هرچقدر هم بخواهید از زیر صحبت کردن با رئیستان دربروید، بالاخره روزی فرامی‌رسد که کارتان پیش رئیس گیر است و مجبور می‌شوید ترس و اضطراب را کنار گذاشته و رودررو و شفاف در مورد خواسته‌ی خود با او صحبت کنید. در سخت بودن این کار شکی نیست مخصوصا اگر در مورد مسائلی مانند افزایش حقوق، دریافت پاداش، گرفتن مرخصی، استعفا دادن و مواردی ازاین‌دست بخواهید باب صحبت را با او باز کنید. علی‌الخصوص وقتی‌که مهارت کافی برای انجام یک مکالمه‌ی اثربخش را نداشته باشید. اساسا پیش بردن یک مکالمه‌ی اثربخش ظرافت‌های خاص خودش را دارد. درعین‌حال که باید نکاتی را برای تجربه‌ی یک مکالمه‌ی تأثیرگذار و لذت‌بخش رعایت کنید، باید به ارزش‌ها و اعتقادات خود پای بند باشید و به عزت‌نفستان لطمه نزنید.
ما در دنیای ارتباطات زندگی می‌کنیم و عدم مهارت در ارتباطات می‌تواند مانع موفقیت و پیشرفت ما در حوزه‌های مختلف شود. ازاین‌رو مذاکره و مکالمه اثربخش و هدفمند راهی به‌سوی رسیدن به تفاهم و موفقیت است.
برای داشتن یک مکالمه‌ی اثربخش باید چه‌کار کنیم؟
آسمان ریسمان نبافید و درخواستتان را واضح و شفاف بیان کنید:
در یک مکالمه‌ی اثربخش بهتر است از حاشیه پردازی خودداری کنید. کسی که مقابل شما نشسته رئیس شماست و طبیعتا خیلی پرمشغله‌تر از آن است که ساعت‌ها آنجا بنشیند و به داستان‌های شما گوش دهد. در مورد هر چیزی که قصد دارید با او صحبت کنید هرچقدر هم سخت و عجیب به نظر برسد خیلی واضح و صریح بگویید تا او نیز بتواند به‌خوبی در مورد آن فکر کند و تصمیم بگیرد.
وقت‌شناس باشید:
به خلق‌وخو و قواعد شخصی افراد احترام بگذارید. هر زمان که خودتان صلاح دیدید نباید وارد اتاق شوید و با او صحبت کنید. ممکن است رئیس شما جزء آن دسته از افرادی باشد که ترجیح می‌دهد تمام قرارهای ملاقات با هماهنگی قبلی او انجام شوند. از سوی دیگر برای یک مکالمه‌ی اثربخش، تعیین زمان مناسب نیز بسیار حائز اهمیت است. اگر قصد دارید مطلب مهمی را مطرح کنید در شرایط پرفشار و بحرانی سراغ او نروید. مطمئن باشید در چنین شرایطی جلسه‌ی مطلوبی نخواهید داشت.
مواظب زبان بدنتان باشید:
بارها به این موضوع اشاره‌شده است که بخش مهمی از منظور شما در زبان بدن، حالت چهره و لحن شما نهفته است و فقط درصد کمی به واژه‌هایی که بیان می‌کنید بستگی دارد. پس لطفا پیش از ورود به اتاق رئیس قدری ریلکسیشن انجام دهید و با زبان بدنی مطمئن و مقتدرانه جلسه‌ی خود را آغاز کنید. حواستان باشد دست‌وپاهایتان را بیش‌ازحد تکان ندهید. خمیده و قوزکرده بر روی صندلی ننشینید. ناخن نجوید. با ضربه‌های مکرر انگشتان دستتان دسته‌ی صندلی را سوراخ نکنید. مدام نگاهتان را از او ندزدید و تلاش کنید ارتباط چشمی مؤثری با او داشته باشید. شک نکنید که داشتن زبان بدن کنترل‌شده و قوی رمز یک مکالمه‌ی اثربخش است.
خودتان را دست‌کم نگیرید:
به‌هرحال شما عضوی از آن سازمان محسوب می‌شوید. رئیستان به دلیل قابلیت‌ها، مهارت‌ها و توانمندی که داشتید از شما دعوت به کارکرده است. پس از بیان خواسته‌ی خود خجالت نکشید. اگر تابه‌حال کارمند مؤثری برای سازمان بوده‌اید و عملکرد مناسبی داشتید شک نکنید که رئیستان تمایل دارد از نظرات شما جویا شود. پس با اعتمادبه‌نفس پیشنهادات منطقی خود را محترمانه مطرح کنید. حتی اگر احساس می‌کنید ممکن است به مذاق او خوش نیاید.
وفادار باشید:
اگر به هر دلیلی در روند کاری خود مرتکب قصور و اشتباهی شده‌اید، مسئولیت آن را بپذیرید و صادقانه با رئیستان در میان بگذارید. پنهان کردن اشتباهات و به‌اصطلاح خودمان ماست‌مالی کردن آن‌ها خلاف اصول اخلاقی است. برای او توضیح دهید که متوجه اشتباهتان هستید و از انجام آن پشیمان شده‌اید و قصد جبران دارید. بی‌تردید در ازای صداقتی که نشان می‌دهید، احترام بیشتری دریافت خواهید کرد. هر چه بیشتر بتوانید پیوندی قوی و مبتنی بر صداقت با رئیستان برقرار کنید از حمایت و پشتیبانی بیشتری برخوردار خواهید شد. یکی از اصلی‌ترین وظایف مدیران، مدیریت بحران است. پس بهتر است پیش از آن‌که فاجعه‌ای به بار آید او را مطلع سازید تا چاره‌ای بیندیشد.
در بیان نارضایتی‌ها عجله نکنید:
اگر احساس نارضایتی می‌کنید و از موضوعی شکایت دارید باید بتوانید با دلیل و مدرک درباره‌ی آن صحبت کنید. باید خود را حسابی به شواهدی مبتنی بر واقعیت مجهز کنید. در غیر این صورت باید دور پاداش و ارتقا شغلی را خط بکشید. رئیس شما به‌اندازه‌ی کافی به چم‌وخم کار آگاه است و ممکن است اصلا نیازی به نظرات شما نداشته باشد. مگر زمانی که خودش از شما درخواست کرده باشد. پس قلدر بازی درنیاورید و اجازه دهید وقت و زمان مناسبش فرابرسد.
هرگز اشتباه رئیستان را در جمع مطرح نکنید:
هر سخن جایی و هر نکته مکانی دارد. هیچ فردی را در دنیا نمی‌توانید پیدا کنید که از شنیدن اشتباهش در جمع ذوق‌زده شود. چه برسد به اینکه این اشتباه در جمع زیردستان بیان شود. اگر واقعا آن‌قدر اشتباه مهمی است که نیاز به مطرح‌شدن دارد کمی صبوری کنید و پس‌ازاینکه سایر کارکنان اتاق را ترک کردند، آن را مطرح نمایید.
حواستان باشد که تحت تأثیر خلق‌وخوی ایشان قرار نگیرید:
اینجاست که باید هوشمندی به خرج دهید و سعی کنید که قلق و خلق‌وخوی رئیستان را بشناسید تا بتوانید با زیرکی یک مکالمه‌ی اثربخش را رقم بزنید. ممکن است در این میان متوجه چیزهایی شوید که قدری اعصابتان را خرد کنند. به‌طور مثال تناقض در حرف و عمل رئیستان شما را همواره دچار سردرگمی میکند. یا حتی سبک مدیریتش که همیشه توأم با دیکتاتوری بوده است روی مغز شما باشد. این ویژگی‌ها نباید شما را اذیت کنند. به‌هرحال شما وارد بازی شده‌اید و باید قواعد آن را بپذیرید. هرگز تلاش نکنید که او را تغییر دهید بلکه تا می‌توانید طرز رفتار خودتان را کنترل کنید.
از مشورت با مافوق غافل نشوید:
یکی از موارد قابل‌توجه در اصول مکالمه‌ی اثربخش با رئیس که درنهایت به تصمیمات اثربخش منجر می‌شود این است که اول مدیر مرتبط با حوزه‌ی کاریتان را در جریان پیشنهاد یا تقاضای خود قرار دهید. نظر او را دراین‌باره مطلع شوید. پس‌ازآن می‌توانید با همراهی و همفکری مافوقتان به سراغ رئیس بروید و موضوع را برای او شرح دهید.
تست مذاکره پیره: کلید موفقیت در مذاکرات
نمی‌توان یک سبک مشخص را به‌عنوان سبک ایدئال یا صحیح برای تمام مکالمات در نظر گرفت. اما با توجه به موضوع و رسمی بودن مکالمه‌ی شما باید نکاتی را مدنظر قرار دهید. حالا تصور کنید ابزاری در اختیار شما قرار دهند تا با استفاده از آن بتوانید سبک مذاکره‌ی خود و رئیستان را تشخیص دهید. خب حالا ممکن است با خود بگویید دانستن این موضوع چه کمکی به شما میکند؟ چگونه می‌تواند شرایط یک مکالمه‌ی اثربخش را فراهم کند؟ گاهی اوقات ممکن است درست در میان یک مکالمه‌ی مهم و حساس، احساسات بر شما غلبه کنند و به‌طور کل فرمان مکالمه از دستتان خارج شود و نتوانید آن‌طور که باید طرف مقابل را متوجه منظور خود کنید.
تست مذاکره پیره این قدرت را به شما می‌دهد که علاوه بر شناخت سبک خودتان در مذاکرات با سبک مکالمه‌ی رئیستان نیز تا حد زیادی آشنا شوید. شناخت نقاط قوت و ضعف خود در انواع مکالمات باعث می‌شود تا با تمرین و برنامه‌ریزی مؤثر در جهت تقویت و از بین بردن آن‌ها تلاش کنید. اما ممکن است این سؤال برایتان به وجود آمده باشد که وقتی رئیسمان این تست را انجام نداده ما چطور می‌توانیم متوجه سبک مذاکره‌ی او شویم؟
شما با خواندن تفسیر کامل این تست در سایت ما می‌توانید ویژگی‌ها و نشانه‌های مرتبط با هر سبک را در افراد دوروبرتان جست‌وجو کنید. در این صورت با دانستن نکات مثبت و منفی رئیستان در مذاکره و به‌کارگیری ترفندهایی که تنها شما از آن‌ها اطلاع دارید مکالمه را به نفع خودتان تمام کنید. مطمئن باشید امتحانش هیچ ضرری ندارد.
از انتقادها کینه به دل نگیرید:
حساب روابط کاری را از مابقی روابطتان جدا کنید. اگر رئیس شما به هر دلیلی از نحوه‌ی عملکردتان انتقاد میکند به این معنی نیست که با شما خصومت شخصی دارد. شما در حال انجام یک کار حرفه‌ای هستید. در روابط حرفه‌ای چنین برداشت‌هایی قابل توجیه نیستند. مکالمه‌ی اثربخش زمانی اتفاق می‌افتد که طرفین آزادی بیان داشته باشند و بتوانند در فضایی صمیمی و درعین‌حال حرفه‌ای نقاط ضعفشان را ترمیم و نقاط قوت را تقویت کنند.
حرف رئیستان را قطع نکنید:
این اصل مکالمه‌ی اثربخش که دیگر رئیس و غیر رئیس نمی‌شناسد. هیچ‌وقت موقع صحبت کردن دیگران وسط حرفشان نپرید. همیشه صبور باشید تا حرفشان تمام شود وگرنه نمی‌توانید نظرتان را به شکل سازنده‌ای مطرح کنید. برای صحبت‌های دیگران ارزش و احترام قائل شوید تا آن‌ها هم متقابلا با دقت و توجه شنونده‌ی صحبت‌های شما باشند.
مکالمه‌ی اثربخش یعنی یک مکالمه‌ی هدفمند
اصلا به چه منظوری می‌خواهید با رئیستان جلسه بگذارید؟ هدف شما از این مکالمه چیست؟ آیا واقعا انجام آن ضرورت دارد؟ اگر نتوانید با او صحبت کنید چه اتفاقی می‌افتد؟ اغلب رؤسا از وراجی و جلسه‌های بی‌برنامه و هدف بدشان می‌آید. مگر اینکه قرار باشد خودشان این کار را بکنند. پس بهتر است برای اینکه با واکنش بدی مواجه نشوید با هدف مشخصی وارد جلسه شوید.
بیشتر از گوینده بودن، شنونده‌ی فعالی باشید:
اساسا گوش دادن همیشه فعلی سخت‌تر از صحبت کردن است. در هر مکالمه‌ای افراد بیشتر دلشان می‌خواهد سخنرانی کنند تا زحمت سکوت کردن و گوش دادن را به خود بدهند. شنونده‌ی فعال بودن مهارتی است بسیار ارزشمند و به‌دردبخور که به دست آوردنش کار چندان راحتی نیست؛ اما از ارکان اصلی مکالمه اثربخش محسوب می‌شود. سعی کنید بیشتر از آن‌که جواب دهید سؤال بپرسید، از نظرات رئیستان در مورد ایده‌های خود مطلع شوید. به آن‌ها حس مهم بودن را القا کنید.
جمله‌بندی خوبی داشته باشید:
متأسفانه در مکالمات شفاهی دیگر دکمه‌ی Delete یا برگشت وجود ندارد. هر چیزی که به زبان می‌آورید در ذهن طرف مقابل حک می‌شود. پس قبل از شروع جلسه اندکی زمان بگذارید و جملاتتان را با خود مرور کنید. دقت داشته باشید که از کلمات و دستور زبان صحیح استفاده کنید. سعی کنید از جادوی کلمات بهره ببرید و مکالمه‌ای اثربخش از خود بر جای بگذارید.
