رابطه‌ی میان مدیر و کارمند یکی از مهم‌ترین روابط کاری است و تعامل شرط اصلی آن است. برای داشتن جلسات تیمی اثربخش مدیران به کارکنان این فرصت را می‌دهند تا بازخورد خود را به اشتراک بگذارند، چالش‌ها را برطرف کنند و اهداف و نتایج کلیدی را پیگیری نمایند. این جلسات فقط برای گفت‌وگو برگزار نمی‌شوند، بلکه فرصتی عالی برای مرور رؤیاهای شغلی، بررسی وضعیت رفاه کارکنان و ایجاد اعتماد برای روابط کاری بهتر هستند.
نکته‌ی کلیدی داشتن یک گفت‌وگوی خوب، ایجاد تعادلی مناسب میان کار و رابطه‌سازی است و باید به همه افراد، ازجمله مدیران، بازخورد داده شود تا بتوانند بهترین عملکرد خود را به نمایش بگذارند. در این مقاله با سؤالاتی آشنا می‌شویم که بزرگترین رهبران کسب‌وکار با ما به اشتراک گذاشته‌اند.
چگونه جلسات تیمی را بهتر مدیریت کنیم؟
گرچه برخی مدیران مسئولیت تعیین دستور کار جلسات تیمی را برعهده کارکنان خود می‌گذارند اما مدیران همچنان که مسئولیت هدایت این بحث را با کارکنان خود سهیم می‌شوند، باید مطمئن شوند که حرفهای کارکنان شنیده و از آن‌ها حمایت می‌شود. به عبارت دیگر، گرچه ممکن است کارکنان منوی شام را تعیین کنند، اما مدیران نیز قطعاً نباید دست خالی سر میز حاضر شوند.
بااین‌حال، وقتی سؤالی از افراد نمی‌پرسید، آن‌ها هم درباره اهداف شغلی یا چالش‌های تیمی خود صحبتی نخواهند کرد، چه برسد به صحبت درباره زندگی شخصی‌شان. وقتی که پیش از جلسه به کارکنان خود بگویید که قرار است درباره‌ی چه چیزهایی صحبت کنید، نتیجه‌ی خیلی بهتری از این گفت‌وگو خواهید گرفت. مدیران باید سؤالاتی درست بپرسند و به دستور کار جلسه پای‌بند باشند. در غیر این صورت، گفتگو ممکن است از مسیر خودش خارج شود و اثربخشی جلسه به احتمال زیاد از بین برود.
برای جلوگیری از این اتفاق، باید سؤالات خود را آماده کنید تا بتوانید گفت‌وگو را شروع و بحث را هدایت کنید. این سؤالات اطلاعات کافی را برای سنجش وضعیت عاطفی، ذهنی و حرفهای کارکنان در اختیارتان قرار می‌دهند. جلسات باید تبدیل به بخشی از روال هفتگی شود. وقتی که مدیران این جلسات را مکرراً لغو می‌کنند، نشان می‌دهد که کارکنانشان در اولویت نیستند. دستور جلسه باید با یک زمان‌بندی مناسب تنظیم شود. باتوجه به استمرار و مدت زمان جلساتی که دارید، استفاده از یک الگو برای دستور جلسه یا ساختاربندی موضوعات می‌تواند کمک کند تا زمان جلسه مفید سپری شود.
به‌عنوان مثال، در یک جلسه ۳۰ دقیقه‌ای، پنج دقیقه اول را برای پیگیری کارها، ۱۰ دقیقه برای بحث درباره‌ی پروژه‌ها و وظایف جاری، ۱۰ دقیقه را برای تنظیم اقدامات بعدی و پنج دقیقه را برای جمع‌بندی اختصاص دهید. پیشرفت اهداف را هفته به هفته بررسی کنید. بررسی دقیق دستور کار جلسات نه‌تنها باعث می‌شود که روی مواردی که هفته گذشته درباره‌شان بحث کرده‌اید نظارت داشته باشید، بلکه کمک می‌کند تا ببینید که هر موضوع چند بار مطرح شده است و درباره‌ی پتانسیل بهینه‌سازی گردش کار و رویکردها به وظایف، بینش مناسبی به هر دو طرف می‌دهد یا خیر. با ایجاد یک سند برای این پیگیری‌ها همه‌ی اطلاعات را در یکجا نگهداری خواهید کرد.
مطلب مرتبط: کار تیمی موفق به سبک مدل رفتارشناسی دیسک DISC
جلسات تیمی اثربخش با این ۱۰ سؤال
۱ـ بررسی لزوم برگزاری جلسه
یکی از مهم‌ترین اصول برگزاری جلسات کاری که باید به آن توجه داشت، بررسی لزوم برگزاری جلسه موردنظر است. در بیشتر ادارات، شرکت‌ها و سازمان‌ها؛ با ایجاد یک مسئله، سریعا همه به دنبال برگزاری یک جلسه برای حل آن هستند. این در حالی است که بیشتر این جلسات کاملا غیرضروری بوده و میتوان از راه‌های دیگری برای حل مسائل به وجود آمده استفاده کرد. این نکته بسیار مهم و ضروری است که برگزاری جلسه همیشه باید آخرین راه‌حل ممکن باشد.
این جمله نه‌تنها منکر اهمیت برگزاری جلسات اثربخش نیست، بلکه در تلاش است تا تمرکز اصلی بر روی جلساتی حفظ شود که برگزاری آن‌ها، خروجی و نتایج مطلوبی در بر خواهد داشت. بنابراین باید پیش از برنامه‌ریزی برای برگزاری یک جلسه، چندین بار اهمیت آن جلسه مورد بررسی قرار بگیرد. با جلوگیری از برگزاری جلسات غیرضروری، ازطرفی هم در هزینه‌های مالی و زمانی صرفه‌جویی شده است و هم تمرکز افراد بر روی فعالیت‌های فعلی‌شان افزایش می‌یابد. پس حتما نظر کارمندان خود را درباره ضرورت برگزاری جلسه بپرسید و دلایل خود را مطرح کنید.
۲ـ قبل از برگزاری جلسه، نظرسنجی کنید.
مهم است که جلسه در چه بستری برگزار می‌شود. اگر جلسه آنلاین باشد امکان ذخیره کردن فایل‌ها، دوباره نگاه کردن یا گوش دادن به جلسه و حتی زمان‌بندی جلسات بعدی می‌تواند وجود داشته باشد. ازطرفی باید زمان جلسه مشخص و متناسب با شرایط همه افراد تنظیم شود و به زمان آن متعهد باشیم. تعیین موضوع و صورت جلسه را از قلم نیندازید و سعی کنید تعداد افراد محدود باشند تا از اهداف جلسه منحرف نشوید.
مطلب مرتبط: اهمیت کار تیمی و حل مسئله در موفقیت سازمان چیست؟
۳ـ از روحیه کارکنان مطلع شوید.
ارتباط شفاف، صادقانه و منظم، پایه و اساس یک رابطه‌ی عالی مدیر و کارمندی را تشکیل می‌دهد و گفتگو‌ی تیمی را به نقطه عطفی برای سنجش روحیه و انگیزه کارکنان تبدیل می‌کند. مدیران باید هر هفته مجموعه‌ای از سؤالات را بپرسند تا متوجه شوند که کارکنان در آن لحظه چه احساسی دارند و بتوانند موانع موجود در محیط کار را شناسایی کنند و به دنبال علائم هشداردهنده درباره‌ی استرس، اضطراب یا افسردگی باشند. این قبیل سؤالات می‌توانند به قرار زیر باشند:
- در حال حاضر چه احساسی دارید؟
- چه اتفاق‌های کاری و غیرکاری مهمی در هفته گذشته برایتان افتاده است؟
- آیا در حال حاضر چیزی باعث شده است که استرس داشته باشید؟
- آیا احساس می‌کنید که تعادل خوبی بین کار و زندگیتان وجود دارد؟
۴ـ بررسی چگونگی بهبود همکاری و کار تیمی
کار کردن با یک تیم عالی به ما احساس تعلق می‌دهد، خلاقیتمان را تقویت می‌کند و عملکردمان را بهبود می‌بخشد. زمانی‌که در جلسات تیمی به بحث همکاری و کار تیمی می‌پردازید، باید ببینید که سازوکارهای تیم چگونه به عملکرد افراد کمک می‌کند؟ افراد چه احساسی دارند و به‌ویژه در تیم‌های دورکار، چه کاری میتوان برای بهبود همکاری انجام داد؟ به‌طور مثال:
- آیا احساس می‌کنید که ارتباطات تیم به‌اندازه کافی اثربخش است؟ اگرنه، چه چیزی مانع آن می‌شود؟
- آیا مشکلی در تیم وجود دارد که ممکن است از آن اطلاعی نداشته باشم؟ چه کمکی از من برمی‌آید؟
- آیا احساس می‌کنید که می‌توانید با همه ارتباط برقرار کنید؟ چطور می‌توانم کمکت کنم؟
- دوست دارید با کدام‌یک از اعضای تیم ارتباط بیشتری داشته باشید؟
- آیا احساس می‌کنید که می‌توانید از دیگران کمک بخواهید؟ اگر این‌طور نیست، چه دلیلی دارد؟
مطلب مرتبط: چطور یک هم‌تیمی خوب باشیم؟
۵ـ آیا از میزان رشد خود رضایت دارند؟
سوزان نورتون، مدیر ارشد منابع انسانی شرکت BOLD می‌گوید: «اگر می‌خواهیم کارکنانمان در محل کار خوشحال باشند، باید مطمئن شویم که فرصت‌هایی برای رشد مستمر به آن‌ها ارائه می‌کنیم. با سؤالاتی که مطرح می‌کنم، سعی دارم که آن‌ها را وادار سازم تا کمی فراتر از منطقه‌ی امن خود بروند. هدفم این است که تیمم را به چالش بکشم، اما نه تا آنجایی که احساس درماندگی کنند. من می‌خواهم آن‌ها را تشویق کنم تا با چالش‌های جدیدی روبه‌رو شوند، اما هر موقع که نیاز باشد از آن‌ها حمایت خواهم کرد.
- آیا احساس می‌کنید که در مسیر اهدافتان در حال پیشرفت هستید؟
- دوست دارید چه مهارت‌های جدیدی را یاد بگیرید؟
- آیا به سمینار یا دوره‌ای علاقه‌مند هستید؟ آیا می‌خواهید چند نمونه از آن‌ها را پیشنهاد دهم؟
- نظرتان درباره‌ی رشد حرفهای که از زمان شروع به کار در اینجا داشتید چیست؟
- دوست دارید که در مورد کدام بخش از کسب‌و‌کارمان بیشتر بدانید؟
- آیا نرم‌افزار یا ابزار خاصی وجود دارد که بخواهید نحوه استفاده از آن را یاد بگیرید؟
۶ـ میزان بهره‌وری را مورد بررسی قرار دهید.
در بیشتر مواقع، مطلع بودن از تمامی فعالیت‌های اعضای تیم کار دشواری است. اما جلسات تیمی فرصتی ایده‌آل برای بررسی اهداف فردی، اهدف و نتایج کلیدی، حل موانع و رسیدگی به پروژه‌هایی است که با مشکل مواجه شده‌اند. برای بالا بردن اثربخشی جلسات تیمی از سؤالات زیر غافل نشوید.
- در حال حاضر اولویت اصلی‌تان چیست؟
- در نقش خود با چه چالش‌هایی روبه‌رو هستید که برای دیگران قابل مشاهده نیست؟
- نسبت به هفته آینده چه چشم‌اندازی را پیش‌بینی می‌کنید؟ ماه آینده چطور؟
- در رابطه با چه موانع و مشکلاتی می‌توانم کمکتان کنم؟
- آیا جنبه‌ای از کار وجود دارد که شما را ناامید کند یا از ارائه بهترین عملکرد بازدارد؟
۷ـ بازخورد بگیرید.
جلسات تیمی باید راه‌گشای گفت‌وگو باشد و درخواست بازخورد از سوی شما به عنوان یک مدیر اهمیت خیلی زیادی دارد. استفاده‌ی منظم از این سؤالات به شما کمک می‌کند تا اعتماد و شفافیت را ایجاد کنید و پیش از اینکه برخی مشکلات باعث ناامیدی و سرخوردگی افراد شوند، آن‌ها را شناسایی نمایید. به‌طور مثال می‌توانید بپرسید:
- چه کاری می‌توانم انجام دهم تا کار را برایتان راحت‌تر کنم؟
- آیا در تصمیم‌گیری‌های تیمی به اندازه‌ی کافی از شما استفاده می‌کنم؟ آیا دوست دارید که اثرگذاری بیشتری داشته باشید؟
- آیا احساس می‌کنید که جلسات تیمی به اندازه کافی برایتان مفید است؟ چرا بله و چرا نه؟
- آیا بازخورد کافی از من دریافت می‌کنید؟ دوست دارید که بازخوردم را چگونه به اشتراک بگذارم؟
- به نظرتان چیزی درباره‌ی سبک مدیریتی من وجود دارد که باید تغییرش دهم؟
۸ـ به نوشتن صورت جلسه کمک کنید.
در پایان، اگر قرار است رعایت موارد پیشین نتیجه‌ای در بر داشته باشد، نباید از تدوین صورت جلسه و مصوبات غافل شد. تمام بحث‌ها، تصمیم‌گیری‌ها و جمع‌بندی‌ها؛ در قالب مصوبات و اقدامات قابل پیگیری در صورت جلسه ذکر می‌گردند. در جلسات اثربخش، حتما قسمتی از زمان جلسه، به نگارش صورت جلسه اختصاص می‌یابد. درواقع نکته مهم این است که صورت جلسه، در پایان جلسه به دست اعضا برسد و در این مورد هیچ وقفه‌ای ایجاد نشود. این موضوع مزایای زیر را به همراه دارد:
• ساده‌سازی فرآیند پیگیری مصوبات تعیین شده
• ثبت تمامی اقداماتی که باید انجام شوند، برای جلوگیری از فراموش شدن آن‌ها
• ایجاد شفافیت در وظایف محول شده و جلوگیری از ایجاد اختلاف بین اعضا
به این ترتیب مسئول پیگیری جلسه، در پایان، یک سند تدوین شده با عنوان صورت جلسه در اختیار خواهد داشت که می‌تواند با استناد به آن، وظایف و کارهای محول شده را پیگیری نماید و درنهایت مطمئن شوید که همه اعضا متوجه نتیجه جلسه شده‌اند و با پرسیدن اینکه خلاصه‌ای از وظایف خود و نکات مهم جلسه را بگویند از این موضوع مطمئن شوید.
۹ـ برای هماهنگی جلسه بعد سؤال بپرسید.
از کارکنان خود نظر بخواهید و زمان جلسه بعد را مشخص کنید.
۱۰ـ فقط سؤال نپرسید.
جمع‌بندی کنید و تشکر کنید. هیچ‌کس نمی‌خواهد در یک جلسه کاری خسته کننده شرکت کند. چیزهایی را چاشنی کنید و طنز را به فضا بیاورید. شرکت کنندگان را تشویق کنید تا با یکدیگر ارتباط برقرار کنند. ازآنجایی‌که جلسات ممکن است پرهیجان و خسته کننده باشند، بنابراین حفظ یک فضای سبک باعث می‌شود تا کارمندان شما درگیر شوند. بحث‌های شرکت لزوماً همیشه به‌طور جدی برگزار نمی‌شوند. همچنین میتوان این کار را به شیوه‌ای سرگرم‌کننده‌تر انجام داد تا شرکت‌کنندگان را درگیر خود نگه داشت. از افراد مهم در حیطه کار خود دعوت کنید در جلسات حضور داشته باشند.
پیشنهاد: منظور از کار تیمی اثربخش چیست؟ ویژگی‌ها، مزایا و معایب آن
سخن آخر
گرچه جلسات تیمی ممکن است گاهی خسته کننده شوند، اما مهم‌ترین جلسات تقویم کاری شما هستند و بخشی ضروری در فرآیند مدیریت عملکرد محسوب می‌شوند. با شرکت در این جلسات، مدیران می‌توانند از انگیزه و بهره‌وری کارکنان خود اطمینان یابند. برای اعضای تیم نیز این جلسات فرصتی است تا با مدیر خود ارتباطی نزدیک‌تر برقرار کنند و ممکن است زمینه‌ی ارتقاء شغلی آینده نیز در همین جلسات. جلسات تیمی رویدادهای جالب و پرانرژی هستند که در آن اعضای تیم کاری در کنار یکدیگر جمع می‌شوند تا درباره یک موضوع تصمیم‌گیری کرده یا برای حل یک مشکل با یکدیگر همکاری کنند. اما بسیاری از جلسات، نتیجه موردانتظار را به همراه نمی‌آورند. برنامه‌ریزی و اجرای درست جلسات توسط یک رهبر و مدیر آگاه می‌تواند نتایج متفاوتی را رقم بزند.
مدیران موفق به درک درستی از اهمیت جلسات کاری دست پیدا کرده‌اند و می‌دانند برای داشتن جلسات تیمی اثربخش باید برنامه‌ریزی و تلاش زیادی را انجام دهند. در این مقاله ۱۰سؤال مهم را مطرح کردیم که به رهبران کمک می‌کنند تا بتوانند همکاری ارزشمندی را در تیم‌های کاری خود به‌وجود بیاورند. یک مدیر زمانی می‌تواند علاوه‌بر اداره کردن جلسات کاری نقش رهبری را هم ایفا کند که نگرش مثبتی را در تیم کاری خود درباره موضوعات مختلف به‌وجود آورد. این در حالی است که بسیاری از مدیران علاقه چندانی به برگزاری جلسه‌های تیمی ندارند.
جلسات تیمی اثربخش کمک زیادی به حل مشکلات، تصمیم‌گیری، اطلاع‌رسانی، الهام‌بخشی، همکاری و ایجاد انگیزه در اعضای تیم می‌نمایند. فراموش نکنیم که مدیریت به معنای نشستن در دفتری با درب بسته و امضای نامه‌های اداری نیست. یک مدیر از جلسه‌های تیمی اثربخش به عنوان مظهری برای رهبری خود بهره می‌برد. بنابراین مدیران موفق به چنین جلساتی به چشم یک موقعیت بی‌نظیر برای بهبود همکاری بین اعضای تیم نگاه می‌کنند.
