به عبارت دیگر بحران در سازمان می‌تواند به معنی تهدیدی جدی که اگر هوشمندانه مدیریت و مهار نشود پیامدهای ناگواری برای سازمان در پی خواهد داشت. اثرات منفی بحران ممکن است امنیت عمومی، منافع مالی و اعتبار سازمان را خدشه‌دار کند. بنابراین مدیریت بحران زمانی کارآمد خواهد بود که قادر باشد از سازمان و کارکنانش در مقابل این تهدیدها محافظت کند.
به طور کلی بحران، موقعیتی اضطراری و آنی که افراد، سازمان‌ها و جوامع با آن مواجه می‌شوند و با بهره‌گیری از روش‌های معمول نمی‌توان با آن مقابله کرد.
انواع بحران در سازمان:
بحران می‌تواند شامل موارد مختلفی باشد:
- رکود اقتصادی
- بدنام شدن محصول
- اختلال در خدمات پشتیبانی‌کننده
- تحریم محصولات
- اعتصاب
- دزدی
- رشوه‌دهی و رشوه‌خواری
- درگیری کارکنان درون سازمان
- بلایای طبیعی در جهت از بین رفتن محصولات
- نقص سیستم اطلاعات سازمان
برخی از بحران‌ها به‌صورت ناگهانی و یک‌باره ایجاد می‌شوند و اثرات ناگهانی بر وجوه درونی و بیرونی سازمان می‌گذارند. این قبیل بحران‌ها را بحران‌های ناگهانی می‌نامند. اما در مقابل برخی دیگر از بحران‌ها از عواملی بحران‌خیز نشئت می‌گیرند. در طول زمان تقویت می‌شوند. به یک سطح آستانه می‌رسند و نهایتا به‌صورت عینی خود را نمایان می‌کنند. این نوع از بحران را، بحرانِ تدریجی می‌گویند.
تفاوت بحران‌های ناگهانی و تدریجی در سازمان:
بحران‌های ناگهانی
- احتمال پیش‌بینی آن‌ها کمتر است.
- از یک رویداد مشخص به‌یک‌باره شروع می‌شوند.
بحران‌های تدریجی
- به‌صورت تدریجی و تجمعی ایجاد می‌شوند.
- احتمال پیش‌بینی آن‌ها زیاد است.
- واضح و روشن نیستند.
- از یک سطح آستانه شروع می‌شوند.
- هر چه زمان می‌گذرد احتمال بروز آن‌ها بیشتر می‌شود.
به دلیل عدم تطبیق سازمان با محیط به وجود می‌آیند.
چه عواملی باعث به وجود آمدن بحران در سازمان می‌شوند؟
بی‌تردید یکی از بدترین وضعیت‌ها در بحران، رویارویی با بحران در شرکت یا سازمان است که با مؤلفه‌هایی از قبیل: تعارض‌های رفتاری، استرس شغلی و عدم وجود مدیریت کارآمد در ارتباط است. مسلما کنترل و مهار این نوع بحران با دشواری بسیاری همراه خواهد بود. عوامل ایجادکننده‌ی بحران شامل:
- عواملی که به‌صورت غیرمستقیم بر فعالیت‌های سازمان تأثیرگذارند.
- ظهور تکنولوژی‌های جدید
- تصمیم‌گیری نادرست و ناکارآمد
- تعارض‌های درون‌سازمانی و بی‌کفایتی مدیران
- بی‌تجربگی و نقصان در دسترسی به اطلاعات
- ارزش‌ها، اعتقادات و نگرش‌های نادرست مدیریتی
- فقدان انعطاف‌پذیری ساختار
مدیریت بحران در سازمان چیست؟ شامل چه اقداماتی می‌شود؟
مدیریت بحران به زبان ساده به معنی مدیریت هر پدیده‌ی نوظهوری در سازمان است. تصمیمات تاکتیکی و اقدامات فوری از مشخصه‌های مدیریت بحران به شمار می‌آیند. مدیران بحران در سازمان‌ها تلاش می‌کنند بحران‌های بالقوه‌ی سازمان را شناسایی و پیش‌بینی کنند و اقداماتی را در راستای پیشگیری از وقوع بحران انجام دهند. درواقع آن‌ها تمام قوای خود را به کار می‌گیرند تا اثرات مخرب اجتناب‌ناپذیر بحران‌ها را به حداقل برسانند.
به‌طورکلی راهکارهایی که به‌منظور مدیریت بحرانِ سازمان در نظر گرفته می‌شوند درواقع در جهت تمرکز کردن بر روی شیوه‌هایی است که ریسک آسیب‌پذیری سازمان‌ها را در مواجهه با هرگونه بحرانی به حداقل برسانند و سازمان‌ها بتوانند تداوم خدمات خود را در مقابل ریسک‌های پیش‌آمده، تضمین کنند.
پیرسون و کلایر معتقدند مدیریت بحران به معنای تلاش سازمان‌یافته توسط اعضای سازمان به همراه ذی‌نفعان در خارج از سازمان در راستای پیشگیری یا مدیریت مؤثر بحران‌ها است.
مراحل مدیریت بحران در سازمان
روبه‌رو شدن با بحران و پذیرش آن درواقع به معنی انجام دادن هر اقدامی است به‌منظور کاهش خسارت‌ها. برخی از سازمان‌ها پیش از مواجهه با بحران برای آن برنامه‌ریزی می‌کنند. چنین اتفاقی موجب عملکرد و تصمیم‌گیری درست در شرایط بحرانی می‌شود. اما سازمان‌هایی که در پیش‌بینی و شناسایی بحران‌ها کوتاهی می‌کنند مسلما دچار ضرر و زیان بیشتری خواهند شد. مدیرانی که درک و پیش‌بینی مناسبی از احتمال بحران در سازمان ندارند سازمان‌های خود را در معرض خطرات بیشتری قرار می‌دهند.
یک نمونه‌ی بارز عدم مدیریت بحران برمی‌گردد به تجربه‌ی تلخ شرکت کوکاکولا در ابتدای قرن ۲۱ که به توزیع محصولات آلوده در اروپا متهم شد. منتهی به دلیل عدم وجود مدیریت بحران و برنامه‌هایی از پیش تعیین‌شده برای مقابله با بحران‌های احتمالی، مدت‌زمان بسیار زیادی طول کشید تا این شرکت تصمیم گرفت موضوع را به‌صورت جدی بررسی کند. درست در زمانی که یک‌سوم ارزش سهام خود را ازدست‌داده بود. درنتیجه به دلیل کوتاهی و بی‌تدبیری مدیران بسیاری از مشتریان کوکاکولا پیام‌های منفی زیادی را در مورد محصولات این شرکت شنیدند و خواندند و اعتمادشان نسبت به این برند خدشه‌دار شد.
بعد از بررسی و انجام اقدامات لازم به‌منظور مدیریت بحران، مدیران برای رهایی از تنش‌ها و فشارهای ناشی از بحران نیازمند وقفه و تجدیدقوا هستند. این مرحله به جهت پیدا کردن مقصر در نظر گرفته نشده است بلکه مدیران می‌توانند با دید باز و واقع‌بینانه‌ای خطاهای موجود را شناسایی کرده و راهکارهای بهتری را برای جلوگیری از تکرار اشتباهات جست‌وجو کنند. علاوه بر این خسارات ناشی از بحران در سازمان باید به‌طور دقیق ارزیابی شوند. از سوی دیگر ارزیابی راهبردهای به‌کاررفته در برنامه‌ی مدیریت بحران در سازمان می‌تواند به معنای این باشد که آیا استفاده از همین راهبردها در آینده می‌توانند به همین میزان اثربخش باشند؟
بازنویسی برنامه‌ی مدیریت بحران در سازمان:
چنانچه از قبل سازمان برنامه‌ای در راستای مدیریت بحران‌های احتمالی تدوین کرده باشد باید مورد بازبینی قرار‌گیرد. چراکه تجربه‌های حاصل از بحران‌های گذشته باید در نسخه‌ی جدید برنامه لحاظ شوند. همکاری مدیران و کارکنان سازمان در این امر باعث به وجود آمدن تغییراتی مثبت در برنامه‌ی مدیریت بحران می‌گردد. ضمن اینکه در چنین شرایطی آسیب‌پذیری سازمان‌ها به‌شدت کاهش می‌یابد.
مدیران هوشمند در این مرحله باید در تلاش باشند که همواره چشم و گوششان را به‌خوبی باز نگه‌دارند تا بتوانند نشانه‌های اولیه‌ی خطر بحران را شناسایی کنند. اگرچه ممکن است پیش‌بینی یک بحران در سازمان خیلی دقیق از آب درنیاید ولی باید به‌عنوان یک بخش اساسی از برنامه‌ریزی مدیریت بحران در نظر گرفته شود.
در این قسمت می‌خواهیم شما را با دو تکنیک ارزشمند برای موفقیت بیشتر در احساس بحران به شما آموزش دهیم:
تکنیک اول: قدم زدن در سازمان این امکان را برای شما فراهم می‌کند تا از فاصله‌ی نزدیک‌تری با کارکنان و زیردستان خود در تماس باشید. در چنین حالتی شما راحت‌تر می‌توانید در جریان گفت‌وگوی همکاران خود به‌ویژه آن‌ها که در قسمت فروش هستند قرار بگیرید. این تکنیک ایده‌های بهتر و بیشتری را در مورد روند شکل‌گیری بحران‌های احتمالی در سازمان در اختیار شما قرار می‌دهد.
تکنیک دوم: کار شبکه‌ای: هر چه مدیران در انجام امور بیشتر مشارکت و همکاری کنند می‌توانند دسترسی بهتری به اطلاعات داشته باشند. کار شبکه‌ای دامنه‌ی تماس‌های بیرونی مدیران را افزایش داده و احتمال موفقیت‌آمیز دسترسی به اطلاعاتی که مرتبط با بحران‌های احتمالی هستند را چندین برابر می‌کند.
مطلب مرتبط: چرا برخی از کسب‌وکارها در شرایط سخت رشد می‌کنند؟
امروزه دیگر بحران‌ها تبدیل به واقعیتی جدانشدنی از ماهیت سازمان‌ها شده‌ا ند. بحران‌های سازمانی معمولا در اثر رویدادها و عوامل طبیعی و غیرطبیعی و به‌طور ناگهانی به وجود می‌آیند و سازمان و جامعه را متحمل زیان و خسارت می‌کنند. به همین دلیل سازمان‌ها باید همراه با توسعه و افزایش بهره‌وری خود توانایی مواجهه با بحران‌های مختلف را تقویت نمایند. متأسفانه در جامعه‌ی کنونی باوجود عدم ثبات در وضعیت اقتصادی این واقعیت روشنی است که مدیران باید در دنیای کسب‌وکار برای هرگونه عدم اطمینانی آماده باشند. 
