بدون شک استخدام و کاهش هزینه استخدام یکی از بزرگ‌ترین چالش‌های هر سازمان است و هر موضوعی که برای شرکت چالش‌برانگیز باشد، ممکن است هزینه‌‌ای گزاف در پی داشته باشد. بسیاری از افراد شناسایی نیروی کار ماهر را سخت می‌دانند اما اگر مانند بقیه‌ی کارها آگاهی و داشتن مهارت را به‌درستی یاد گرفته باشند، دیگر کار طاقت‌فرسایی به‌نظر نخواهد آمد. معمولا بیشتر مدیران استخدام فرد جدید را باری اضافه بر کارهای خودشان می‌دانند و سعی می‌کنند هرچه سریع‌تر از این مرحله عبور کنند.
استخدام افراد یکی از مهم‌ترین تصمیماتی است که مدیر یک مجموعه اتخاذ می‌کند و ممکن است به دنبال خود اشتباهات جبران‌ناپذیر و ریسک‌هایی را به همراه داشته باشد. امروزه بهتر است مدیران بیش از هر زمان دیگری برای کسب‌وکارها طیف گسترده‌ای از ایده‌های کاهش هزینه را کشف کنند. از آنجا که هیچ‌کس تصوری از فردای بخش‌های دولتی و خصوصی ندارد، شرکت‌های بزرگ و کوچک باید تمام راه‌های مربوط به نحوه فعالیت‌های تجاری را درنظر بگیرند.
با اینکه می‌دانیم کاهش هزینه‌های سازمان کار دشواری است. اما بسیاری از سازمان‌ها در شرایط نوسانی، به دنبال کاهش هزینه‌ها بوده و نیاز به صرفه‌جویی و مدیریت هزینه‌ها دارند. زیرا منابع مالی و میزان سرمایه‌های هر شرکت، عامل بسیار مهمی در موفقیت آن به‌شمار می‌آید. بسیاری از شرکت‌های جدید به‌علت نداشتن توانایی و مهارت کافی برای مدیریت هزینه‌ها، درآمدها و سرمایه‌ها شکست می‌خورند. بنابراین باید با استفاده از استراتژی‌های کاهش هزینه در سازمان بتوانید منابع مالی شرکت را حفظ کنید.
آیا به این موضوع فکر کرده‌اید که استخدام یک کارمند جدید برای سازمانتان چه‌قدر هزینه برمی‌دارد؟
چرا باید هزینه‌ی استخدام را بسنجیم؟ متأسفانه در فرآیند استخدام اولین و مهم‌ترین نکته‌ای که به آن توجه خاصی نمی‌شود، هزینه استخدام هرشخصی در سازمان است که شامل هزینه‌های آشکار و پنهان داخلی و خارجی می‌گردد. این هزینه‌ها شاید در نگاه اول زیاد به‌نظر نرسند اما وقتی‌که سال‌ها تلاش مدیران منابع انسانی و مسئولان آموزش در راستای حفظ و تثبیت پرسنل را درنظر بگیریم، این هزینه‌ها پس از ترک کار یک شخص باتجربه، زیاد جلوه خواهند کرد.
درک هزینه استخدام شما را قانع و همچنین قادر می‌سازد تا بتوانید تصمیمات استراتژیکی برای سرمایه‌گذاری بر روی امور مربوط به استخدام‌های خود بگیرید. هزینه‌های زیادی در رابطه با استخدام یک کارمند جدید برای پر کردن یک فرصت شغلی خالی در سازمان، وجود دارند. برخی از آن‌ها واضح و برخی از آن‌ها چندان مشخص و قابل ردیابی دقیق نیستند. ازآنجایی هم که اهمیت و تأثیرگذاری منابع انسانی در توسعه و تحقق اهداف سازمان به اثبات رسیده است، مدیران سازمان‌ها دیگر از هر ابزار معتبری برای شناسایی و به‌کارگیری مناسب‌ترین نیروی انسانی استفاده می‌کنند که دو مورد از ابزارهای مؤثر در فرآیند استخدام، تست‌های پنج عامل شخصیت نئو NEO و رفتارشناسی دیسک DISC است.
تست‌های استخدامی چگونه منجربه کاهش هزینه استخدام می‌شوند؟
تست‌های استخدامی به مدیران کمک می‌کنند تا با انتخاب افرادی شایسته برای مجموعه‌ی خود عملکرد سازمان و روابط میان فردی را بهبود ببخشند. بنابراین تمام سازمان‌ها به افرادی نیاز دارند که بتوانند فراتر از نقش خود عمل کنند و همین موضوع می‌تواند بستری برای رشد و ارتقای مهارت‌های آن‌ها و سازگاری بیشتر با افراد و محیط‌‌های مختلف و کاهش هزینه استخدام باشد. این تست‌ها بهترین ابزار برای تشخیص وجود این هماهنگی است که هزینه‌های استخدام باید منعکس‌کننده هزینه‌های لازم برای استخدام همه‌ی کارمندان در یک دوره زمانی مشخص باشند. درنتیجه بهتر است هزینه استخدام براساس دسته‌بندی‌های گوناگون محاسبه شود تا هر شرکتی بتواند بنابه موقعیت و شرایط خود، روشی برای کاهش هزینه‌هایش انتخاب کند و با اجرایی کردن آن‌ها، هزینه‌های خود را کنترل و کاهش بدهد و از این طریق به بقا و سودآوری بیشتر خود کمک کند.
مطلب مرتبط: ۳ دلیل استفاده از تست‌های استخدامی جهت استخدام افراد در سازمان
برای بهینه‌سازی و کاهش هزینه استخدام باید چه کار کرد؟
بهینه‌سازی هزینه استخدام کار دشواری است و اغلب سازمان‌ها در این امر موفق عمل نمی‌کنند. در بسیاری از مواقع مدیران به‌دنبال روش‌های کاهش هزینه‌های سازمان هستند تا از شکست سازمان خود جلوگیری کنند. آن‌ها در اکثر موارد اولین راهی که برای کاهش هزینه کسب‌وکار به ذهنشان می‌رسد، اخراج کارمندان از سازمان است. اما اگر کمی دقت کنند قطعا راه‌های بهتری برای این کار پیدا خواهند کرد. استفاده از راهکارهای صحیح مدیریتی در کاهش هزینه استخدام نقش بسزایی دارد. ضمن اینکه منجربه افزایش سود خواهد شد. زیرا کاهش هزینه‌ها منجربه ذخیره منابع بیشتری برای توسعه کسب‌وکار شده و به‌طبع درآمدزایی را به دنبال دارد. از مهم‌ترین موارد در کاهش هزینه‌ها، تشخیص ضروری و غیرضروری بودن آن‌ها است که به‌شدت تحت تأثیر استراتژی مدیریت مجموعه، کنترل منابع موجود و بودجه جاری شده است. یافتن راهکار برای کاهش بهینه هزینه‌ها در هر کسب‌وکاری امر پراهمیتی است که ما در این مقاله سعی داریم راهکارهای کاهش هزینه‌ها بدون اخراج کارکنان را بررسی کنیم.
۱ـ استخدام را به‌کمک کارمندان فعلی انجام دهید
استخدام به‌وسیله کارمندان فعلی از نظر برخی از صاحب‌نظران بهترین روش استخدام عنوان شده است که مزایای متعددی برای بهینه سازی و کاهش هزینه استخدام دارد. افرادی که توسط کارمندان فعلی معرفی می‌شوند بسیار راحت‌تر می‌توانند با محیط کاری منطبق شوند. انجام این کار شرایط سازمان، فرهنگ و رسالت سازمان را برای کارمندان فعلی شرح خواهد داد که موجب هماهنگی بیشتر کارمندان جدید با سازمان می‌گردد. بنابراین کیفیت استخدام بالاتر رفته و هزینه‌های پنهان استخدام کاهش می‌یابد که علاوه‌بر کاهش هزینه جذب نیروی انسانی، کاهش اتلاف زمان را نیز به‌همراه خواهد داشت. همچنین گفتنی است که استخدام به‌وسیله کارمندان فعلی نرخ حفظ کارمند بالایی دارد که سبب می‌شود تا از استخدام‌های مجدد و پرهزینه جلوگیری گردد.
مطلب مرتبط: فرآیند استخدام‌های موفق در سازمان‌ها چگونه‌اند؟
۲ـ منابع سازمان را در صورت لزوم برون‌سپاری کنید
برون‌سپاری یعنی سپردن بخشی از فعالیت‌های سازمان، به واحدی خارج از سازمان که می‌تواند آن را به‌بهترین نحو انجام دهد. افراد و سازمان‌های بسیاری وجود دارند که می‌توانید کارهای خود را به آن‌ها سپرده و هزینه‌های سازمان را کاهش دهید. برون‌سپاری و استفاده از آژانس‌های استخدامی راهکار مؤثری برای کاهش هزینه استخدام است که با برون‌سپاری کارها می‌توانید هزینه‌های عملیاتی خود را تا بیشترین درصد کاهش بدهید.
توجه داشته باشید که استفاده از آژانس استخدامی همیشه گران نبوده و برخلاف تصور بسیاری می‌تواند در بسیاری از موارد هزینه کمتری به‌همراه داشته باشد. قطعا در بعضی از موارد استخدامی استفاده از آژانس‌های استخدامی موجب پس‌انداز بخشی از بودجه شرکت می‌گردد که درصورت انجام فرآیند استخدام در داخل شرکت مجبور به صرف کامل آن خواهید شد. تنها نکته مهمی که برای برون‌سپاری وجود دارد، این است که باید بدانید چه کاری را در چه‌زمانی برون‌سپاری کنید. زیرا برخی از کارها نیاز به این دارند که به فردی سپرده شوند تا سازمان را به‌خوبی و از درون بشناسد، اما برخی از کارها با برون‌سپاری نتایج بهتری خواهند داشت.
۳ـ مصرف کاغذ را کاهش داده و به حذف آن بپردازید
کاهش هزینه‌های ناشی از حذف کاغذ و بایگانی در تمامی سازمان‌ها بسیار چشم‌گیر و مفید است. حذف کاغذ و استفاده از روش‌های نوین اتوماسیون در امور اداری، ثبت داده‌ها و اسناد نه‌تنها میزان خطا را کاهش داده بلکه در کاهش هزینه‌ها نیز مؤثر خواهد بود. از آنجایی‌که حجم اسناد، فایل‌ها و اطلاعات موجود در سازمان‌ها و پروژه‌های ساخت‌وساز بسیار است، شروع این تغییر می‌تواند سخت و حتی ترسناک باشد. اما شرکت‌های ساخت‌وساز باید بدانند که تکیه‌بر فرآیندهای کاغذی تنها به هزینه‌های آن‌ها می‌افزاید. زیرا هزینه کاغذ، لوازم‌التحریر، تجهیزات اداری مرتبط ازجمله دستگاه پرینتر و کپی و حتی تعمیر و نگه‌داری آن‌ها، نیروی انسانی موردنیاز جهت انجام امور اداری مربوطه نیز به‌طور مداوم روبه افزایش است.
کاهش مقدار کاغذ در فرآیندهای مختلف علاوه‌بر کاهش هزینه‌های فوق، بسیاری از مشکلات ازجمله احتمال گم‌شدن اسناد و زمان لازم برای پیدا کردن آن‌ها را به‌شدت کاهش خواهد داد. اگرچه روند اولیه اسکن و بارگذاری اسناد در یک ابزار مدیریت اسناد ممکن است کار دشوار و وقت‌گیری باشد، اما بدون شک در طولانی‌مدت تأثیر بسزایی در کاهش هزینه‌ها و افزایش بهره‌وری خواهد داشت.
۴ـ برای کاهش هزینه استخدام دورکاری را ترویج دهید
بسیاری از سازمان‌ها برای کاهش هزینه‌ها در مجموعه خود سیاست دورکاری را در شرایط امروزی پذیرفته‌اند. اگر شما همچنان با دورکاری مشکل دارید، پیشنهاد ما به شما این است که حداقل به‌خاطر امور مالی، کار از راه دور را امتحان نمایید. حتی برای کسب‌وکارهای نوپا نیز می‌توانید از همین روند برای کاهش هزینه‌های ابتدایی استفاده کنید. می‌توانید به‌جای اینکه کارکنان خود را اخراج کنید، آن‌ها را به کارکنان دورکار تبدیل کنید تا با انجام این امر هزینه‌های جاری سازمان خود را کاهش داده و بتوانید حقوق کمتری به آن‌ها بدهید.
باتوجه به این نکته که بسیاری از مدیران دید نسبتا بدی به دورکاری دارند، چراکه فکر می‌کنند کیفیت کار کارکنان کاهش خواهد یافت. اما چنانچه در زمان استخدام افرادی لایق و مسئولیت‌پذیر را استخدام کرده باشید طبیعتا آن‌ها که هیچ‌گاه عملکرد خود را زیر سؤال نخواهند برد. همچنین کارمندان دورکار آزادی بیشتری دارند و می‌توانند ساعت‌های کاری خود را تغییر داده و در یک محیط آرام و راحت به کار خود بپردازند تا تمرکز بیشتری داشته باشند. علاوه‌بر این می‌توانند با سازمان‌های دیگر همکاری کرده و درآمد خود را افزایش دهند و عملکرد سازمان شما را افزایش دهند.
مطلب مرتبط: مزایا و معایب دورکاری کارمندان
۵ـ به ایده‌های هوشمندانه پاداش دهید
بسیاری از شرکت‌های موفق در صنعت ساخت‌وساز برنامه‌های پاداش‌دهی در راستای افزایش بهره‌وری کارکنان را در دستور کار خود قرار می‌دهند. می‌توانید با ایجاد برنامه‌های پاداش‌دهی برای کارمندان و تشویق آن‌ها در طولانی‌مدت به‌طورمؤثر هزینه‌های خود را کاهش دهید. مثلا می‌توانید به کارمندانی که برای کاهش هزینه‌های پروژه یا شرکت نظرات مفید ارائه می‌کنند پاداش درنظر بگیرید. با انجام این کار نه‌تنها هزینه‌ها را کاهش می‌دهید بلکه سایر کارمندان را نیز تشویق به مطرح کردن ایده‌های خود می‌کنید. می‌توانید برای کارکنانی که ایده‌های عملی برای کاهش هزینه‌های استخدام یا به‌طورکل کاهش هزینه‌های سازمان ارائه می‌کنند، پرداخت هزینه ناهار، مرخصی با حقوق، ترفیع یا حتی پاداش‌های نقدی درنظر بگیرید.
مطلب مرتبط: ۱۰ موردی که باید به خاطر آن به کارکنانتان پاداش دهید
۶ـ از شبکه‌های اجتماعی و بازاریابی اینترنتی استفاده نمایید
فعالیت به‌صورت مجازی ازجمله جست‌وجوی فعالانه نامزدها، تبلیغ برند استخدامی و نشان دادن رسالت و فرهنگ شرکت می‌تواند کاهش هزینه استخدام را در پی داشته باشد و به جذب کارمندان بالقوه کمک کند. بازاریابی اینترنتی با بهینه‌سازی موتورهای جست‌وجوگر، فعالیت در شبکه‌های اجتماعی، ارسال ایمیل، بسیار ارزان‌تر از تبلیغ روزنامه‌ها یا بیلبوردها است و باعث کاهش هزینه در سازمان‌ها می‌گردد. بنابراین بازاریابی آنلاین و مجازی به شما کمک خواهد کرد تا علاوه‌بر اینکه بیشتر تبلیغ می‌کنید، مخارج کمتری نیز داشته باشید. مثلا استفاده از لینکدین، فیس بوک و توییتر برای نمایش خصوصیات شرکت می‌تواند بسیار کارآمد باشد و از طرفی جذب کارمند از این طریق باعث حفظ بیشتر کارمندان جدید شود. یا فن‌آوری‌هایی مانند Google sheets یا Google Drive می‌توانند جایگزین اسناد و صورت جلسات کاغذی شوند تا بتوانید اسناد شرکت را در این فضاها ذخیره کنید.
مطلب مرتبط: ۱۳ استراتژی طلایی بازاریابی برای رشد کسب‌وکارتان
۷ـ استخدام کارمندان چندبعدی را در دستور کار خود قرار دهید
استخدام نیروی کاری که در وظایف خاصی حرفه‌ای است و می‌تواند در نقش‌های مختلف فعالیت کند، به شما این اجازه را می‌دهد تا هزینه‌های ناشی از پرداخت حقوق را کاهش دهید و منافعی را برای کسب‌وکارتان ایجاد نمایید. شما می‌توانید به جای استخدام نفرات مجزا برای بایگانی، ورود اطلاعات و سایر امور اداری، فردی را انتخاب کنید که در همه این حوزه‌ها تجربه کافی را داشته باشد. با انتخاب دقیق افراد با مهارت‌های مختلف علاوه‌بر کاهش تعداد نفرات شاغل در پروژه‌ها یا دفاتر مرکزی شرکت‌ها می‌توانید بسیاری از هزینه‌های مرتبط با نیروی انسانی مانند هزینه غذا، رفت‌وآمد، اسکان، ایمنی و بهداشت را نیز کاهش دهید.
اگرچه پیدا کردن و استخدام چنین افرادی مشکل و زمان‌بر است اما با کمک واحد منابع انسانی و یا صرف زمان کم و انرژی بیشتر توسط مدیران ارشد در شرکت‌های کوچک‌تر می‌توانید افراد مناسب برای پروژه‌ها یا سازمان خود را استخدام نمایید. درنتیجه با استخدام نیروی کار چندکاره قادر خواهید بود زمان و هزینه را کاهش و راندمان و بهره‌وری را افزایش دهید.
سخن نهایی
هزینه عاملی است که در تمامی فعالیت‌های سازمان وجود دارد. بنابراین مدیریت آن امری ضروری است که منظور از مدیریت هزینه، ایجاد سیستمی برای کنترل، کاهش و حذف هزینه‌ها است. در شرایط امروزی، بی‌تردید لازمه بقای بنگاه‌ها مجهز شدن به سیستم‌های مدیریت استراتژیک هزینه و تولید محصولات با قیمت‌های قابل رقابت و پاسخ‌گویی سریع به فرصت‌ها است. برای کاهش هزینه، راهکارها و روش‌های گوناگونی پیشنهاد شده است که قبل از هرچیزی شناسایی عوامل قابل کاهش ضروری است.
راه‌های مختلف و گزینه‌های متفاوتی برای کاهش هزینه استخدام در این مقاله بیان شد که می‌توانید با انتخاب گزینه مناسب‌تر برای بهینه‌سازی هزینه‌ها اقدام نمایید. همچنین پیشنهاد می‌شود علاوه‌بر استفاده از شیوه‌های استخدام به‌وسیله کارکنان فعلی و استفاده از شبکه‌های اجتماعی، برای کاهش هزینه جذب نیروی انسانی حتما برون‌سپاری را فراموش نکنید.
