آیا می‌دانید منظور از ارائه بازخورد به کارکنان چیست؟ بهترین راه‌های ارائه بازخورد مؤثر برای رسیدن به نتایج مثبت چیست؟ یا چگونه می‌توان با ارائه بازخورد مناسب به کارکنان کمک کرد؟ منظور از ارائه بازخورد یا فیدبک، جذب و افزایش رفتارهای درست برای بالا بردن و بهبود عملکرد کارکنان و حذف رفتارهای نادرست است که در مورد نحوه پیشرفت عملکرد افراد اطلاعاتی به آن‌ها داده و برای حل مشکلاتشان راهکارهایی را ارائه می‌دهد.
ارائه مؤثر بازخورد به کارکنان در موقعیت‌های مختلف موجب ایجاد حس خوب در آن‌ها و تأیید عملکرد مثبتشان خواهد شد. این موضوع باعث می‌شود که انرژی و انگیزه کارکنان دوچندان شده و بهره‌وری آن‌ها افزایش یابد و در بلندمدت، شاهد موفقیت کسب‌وکارشان باشند.
ارائه بازخورد به کارکنان چگونه بهره‌وری آن‌ها را افزایش می‌دهد؟
یکی از مهم‌ترین اهداف کلیدی برای هر کسب‌وکار، به حداکثر رساندن بهره‌وری کارکنان است و این کار هنگامی می‌تواند به‌درستی انجام گیرد که کارکنان به‌موقع و به‌طور مفید بازخورد دریافت کنند. زیرا ارائه مؤثر بازخورد به کارکنان به دلیل ایجاد انگیزه، تعهد و تمرکز در آن‌ها از اهمیت بسیاری برخوردار است.
برای انجام یک تجارت حتی کوچک هیچ‌چیز مهم‌تر از نیروی انسانی نیست، اگر کارمندانتان خوشحال و پرانرژی باشند بهره‌وری آن‌ها افزایش پیدا خواهد کرد و این دقیقا همان چیزی است که شما برای بهبود سطح تولید و کارایی و رشد کسب‌وکارتان به آن نیاز دارید. زمانی می‌توانید این کار را به بهترین نحو ممکن انجام دهید و شاهد نتایج و تأثیرات شگفت‌انگیز آن باشید که در وهله‌ی اول از وجود تناسب بین شغل و شخصیت کارمندانتان مطمئن شوید.
هرچه قدر هماهنگی و همخوانی موجود بین ویژگی‌های شخصیتی و مدل رفتاری آن فرد با جایگاه شغلی که در آن مشغول به فعالیت است بیشتر باشد، راهکارهای مورداستفاده شما نیز مؤثرتر خواهند بود.
مطلب مرتبط: تحلیلی بر تناسب بین شغل و شخصیت
۱۲ پیشنهاد ویژه برای ارائه بازخورد به کارکنان به‌منظور افزایش بهره‌وری آن‌ها
حتما فکر می‌کنید که چرا ارائه بازخورد مؤثر برای کسب‌وکار تا این حد ضروری و حیاتی است و چطور می‌توان بهره‌وری کارکنان را دوچندان کرد. فردی که می‌خواهد بازخوردی را ارائه دهد با دیدگاهی منحصر به خودش کار دیگران را موردبررسی قرار می‌دهد. این دیدگاه فوق‌العاده ارزشمند برای فرد در حال انجام‌وظیفه است که می‌تواند ایده‌های جدیدی به ذهنش برسد یا کاستی‌هایش را ببیند که قبلا از آن‌ها غافل بوده است.
اگر هم کارش بدون عیب و نقص باشد می‌فهمد که بازخورد مثبتی داشته و این کار برایش انرژی‌بخش خواهد بود. بنابراین بسیار مهم است که روش‌های ارائه بازخورد مؤثر را بشناسیم و بر اساس موقعیت بازخورد مناسب را انتخاب کنیم تا به افزایش بهره‌وری کارکنان کمک کرده و در کنار رشد فردی، رشد کسب‌وکار نیز را بهبود بخشیم.
۱ـ نسبت به فعالیت‌های کارکنان بی‌تفاوت نباشید و از عملکرد آن‌ها قدردانی کنید
بسیاری از مدیران تصور می‌کنند که کارکنانشان از عملکرد خوب خود آگاهی دارند و نیازی به بازخورد یا یادآوری ندارند. اما این فقط یک باور اشتباه است و قدردانی و تحسین کردن به هر طریقی باعث خشنودی و رضایت کارکنان می‌شود. همیشه سعی کنید جلسات بازخورد را با توضیح درباره آنچه کارمندانتان انجام داده‌اند شروع کنید تا بتوانید به‌درستی قدردانی‌تان را نسبت به همکاری سازنده و موفقیت کسب‌شده نشان دهید.
این کار موجب خوشحالی آن‌ها خواهد شد و انرژی بیشتری برای ادامه فعالیت پیدا خواهند کرد و زمانی تأثیر واقعی آن را در افزایش بهره‌وری کارکنان خواهید دید که در حضور تمام اعضای تیم کاری از کارکنانتان تعریف و قدردانی کنید.
مطلب مرتبط: ۱۰ موردی که باید به خاطر آن‌ها به کارکنانتان پاداش دهید!
۲ـ راهکارهایی را برای افزایش بهره‌وری به آن‌ها پیشنهاد دهید
برای افزایش بهره‌وری کارکنان در ابتدا بهتر است که نحوه عملکرد مشاغل سازمان را موردبررسی قرار داده و در صورت نیاز به تغییر، نحوه و مسیر تغییر را مشخص کنید. در یک کسب‌وکار کوچک هرچه قدر اولویت‌بندی کارها حائز اهمیت باشد، تهیه لیست‌های بلندمدت و کوتاه‌مدت نیز به همان اندازه مهم است.
با تعیین برنامه، هر یک از کارمندان را به تهیه لیستی از کارهای روزمره تشویق کنید تا مطمئن باشید که کارهای اولویت‌بندی شده را به‌درستی و به‌موقع به اتمام می‌رسانند یا تمام روز را مشغول به انجام رساندن وظایف خود هستند. بنابراین تهیه و اولویت‌بندی کارها و اهداف بر اساس لیست‌های کوتاه‌مدت و بلندمدت موجب بهبود بهره‌وری می‌گردد.
مطلب مرتبط: ۷ اقدام برای توسعه کارمندان که هر کارفرمایی باید انجام دهد!
۳ـ تلاش کنید تا یک محیط کار ایده آل برای آن‌ها فراهم کنید
اگر می‌خواهید در ارائه بازخورد به کارکنان مؤثر عمل کنید باید از کار کردن آن‌ها در شرایط بهینه اطمینان حاصل نمایید. دمای محیط کاری بر روند کار و بهره‌وری کارمندان سازمان تأثیرگذار است.
باید مطمئن شوید که سیستم گرمایشی و تهویه هوا در زمان‌ها و فصل‌های مناسب به‌درستی کار می‌کنند. محیطی که بیش‌ازحد سرد یا بیش‌ازحد گرم باشد تمرکز حواس کارکنان را از بین می‌برد. زیرا باید زمان بیشتری را صرف تنظیم دمای وسایل سرمایش و گرمایش کنند. همچنین از وجود مقدار زیادی نور طبیعی در محیط کار اطمینان حاصل کنید. افرادی که در کنار پنجره و نور طبیعی کافی کار می‌کنند، تمرکز بیشتری هنگام کار کردن دارند.
۴ـ صادق و روراست باشید
یکی از نکات مهم در دادن بازخورد مؤثر به کارکنان صادق و روراست بودن است که به‌شدت بر روی بهره‌وری کارکنان تأثیر می‌گذارد. هنگامی‌که مستقیما در مورد مسئله‌ای صحبت می‌کنید رک بوده و رفتار انسانی داشته باشید یا جزئیات را با درایت و درعین‌حال صریح بیان کنید.
هرچه قدر سخنانتان را واضح و شفاف بیان کنید احتمال اینکه کارمندانتان پیام شما را بهتر درک کنند بیشتر خواهد بود. سعی داشته باشید که از رویارویی با مشکلات طفره نروید و به‌طور مستقیم به حل آن‌ها بپردازید و اجازه دهید تا کارمند شما نیز به همین صورت عمل کند.
مطلب مرتبط: نشانه‌های ضعف در مدیریت و چگونگی تبدیل آن‌ها به نقاط قوت
۵ـ تا می‌توانید برای کارکنان خود انگیزه ایجاد کنید
برای افزایش بهره‌وری در سازمان به کارکنان انگیزه دهید و به بهترشان تشویقشان کنید تا بهترین و باکیفیت‌ترین نوع عملکردشان را به شما نشان دهند. ایجاد انگیزه، تشویق و حتی پاداش دادن به کارمندان باعث بیشتر شدن انرژی و تلاش آن‌ها می‌گردد. اگر هر یک از کارمندان شما موفقیتی را کسب کرد حتما آن را به بقیه نشان دهید تا با انجام این کار احساس رضایت خاطر و به‌تبع آن رضایت شغلی را در او ایجاد کنید تا همین امر منجر به ایجاد انگیزه در دیگران شود.
این دسته از کارکنان علاقه و تمایل درونی به کار و پتانسیل کافی برای گرفتن انگیزه دارند. هنگامی‌که برای کار بیشتر و بهتر به کارمندانتان انگیزه داده و در ازای آن پاداش می‌دهید حتما آن‌ها بهبود و تقویت عملکردشان را در اولویت لیست کارهای خود قرار خواهند داد.
مطلب مرتبط: ۱۴ گام مؤثر برای ایجاد انگیزه در کارکنان
۶ـ به کارمندان فرصت دورکاری دهید
کار کردن از راه دور یک روش مناسب ارائه بازخورد مفید و مؤثر به کارکنان برای افزایش بهره‌وری در سازمان است. هنگامی‌که کارکنان خارج از سازمان و در خانه به انجام وظایف خویش می‌پردازند ساعات بیشتری را کار می‌کنند، کمتر مرخصی می‌گیرند و عملکرد بهتری نیز دارند. بهتر است موقعیت‌هایی را به جهت کار کردن از راه دور برای کارمندانتان فراهم کنید و ساعات در دسترس بودن از راه دور را برای آن‌ها تعریف کنید و از آن‌ها بخواهید که گزارش دقیق و کاملی در خصوص نحوه عملکرد و سرعت انجام امور به شما ارائه دهند.
مطلب مرتبط: مزایا و معایب دورکاری کارمندان
۷ـ برای کارمندان انگیزه‌های مالی ایجاد کنید
با ایجاد انگیزههایی در زمینه پاداش‌های مالی تمام کارکنان شما در هر سطحی که باشند می‌توانند از آن‌ها بهره ببرند. هرچند که بخش مدیریت بیشتر بر روی سطوح بالاتر و کارمندان ارشد تمرکز می‌کند. اما بهتر است از ایجاد انگیزه برای سطوح پایینتر نیز غافل نشوید تا تمام توان خودشان را برای موفقیت در کسب‌وکارتان به کار بگیرند.
شاید انجام این کار هزینه زیادی برایتان داشته باشد اما اگر می‌خواهید شاهد تحولات چشمگیری در کسب‌وکارتان باشید باید پرداخت‌های اضافی و ارائه پاداش‌های مالی را در مخارج ماهانه یا سالیانه خود تعریف کنید.
مطلب مرتبط: چگونه جبران خدمات کارمندان بهره‌وری سازمان را افزایش می‌دهد؟
۸ـ از کارکنان در زمان نیاز حمایت و پشتیبانی کنید
حمایت و پشتیبانی از کارکنان ازجمله ارائه تجهیزات لازم، حمایت عاطفی در برابر انتقادهای ناعادلانه، همدلی کردن و پشتیبانی برای ایجاد توازن بین کار و زندگی آن‌ها در صورت نیاز ازجمله بهترین و مؤثرترین روش‌های ارائه بازخورد به کارکنان است. هنگامی‌که در زمان نیاز از کارمندانتان پشتیبانی کنید این حمایت هرگز فراموش نخواهد شد و سبب به وجود آمدن وفاداری، تعهد و خوش‌بینی بیشتر نسبت به سازمان می‌گردد.
۹ـ جلسات دوستانه و غیررسمی فرصت خوبی برای بازخورد دادن به کارکنان هستند
با ایجاد جلسات فردی با هر یک از کارکنان می‌توانید بازخوردهای مثبت و تأثیرگذاری به آن‌ها ارائه دهید. اگر می‌خواهید کارمندانتان را به رهبران و تصمیم‌گیرندگانی مهم و مستقل تبدیل کنید گاهی خارج از ساعات کاری زمانی را برای ترتیب این جلسات و ارائه بازخورد اختصاص دهید. حتی برای تأثیرگذاری بیشتر و بهتر این کار بسیار ارزشمند می‌توانید این جلسات را به‌صورت هفتگی نیز برگزار کنید.
۱۰ـ تنها به پاداش‌های مالی اکتفا نکنید
ارائه آموزش‌های خاص به‌طور گسترده در بهبود دانش و عملکرد کارکنان بسیار کمک‌کننده خواهد بود. می‌توانید برای این کار از نرم‌افزارهای تخصصی ازجمله نرم‌افزار مدیریت یادگیری که دوره‌های مختلف مفید و سودمندی را به کارمندان ارائه می‌دهد، استفاده کنید تا آن‌ها مهارت‌های قدیمی خود را به‌روز کرده و برخی از مهارت‌های شغلی جدید و پول‌ساز را بیاموزند.
از آموزش‌های عملی استفاده کنید زیرا این نوع آموزش‌ها به کارکنان این اجازه را می‌دهد تا برخی از وظایف آموزشی را آزمایش و تجزیه‌وتحلیل کنند. بنابراین شما می‌توانید پیشرفت کارمندانتان را ردیابی کنید.
مطلب مرتبط: ۱۵ مهارت شغلی پردرآمد و ثروت ساز که باید به‌سرعت بیاموزید
۱۱ـ حل مسئله را جایگزین سرزنش و تحقیر کنید
به‌جای نشان دادن ناامیدی‌های مربوط به نحوه‌ی عملکرد کارکنان، بر روی حل مسائل آن‌ها تمرکز کنید. نکته اصلی و مهم بازخورد، تمرکز کافی بر روی واقعیت‌ها و حل مسائل است. اگر کارمندی به‌طور مداوم کار و پروژه‌های خود را دیرتر از مهلت مقرر تحویل می‌دهد حتما به‌جای اینکه با او رفتار بدی داشته باشید یا بگویید که از اهمال‌کاری‌های پی‌درپی او خسته شده‌اید، با آرامش با فرد موردنظر صحبت کرده و بگویید که عملکردش بر روی کل تیم تأثیر منفی می‌گذارد. سعی کنید روی واقعیت‌ها به‌جای احساسات با مثال‌های خاص تأکید کرده و پیشنهادهای مفیدی را ارائه دهید تا بتوانید به کارمند در حل مسئله کمک کرده باشید.
۱۲ـ ساعات کاری را محدود نکنید
به دلیل بهره‌وری متفاوت افراد در طول روز باید ساعات کاری را انعطاف‌پذیر کنید. در نظر گرفتن یک شیفت کاری ثابت آن‌هم به مدت‌زمان طولانی یا سخت کار کردن از اولین ساعات صبح ممکن است برای همه افراد مفید نباشد. به‌جای اینکه کارمندان چند ساعت متوالی و مداوم در طول روز کار کنند بهتر است اجازه دهید تا در دو بازه زمانی کوتاه‌تر کار خود را انجام دهند تا کارایی بالاتری داشته باشند.
به‌طور مثال می‌توانید به کارکنانتان اجازه دهید که از ساعت ۸ صبح تا ۱ بعدازظهر به انجام وظایف خود بپردازند و بعد به استراحت و ناهار بروند و سپس روز کاری خود را از ساعت ۳ بعدازظهر تا ۶ عصر به پایان برسانند. با انجام این کار و پس از ۲ ساعت استراحت کارمندان انرژی تازه‌ای دریافت خواهند کرد که سبب عملکرد بهتر آن‌ها خواهد شد.
سخن نهایی
شما بهعنوان یک مدیر خوب نباید اهمیت ارائه بازخورد به کارکنان را نادیده بگیرید و برای افزایش بهره‌وری آن‌ها تلاش بیشتری داشته باشید. هنگامی‌که اهمیت بهره‌وری را برای موفقیت سازمان درک کردید باید مراحل درست و صحیحی را برای محاسبه و افزایش این منبع باارزش تجاری انجام دهید. برای این کار حتما باید به چیزهایی که برای کارمندان و سازمانتان مفید است توجه کافی داشته باشید تا بهره‌وری را بهبود ببخشید.
در شرایطی که شما به انواع مختلف به کارکنان بازخورد می‌دهید کارکنان دقیق میفهمند که به چه نحوی و در چه زمانی باید وظایف و کارشان را به‌درستی انجام دهند. البته کارکنان نیز باید نسبت به این مسائل حساس باشند و مدام اهمیت ارائه بازخورد را در سازمان به مقامات بالا گوشزد کنند.
