار تیم‌هایشان می‌توانند از مدل شایستگی استفاده نمایند و شیوه کاری و اهداف سازمانی را توسعه بدهند. درنتیجه بررسی و کاربرد مدل شایستگی در فرآیند تحلیل شغلی عملکردی اصلی به‌‌شمار می‌آید و نقش کلیدی در طراحی سازمان‌ها دارد که می‌تواند معیار بازدهی را در تمامی سازمان‌ها افزایش بدهد.
مطلب مرتبط: با انواع مدلهای شایستگی و کاربرد آن‌ها در مدیریت منابع انسانی آشنا شوید
چرا طراحی مدل شایستگی برای سازمان‌ها اهمیت دارد؟
تعیین و انتصاب مدیران شایسته برای شناخت، جذب و مدیریت افراد بااستعداد مستلزم برنامه‌ریزی و پیاده‌سازی یک الگوی تاثیرگذار برپایه شایستگی‌های مدیریتی و شناخت انواع این شایستگی‌های ضروری و اثرگذار است. الگویی که بتواند افراد بااستعداد و شایسته را در حوزه‌های مدیریتی و دیگر مواقع کلیدی لازم در سازمان شناسایی و انتخاب نماید. اگر راهبرد و رویکرد سازمان‌ها براساس این اصول باشد و مدیران و کارمندانی شایسته برای پست‌های کلیدی استخدام شوند، ناچار به ایجاد الزامات و زیرساخت‌های موردنیاز هستند.
بسیاری از سازمان‌ها هنگامی‌که به استخدام نیروی جدید نیاز داشته باشند، تنها به مهارت‌های تخصصی فرد توجه می‌کنند. اما اصولاً سازمان‌هایی که دارای یک مدیر منابع انسانی باتجربه هستند، به‌‌غیراز مهارت‌های سخت و تخصصی، به مهارت‌های نرم و ارتباطی وی نیز توجه خاصی دارند. چنین سازمان‌هایی به‌طورکلی درک کرده‌اند که چه اندازه این مهارت‌های نرم می‌توانند بر روی موفقیت نیرو در جایگاه شغلی تأثیر داشته باشند. بدین سبب هر شخصی برای رسیدن به جایگاه شغلی موردنظر خود ملزم به داشتن صلاحیت و شایستگی است.
درنتیجه اگر زمانی به‌عنوان یک مدیر اجرایی یا مدیر منابع انسانی یک سازمان یا شرکتی قصد داشتید تا فردی را استخدام نمایید، بهتر است از مفاهیمی همانند مدل شایستگی و وصف شغل استفاده نمایید. چراکه این مدلهای شایستگی نقش کلیدی در تعیین، آموزش، بررسی و ارزیابی منابع انسانی و متخصصان دارند. درنهایت هر شرکت و سازمانی می‌تواند از مدلهای شایستگی برای کمک به ساختار و تیم‌هایش استفاده نماید و روال کاری آن‌ها را به سوی موفقیت سازمانی هدایت کند.
مطلب مرتبط: ۶ دلیل اهمیت شایستگی شغلی در موفقیت سازمان
شایستگی‌های مدیریتی به چه معناست؟
سازمان‌ها باید تعیین شایستگی‌ها و تدوین مدل شایستگی را همچون یک استراتژی مؤثر، بلندمدت و پیوسته تلقی نمایند تا کارکرد سازمان بهبود یافته و اهدافش محقق گردد. دستیابی به مدیران و کارمندانی شایسته، بااستعداد و هدفمند امری یک‌باره، ناگهانی و تصادفی نبوده و لازمه صرف زمان، هزینه و مطالعه است. به‌طورکلی مدلهای شایستگی مدیران بر اساس شایستگی‌هایی است که مدیران با تکیه بر آن‌ها بتوانند برای تحقق اهداف سازمانی برنامه‌ریزی، تصمیم‌گیری، رهبری و هدایت، سازماندهی، کنترل و نظارت کنند. درنتیجه بررسی و تحقیق انواع الگوها و مدلهای شایستگی مدیران نشان می‌دهد که تمرکز اصلی بر روی آن دسته از شایستگی‌هایی مدیریتی است که موجب کارکرد مؤثر و برتر مدیران در انجام وظایف و عملکردهای مدیریتی می‌گردد.
۱ـ هدف‌گذاری دقیق و هوشمندانه
تعیین اهداف به‌عنوان یکی از مهم‌ترین شایستگی‌های مدیریتی در میزان دستیابی به یک مدیریت مؤثر در سازمان شناخته شده است. درواقع اهداف همان نتایج موردانتظار افراد از اجرای برنامه‌ها و دستور کار است که باید مشخص، تعیین و قابل اندازه‌گیری نیز باشند. به‌علاوه نیاز به داشتن یک هدف در هر برنامه‌ریزی بسیار ضروری است و تقریبا بدون هدف، برنامه‌ریزی هم غیرممکن خواهد شد. اولویت‌بندی و ترجیح اهداف جزء مهارت‌هایی است که هر مدیری باید آن را بیاموزد و تشخیص بدهد که در این زمینه چه موضوعی اولویت دارد.
۲ـ برنامه‌ریزی دقیق و اصولی از ارکان اصلی شایستگی‌های مدیریتی است.
برنامه‌ریزی قانون اول از اصول و وظایف مدیریت است که فقدان آن خسارت‌های جدی و جبران‌ناپذیری به پیکره‌ی سازمان‌ها وارد خواهد کرد. برنامه‌ریزی تنها وظیفه مدیر و رهبر است که تمامی کارشناسان علم مدیریت بر آن پیشامد نظر دارند. این برنامه‌ریزی‌ها شامل تعیین اهداف و استراتژی‌های بلندمدت، پیش‌بینی عملیات‌های سازمانی، انتخاب اقدامات لازم جهت به انجام رساندن یک پروژه، بهره‌داری و سازگاری با دیگر اجزای سازمان، تعیین روش بهبود و ترقی عملکرد، تعیین روش‌ها و اجرای درست آن‌ها برای دستیابی به اهداف اصلی سازمان است.
بنابراین مدیرانی که بدون داشتن اهداف و برنامه‌ریزی پیوسته در حال واکنش نشان دادن به رویدادهای روزمره و آشفتگی‌ها هستند، هرگز نمی‌توانند به سمت و مسیر مشخصی بروند و با اینکه همیشه مشغول کار هستند بازهم فرصت کافی برای رسیدگی به وظایف دیگر خود یا کارمندان را نخواهند داشت.
۳ـ کنترل و نظارت
مدیریت بدون داشتن کنترل را می‌توان به رانندگی با چشمان بسته تشبیه کرد. کنترل یکی از اصول هفتگانه شایستگی‌های مدیریتی است. کنترل ابزاری کاربردی برای مدیران در کلیه رده‌های سازمانی از مراتب عالی گرفته تا رده‌های سرپرستی بوده و از اهمیت بالایی برخوردار است. مدیر با استفاده از کنترل، نسبت به شیوه تحقق یافتن اهداف و به انجام رسیدن فعالیت‌ها آگاهی یافته و می‌تواند نسبت به کشف انحرافات و اصلاح آن‌ها اقدام نماید. درواقع اگر مدیری تمام اصول مدیریتی را به‌درستی رعایت کند ولی نظارت و کنترلی بر آن‌ها نداشته باشد، ممکن است با انحراف از اهداف، منابع سازمانی را هدر بدهد. همچنین پیش‌بینی‌ها و برنامه‌های عملیاتی همواره با درصدی از خطا همراه هستند که مدیران موفق به کمک کنترل می‌توانند از نحوه تحقق اهداف و انجام فعالیت‌های سازمان آگاهی یابند و انحرافات از هدف را کشف کرده و با اصلاح آن‌ها درصد این‌گونه خطاها را کاهش دهند.
۴ـ استخدام کارآمد یا به‌کار گماردن
به‌کار گماردن به‌معنای استخدام و به‌کارگیری نیروی انسانی متناسب با پست‌ها و مشاغل سازمانی است که در مرحله‌ی سازماندهی تعریف شده و در بین وظایف اصلی مدیریتی اهمیت حیاتی و اساسی دارد. بدون شک اگر نیروی انسانی مناسبی برای سازمان استخدام نشود فعالیت‌ها و شرح وظایف تعریف شده‌ی سازمان هرگز به انجام نخواهد رسید و سازمان و مدیر در رسیدن به اهداف تعریف شده خود شکست خواهند خورد. بنابراین عدم داشتن نیروی انسانی مفید و مناسب در دستیابی به اهداف سازمانی کاری تقریبا غیرممکن خواهد بود.
درنتیجه یک مدیر خوب باید بتواند نیروهایی کاربلد و مناسب هر شغل را استخدام کند تا بتواند آن‌ها را آموزش داده و به‌کار بگیرد. این نیروهای انسانی هستند که فعالیت‌های سازماندهی شده، تنظیم شده و دسته‌بندی شده را به انجام می‌رسانند که با انجام این کار اهداف ریز شده به‌دست آمده و اهداف سازمانی محقق می‌شوند.
۵ـ هدایت و رهبری
در تعریف معنا و مفهوم رهبری و هدایت کارکنان در محیط‌های کاری گوناگون نظرات بسیاری وجود دارد. در شایستگی‌های مدیریتی، رهبری هنری است که باعث می‌شود افراد با میل و رغبت و با انگیزه و علاقه فعالیت‌های تعریف شده برای آن‌ها را به انجام برسانند و وظایف خود را به نحواحسن انجام دهند. وظیفه مدیران بعد از به‌کار گماردن افراد هدایت و راهنمایی آن‌ها در مسیر تحقق اهداف سازمانی است که برای موفق بودن در این امر مدیران از مهارت انگیزه‌بخشی به کارکنان، مهارت ارتباطی و تقویت هوش هیجانی استفاده می‌کنند.
کارمندان هرگز نباید از روی اجبار در محیط کاری حضور یابند، بلکه بایستی به‌صورت ذهنی و عاطفی فعالیت‌های محوله را به انجام برسانند. قطعا مدیران برای تحقق این امر باید انگیزه دادن به کارمندانشان را به‌خوبی یاد بگیرند، زیرا انجام هر فعالیتی بدون داشتن انگیزه به سرانجام نمی‌رسد و محکوم به شکست است.
۶ـ برخورداری از هوش هیجانی بالا
هوش هیجانی یا هوش عاطفی به‌معنای توانایی شناخت، یادگیری، تفکر منطقی، کاربرد مهارت، واکنش‌های عاطفی ازجمله غم، شادی، ترس و خشم است. در هوش هیجانی فرد باید در هر شرایطی برای کنترل احساسات خود از میزان توانایی بالایی برخوردار باشد. زیرا افراد با هوش هیجانی بالا می‌توانند با مدیریت احساسات خود، حتی احساسات دیگران را نیز درک کرده و با بروز واکنش مناسب بر آن‌ها هم تأثیر بگذارند.
داشتن هوش هیجانی بالا در محیط کار دائماً در حال تغییر امروزی، مهم‌ترین ویژگی یک مدیر خوب و موفق است. بدین سبب مدیران باید بتوانند بین باورهای شخصی خودشان و افکار و عقاید دیگران تفاوت و تمایز قائل شوند. همچنین داشتن هوش هیجانی بالا در مدیران مواقعی ایده‌آل خواهد بود که کارمندانی با شخصیت‌های مختلف را هدایت کرده و در آن‌ها ایجاد انگیزه نمایند. درنتیجه فردی که بر روی هوش هیجانی خودش تسلط کافی داشته باشد، به‌راحتی می‌تواند از آن برای پیشرفت در زندگی و کسب‌وکارش استفاده نماید و سبب تغییر توانایی‌های افراد برای رونق، هدایت و ایجاد نکات مثبت در کار و زندگی گردد.
مطلب مرتبط: نشانه‌های هوش هیجانی رهبران کسب‌وکار
۷ـ سازماندهی
سازماندهی یکی دیگر از اصلی‌ترین شایستگی‌های مدیریتی است که به‌عنوان فعالیتی بسیار ضروری در مدیریت کسب‌وکار شناخته می‌شود. به کمک سازماندهی می‌توان اهداف ریز شده‌ی سازمان را به وظایف کوچک‌تری تبدیل کرد و واحدها و اشخاص مختلف را برای انجام آن فعالیت‌ها به‌کار گرفت. مدیران در سازماندهی، منابع سازمانی ازجمله منابع انسانی، منابع مالی، تجهیزات و…. را به مؤثرترین نحوممکن در کنار یکدیگر به‌کار می‌گیرند تا به اهداف تعریف شده دست پیدا نمایند و سازماندهی را به گونه‌ای انجام می‌دهند تا بتوانند از توانایی‌های کارکنان و منابع به‌صورت شایسته استفاده کنند.
به‌طور مثال تعریف چارت سازمانی بسیار کارآمد و اصولی است که می‌تواند یکی از اصول سازماندهی باشد. در چارت سازمانی واحدهای متفاوت سازمان و کارمندانی که در آن واحدها کار می‌کنند، نمایش داده شده و ارتباطات در این میان تعریف می‌گردد. به‌علاوه، نوشتن شرح وظایف می‌تواند یکی دیگر از اصول سازماندهی در مدیریت باشد که دارای مراحل تعیین و انتخاب فعالیت‌ها، دسته‌بندی فعالیت‌ها و تشریح واحدهای اصلی سازمان، شرح پست‌های سازمانی برمبنای واحدهای تعریف شده، تعریف ارتباطات این واحدها و پست‌های سازمانی، تعریف وظایف و شرح شغل هر کدام از این پست‌های سازمانی برمبنای فعالیت‌های دسته‌بندی شده است.
درواقع این چارت سازمانی نشأت گرفته از اهداف مهم سازمانی است که تمامی آن‌ها در راستای اهداف اصلی فعالیت می‌کنند و افراد با داشتن این مراحل به‌راحتی می‌توانند به یک چارت مفید و کارآمد که در آن واحدهایی منسجم و هدفمند به‌خوبی تعریف شده‌اند، دست یابند.
۸ـ ارائه بازخورد مفید و به‌موقع
یکی از مهم‌ترین اهداف کلیدی هر سازمانی استفاده از حداکثر بهره‌وری کارمندان است که برای این امر مدیران بایستی توانایی ارائه بازخوردهای مفید و صادقانه به کارمندان را داشته باشند. چراکه این ارائه بازخورد سبب افزایش انگیزه، تعهد و تمرکز در افراد می‌گردد. برای انجام یک معامله هیچ موضوعی مهم‌تر از نیروی انسانی نیست، به‌طوری‌که اگر کارمندان شاد و پرانرژی باشند بهره‌وری آن‌ها نیز افزایش پیدا خواهد کرد و این مبحث دقیقا همان چیزی است که افراد برای بهبود سطح تولید و کارایی و رشد کسب‌وکارشان به آن نیاز دارند.
مدیر موفق باید بتواند این نگرش را در کارمندانش به وجود بیاورد، چراکه هر فردی نقاط قوت و نقاط ضعفی دارد که باید با تکیه بر توانایی‌هایش بتواند نقاط ضعف خود را برطرف نماید. همیشه بهترین کار این است که مدیران این اطلاعات را به‌تنهایی با خود کارمند موردنظر به اشتراک بگذارند و از ارائه آن‌ها در جمع پرهیز کنند تا آن‌ها فرصت رشد داشته باشند. فرقی هم نمی‌کند که این بازخورد در هنگام موفقیت یا هنگامی که کاری را خراب کرده‌اند باشد، فقط باید در زمان و مکان مناسب اجرا گردد.
مطلب مرتبط: ۱۲ روش ارائه بازخورد مؤثر به کارکنان برای افزایش بهره‌وری آن‌ها
۹ـ تیم‌سازی
مدیران باید بتوانند تیم‌های قوی با هدفی مشترک بسازند و افراد را پیرامون مأموریت و چشم‌انداز سازمان جمع کنند. تیم‌سازی مدیران را ملزم به توسعه مهارت‌های اساسی رهبری تیم میکند. آن‌ها علاقه‌مند می‌شوند که تیم خود را توسعه دهند، تضاد‌های بین آن را به حداقل برسانند و پویایی تیم را مدیریت کنند.
مدیر شایسته برای یک تیم‌سازی موفق به تعیین انتظارات خود از تیم از همان روز اول می‌پردازد. این کار کمک میکند تا بتواند به وضوح انتظاراتی را برای عملکرد آن‌ها از همان ابتدا تعیین کند و مطمئن شود که همه در جهت اهداف یکسان سازمان حرکت خواهند کرد. او می‌تواند برای نشان دادن سطح انتظاراتش الگوهای مثبتی را مثال بزند مثلا بگوید در زمینه‌ی برندسازی سازمان می‌خواهد به جایگاه کدام برند برتر دنیا برسد.
همچنین یک مدیر باید اهداف (SMART) تعیین کنید یعنی اهدافی که این ویژگی‌ها را دارند:
- مشخص (Specific)
- قابل اندازه‌گیری (Measurable)
- قابل دستیابی (Achievable or Attainable)
- مرتبط (Relevant)
- زمان‌دار (Time-based or Time bounded)
یکی از موضوعاتی که مدیران باید در تیم‌سازی به آن توجه کنند مسئله‌ی استقبال از تنوع ایده‌ها و شخصیت‌ها در تیم است. این کار موجب شکل‌گیری نوآوری بیشتر، حل مسئله‌ی سریع‌تر و ارتباطات عمیق‌تر در تیم می‌شود و باعث می‌گردد تا کارکنان سازمان از تعصبات و کلیشه‌های فکری خود بیشتر آگاه شوند و درصدد اصلاح آن برآیند.
بسیار مهم است که یک مدیر، اعتماد و ارتباطات صادقانه در تیمش ایجاد کند. چراکه وقتی اعتماد و صداقت بین افراد شکل بگیرد اعضای تیم تشویق می‌شوند که افکار و ایده‌های خود را آزادانه به اشتراک بگذارند و به پیشرفت سازمان کمک کنند.
مطلب مرتبط: اصول تیم‌سازی موفق به سبک مدل بلبین Belbin
سخن نهایی
شایستگی شغلی از اهمیت بسیاری برخوردار بوده و برای موفقیت و پیشرفت سازمانی بسیار ضروری است و اهمیت ایجاد چارچوب برای استخدام، آموزش و برنامه‌ریزی در مسیر شغلی را برای کارکنان ایجاد می‌نماید. شایستگی شغلی نه‌تنها روند استخدام را برای کارمندان در بخش منابع انسانی آسان‌تر میکند، بلکه دستیابی به مهارت‌های ضروری برای موفقیت آن‌ها را در نقش‌های فعلی و آینده نیز راحت‌تر میکند.
مدیریت مبتنی بر شایستگی روشی برای دستیابی به ابزارهایی است که شرکت‌ها از طریق آن‌ها عملکرد فوق‌العاده‌ای را به‌دست آورده و آن عملکرد را حفظ می‌کنند. اهمیت شایستگی‌های مدیریتی بر اساس چهار ستون اصلی همچون جنبه‌های پویا، سیستمی، شناختی و جامع از شایستگی‌های سازمانی درنظر گرفته شده است که می‌تواند یک توضیح تئوری در مورد نحوه موفقیت سازمان‌ها و همچنین حفظ مزیت رقابتی آن‌ها ارائه بدهد. به‌طورکلی بررسی و مطالعه انواع الگوهای مدیریت شایستگی نشان می‌دهد که تمرکز اصلی آن‌ها بر آن دسته از شایستگی‌ها است که موجب عملکرد برتر و تاثیرگذار مدیران در انجام وظایف و کارکردهای مدیریتی می‌گردد.
