به‌عنوان مدیر یک سازمان حتما در مواقع بحرانی دچار سردرگمی شده‌اید که آیا باید تعدیل نیرو داشته باشید یا نه؟ بدون‌شک برای سازمان‌ها کار دشواری است که به این موقعیت برسند و بهترین تصمیم‌گیری را انجام دهند. چراکه زندگی فعلی و آینده‌ی افرادی که در مجموعه‌ی شما فعالیت می‌کنند، به‌شدت تحت‌الشعاع این مسئله قرار خواهد گرفت. اینکه همکاران شما به‌واسطه‌ی تصمیمتان برای تعدیل نیرو دچار استرس و نگرانی شوند دور از انتظار نیست. اما باید ببینیم که منظور از تعدیل نیرو چیست و تا چه اندازه قابل اجراست؟ تا چه حد می‌توان از بروز آن جلوگیری کرد.
بعضی از مدیران اخراج کارکنان را با تعدیل نیرو اشتباه می‌گیرند. درست است که در برهه‌ای از زمان مدیر ناچار به فسخ قرارداد با کارمندان می‌شود، منتها باید برای آن‌ها به‌وضوح توضیح دهد که منظور از تعدیل نیرو چیست و با چه هدفی انجام می‌گیرد؟ گاهی یک سازمان به خاطر پاره‌ای از تغییرات، تعدیل نیرو می‌کند و لازم می‌داند که همکاری خود را با برخی از نیروها قطع کند.
گاهی برای نگه‌داشت سازمان ضروری است که تعدیل نیروی انسانی انجام شود. در این راستا با اقداماتی می‌توان شرایط را برای این نیروها مساعد کرد. برای مثال می‌توان بیمه این افراد را تمدید کرد و یا بخشی از حقوق یک ماه بیکاری را برای آن‌ها درنظر گرفت. درهرصورت باید بتوانید در مواقع بحران همچنان امنیت شغلی را در سازمانتان حفظ کنید. کارمندان نباید حس کنند دیگر امیدی به بهتر شدن شرایط نیست. حمایت و پشتیبانی از نیروها در شرایط بحرانی نگرانیشان را برطرف و احساس مسئولیتشان را دوچندان می‌کند.
تعدیل نیرو چه پیامدهای منفی برای کسب‌وکار ما خواهد داشت؟
همه به‌خوبی می‌دانیم که این موضوع برای هیچ‌کس خوشایند نیست. چراکه خروج برخی از کارمندان باعث می‌شود روحیه‌ی کارتیمی در سایر افراد به‌مراتب کمتر شود. ازطرفی سایر نیروها در معرض افسردگی و در مواقعی بیماری‌های جسمی و روانی قرار می‌گیرند که باعث افت عملکرد قابل توجهی در آن‌ها نیز می‌گردد. بالطبع این وضعیت در بخش گسترده‌ای از جامعه تأثیرات منفی خود را خواهد گذاشت. چون چشم این نیروها به همان دستمزدی هست که دریافت می‌کنند. به‌یاد داشته باشید که حس ناامنی شغلی، روحیه را تضعیف و کیفیت عملکرد شغلی را نابود می‌کند.
ازطرفی اگر به صورت مکرر این تعدیل نیرو اتفاق بیفتد سازمان محبوبیتش را از دست خواهد داد. ازسوی دیگر این اتفاق باعث می‌شود که سازمان هزینه‌های جبران‌ناپذیری را تحمل کند. مثل پیگیری‌های قانونی کارکنان و طی کردن مراحل قانونی پس از آن. بنابراین هر جور که بخواهید حساب کنید این کار ریسک بزرگی است و برای مدیران و کارفرمایان پروسه‌ی سخت و دشواری به‌همراه خواهد داشت.
اما بهتر است تعریفی کوتاه از تعدیل نیرو داشته باشیم:
تعدیل نیرو گاهی به معنی فسخ قرارداد است که در شرایط بحرانی اتفاق می افتد. مدیران برای اینکه بتوانند بحران اقتصادی را پشت‌سر بگذارند ناچار به انجام چنین راهکاری می‌شوند. گاهی برنامه‌ها و قوانین سازمان ایجاب می‌کنند که تعدیل نیرو انجام شود.
بعضی‌ها تفاوتی بین تعدیل نیرو و اخراج قائل نمی‌شوند که این اشتباه خودش به‌تنهایی خیلی دردسرساز خواهد شد. اخراج کارمند بنا به دلایل مختلفی چون ناکارآمدی و یا سمی بودن کارمند اتفاق می‌افتد. درصورتی‌که تعدیل نیرو این‌گونه نیست و اگر خداحافظی اتفاق بیفتد به دلیل بحران مالی شرکت و قوانین دیگر است. به همین دلیل مدیران باید متوجه این موضوع باشند که بدون تدبیر دست به چنین کاری نزنند. چون تعدیل نیرو هم خودش نیاز به مقدماتی دارد که باید به‌درستی انجام شود.
مطلب مرتبط: چگونه اخراج کارمند را به او اطلاع دهیم؟
آیا تعدیل نیرو تنها راه خروج از بحران است؟
دورکاری
کارمندانی که قرار است در لیست افراد دورکار قرار بگیرند را مشخص و قوانین روشنی را برای آن‌ها درنظر بگیرید. خیلی از مدیران شرح وظایف در این شرایط را بیان نمی‌کنند. بنابراین کارکنان نمی‌دانند چه کاری باید انجام دهند و چه میزان حقوق قرار است دریافت کنند؟!
به‌یاد داشته باشید شما به‌عنوان مدیر نقشی اساسی را برعهده دارید. اگر وظیفه‌ای را به شخصی محول می‌کنید که می‌دانید در زمان دورکاری از عهده‌ی آن کار بر نمی‌آید، بدانید و آگاه باشید که تنها وقت خودتان را تلف کرده‌اید. بنابراین شناخت نقش کارکنان و چگونگی اثرگذاری آن‌ها در تیم از ابتدای استخدام قطعا می‌تواند در شرایط بحرانی مؤثر واقع شود. این شناخت به نفع سازمان خواهد بود، چراکه کارکنان در این شرایط استرس کمتری را تجربه می‌کنند.
شاید لازم باشد با این وضعیت، جلسات به صورت حضوری برگزار نشوند. شما باید در جریان پیگیری جلسات قرار بگیرید و افرادی که قرار است در جلسه شرکت کنند را مشخص و هدایت کنید.
مطلب مرتبط: دورکاری چیست؟ معایب و مزایای آن
قبل از هر تصمیمی برنامه‌ریزی دقیقی اتخاذ کنید
بسیاری از سازمان‌ها با استخدام‌های نامنظم شرایط را سخت‌تر می‌کنند. این کار آسیب زیادی به سازمان وارد خواهد کرد. اگر می‌خواهید کسب‌وکارتان ضرر نبیند، بر اساس معیارهای مشخصی استخدام کنید که بعدا مجبور به تعدیل نیرو نباشید. تعدیل نیرو اگر بیش‌ازاندازه باشد، سازمان را به انحلال می‌کشاند. اگر نیروها را با شاخص‌های عملکرد دقیق ارزیابی کنید دیگر با هر چالشی به تعدیل نمی‌رسید.
مطلب مرتبط: تحلیلی بر تناسب شغل و شاغل
کم کردن هزینه‌ها حاکی از آن است که هنوز تا تعدیل نیرو فاصله دارید. جلوگیری از فسخ قرارداد با کارکنان آن‌ها را متعهد بار می‌آورد و البته کارمندانی که وجدان اخلاقی و وجدان کاری دارند، شرایط را به‌خوبی درک خواهند کرد. جایگزین کردن درست نقش‌ها و مدبرانه عمل کردن خلاقیت را در زمان بحران افزایش می‌دهد.
برای جلوگیری از تعدیل نیرو مرخصی بدون حقوق درنظر بگیرید
با این کار می‌توانید مدتی در پرداخت حقوق فاصله ایجاد کنید. بعضی از سازمان‌ها در مواقع بحرانی کارمندان را برای مدتی به مرخصی می‌فرستند. با این کار به نگه‌داشت کارکنان کمک می‌کنید.
با آنالیز مجدد هزینه‌ها تا جایی که می‌توانید آن‌ها را کاهش دهید
شاید مکانی را اجاره کرده‌اید و در آنجا مشغول به فعالیت هستید. قاعدتا چاره‌ای ندارید جز اینکه بحران را پشت‌سر بگذارید. ازطرفی خیلی از هزینه‌ها وجود دارند که می‌توان با صرف‌نظر کردن از آن‌ها تا حدی شرایط نامساعد را پشت‌سر گذاشت.
درواقع باید بار دیگر تک‌تک هزینه‌ها را مشخص کنید. برای مثال کم مصرف کردن آب‌وبرق، اینترنت و… . شاید هم لازم باشد که خدمات دیگری را لغو کنید. درهرصورت به‌عنوان مدیر سازمان در جریان هستید که استفاده از چه ابزارهایی درحال‌حاضر ضرورتی ندارد. می‌توانید فضای کاریتان را کوچک‌تر کنید یا شاید لازم باشد تقاضای اضافه کاری نیروها را به‌طورموقت لغو نمایید. حواستان باشد باسیاست پیش بروید و همه را از خودتان ناخرسند نکنید.
مطلب مرتبط: ۷ راهکار هوشمندانه برای بهینه‌سازی و کاهش هزینه استخدام
دست از استخدام نیروهای جدید بردارید و از تقسیم کار به نحو درستی استفاده کنید
زمانی‌که هیچ پیشرفتی در روند شرکت احساس نمی‌کنید، حواستان باشد که استخدام بی‌رویه نداشته باشید. تصور کنید افراد جدیدی را بدون درنظر گرفتن میزان تخصصشان و آگاه نبودن از تناسب شخصیتشان با جایگاه شغلی موردنظر استخدام کرده‌اید. حال شرکت به بحران بزرگی رسیده است که کارکنان باید منعطف رفتار کنند و همراه با شما این شرایط نامساعد را پشت‌سر بگذارند.
در چنین شرایطی نیروهایی که با بی‌تدبیری استخدام شده‌اند غیرمنعطف برخورد می‌کنند و مسئله‌ای دیگر به این شرایط اضافه می‌کنند و باید غربال شوند. ناگفته نماند که بعضی از نیروهای متخصص به‌محض اینکه زنگ هشدار تعدیل نیرو را احساس کنند به خواسته‌ی خودشان استعفا می‌دهند. درنتیجه شما به دلیل نگرانی که از این بابت دارید، نیرویی را جایگزین می‌کنید.
در بعضی مواقع این کار ضرورتی ندارد و می‌توانید تقسیم کار داشته باشید. موقعی که یک کار را به صورت تیمی پیش می‌برید همه‌ی افراد تیم میزان حقوقشان و مدت زمان ساعات کاریشان به یک اندازه خواهد بود. همچنین بعضی از نیروهایی که در کارشان حرفه‌ای نیستند نمی‌توانند در این شرایط کمک کننده‌ی خوبی باشند. بنابراین چاره‌ای ندارید جز اینکه قراردادتان را با آن‌ها فسخ کنید. سعی کنید قبل از استخدام تمام این موارد را بررسی کرده تا به مسئله‌ی بزرگی چون تعدیل نیرو برنخورید.
مطلب مرتبط: آیا استخدام نیروی کار جدید می‌تواند بهره‌وری سازمان را افزایش دهد؟
از افزایش بی‌رویه‌ی حقوق جلوگیری کنید
شاید بهتر باشد در این شرایط به‌جای تعدیل نیرو، افزایش حقوق را متوقف کنید. در عوض می‌توانید کارمندان را متقاعد کنید که خبری از رفتنشان نیست و این ثابت ماندن حقوق به دلیل شرایط بحرانی است. دراین‌خصوص باید به پاداش‌ها و مزایایی اشاره کنیم که به جهت تشویق کارکنان درنظر گرفته می‌شوند.
تشویق‌های مالی مثل افزایش حقوق در این شرایط باید با سیاست انجام شوند. بعضا ممکن است این پاداش‌ها موجب شود عملکرد بقیه‌ی کارکنان پایین بیاید. چراکه حس رقابت و حسادت را برمی‌انگیزد. بنابراین سعی کنید در این شرایط با پاداش‌های بی‌رویه ظرفیت گروه را محدود نکنید. وگرنه ناچار خواهید بود تعدیل نیرو داشته باشید.
جمع‌بندی
تعدیل نیرو تنها راه کم کردن هزینه‌ها و عبور کردن از شرایط بحرانی نیست، اما بسیاری از کارفرمایان نمی‌دانند که باید قبل‌ازآن چه روش‌هایی انجام دهند. به همین دلیل ضررهای غیرقابل‌جبرانی به سازمانشان وارد می‌کنند. پس شما مدیر عزیز ابتدا باید آنالیزی از کارمندان فعلی داشته باشید. تا کارتان به تعدیل نیرو نرسد و اگر هم رسید آسیب کمتری را حس کنید.
بهتر است قبل از تعدیل نیرو پتانسیل کارمندان را کشف کنید. چراکه اگر نقش‌ها در سازمان درست تعریف نشده باشند با تعدیل نیرو هم تغییر مثبتی را حس نخواهید کرد. چشم‌انداز جدید را بسنجید و تمرکزتان را روی اهداف و قوانین جدید بگذارید. موضع افراد را مشخص کنید و قبل از اینکه این اتفاق بیفتد شاخص‌هایتان را بررسی کنید. هدف‌هایی که باعث سود رسانی به شرکت می‌شوند را موشکافی و تا جایی که امکان دارد از تعدیل کردن نیروها جلوگیری کنید.
