امروزه مدیریت تغییر یک موضوع مشترک میان سازمان‌های مختلف است که صرف‌نظر از اندازه، صنعت و سن در تمامی مشاغل جریان دارد. زیرا دنیای ما به‌سرعت در حال تغییر است و سازمان‌ها نیز باید تغییر نمایند. سازمان‌ها برای اینکه به فضای سریع تجارت، اقتصاد و پیشرفت فناوری پاسخ دهند در حالت شلوغی دائمی به سر می‌برند. این بدین معنا است که فرآیندها، سیستم‌ها و استراتژی‌های محیط کاری باید به صورت مداوم تغییر کرده و متحول گردند تا یک سازمان همچنان بتواند رقابتی باقی بماند.
زمانی‌که سازمانی پروژه یا ابتکار عمل‌هایی را جهت بهبود عملکرد، استفاده از فرصت‌ها یا پرداختن به مسئله‌ای جدی به‌کار می‌گیرد، اغلب به مدیریت تغییر نیازمند هست. در چنین حالتی، این کارکنان سازمان هستند که درنهایت باید نحوه انجام کار خودشان را تغییر دهند. چراکه درجه تغییرپذیری اشخاص تأثیر چشم‌گیری در ابتکار عمل خواهد داشت. بدین سبب اگر این افراد در تغییرات شخصی خود به خوبی عمل نکرده و ناموفق باشند و یا روش‌های جدید کاری را نپذیرفته و یاد نگیرند، ابتکار عمل با شکست روبه‌رو خواهد شد. درنتیجه اگر کارکنان تغییرات موردنیاز را بپذیرند و با آن تطبیق یابند، نتایج مورد انتظار خوبی به‌دست خواهد آمد. به‌طورکلی، سازمان‌هایی که مدیریت تغییر را تحمل می‌کنند و با آن همگام می‌شوند و تغییر سازمانی را ایجاد کرده و همچنین مدیریت تغییر سازمانی را به‌درستی اجرا می‌نمایند، به‌خوبی رشد خواهند کرد.
منظور از مدیریت تغییر چیست؟
بدون شک کسب‌وکارهای امروزی به‌خوبی می‌دانند که تغییر به معنای دگرگونی و تازه شدن است که اگر این تغییرات به درستی انجام شوند، پیشرفت جمعی را به همراه خواهند داشت و اگر به درستی اجرا نشوند، سازمان سقوط خواهد کرد. سیستم‌ها و استراتژی‌های جدید می‌توانند برای سازمان‌ها بسیار مخرب باشند، ولی مدیریت تغییر این اطمینان را می‌دهد که انتقال به فرآیندهای جدید بدون مشکل پیش خواهند رفت.
مدیریت تغییر در سازمان به اجرای روش‌هایی که فرآیندهای داخلی و خارجی سازمان را دستخوش تغییرات قرار می‌دهد، گفته می‌شود که این روش‌ها شامل فراهم‌سازی و حمایت از کارمندان، ایجاد کردن مراحل لازم جهت تغییر و نظارت بر فعالیت‌های قبل و بعد از تغییر برای اطمینان از اجرای موفقیت آمیز تغییرات می‌باشد که در سال‌های اخیر نیز به‌طور قابل توجهی به یک بخش مهم در کسب‌وکارها تبدیل شده است.
به عبارتی، مدیریت تغییر به عنوان یک اصطلاح کلی، مربوط به زمانی است که سازمان بخواهد تغییراتی را در کل سازمان به وجود آورد و برای تمامی مراحل تغییر از کارکنان و گروه‌های داخل سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرد. مدیریت تغییر شامل روش‌هایی ازجمله: اختصاص دادن بودجه، فرآیند کسب‌وکار، استفاده مجدد از منابع سازمانی و … است. گاهی اوقات مدیریت تغییر و تحول، ابزارهای مختلف سازمانی را با یکدیگر به کار می‌گیرد که به انتقال موفق پرسنل کمک می‌نماید و به محقق شدن و وقوع تغییرات ختم می‌گردد.
ازطرفی میزان مدیریت تغییر به سطح اختلال ایجاد شده در کار روزمره کارکنان بستگی دارد. همچنین اختلال‌های ایجاد شده به ویژگی‌های سازمانی همچون فرهنگ سازمان، سیستم ارزش و تغییرات گذشته نیز وابسته است. به‌طورکلی، در تمامی سازمان‌ها در چنین تغییری، اصل و تمرکز بر انسانی بودن آن است. درنتیجه فرآیند مدیریت تغییر در سازمان بر چگونگی کمک به کارکنان در جهت پذیرش، تطبیق و بهره‌مندی از تغییر در کار روزمره، متمرکز است.
مطلب مرتبط: تغییر کارمندان یا تغییر مدیران؟ کدام‌یک در موفقیت سازمان مؤثرتر است؟
۷ اصل مدیریت تغییر در سازمان
۱ـ در نظر داشتن بخش انسانی
هر گونه تغییر چشم‌گیر در یک تیم یا سازمان، موجب ایجاد مشکلات جمعی می‌شود که در نظر داشتن بخش انسانی در چنین مواقعی یک اصل اثربخش است. به‌طوری که، در طی پروسه مدیریت تغییر، از نیروها و مدیران جدید خواسته می‌شود که وارد عمل شده و مهارت‌ها و توانایی‌های جدیدی را فرا بگیرند و مهارت‌های خودشان را توسعه دهند. توجه داشته باشید که در این زمان، کارکنان فعلی با شک و تردید روبه‌رو شده و اغلب نسبت به تغییرات مقاومت می‌نمایند.
در این صورت نباید به هر اتفاقی واکنش نشان دارد. زیرا این کار سبب می‌گردد که از سرعت تغییر کاسته و روحیه جمعی سازمان تضعیف شود. در نظر داشتن بخش انسانی در طی مدیریت تغییر همانند مسائل مهم دیگر به جمع‌آوری اطلاعات، تحلیل داده، برنامه‌ریزی و ایجاد نظم نیازمند است. به‌طوری که باید با طراحی برنامه‌ها و اتخاذ تصمیم‌گیری‌های متفاوت کاملاً به‌صورت یکپارچه و همزمان انجام گیرد. این چنین مسیرهای راهبردی برای رسیدن به اهداف سازمانی در دسترس قرار گرفته و به همه در یک زمان اطلاع رسانی می‌شود.
۲ـ مهارت گوش دادن فعال
بدون شک برقراری ارتباط خوب یک فرآیند دوطرفه است. برای اینکه برنامه مدیریت تغییر شما به نتایج دلخواه برسد، باید بتوانید به عنوان مدیر، زمانی را برای گوش دادن به حرف‌های کارمندان خود اختصاص دهید. چراکه اگر انجام تغییرات برای کارمندان منطقی به نظر نرسد، برنامه مدیریت تغییر شما تحت‌الشعاع قرار گرفته و بدتر اینکه در معرض مشکلات جدید قرار خواهید گرفت. بدین سبب مدیران باید یاد بگیرند که با مهارت گوش دادن فعال از تمامی سطوح پروژه بازخورد بگیرند و سپس این بازخورد را برای پیشبرد اهداف خود اعمال نمایند.
مطلب مرتبط: مهارت گوش دادن فعال چیست؟
۳ـ داشتن تفکر استراتژیک
قطعاً پروژه‌های موفق در مدیریت تغییر با یک استراتژی قوی شروع می‌شوند. این بدین معناست که شما به عنوان مدیر باید بدانید که سازمانتان به چه چیزهایی نیاز دارد و آن را با جزئیات بیشتری بررسی نمایید. این امر لازمه‌ی یادگیری پیش‌بینی مسائلی است که شاید در طول فرآیند تغییر ایجاد گردند. بنابراین بهتر است که تفکر استراتژیک را در راستای برنامه‌هایی برای رسیدگی به مشکلات پیش‌بینی شده داشته باشید.
تفکر استراتژیک مهارتی است که شما را قادر می‌سازد تا نیازها و اهداف کلی سازمان خودتان را به‌خوبی ببینید. این مورد شامل ایجاد فهرستی از مراحل خاص جهت انجام کارها، تعیین اینکه چه شخصی باید مسئول کدام کاری باشد و تنظیم یک جدول زمانی برای اجرای تمامی امور است. به‌طورکلی، ایده‌های خوب برای شروع مدیریت تغییر در سازمان عالی هستند، اما توانایی تبدیل آن‌ها به واقعیت نیازمند داشتن تفکر استراتژیک است. پس به عنوان یک مدیر، با شناخت عناصر و کارکرد یک استراتژی خوب می‌توانید مسیر رسیدن به آن را تسهیل کرده و این مهارت را بهبود ببخشید تا سازمان خود را به هدفی که می‌خواهید، برسانید.
۴ـ ارزیابی کردن نتایج تغییر
یکی از اصول مهم در فرآیند مدیریت تغییر، ارزیابی نمودن نتایج تغییر است. زیرا بعد از اجرای فرآیند مدیریت تغییر باید آن را تجزیه و تحلیل کرده تا موفقیتش را اندازه‌گیری نمایید. ارزیابی کردن نتایج تغییر می‌تواند سه مزیت مطلوب داشته باشد. اول اینکه شما می‌توانید نقاط عطف و مشکلاتی که در مسیر مدیریت تغییر ایجاد شده‌اند را موردبررسی قرار دهید. به‌طوری‌که از این طریق می‌توانید دانش خودتان را در این زمینه افزایش دهید و برای تغییرات بعدی آماده شوید. دوم اینکه، با شناسایی مشکلات این امکان را دارید که به سرعت آن‌ها را رفع نمایید تا به مشکلات بزرگتری تبدیل نشوند. سوم اینکه درک خواهید کرد که موضوع مدیریت تغییر به معنای یکبار انجام دادن و کنار رفتن نیست، بلکه مدیریت مؤثر تغییر به رشد و توسعه مداوم نیاز دارد.
۵ـ مدیریت کردن جنبه منطقی و احساسی مدیریت تغییر به‌طور همزمان
معمولاً رهبران در زمان طراحی مدیریت تغییر بر روی مسائل منطقی و چشم‌اندازهای خالی از احساس که تنها منطقی هستند، تمرکز می‌نمایند. مدیران سازمان‌ها باید در طراحی و اجرای این تغییر، بین اهداف منطقی و احساسات کارکنان خود ارتباط برقرار کنند. این ارتباط مصداق‌های بسیاری می‌تواند داشته باشد و در هر سازمان به شکل متفاوتی عمل خواهد کرد. به عنوان مثال، در یکی از سازمان‌ها، تیم مدیریت ارشد تصمیم گرفتند تا برای ایجاد انسجام و همبستگی بیشتر تمامی پرسنل دفتر مرکزی را به کارخانه‌های محل تولید انتقال دهند تا با ایجاد هم‌افزایی میان پرسنل تولید و پرسنل اداری، تغییر را بهتر مدیریت نمایند. در طی این فرآیند، احساس همه‌ی کارمندان به تغییر و روحیه آن‌ها جهت انجام تغییرات بزرگتر بعدی، تقویت شد.
۶ـ ایجاد کردن حس مالکیت در افراد
سازمان‌هایی که یک برنامه مدیریت تغییر عظیم در پیش دارند، باید عملکردی بیش از توان خودشان ارائه دهند و جزء افرادی باشند که در یک جریان قوی و بحرانی برای پیشبرد تغییرات حرکت می‌نمایند. برای این هدف، آن‌ها نباید صرفاً تغییر را پذیرفته و به‌صورت منفعل در این تغییر حضور داشته باشند. مدیران باید در چنین زمینه‌ای با تمام وجود مسئولیت ایجاد تغییر را بپذیرند و تلاش نمایند تا در همه زمینه‌هایی که بر آن کنترل دارند این تغییر را اعمال کنند.
برای داشتن چنین حالتی آن‌ها باید احساس نمایند که خودشان مالک ایده‌های تغییر هستند. احساس مالکیت را افرادی دارند که برای یافتن مشکل و ایجاد راه‌حل تلاش کرده باشند. این احساس مالکیت در افراد با اعطای پاداش و تشویق‌های مختلف تقویت می‌گردد. این تشویق‌ها می‌توانند فیزیکی، مانند پاداش‌های مالی یا از بعد ذهنی مانند ایجاد احساس رفاقت یا داشتن هدف مشترک میان شخص و سازمان باشند.
۷ـ داشتن آمادگی برای اتفاقات غیرمنتظره
هیچ‌گاه یک برنامه در رابطه با مدیریت تغییر در سازمان دقیقاً براساس نقشه قبلی پیش نمی‌رود. مثلاً افراد واکنش‌های غیرمنتظره‌ای نشان می‌دهند و یا مکان‌هایی که تصور می‌شد مقاوم باشند، از بین رفته و شکل ظاهری تغییر می‌نماید. اگر بخواهید مدیریت تغییر به شکل مؤثر در سازمان اتفاق بیفتد، باید به‌طور مداوم در مقابل تأثیرهای ناخواسته تغییر، مقاومت نمایید تا توانایی سازمان در مقابل موج‌‌های جدید تغییرات افزایش یابد. پس از آن مدیران باتوجه به داده‌های دقیقی که از محیط اصلی دارند و با تکیه بر اطلاعات پیشین، به راحتی می‌توانند اصلاحات مدنظر خودشان را اعمال کرده و تصمیم‌های جدیدی بگیرند و به نتایج لازم برسند.
مطلب مرتبط: نقش مدل دیسک در ساختن تیم، کار تیمی و تغییرات سازمانی
چرا مدیریت تغییر دشوار است؟
تغییر دیدگاه و رفتار، زمان زیادی را طلب می‌کند. اندازه‌گیری و میزان پیشرفت زمانی برای مدیریت تغییر سازمانی کاری دشوار است. زمانی که به نظر می‌رسد فردی مهم از این تغییر حمایت می‌کند، فرد دیگری اعتراض کرده و به رفتارهای قدیمی خود برمی‌گردد. مدیران معمولاً تصور می‌کنند همه افرادی که تحت‌تأثیر قرار گرفته‌اند، به‌طور خودکار روش‌های جدید کار را قبول می‌نمایند. اما اکثر مردم در برابر تغییر مقاومت کرده و به عبارتی غیرقابل پیش‌بینی هستند.
این امر چندین مشکل را برای تیم مدیریت تغییر در سازمان ایجاد می‌کند. مدیریت تغییرات، قطعی نیست. زیرا انسان می‌تواند غیرمنطقی و غیرقابل پیش‌بینی باشد. اقدامات مدیریت تغییر که برای یک گروه مؤثر است، امکان دارد برای گروهی دیگر مؤثر نباشد. تیم مدیریت نیاز به تعامل با اشخاصی دارد که نیازمند تغییر هستند. گاهی اوقات افرادی که دچار تغییر شغل شده‌اند به فرد دیگری نیازمند هستند تا قبل از پذیرش واقعیت، به ناامیدی آن‌ها گوش فرا دهد.
ازطرفی مدیریت تغییر ممکن است یک فکر ثانویه باشد. به‌طوری‌که اگر تلاش تیم مدیریت تغییر همزمان با سایر برنامه‌ها آغاز نشود، دچار اختلال خواهد شد. حتی سازمان‌هایی که ادعا دارند تیم مدیریت تغییر بسیار مهم است، درصورت افزایش هزینه‌ها، امکان دارد که بودجه این برنامه را حذف کنند. به‌طور کلی در نبود اطلاعات قابل فهم درمورد سیستم جدید، مدیریت تغییر مبهم به نظر می‌رسد. درنتیجه هنگامی که این تغییر نتواند به سرعت تحقق یابد یا عملکرد کمتری از آنچه که پیش‌بینی شده بود ارائه دهد، طرفداران تغییر، ناامید خواهند شد.
مطلب مرتبط: ۸ راهکار هوشمندانه برای مقابله با ترس از تغییر شغل
چه اقداماتی لازم است تا مدیریت تغییر موفق شود؟
تمایل شخصی به تغییر:
افراد باید مایل به بررسی و تفحص اطلاعات جدید و تطابق با رفتار و رویکردهای جدید باشند. ازآنجایی که اکثر مردم وضع موجود را ترجیح می‌دهند، تغییر، کار دشواری است.
تمایل فرهنگی برای سازش و تغییر:
تمامی سازمان‌ها در برابر مدیریت تغییر مقاومت می‌کنند، ولی آن‌هایی که به این حرف کلیشه‌ای «تا زمانی که خراب نشده، نیاز به تعمیر ندارد» معتقدند، نیازمند یک فراخوانی بزرگ برای تغییر رفتار هستند.
اسپانسر اجرایی مناسب:
اسپانسر مدیریت تغییر در سازمان، مسئول فراهم کردن تغییر و دستیابی به منابع مدیریتی است. از سوی دیگر اسپانسر باید اثرات تغییر بر کارکنان را درک نماید. این افراد صادقانه ارتباط برقرار کرده و بادقت به حرف‌های دیگران گوش می‌دهند و با اشخاصی که از شیوه کار جدید ناراضی هستند، همدلی می‌نمایند.
پاداش و عواقب:
تغییرات عمده در سازمان باید به کمک پاداش و عواقب تقویت گردند. برنامه‌های عملکرد فردی با نتایج مشخص و قابل اندازه‌گیری نیازمند تقویت هستند. افرادی که اهداف خود را برآورده می‌کنند، باید پاداش دریافت کرده و افرادی که این اهداف را برآورده نمی‌کنند، باید با عواقب آن روبه‌رو شوند.
پیشنهاد: چه زمانی برای تغییر شغل اقدام کنیم؟
سخن نهایی
قطعاً تغییرات زودهنگام می‌توانند بر هر قسمتی از یک سازمان و افراد درون آن تأثیر بگذارند. زیرا هر بخش، هر تیم و هر شخصی در یک سازمان بر یکدیگر تأثیر می‌گذارند و اگر فردی نتواند تغییرات را به‌خوبی درک نماید، کل سازمان دچار مشکل می‌شود. ازاین‌رو، برای اجرای اثربخش تغییرات در هر سازمانی نیاز به مدیریت تغییر است که باید در ابتدا توسط رهبران کسب گردد و سپس به تمامی تیم‌های کاری آموزش داده شود.
مدیران موفق قطعاً می‌دانند که در پروسه مدیریت تغییر، تک‌تک افراد شاغل در سازمان مهم هستند. بدین سبب اگر مدیر یک سازمان بخواهد مدیریت تغییر موفقی در سازمان تحت کنترل خود اجرا نماید، باید قسمتی از تمرکز خودش را بر نیروی انسانی مجموعه قرار دهد. به‌طور کلی با تعیین رسمی انتظارات، به کارگیری ابزارهایی جهت بهبود ارتباطات و جست‌وجوی راهکارهایی برای کاهش اطلاعات نادرست، احتمال بیشتری وجود دارد که کارمندان سازمان این تغییرات را بپذیرند و نسبت به آن‌ها متعهد بمانند. درنتیجه انجام تغییرات مثبت می‌تواند سازمان را به دوره جدیدی از پویایی برساند.
امروزه مدیریت تغییر یک موضوع مشترک میان سازمان‌های مختلف است که صرف‌نظر از اندازه، صنعت و سن در تمامی مشاغل جریان دارد. زیرا دنیای ما به‌سرعت در حال تغییر است و سازمان‌ها نیز باید تغییر نمایند. سازمان‌ها برای اینکه به فضای سریع تجارت، اقتصاد و پیشرفت فناوری پاسخ دهند در حالت شلوغی دائمی به سر می‌برند. این بدین معنا است که فرآیندها، سیستم‌ها و استراتژی‌های محیط کاری باید به صورت مداوم تغییر کرده و متحول گردند تا یک سازمان همچنان بتواند رقابتی باقی بماند. زمانی‌که سازمانی پروژه یا ابتکار عمل‌هایی را جهت بهبود عملکرد، استفاده از فرصت‌ها یا پرداختن به مسئله‌ای جدی به‌کار می‌گیرد، اغلب به مدیریت تغییر نیازمند هست.
در چنین حالتی، این کارکنان سازمان هستند که درنهایت باید نحوه انجام کار خودشان را تغییر دهند. چراکه درجه تغییرپذیری اشخاص تأثیر چشم‌گیری در ابتکار عمل خواهد داشت. بدین سبب اگر این افراد در تغییرات شخصی خود به‌خوبی عمل نکرده و ناموفق باشند و یا روش‌های جدید کاری را نپذیرفته و یاد نگیرند، ابتکار عمل با شکست روبه‌رو خواهد شد. درنتیجه اگر کارکنان تغییرات موردنیاز را بپذیرند و با آن تطبیق یابند، نتایج موردانتظار خوبی به‌دست خواهد آمد. به‌طورکلی، سازمان‌هایی که مدیریت تغییر را تحمل می‌کنند و با آن همگام می‌شوند و تغییر سازمانی را ایجاد کرده و همچنین مدیریت تغییر سازمانی را به‌درستی اجرا می‌نمایند، به‌خوبی رشد خواهند کرد.
