ارزیابی به عنوان یکی از وظایف پراهمیت مدیران آموزشی به حساب میآید که میزان پیشرفت را در راستای اهداف اندازهگیری مینماید و سبب تشخیص بهموقع انحرافات و انجام اقدامات اصلاحی یا تغییرات در سازمانها میگردد. بدین سبب همواره سازمانها بهدنبال یافتن راههایی برای ارزیابی و انتخاب افرادی هستند که از دانش، مهارت و تواناییهای خاصی برای موفقیت در کانون ارزیابی برخوردار باشند. زیرا امروزه در مقایسه با گذشته، ایفای نقش مدیریت از نظر توسعهی ارتباطات، چارچوب و پیچیدگی اهداف و وظایف سازمانی، توسعه ابهام افکار و انتظارات کارمندان و همچنین مهارتهای استفاده از تجهیزات، بسیار سخت و دشوار شده است.
ازطرفی، با توجه به هزینههای بالای منابع انسانی، بهخصوص آموزش نیروی انسانی، استخدام مناسبترین شخص برای سازمانهای مدرن به اصلیترین دغدغه کارفرمایان تبدیل شده است. ازاینرو، در سالهای اخیر نقش و اثرگذار بودن کانونهای ارزیابی آنچنان برای سازمانها روشن شده که استفاده از آن در فرآیند استخدام و ارتقاء کارمندان به یک شیوه پرکاربرد مدیریتی تبدیل گردیده است. درنتیجه کانون ارزیابی در جهت رسیدن به این هدف و کمک به سازمانها برای استخدام بهترین گزینههای استخدامی در راستای فرصتهای شغلی نقش پراهمیتی دارد.
منظور از کانون ارزیابی چیست؟
کانون ارزیابی، محاسبه دقیق و مفصل مهارتها، سازگاری سازمانی و نیازهای توسعهی فردی با ارزیابی آنها از نظر شایستگیهای مختلف موردنیاز جهت موفقیت در کار با استفاده از چندین ابزار است که در آن تعدادی کاندیدا در مجموعه تمرینها یا آزمونها شرکت کرده و توسط ارزیابان آموزش دیده، از نظر شایستگی، مورد مشاهده و ارزیابی قرار میگیرند. سپس امتیاز کلی شرکتکنندگان در جلسه همرایی و طی نشستی میان ارزیابان یکپارچه میگردد.
کانون ارزیابی برخلاف آنچه که امکان دارد از نام آن برداشت شود، یک مکان خاص نیست، بلکه ترکیبی ساختار یافته از تکنیکهای ارزیابی است که بهکار برده میشود تا امکان ارزیابی کلی و دقیق از هر شرکتکننده را فراهم نماید. هر سازمانی برای ارزیابی نیروی کار آینده یا فعلی خود به دلایل مختلفی ازجمله استخدام، شناسایی نیازهای آموزشی، شناسایی پتانسیل بالا و برنامهریزی جانشینی، از کانون ارزیابی استفاده مینمایند. به عبارتی، کانون ارزیابی در شناسایی شایستگیهای مدیران، انتخاب، ارتقاء و پرورش آنها نقش بسیار مهمی دارد.
از سوی دیگر، کانون ارزیابی ابزاری مؤثر و مفید است که در راستای استخدام، جانشینی، برنامهریزی و توسعهی نیروی انسانی در تمامی سازمانها، پیادهسازی و اجرا میشود. بدین جهت بسیاری از سازمانهای بزرگ که مدیریت استعداد و توسعه کارکنان بخشی از استراتژیهای کلان آنها است، از ابزار کانون ارزیابی در راستای پیادهسازی این جریان استفاده میکنند. چراکه استفاده از کانون ارزیابی فرآیند انتخاب و جذب کارمندان را به شکل حرفهای ارتقاء میدهد. علاوهبر آن، استفاده از کانون ارزیابی به اشخاص این فرصت را خواهد داد تا مهارتهای خودشان را در موقعیتهای گوناگون شبیهسازی شده نشان دهند. بدین معنا که در این فرآیند، افراد بارها در موقعیتهایی قرار میگیرند که در جایگاه شغلی خودشان نیز با آن مواجه شده و یا مواجه خواهند شد.
مطلب مرتبط: کانون ارزیابی چیست؟ آشنایی با مفاهیم، مزایا و کاربردهای آن در استخدام
شرکت کنندگان در کانون ارزیابی چه کسانی هستند؟
شرکت کنندگان در کانون ارزیابی معمولاً افرادی هستند که برای یک نقش یا پست خاص در یک سازمان در حال ارزیابی هستند. این افراد میتوانند از متقاضیان شغلی که به دنبال استخدام هستند، کارکنان داخلی که به ترفیع درون سازمانی روی میآورند، یا افرادی که در دورههای توسعه استعداد شرکت میکنند، باشند. علاوهبر آن، ارزیابهای حرفهای منابع انسانی، رؤسای بخشها یا مشاوران خارجی هستند که فرآیند ارزیابی را طراحی و نظارت مینمایند.
ارزیابها عملکرد کاندیدها در تمرینهای مختلف را مشاهده و ارزیابی میکنند تا بر اساس تواناییها و معیارهای از پیش تعیین شده، شایستگی ایشان برای نقش موردنظر را تعیین نمایند. تعامل و ارزیابی این دو گروه کلیدی، کاندیدها و ارزیابها، به فرآیند مرکز ارزیابی متمرکز بوده و هدف آن شناسایی بهترین تطابق برای نقش موردنظر است.
ارزیابی کنندگان در کانون ارزیابی چه کسانی هستند؟
ارزیابی کنندگان در کانون ارزیابی به عنوان افراد حرفهای بهشمار میآیند که مسئول طراحی، انجام و ارزیابی عملکرد شرکت کنندگان در تمرینهای مختلف ارزیابی هستند. ارزیابی کنندگان میتوانند شامل افرادی ازجمله متخصصهای منابع انسانی، مدیران بخشی یا مشاوران خارجی با تخصص در ارزیابی تواناییها و مهارتها باشند. این دسته از افراد نقش اساسی در مشاهده و امتیازدهی عملکرد کاندیدها، ارائه بازخورد و انجام ارزیابیهای مرتبط با شایستگی آنها برای یک نقش یا پست خاص دارند. ارزیابی کنندگان مسئول اطمینان از اینکه فرآیند ارزیابی منصفانه، سازگار و مطابق با نیازها و معیارهای خاص سازمان باشد، هستند و درنهایت در انتخاب و توسعه افراد متناسب واجد شرایط کمک مینمایند.
مطلب مرتبط: ارزیاب کیست؟ وظایف ارزیاب در کانون ارزیابی
۸ راهکار ویژه برای موفقیت در کانون ارزیابی
۱ـ درک معیارهای ارزیابی
ابتدا با درک کامل معیارهای ارزیابی و توانمندیهایی که سازمان به دنبال آنها هست شروع نمایید. به مطالعه توصیف شغلی، دستورالعملهای مرکز ارزیابی و هرگونه موارد ارائه شده بپردازید تا مهارتها و خصوصیات موردنیاز را شناسایی کنید. درنتیجه فرآیند آمادهسازی خودتان را با این موارد تطبیق دهید.
۲ـ تمرین کردن تمرینات ارزیابی
کانونهای ارزیابی معمولاً شامل مجموعهای از تمرینها مانند بازی نقش، گفتوگوهای گروهی، ارائهها و مطالعات موردی هستند. برای موفقیت در کانون ارزیابی بهتر است این تمرینها را به صورت پیشینه برای آشنایی با قالب و بهبود مهارتهای خود انجام دهید. به منابع آنلاین دسترسی پیدا کنید، در تمرینهای مجازی شرکت نمایید و یا با مربیان حرفهای برای دریافت بازخورد تماس بگیرید.
۳ـ تقویت مهارتهای ارتباطی
ارتباط مؤثر اغلب یک توانمندی کلیدی در جهت موفقیت در کانون ارزیابی بهشمار میآید. بر روی مهارتهای ارتباطی شفاهی و غیرشفاهی خودتان کار کنید. تمرین در ارتباط مؤثر، گوش دادن فعال به دیگران، بیان فکرهای خود به صورت واضح و استفاده از زبان بدن برای انتقال اعتماد و مشارکت را به کار ببرید. همچنین بهتر است در صورت نیاز به دورههای سخنرانی عمومی یا ارتباطی شرکت کنید.
۴ـ توسعه توانایی حل مسئله
بسیاری از تمرینهای کانون ارزیابی شامل سناریوهای حل مسئله هستند. توانمندیهای حل مسائل خودتان را با کار بر روی مطالعات موردی و سناریوهای فرضی بهبود بخشید. از چارچوبهای حل مسائل ساختارمند مانند روش .S.T.A.R، برای ارائه جوابهای خود به صورت منطقی استفاده نمایید.
مطلب مرتبط: ۱۵ تکنیک کاربردی برای تقویت مهارت حل مسئله
۵ـ همکاری مؤثر
تمرینهای گروهی در کانونهای ارزیابی بسیار رایج هستند. تمرین برای همکاری با دیگران، انجام نقشهای مختلف در یک تیم و ارائه بازخورد سازنده در راستای موفقیت در کانون ارزیابی پراهمیت هستند. بهتر است بر روی حفظ نگرش مثبت، نشان دادن انعطافپذیری و حل تعارضها بهصورت حرفهای تمرکز نمایید.
۶ـ مدیریت زمان
مدیریت زمان یکی از راههای اصلی، موفقیت در کانون ارزیابی است. اطمینان حاصل کنید که قادر به اختصاص دادن زمان به طور مؤثر برای هر تمرین هستید. تمرین تنظیم محدودههای زمانی را برای خودتان انجام دهید تا مطمئن شوید که میتوانید وظایف محوله را در زمانهای از پیش تعیین شده، بدون اینکه احساس شتاب کنید، به انجام برسانید.
۷ـ خود ارزیابی و بازخورد
خود ارزیابی و بازخورد یکی از راههای شناسایی نقاط قوت و ضعف برای موفقیت در کانون ارزیابی به شمار میرود. جویا شدن نظرات از منابع، همکاران یا دوستانی که میتوانند ارزیابی صادقانهای از عملکرد شما ارائه کنند نیز میتواند مفید باشد. همچنین از این بازخورد برای بهبود مهارتها و رفع نقاط ضعف استفاده کنید.
۸ـ مدیریت استرس و حفظ اعتماد
کانونهای ارزیابی ممکن است محل استرس نیز باشند، اما حفظ آرامش در چنین شرایطی بسیار مهم است. بهتر است استراتژیهای مدیریت استرس، مانند تنفس عمیق، تصور و تکنیکهای ذهن آگاهی را در خودتان توسعه دهید. علاوهبر این، با تمرین و یادآوری دستاوردها و تواناییهای خود اعتمادبهنفستان را بالا ببرید.
کدام تمرینات جهت موفقیت در کانون ارزیابی مورد استفاده قرار میگیرند؟
تمرینات نقش آفرینی
مهارتهای اولویتبندی و تصمیمگیری در تمرینات نقش آفرینی بسیار کلیدی هستند. در تمرینات نقش آفرینی، از متقاضیان انتظار میرود که سناریویی را با گروهی از همتایان یا تنها یک یا چند مصاحبه کننده اجرا نمایند. معمولاً نمونه سناریوهای این تمرینات ممکن است شامل رسیدگی به شکایات مشتریان یا بازاریابی یک نام تجاری جدید باشد. از متقاضیان خواسته میشود که با درنظر گرفتن عوامل متعدد موجود در محیط شبیهسازی شده، شرایطی را تجزیه و تحلیل کرده و راهحلهایی را پیشنهاد نمایند و یا مورد بحث قرار دهند و به هدف برسند.
تمرینات گروهی
بهطور معمول تمرینات گروهی در کانونهای ارزیابی مورداستفاده قرار میگیرند و ماهیت آنها مشابه مصاحبه گروهی هستند. تمرینات گروهی بحثهایی ارزیابی شدهاند که بیشتر شامل گروه کوچکی از متقاضیان شغلی (معمولاً بین ۶ تا ۱۰ نفر) هستند و این افراد به سؤالی که توسط ارزیاب یا استخدام کننده مطرح میگردد، پاسخ میدهند. این تمرینات گروهی بسته به نقش شغلی، به دو حالت نقشهای تعیین شده و تعیین نشده انجام میگیرند. عملکرد هر یک از متقاضیان باتوجه به معیارهای عملکرد همانند رهبری و متقاعد کننده بودن، سنجیده شده و مورد ارزیابی قرار میگیرند.
مصاحبههای گروهی
مصاحبههای گروهی، ماهیتی مشابه مصاحبههای عادی دارند که فقط امکان دارد به جای یک استخدام کننده یا عضو گروه، سه تا شش شخص در گروه حضور داشته باشند. اشخاص حاضر در این گروه به مشاغلی که سازمان جذب نیرو در آن فعالیت دارد، بستگی دارند و ممکن است این افراد از منابع انسانی، مشاوران، اعضای گروه و یا شرکا و همدستان باشند. در شروع مصاحبه، اعضای گروه خودشان را معرفی کرده و نحوهی انجام مصاحبه را توضیح میدهند.
تمرینات ارائه
تمرینات ارائه جهت تجزیه و تحلیل مهارتهای ارتباطی، ارائه و متقاعدکننده بودن متقاضیان مورد استفاده قرار میگیرند. به عنوان مثال ممکن است متقاضیان گزارشی دریافت نمایند و از آنها خواسته شود که نظرات خود را در مورد مطالب ارائه دهند. معمولاً در پایان تمرینات ارائه تعدادی سؤال مطرح میگردد.
تستهای روانسنجی
برای موفقیت در کانون ارزیابی از آزمونهای روانسنجی جهت تجزیه و تحلیل مهارتها و تواناییهای متقاضی و مطابقت آنها با نیازمندیهای موقعیت شغلی استفاده میشوند. بهطوری که این آزمونها برای برگزیدن متقاضی مناسب جهت شغل خاص طراحی شدهاند. تستهای روانسنجی بهصورت کتبی و یا بهصورت آنلاین انجام میگیرند که به سازمانها کمک مینمایند تا متقاضی شغل مناسب خودش را بهراحتی پیدا کند. ممکن است رسانهای که برای انجام این آزمایشها استفاده میشود نیز به صورت آنلاین و یا کتبی باشد. تستهای روانسنجی را به دو دسته زیر تقسیم مینمایند:
آزمونهای استعداد و توانایی
آزمونهای استعداد و توانایی، آزمونهای استانداردی هستند که جهت اندازهگیری استدلال منطقی یا عملکرد تفکر طراحی شدهاند و شامل سؤالات چند گزینهای بوده و تحت شرایط سختگیرانه برگزار میشوند. این آزمونها عبارتانداز: توانایی عددی، توانایی کلامی، استدلال انتزاعی، استدلال مکانیکی، استدلال فضایی و تستهای بررسی خطا و دادهها که صدها یا حتی هزاران از این آزمایشها در بازار وجود دارند.
آزمونهای شخصیت
آزمونهای شخصیت، پرسشنامههای استاندارد شدهای هستند که جنبههای شخصیتی متقاضی را بهطور واضح نشان میدهند. این آزمونها برای تعیین واکنشهای معمول درخواست کننده در شرایط مختلف استفاده میشوند. کارفرمایان طی فرآیند استخدام هر فرد برای موفقیت در کانون ارزیابی به چندین عامل ازجمله: چگونه کنار آمدن با سایر افراد، واکنش شخص در موقعیتهای پرتنش و سایر اشکال نگرش نسبت به موقعیتهای شغلی و غیرشغلی توجه بیشتری مینمایند.
تأثیر کانون ارزیابی در مصاحبه استخدامی
مصاحبههای شغلی نقاط بسیار مهمی در مسیر حرفهای فردی هستند. آنها به عنوان دروازهای به فرصتها و پتانسیل رشد حرفهای عمل میکنند. در تعقیب یک موقعیت شغلی مطلوب، معمولاً کاندیداها خود را دربرابر انواع روشهای ارزیابی مختلف مییابند که یکی از این روشها کانون ارزیابی است. کانون ارزیابی یک رویکرد ارزیابی چند وجهی است که میتواند تأثیر قابل توجهی بر روی موفقیت کاندیداها در مصاحبه شغلی داشته باشد. زیرا برای کاندیداها، کانون ارزیابی چالشها و فرصتها را ارائه میدهد.
گاهی این تجربه ممکن است تا حدی تنشآور باشد، چراکه کاندیداها به تمریناتی تحت فشار که توانایی حل مسائل، مهارتهای ارتباطی، تیمی و تطبیق آنها را ارزیابی مینمایند، میپردازند. فشار برای عملکرد در یک محیط کنترل شده و غیرآشنا ممکن است سخت باشد. بدین حال، این تجربه همچنین فرصت منحصربه فردی برای نمایش تواناییها و نشان دادن نحوه برخورد آنها با سناریوهای شغلی واقعی فراهم میکند. ازطرفی، کانون اریابی به کارفرمایان کمک میکند تا تصمیمات استخدامی خود را با ارزیابی کاندیداها در یک شیوه واقعیگرا تأمین نمایند.
مصاحبههای سنتی ممکن است همیشه نشان ندهند که کاندیداها چگونه در شغل خود عمل خواهند کرد و این ممکن است منجربه اشتباهات گرانقیمت استخدامی گردد. بدین سبب کانون ارزیابی این خطر را با ارائه نمایش دقیقتری از پتانسیل کاندیدا کاهش میدهد. علاوهبر آن، کانون ارزیابی، عدالت و بیطرفی در فرآیند استخدام را ترویج میدهد. این برای کاهش تبعیضهایی که ممکن است در مصاحبههای مبتنی بر تعاملهای شخصی وارد شوند، بسیار مفید است. هر کاندیدا بر اساس مجموعه یکسانی از تمرینات و معیارها ارزیابی میشود که تضمین میکند ارزیابی متنوعتر و منصفانهتری انجام شود.
روشهای غلبه بر ترس حضور در کانون ارزیابی
داشتن آمادگی
یکی از کارآمدترین راهها برای مقابله با ترس حضور در کانون ارزیابی، آمادگی دقیق است که از اهمیت بالایی برخوردار میباشد. آشنا شدن با آنچه که انتظار دارید، درک تمرینات ارزیابی و آشنایی با معیارهای ارزیابی میتواند اضطراب را به شدت کاهش دهد. کاندیداها باید به تحقیق در مورد سازمان، نقشی که برای آنها درنظر گرفته شده و تخصصی که کانون ارزیابی آن را ارزیابی میکند، بپردازند. مصاحبات شبیهسازی، تمرینات عملی و شجاعانه و درخواست راهنمایی از مشاوران حرفهای میتوانند به کاندیداها کمک نمایند تا اعتمادبهنفس پیدا کرده و احساس کنترل را تجربه کنند.
تمرین تکنیکهای آرامش
قبل از ورود به کانون ارزیابی، کاندیداها میتوانند از تکنیکهای آرامش برای آرام کردن اعصاب خود بهره ببرند. تمرینات تنفس عمیق، مدیتیشن و تصور میتوانند به کاهش اضطراب و افزایش تمرکز کمک نمایند. اختصاص چند دقیقه برای تمرکز و پاک کردن ذهن میتواند در حفظ حوصله در طول تمرینات ارزیابی بسیار کارآمد باشد.
مدیریت زمان
مدیریت زمان بهمعنای مؤثر بودن در طول کانون ارزیابی است و میتواند تنش را کاهش دهد. کاندیداها باید زمان خود را به درستی برای هر تمرین اختصاص دهند و اطمینان حاصل نمایند که وقت کافی برای تکمیل تمام وظایف دارند. اجتناب از شتاب و عجله در لحظات آخر و حفظ نظم میتواند ترس از عدم توانایی در اتمام و یا عملکرد خوب بهدلیل محدودیتهای زمانی را کاهش دهد.
گفتوگوی مثبت با خود
قدرت گفتوگوی مثبت با خود را نباید دستکم گرفت. کاندیداها باید به خودشان یادآوری کنند که نقاط قوت و تواناییهای آنها چیست. تکرار عملکردهای مثبت و تمرکز بر دستاوردهای خود میتواند اعتمادبهنفس را افزایش دهد. دور کردن افکار منفی و مشکوک به خود، در غلبه بر ترس بسیار مهم است.
تمرین و آشنایی
کاندیداها باید در تمرینهای نقش آفرینی شرکت کرده و تمرینهای ارزیابی را که در کانون ارزیابی انجام خواهند شد را تمرین کنند. هرچه کاندیداها بیشتر با تمرینات آشنا باشند، در روز ارزیابی عملکرد موفقتری خواهند داشت. آشنایی باعث افزایش اعتمادبهنفس میشود و اعتمادبهنفس ترس را کمتر میکند.
جستوجوی حمایت
بهتر است کاندیداها از دوستان، خانواده یا راهنما حمایت بجویند. صحبت کردن در مورد ترسها و دلایل ناراحتی با افرادی که به آنها اعتماد دارند، میتواند حمایت عاطفی و انگیزه لازم را برای حضور در جلسه فراهم کند. این اشخاص با دانستن اینکه یک شبکه حمایتی دارند، میتوانند اعتمادبهنفس خود را تقویت کرده و اضطراب را کاهش دهند.
توسعه استراتژیهای مقابله
کاندیداها میتوانند استراتژیهای مقابله را برای مقابله با ترس در زمان واقعی توسعه دهند. هنگام مواجهه با وظیفههای چالشبرانگیز یا موقعیتهای پرفشار، داشتن یک برنامه میتواند اختلافات را کاهش دهد. این ممکن است شامل تجزیه و تحلیل مسئله به بخشهای کوچکتر و قابل مدیریتتر، جستوجوی بازخورد از ارزیابان یا گرفتن استراحتهای کوتاه برای تمرکز مجدد و انرژیدهی باشد.
تمرکز بر فرآیند، نه نتیجه
ترس معمولاً از فشار برای دستیابی به نتیجه خاص نشئت میگیرد. کاندیداها باید تمرکز خود را از نتیجه نهایی به فرآیند خود منتقل کنند. تمرکز بر انجام هر وظیفه به بهترین شکل ممکن به جای اینکه آنها فکر کنند در شغل خود بهترین هستند، میتواند اضطراب را کم کرده و عملکرد را بهبود ببخشد.
پذیرفتن ناکامیها
باید برای کاندیداها مفهوم شود که هیچ کسی کامل نیست. اشتباهات و نقصها بخشی از فرآیند یادگیری هستند. بدین سبب به جای ترس از شکست، کاندیداها باید آن را به عنوان یک فرصت برای رشد درنظر بگیرند. پذیرش ناکامیها میتواند ترس از انجام خطاها در تمرینات کانون ارزیابی را کاهش دهد.
سخن نهایی
ارزیاب یکی از مهمترین ارکان کانون ارزیابی است که بر اساس تحقیقات، اعتبار کانونهای ارزیابی به ارزیابان بستگی زیادی دارد. ازطرفی، کانون ارزیابی مدیران یکی از شیوههای نظارت و بررسی و سنجش افرادی که خواهان بهدست آوردن جایگاه مدیریت و سمتهای حساس در سازمانهای مختلف هستند، به شمار میرود. امروزه اکثر اشخاصی که برای مدیریت و مقامهای حساس شغلی انتخاب میشوند، باید روشهای موفقیت در کانون ارزیابی را بهطور کامل یاد بگیرند. زیرا این روشها علاوهبر پرسشهای شفاهی یا کتبی، شخص را در شغل شبیهسازی شده خودش قرار میدهد تا بتواند انتخابی دقیق بر مبنای شایسته سالاری و گزینش عادلانه داشته باشد.
انجام این کار با هدف انتخاب بر اساس معیار شایستگی و رعایت عدالت انجام میگیرد و درنهایت شخصی که شایسته جایگاه مدیریت است، انتخاب میشود. بهطورکلی، کانون ارزیابی روشی است که در آن با به کارگیری تکنیکهای استاندارد تحت شرایط کنترل شده، کاندیدهای شغلی را مورد ارزیابی قرار میدهند. درنتیجه با درک معیارهای ارزیابی و تمرین روشهای موفقیت در کانون ارزیابی به راحتی میتوانید در کانون ارزیابی عملکرد بهتری داشته باشید و احتمال موفقیت خود را افزایش دهید.