امروزه یکی از مؤلفههای اساسی جهت موفقیت و دستیابی به اهداف سازمانی، آموزش سازمانی است. زیرا فضای رقابتی کسبوکارها با چالشها و تغییرات زیادی مواجه است. به همین دلیل وجود کارمندان بااستعداد، متعهد و باانگیزه برای پایداری و ثبات یک سازمان امری بسیار ضروری است. به عبارتی، آموزش کارکنان به عنوان یکی از اساسیترین و پربارترین وظایف مدیران و سازمانها بهحساب میآید و مزایای بسیاری برای سازمان، کارکنان و سایر افراد مربوطه دارد. بدین سبب ارائه آموزشهای مناسب به کارمندان، امکان دستیابی به دانش و تجربههای جدید، افزایش کارایی و بهبود کارکرد، کاهش تعداد خطاها و اشتباهات، توسعه مهارتها، توسعه فردی و سازمانی، افزایش رضایت شغلی و … را به دنبال دارد.
حال فرقی نمیکند که کارکنان به تازگی وارد سازمان شما شدهاند یا چند سالی است که از فعالیت آنها در سازمانتان میگذرد، در هر صورت تمام کارمندان به آموزشهای لازم در زمینه حرفه خود و تقویت مهارتهای نرم و ویژگیهای فردی نیازمند هستند. بهطور کلی، برای هر آموزش سازمانی کارکنان، باید اهداف خاص و معینی درنظر گرفته شود و با ارزیابی دانش و مهارت و بازخورد کارکنان هر سازمان بتواند به این نتیجه برسد که آیا با بودجه و منابع مالی و زمانی که جهت آموزش کارمندان خود هزینه نموده و اختصاص داده، توانسته است به اهداف موردنظر خودش برسد یا خیر؟ درنتیجه سازمانها باید برای آموزش پرسنل خود تا جایی که میتوانند تلاش نمایند و برنامههای آموزشی مناسبی برای کارکنان خود طراحی کنند تا نیازهای مختلف کارکنان را برآورده سازند و بهبود مهارتها و عملکرد آنها را تضمین نمایند.
منظور از آموزش در سازمان چیست؟
تئوری آموزش سازمانی، مفهومی است که برای اولین بار در دهه ۱۹۹۰ مورد توجه مدیران قرار گرفت و توسعه یافت و در یک تعریف ساده و کلی، فرآیند انتقال دانش در یک سازمان را توصیف مینماید و طی آن یک سازمان یا شرکت، از دانش جهت بهبود عملکرد و دستیابی به اهداف خودش استفاده مینماید. به عبارتی آموزش سازمانی، فرآیندی است که طی آن دانش عملی انتقال پیدا نموده و سطح کارکرد کارمندان و تواناییهای آنها موقع کار را افزایش میدهد.
درحقیقت، آموزش در سازمان بهصورت رویکردی تاکتیکی عمل میکند که کارکنان با کمک آن مهارتهایی را یاد میگیرند و این مهارتها بر روی عملکرد شغلی و مسئولیتهایشان تأثیر میگذارند. آموزش در سازمانها به عنوان زیرمجموعهای از فعالیتهای منابع انسانی، شامل انتقال دانش است، یعنی بجای تمرکز بر توسعه، بر روی یادگیری تمرکز دارد. چالشهای آموزش کارکنان، ممکن است فنی، سازمانی یا زمینهای باشد و میتواند در قالبهای متنوعی ازجمله: دورههای آموزشی حضوری یا آنلاین، سمینارها، کارگاهها، آموزش در داخل سازمان، منابع آموزشی مختلف و … ارائه گردد.
همچنین در این آموزش، محتوای از پیش تعریف شدهای طبق برنامه به تمام اعضای یک سازمان ارائه میگردد. بدین سبب محتوا اصولاً شخصیسازی نمیشود، چراکه تنها یک مدیر یا فقط یک کارمند موضوع جدیدی یاد نمیگیرد، بلکه آموزش برای تمام اعضای یک سازمان یا حداقل بخشی از جمعیت سازمان خواهد بود. این فرآیند طی تمام دوره کاری کارمندان ادامه خواهد داشت تا آنها تازهترین دانش و مهارتهای موردنیاز خودشان را جهت انجام وظایف و تسلط بر فرآیندهای کاری کسب نمایند.
مطلب مرتبط: آیا مدیران به آموزش نیازی ندارند؟
انواع آموزش سازمانی
آموزش جهتگیری
آموزش جهتگیری یا مقدماتی، شامل اطلاعات اولیهای است که افراد جدید استخدام شده در یک سازمان، جهت آمادگی و عمل کردن به وظایف خود نیاز دارند. این نوع آموزش پرسنل، هم برای کارکنان و هم برای مدیرانی است که مرتبه شغلی خود را به تازگی کسب کردهاند. بنابراین این نوع آموزش سازمانی شامل آموزش نیروهای جدید، آمادهسازی این اشخاص برای موفقیت در موقعیت شغلی جدید خود، پیگیری سؤالات احتمالی و کمک کردن به آنها جهت عملکرد بهتر در سازمان است. همچنین آموزش کامل نرمافزارهای سازمانی، آموزش عملی تجهیزات، آموزش مهارتهای نرم همچون خدمات مشتری، تیمسازی و … جزء این نوع آموزش بهحساب میآیند.
آموزش رهبری
قطعاً آموزش رهبری برای مدیران فعلی، راهی برای تجدید، نوسازی و بازآفرینی ذهنیت آنها در مورد مسئولیتهای یک رهبر و… است. آموزش رهبری به سایر کارکنان نشان میدهد که چگونه نقشهای فعلی خودشان را بهتر درک نمایند و یاد بگیرند که برای تبدیل شدن به رهبران استثنایی در آینده، به چه مواردی نیازمند هستند.
آموزش مهارتهای فنی
امروزه در هر صنعتی، برای جلوگیری از خطر عقب ماندن از رقابت، کارمندان باید دائماً آخرین فناوریها موجود را بهروز کرده و مهارتهای فنی را یاد بگیرند. آموزش مهارتهای فنی، یعنی مهارتهای لازم برای انجام دادن واقعی کار و در حوزه موضوعی مرتبط با شغل کارمندان است که نیروهای کاری سازمان را قادر میسازد تا اصلیترین مهارتهای فنی را داشته باشند و بر جنبههای فنی شغل خود مسلط شوند. آموزش مهارتهای فنی یکی از سادهترین انواع آموزش سازمانی کارکنان بهشمار میآید که جهت ارتقاء دانش و مهارتهای کارکنان برای داشتن یک شغل خاص به آنها ارائه میگردد و بر مهارتهایی تمرکز دارد که هر کارمند برای انجام کار خود باید از آن آگاهی داشته باشد.
آموزش انطباق
آموزش انطباق نوعی آموزش در سازمان بهحساب میآید که قوانین و مقررات مرتبط با عملکرد شغلی یا حرفه آنها را آموزش میدهد. با این آموزش، خطرات در محیط کاری به حداقل میرسد و محیط کار برای پرسنل، بهتر و ایمنتر میشود. برنامههایی ازجمله: نحوه مدیریت اطلاعات حساس و محرمانه، نحوه کار با اشخاص مختلف از نظر قومیت، جنسیت و … جزء آموزش انطباق هستند.
آموزش مهارتهای نرم
مهارتهای نرم بر روی ویژگیهای شخصی همچون ارتباطات و حل مسئله تمرکز دارد که برای موفقیت و پیشرفت شغلی فرد، امری ضروری هستند. این نوع آموزش سازمانی برای کسب مشتریان جدید، بهبود روابط فعلی با مشتری، بهبود معیارهای ارائه خدمات و ایجاد یک تیم قوی و پویا، از اهمیت زیادی برخوردار است. مهارتهای نرم بهصورت گسترده ترکیبی از ویژگیهای شخصیتی، رفتارها، نگرشها، موهبتهای اجتماعی، ارتباطات و عادات فردی طبقهبندی میکنند که جهت مشخص کردن روابط با سایر افراد استفاده میشود. همچنین به افراد اجازه میدهد تا بهطور مؤثر ارتباط برقرار نمایند، همکاری کرده و تعارض را مدیریت کنند و درنهایت به سازمان نیز کمک میکند تا فرهنگ سازمانی ایده آل خود را بسازد و روابط را در کل محیط کاری بهبود ببخشد.
آموزش آنلاین
آموزش آنلاین یکی از انواع یادگیری از راه دور است که از طریق اینترنت و در یک محیط کاملاً مجازی و بهصورت آنلاین انجام میگردد. آموزش آنلاین یکی از برترین انواع آموزش سازمانی با استفاده بسیار گسترده در سراسر جهان است که شرکتکنندهها بجای حضور فیزیکی در کلاس درس، از راه دور و تنها با داشتن یک کامپیوتر، لپتاپ، موبایل یا تبلت و اتصال به اینترنت، میتوانند در دوره آموزش خود شرکت نمایند.
آموزش آنلاین در هر زمان و مکان در دسترس است و برای کارفرما و کارمند بسیار راحت است. اجرای یک سیستم مدیریت آموزش در سازمان جهت برگزاری دورههای آموزشی یک راه عالی برای سازماندهی تمام محتوای موردنظر یادگیری در یک مکان بهحساب میآید. همچنین پیچیدگیها و هزینههای بیشازحد ایجاد یک برنامه آموزشی دقیق حضوری را هم برای کارمندان و هم برای سازمان را از بین میبرد.
آموزش فروش
آموزش فروش شامل آموزش انواع تکنیک فروش حرفهای، ابزارهای نرمافزاری و رویکردهای جدید برای فروش است که مهارتهای تیم فروش هر سازمان را بهبود میبخشد. برنامههای آموزش فروش اثربخش، با تمرکز بر روی تعریف مزایای محصولات و خدمات، رسیدگی به نیازهای برآورده نشده مشتری و نزدیکتر نمودن آنها به خرید، احتمال فروش را در سازمان بالاتر میبرد.
آموزش کوتاه مدت
این نوع آموزش سازمانی، شامل دورههای کوتاه مدتی هستند که بین چند روز تا چند هفته طول میکشند. مثلاً هنگامی که نیروی کاری جدید وارد سازمان میشود، آموزشهای مرتبط با مهارت و آموزش کار در سازمان را میبیند که این دوره بین یک هفته تا یک ماه طول میکشد و کوتاه مدت است.
آموزش بلند مدت
دورههایی که بیشتر از ۱۰۰ ساعت طول بکشند، به عنوان دورههای بلند مدت شناخته میشوند. این دورهها امکان دارد بهصورت ترمیک باشند و حتی تا چند سال نیز طول بکشند و یا احتمال دارد کوتاهتر باشند و بعد از چند ماه به پایان برسند.
آموزش خدمات و محصول
یک سازمان بهطور معمول یا محصولات خود را به مشتریان میفروشد و یا به مخاطبان هدف خود، خدمات ارائه میدهد و تنها زمانی میتواند بهصورت مؤثر محصولات یا خدمات خود را به فروش برسانند که تمامی کارمندان آنها تسلط کامل به نوع محصول یا خدمات، تاریخچه آن، ویژگیها، ارزش پیشنهادی منحصربهفردی که محصول یا خدمت ارائه میدهد را داشته باشند. علاوهبر آن باید بهطور کلی بسته به ماهیت کارشان، همه چیز را در مورد محصولات و یا خدمات سازمانشان بدانند.
همه کسانی که با مشتریان در تعامل هستند، به دانش عمیق محصول یا خدمات شغل خود نیاز دارند تا بتوانند به هر گونه سؤالی که توسط مشتریان مطرح میگردد، پاسخ دهند. بنابراین لازم است رؤسای سازمان و مدیران منابع انسانی جهت فروش بیشتر و رشد بالاتر و بجا گذاشتن یک تأثیر خوب و ماندگار در ذهن مشتریان خود، برنامههای آموزشی خدمات و محصول را برای کارکنانشان درنظر بگیرند تا کارکنان از آخرین پیشرفتها و تحولات مربوطه آگاه شوند.
مطلب مرتبط: ۱۰ تکنیک ساده برای ترغیب کارکنان به آموزش
اهداف آموزش سازمانی
افزایش بهرهوری
بدون شک آموزش کارکنان موجب افزایش بهرهوری میشود و کارکنانی که آموزش جامع میبینند، در نقشهای مربوطه، ماهر، کارآمدتر و آگاهتر میشوند و میتوانند بازده کلی خود را افزایش دهند. با افزایش بهرهوری، کارکنان اعتقاد کامل به سازمان، اهداف، چشمانداز، مأموریت و تیم رهبری خواهند داشت و مطمئن میشوند که همکاران و اعضای تیمشان نیز عملکرد و بهرهوری بالایی دارند. همچنین با فراگرفتن ابزارها و تکنیکهای جدید، جهت مقابله با چالشها، اعتمادبهنفس بیشتری پیدا میکنند که درنهایت منجربه افزایش بهرهوری و بهبود عملکرد کارکنان و سازمان میگردد.
افزایش مشارکت کارکنان
آموزش پرسنل باعث افزایش مشارکت و حفظ کارکنان میشود. وقتی کارکنان میبینند که سازمان برای رشد شخصی و حرفهای آنها سرمایهگذاری مینماید، احساس ارزشمندی و انگیزه پیدا میکنند. ارائه فرصتهای آموزشی منظم، تعهد سازمان به نیروی کار خود را نشان داده و سبب افزایش روحیه کارکنان و رضایت شغلی آنها میگردد. درنتیجه کارکنان متعهد، بیشتر در شرکت باقی میمانند که این امر به کاهش گردش مالی، هزینههای مرتبط و افزایش مشارکت کمک مینماید.
ایجاد یک محیط کار ایمنتر
با شیوههای نوین آموزش به کارکنان میتوان به ایجاد یک محیط کار ایمنتر کمک کرد. سرمایهگذاری در آموزش کارمندان، چه با هدف افزایش دانش پروتکلهای ایمنی و چه آموزش تجهیزات، میتواند به کاهش حوادث و صدمات محیط کاری کمک نماید. بنابراین با ایجاد فرهنگ ایمنی و توانمندسازی کارکنان با دانش و مهارتهای متناسب، سازمانها میتوانند محیطی امن ایجاد کنند.
کاهش خطاها
ارائه آموزش به کارکنان این امکان را میدهد که با دانش و تجربههای جدید خودشان، خطاهای کاری را کاهش دهند. ازطرفی آموزش به کارکنان نشان میدهد که چگونه برای جلوگیری از خطاها و ارتقاء کیفیت کار خود، از روشهای بهروز و مؤثرتر استفاده نمایند.
ارتقاء امنیت سازمان
با ارائه آموزش سازمانی کارکنان میتوان در بهبود امنیت سازمان نقش بسیار مهمی داشت. اشخاصی که آموزشهای مرتبط با امنیت سایبری، ایمنی شغلی و موارد مشابه را دریافت نمودهاند، میتوانند در شناسایی و پیشگیری از تهدیدات امنیتی به سازمان و درنهایت ارتقاء امنیت سازمان مؤثر باشند.
افزایش درآمد سازمان
با ارائه آموزشهای مناسب به کارکنان، هر سازمانی میتواند مهارتهای کارکنان خود را بهبود ببخشد و باعث افزایش درآمد سازمان گردد. افزایش کیفیت کار و بهرهوری کارکنان میتواند منجربه افزایش تولید و بهبود محصولات و خدمات سازمانی شود که درنهایت سبب افزایش درآمد سازمان میشود.
تکامل فرهنگ سازمانی
ارائه آموزش پرسنل میتواند در تکامل فرهنگ سازمانی نیز نقش اساسی داشته باشد. اشخاصی که آموزشهای مربوط به ارزشها، رفتارها و مسئولیتپذیری را دریافت کردهاند، بهراحتی میتوانند در شکلگیری و توسعه فرهنگ سازمانی مؤثر واقع گردند. همچنین ضرورت آموزش سازمانی این اجازه را خواهد داد که با رعایت اصول و ارزشهای سازمانی، بهبود محیط کار و روحیه کاری خود را نیز ارتقاء دهند.
بهبود تواناییهای رهبری
آموزش کارکنان به رهبران و مدیران سازمان میتواند در بهبود تواناییهای رهبری آنها نیز مؤثر باشد. با ارائه آموزشهای مرتبط با مدیریت، رهبران میتوانند بیشتر با چالشهای مدیریتی مواجه شوند و روشهای بهتری را برای مدیریت منابع، ارتباطات و فرآیندهای کسبوکار ارائه دهند.
افزایش کیفیت خدمات به مشتری
آموزش پرسنل، در افزایش کیفیت خدمات مشتری کمک بسزایی میکند. در صنایعی که مشتریان، عامل اساسی کسبوکار هستند، برخورداری کارکنان از مهارتهای لازم جهت ارائه خدمات استثنایی، بسیار مهم است. با ارائه آموزشهای خاص، کسبوکارها میتوانند کارکنان خود را برای تعامل اثربخش و ایجاد روابط پایدار با مشتری، توانمند نمایند. این امر، به نوبه خود موجب تقویت اعتبار سازمان و وفاداری مشتری خواهد شد.
جذب و نگهداشت کارکنان
آموزش سازمانی کارکنان، نقش بسیار مهمی در جذب و نگهداشت کارکنان دارد. کارکنانی که از طریق آموزش به دانش و تجربه جدید دست یافتهاند، احتمال بیشتری برای پیشرفت و رشد در شغل خودشان خواهند داشت و بدین سبب احساس رضایت شغلی بیشتری خواهند کرد. همچنین کارمندانی که احساس میکنند سازمان جهت بهبود کاری آنها تلاش مینماید، احتمال بیشتری برای باقیماندن در سازمان خواهند داشت.
۵ اقدام مهم برای آموزش سازمانی اثربخش
دادهها را تجزیهوتحلیل نمایید.
بخش توسعه یادگیری و آموزش سازمانی باید یک چشمانداز درازمدت و برنامه استراتژیکی و راهبردی جهت تجزیهوتحلیل برنامههای آموزش سازمانی مؤثر داشته باشد. برای اطمینان از اجرای اثربخش فرآیند آموزش سازمانی ضروری است تا بهصورت منظم پیشرفت برنامه، ارزیابی و نظارت شود و بهطور مرتب دادهها مورد بررسی قرار بگیرند. زیرا براساس دادهها است که میتوانید معین نمایید که آیا دورههای آموزشی در رفع و ساماندهی شکاف دانشی و مهارتی و کمک به بهبود و رشد سازمان اثری داشته یا باید اصلاحات صورت گیرد.
یک فرهنگ سازمانی قوی و سالم ایجاد کنید.
ایجاد فرهنگ کار تیمی قوی و متمایز، یک محیط کار سالم را ایجاد مینماید. قطعاً هیچکدام از کارکنان یک سازمان نمیتوانند بهطور کامل یکسان باشند. زمانی که افراد از فرهنگهای مختلف به سازمان شما میآیند، تفاوتهایی در نحوه مشاهده و درک مسائل میان آنها وجود خواهد داشت و همین امر درباره اعضای یک تیم نیز صادق است. بدین علت سازمانها باید فرهنگی را ایجاد نمایند که در آن کار تیمی اهمیت داشته باشد. زیرا موفقیت کار تیمی بستگی به این دارد که کارمندان چقدر میتوانند با یکدیگر تعامل داشته باشند و در کنار یکدیگر کار کنند و به عنوان یک تیم خوب عمل نمایند.
اهداف و انتظارات را بهطور شفاف به کارمندان خود اعلام نمایید.
بدون شک کارکنان سختکوش، دارایی یک سازمان هستند. اکثر کارمندان میخواهند بخشی از آینده درخشان و قابل اعتماد سازمان باشند که با آن در ارتباط هستند. آنها میخواهند بدانند که مهمترین وظایفی که در موقعیت شغلی خودشان دارند، چیست و چگونه میتوانند در شغل خود به برتری دست یابند. بدین سبب برای اینکه اهداف سازمان معنیدار و اثربخش باشند، باید به کارکنان خود بهطور واضح اهداف آموزش سازمانی را توضیح دهید و انتظارات مدیریت را به آنها اعلام نمایید. درنتیجه مهم است که اهداف، چشمانداز و مأموریت سازمان را به وضوح به کارکنان منتقل نمایید تا کارکنان بدانند که سازمان از آنها چه انتظاراتی دارد.
بازخورد سازنده ارائه دهید و انتقاد کردن را کنار بگذارید.
ارائه بازخورد مداوم و بررسیهای منظم جهت تقویت تعامل کارکنان و کاهش جابجایی کارکنان امری عالی است. زیرا بازخورد مداوم کارکنان را قادر میسازد تا عادات، نگرشها و رفتار خود را در زمان واقعی تنظیم نمایند. هر زمان که لازم باشد باید به کارمندان خود بازخورد سازنده ارائه دهید و باید از آنها به خاطر آنچه که انجام میدهند، قدردانی نمایید. چراکه انجام دادن این کار به آنها کمک میکند تا روحیه خود را بالاتر ببرند.
حتماً به کارمندانتان بگویید که اشتباه میکنند، ولی همین جا حرف را تمام نکنید و به آنها بگویید که چرا آن عملکرد اشتباه است و مهمتر از همه، چگونه میتوانند بهتر عمل نمایند. توجه داشته باشید که بین انتقاد و بازخورد سازنده تفاوتهایی وجود دارد. انتقاد تنها به آنچه اشتباه است توجه دارد و بازخورد سازنده به شما میگوید که چه چیزی و چرا اشتباه است و چگونه میتوان آن را درست کرد.
مطلب مرتبط: ۱۲ روش ارائه بازخورد مؤثر به کارکنان برای افزایش بهرهوری آنها
شفاف باشید و ارتباطات آزاد را تشویق نمایید.
ارتباطات آزاد در یک سازمان، اعتمادسازی را ایجاد میکند و سیاست درهای باز یکی از راهها جهت ترویج ارتباطات آزاد است. بهتر است به کارمندان خود اجازه دهید تا در آنچه درون سازمان اتفاق میافتد، مشارکت داشته باشند و همچنین بدانند چگونه میتوانند در توسعه سازمانی نقش پررنگتری ایفا نمایند. وقتی یک سازمان با کارکنان خود شفاف باشد و اعداد و ارقام را تا آنجایی که نیاز است با آنها به اشتراک بگذارند، احتمال بیشتری وجود دارد که کارکنان احساس ارزشمندی و تعلق داشته باشند. بدین سبب بهبود عملکرد کارکنان از طریق شفافیت در تعامل امکانپذیر خواهد بود.
پیشنهاد: ۱۰ چالش بزرگ مدیریت کارکنان نسل جدید
سخن نهایی
قطعاً آموزش سازمانی یک سرمایهگذاری عالی برای کارکنان و سازمان است و هر سازمانی نیاز به ایجاد یک فرهنگ یادگیری از طریق این آموزشها دارد. داشتن کارمند متعهد و راضی یک سرمایه برای هر سازمانی است و ارزشگذاری برای اشخاصی که از خودگذشتگی و تعهد نسبت به سازمان نشان میدهند، امری مهم است. سازمانها باید به کاوش عمیقتری بپردازند و علت اصلی مسائل کارمندان خود را پیدا نمایند و اقدامات به موقع را جهت بهبود گردش کار انجام دهند.
ازاینرو، رؤسا و مدیران منابع انسانی، تنها با استقرار یک برنامه آموزشی و آشنایی با چالشهای آموزش کارکنان، بهراحتی میتوانند اطمینان حاصل نمایند که کارکنان برای مقابله مؤثر با چالشها و مسائل روز کاملاً آمادگی دارند و منطبق و هماهنگ با اهداف سازمان هستند. بنابراین اگر شما هم به عنوان یک کارفرما یا مدیر میخواهید به اهداف تجاری سازمان خود برسید و موفقیت و رشد سازمان خود را همیشگی و ماندگار نمایید، همین امروز برنامهریزیهای مربوطه به آموزش سازمانی را انجام دهید و به کارکنان خود، نیازمندیهای آنان را آموزش دهید.
