وظایف مدیران و مهارت‌های مورد نیاز یک مدیر

وظایف مدیران

یکی از ارکان اصلی در تعریف مدیریت توجه خاص به وظایف مدیران است. چراکه این حیطه علاوه بر اینکه دربردارنده‌ی کارکردهای اصلی مدیریت و تأثیرگذاری‌هایی که می‌توانند بر جوامع داشته باشند برای شما یا هر کسی که سودای مدیر شدن در سر دارد می‌تواند جهت دهنده و روشن‌کننده‌ی مسیر نیز باشد. در کنار اهمیت ویژه‌ای که برای وظایف مدیران قائل هستیم از نقش مهم و تأثیرگذاری مهارت‌های مدیریتی نمی‌توان چشم‌پوشی کرد. در مسیر پرفرازونشیب مدیریت برای سربلند بیرون آمدن از روبه‌رو شدن و نبرد با هر چالش ریزودرشتی، مهارت‌های مدیریتی به داد شما خواهند رسید. به‌کارگیری صحیح و به‌موقع مهارت‌های مدیریتی موجب برتری و تمایز سازمان شما در میان رقبا می‌گردد.

در این مطلب قصد داریم شما را با مهم‌ترین وظایف مدیران و پرکاربردترین مهارت‌های موردنیاز مدیریت آشنا سازیم تا به ذهنیت درست و دقیقی از مفهوم مدیریت برسید. برخی از افراد تصور می‌کنند مدیریت تنها به این معناست که عده‌ای زیردست آن‌ها قرار بگیرند تا فقط به برآورده ساختن خرده‌فرمایش‌های آن‌ها بپردازند. چنین تصوری سال‌هاست که در اصول مدرن مدیریت جایگاهی ندارد. پس افکار خود را جمع‌وجور کنید و حسابی با دقت و تمرکز مطالب آتی را مطالعه نمایید.

۳ رکن اساسی در مدیریت

وظایف مدیران، مهارت‌های مدیریتی و سبک‌های مدیریتی

در همین ابتدا به شما پیشنهاد می‌کنیم که در کنار افزایش اطلاعات خود در زمینه‌ی وظایف مدیران و مهارت‌های موردنیاز آن‌ها توجه ویژه‌ای به انواع سبک‌های مدیریتی داشته باشید. مجهز شدن به انواع مختلفی از مهارت‌ها بدون اینکه بدانید در چه موقعیتی باید از چه مهارتی استفاده کنید چندان جالب به نظر نمی‌رسد. این موضوع درست همانند حکایت افرادی است که تمام عمر خود را صرف تکمیل کلکسیون مدارک خود می‌کنند و هزار نوع مهارت از قبیل خیاطی، آشپزی، نجات‌غریق، نوازندگی، زبان بدن و … را یاد می‌گیرند اما نمی‌دانند کجا و چطوری باید از آن‌ها استفاده کنند. 

پس به شما پیشنهاد می‌کنیم برای اینکه به چنین حال ‌و روزی نیفتید مقاله‌ی «سبک‌های مدیریت چیست؟ شما کدام سبک مدیریت را برای رهبری انتخاب می‌کنید؟» را با جان‌ودل بخوانید.

وظایف مدیران و مهارت‌های موردنیاز مدیران

سرمایه‌گذاری بر روی جانشین پروری

وظایف مدیرانچه باور داشته باشید که مدیران ذاتا مدیر متولد می‌شوند و یا باورتان بر این باشد که مدیریت، آموختنی و اکتسابی است به هر ترتیب تمام سازمان‌ها و شرکت‌ها نیازمند سرمایه‌گذاری بر روی بهترین کارکنان خود هستند تا از این طریق بتوانند ویژگی‌ها و مهارت‌های مدیریت را در آن‌ها رشد و پرورش دهند. 

یکی از مهم‌ترین وظایف مدیران در این بخش تشخیص و شناسایی کارکنان برتر و متمایز است. در مرحله‌ی بعد باید به عنوان فردی که در جایگاه مدیریت نشسته‌اید بهترین تیم کاری را که می‌توانید بسازید. سپس با شناخت شخصیت و مهارت‌های منحصربه‌فرد هر یک از آن‌ها برای پرورش و توسعه‌ی مهارت‌هایشان سرمایه‌گذاری کنید. اشتباه نکنید هرگز این کار اتلاف منابع و هزینه نیست بلکه به‌نوعی سرمایه‌گذاری بلندمدت است.

مسئولیت‌پذیری و تعهد نسبت به وظایف

مسئولیت‌پذیری در قبال رفتار، انتخاب‌ها، تصمیم‌گیری‌ها و از همه مهم‌تر شکست‌ها و مشکلات که دیگر فقط در زمره‌ی وظایف مدیران به شمار نمی‌آید. هر فردی در هر سمت و جایگاهی که قرار دارد باید نسبت به تمام رفتارها و کنش‌های خویش مسئول باشد. از سوی دیگر پذیرش مسئولیت خطاها و اشتباهات منجر به این می‌شود که هنگامی‌که توانستید با نبوغ و مهارت‌های خود از پس این مشکلات سربلند بیرون بیایید، این موضوع می‌تواند برای شما ارزش و اعتبار مضاعفی خلق کند.

برنامه‌ریزی و تعیین مسیر سازمان

برنامه‌ریزی جزء آن دسته از وظایف مدیران است که تقریبا تمامی صاحب‌نظران در علم مدیریت در مورد آن ‌هم‌نظر هستند. شما تصور کنید وارد مجموعه‌ای شدید که هیچ‌گونه برنامه و استراتژی مشخصی برای سازمان تعریف نکرده‌اند. صرفا یکی دو تا هدف کلی را مشخص کرده‌اند و از شما خواسته‌شده هرروز برای محقق شدن این اهداف تلاش کنید. بدون شک حس بلاتکلیفی و سردرگمی خیلی زود به سراغ شما می‌آیند و نمی‌توانید بیشتر از چند روز با آن کلنجار روید. درنهایت بدیهی‌ترین تصمیمی که می‌توانید در چنین شرایطی بگیرید ترک سازمان است. 

برنامه‌ریزی درواقع به معنای پیش‌بینی فعالیت‌های سازمان، مشخص کردن روش‌های دستیابی به اهداف تعیین‌شده و پیش‌بینی شرایط بحرانی و غیرقابل‌انتظار و در نظر گرفتن راهکارهای احتمالی برای خروج از آن وضعیت است. فقدان برنامه‌ریزی منجر می‌شود که مدیران سازمان هیچ‌گاه نتوانند ارزیابی مناسبی از چگونگی عملکرد سازمان و وضعیت سازمان در بازار رقابتی داشته باشند. 

همچنین عدم وجود برنامه‌ریزی در سازمان باعث می‌شود که مدیران پیوسته تحت کنترل عوامل بیرونی باشند. چراکه آن‌ها باید منتظر اتفاقات روزمره بمانند و نسبت به آن‌ها واکنش نشان دهند. در چنین شرایطی دور از انتظار نیست که آن‌ها از پرداختن به سایر وظایف مدیریت باز بمانند.

هدف‌گذاری و تعیین ارزش‌های سازمان

وظایف مدیراناساسا برنامه‌ریزی و هدف‌گذاری لازم و ملزوم یکدیگر هستند. برنامه‌ریزی در شرایطی که اهداف کوتاه‌مدت، میان‌مدت و بلندمدت سازمان تعیین نشده، امری بیهوده است. اهداف باید متناسب با وظایف هر بخش در نظر گرفته شوند. به‌عبارت‌دیگر شما باید بخش‌های مختلف سازمان را در خصوص اینکه نتایج مورد انتظارتان از اجرای برنامه‌ها چیست؟ به نحو مطلوبی توجیه کنید. 

بی‌اغراق این بخش نقطه‌ی عطف وظایف مدیران است و نیازمند تدبیر و دقت بسیار بالایی است. اولویت‌بندی اهداف و اینکه تشخیص دهید در هرلحظه چه هدفی باید در اولویت باشد از مهارت‌های لاینفک مقوله‌ی مدیریت است. بی‌تعارف به شما بگوییم بدون هدف‌گذاری برای سازمان امکان هیچ‌گونه برنامه‌ریزی برای شما وجود ندارد.

سازمان‌دهی

طبیعتا مدیریت و سازمان‌دهی دو مفهوم درهم‌تنیده هستند و هیچ‌یک بدون دیگری معنادار نیست. سازمان‌دهی ازجمله پراهمیت‌ترین وظایف مدیران است. در فرآیند سازمان‌دهی مدیران موظف هستند که اهداف خردشده‌ی سازمان را به وظایف و مسئولیت‌های کوچک‌تری تبدیل کرده و کارکنان بخش‌های مختلف سازمان را برای انجام آن فعالیت‌ها به‌کارگیرند. در پروسه‌ی سازمان‌دهی می‌توان به مواردی دیگری نیز اشاره کرد:

  • مشخص کردن واحدها و بخش‌های مختلف سازمان
  • تعیین جایگاه‌های شغلی مختلف و شرح وظایف آن‌ها
  • ایجاد تیم‌های کاری
  • تعیین اصول و راهبردهایی برای ایجاد هماهنگی و همکاری در سازمان
  • استفاده بهینه از تمام منابع سازمان
  • بهره‌گیری مطلوب و شایسته از توانمندی و مهارت‌های افراد 
  • تعریف چگونگی ارتباطات بین واحدهای مختلف

تقویت و ارتقا مهارت‌های ارتباطی را در دستور کار خود قرار دهید

ارتباطات تاروپود سازمان را به هم پیوند می‌دهد و باعث ایجاد یکپارچگی در سازمان می‌شود. یافته‌های پژوهشی بر اهمیت این موضوع صحه گذاشتند و نشان داده‌اند که ۸۰ درصد از زمان مدیران صرف برقراری ارتباط با دیگران می‌شود. بنابراین بدیهی است که یادگیری مهارت‌های ارتباطی در برقراری ارتباط با کارکنان، همکاران، مقامات بالاتر و منابع برون‌سازمانی نقش بسزایی دارد.

احتمالا تصور غالب بر این مبناست که مدیران همگی مذاکره‌کنندگان ماهری هستند و مهارت‌های ارتباطی را به میزان کافی در خود پرورش داده‌اند. اما متأسفانه این فرضیه چندان صحت ندارد. درحالی‌که تقویت مهارت‌های ارتباطی و تسلط بر اصول و فنون مذاکره از اساسی‌ترین وظایف مدیران به شمار می‌آید. اکتفا به یک سبک ارتباطی، دامنه‌ی ارتباطی شما را محدود می‌کند. چراکه یک سبک ممکن است در یک سازمان یا شرایط خاص از اثربخشی مناسبی برخوردار باشد. اما همین سبک در سازمان و موقعیتی دیگر مؤثر واقع نشود. مدیرانی که قادر باشند علاوه بر برقراری رابطه‌ی مؤثر بین خود و کارکنانشان واسطه‌ی ایجاد ارتباطات سازنده و صمیمی در میان کارکنان شوند می‌توانند به میزان چشمگیری اعتماد و حس همدلی را در سازمان افزایش دهند.

مهم‌ترین مهارت‌های ارتباطی مدیران

مهارت‌های کلامی

نتایج حاصل از مطالعات گوناگون نشان می‌دهند که در میان تمام اموری که مدیران در طی روز انجام می‌دهند صحبت کردن در مرتبه‌ی اول قرار دارد. درنتیجه مدیران باید در زمان شرکت در جلسات، کنفرانس‌ها، تماس تلفنی و … سعی کنند تا باملاحظه و در نظر گرفتن تمام جوانب هرگونه سوءبرداشت و سوءتفاهمی را به حداقل برسانند. مدیران موظف هستند تا گفتاری واضح و روشن و درعین‌حال قابل‌فهم و به‌دور از ابهام و تحریف داشته باشند.

گوش دادن فعال و مؤثر

گوش دادن مؤثر سنگ بنای مهارت‌های ارتباطی مدیران قلمداد می‌شود. پژوهش‌ها نشان می‌دهند که مدیران بین ۴۵ تا ۶۳ درصد از زمان خود را صرف گوش دادن می‌کنند. در تعریف گوش دادن مؤثر و فعال می‌توان چنین گفت: مشارکت فعال در یک گفت‌وشنود. یا فرآیندی فعال که شامل توجه، درک، ارزیابی، به خاطر آوردن و نشان دادن واکنش می‌شود. بنابراین شنونده‌ی فعال بودن نه‌تنها به‌عنوان یکی از مهم‌ترین وظایف مدیران در نظر گرفته می‌شود بلکه به‌عنوان یکی از ابزارهای مهم در بهبود کیفیت عملکرد سازمان به کار گرفته می‌شود.

مهارت بازخورد

در طی این فرآیند کسی که پیام را دریافت می‌کند، برقرار شدن ارتباط را اعلام می‌کند و در پاسخ می‌گوید که پیام شما را چگونه احساس و درک کرده است. 

اگر بخواهیم در حوزه‌ی مهارت‌ها و شایستگی‌های مدیران به یکی از جامع‌ترین مدل‌های موجود اشاره‌کنیم که نتایج آن از قابلیت تعمیم‌پذیری بسیار بالایی برخوردار است می‌توان به مدل مهارت‌های رابرت کتز (Robert Katz) اشاره کنیم. این مدل به تعریف مهارت‌های سه‌گانه مدیریت نیز پرداخته است:

مهارت‌های فنی

این دست از مهارت‌ها به معنای داشتن دانش و توانایی انجام دادن وظایف مدیریتی است که لازمه‌ی آن آموزش دیدن در زمینه‌ی کاربرد فنون و ابزارهای ویژه است. 

مهارت‌های انسانی

ازجمله وظایف مدیران ایجاد محیطی همدلانه و فراهم کردن بستری برای انجام کار توسط دیگران، فعالیت مؤثر به‌عنوان عضوی از سازمان و درک نگرش‌ها، عقاید و احساسات اعضای سازمان است. 

مهارت‌های ادراکی

این قبیل مهارت‌ها را می‌توان چنین تعریف کرد که مدیر باید توانایی درک پیچیدگی‌های کل سازمان و تصور همه‌ی عناصر تشکیل‌دهنده‌ی کار و فعالیت سازمانی را به‌صورت یک سیستم واحد داشته باشد. یا به زبان ساده‌تر توانایی درک و تشخیص این موضوع که تمام فعالیت‌هایی که در سازمان در جریان هستند به یکدیگر وابسته بوده و تغییر در هر بخش الزاما بر عملکرد سایر بخش‌ها نیز تأثیر می‌گذارد.  

تقویت فرهنگ مشارکت و روحیه‌ی کار گروهی

بدیهی است که یکی از اصلی‌ترین وظایف مدیران اختصاص پاداش و انگیزش‌های فردی در راستای دست‌یابی به موفقیت‌های فردی و سازمانی است. اما به یاد داشته باشید که تشویق‌های انفرادی به‌تنهایی کافی نیست. درصورتی‌که فرهنگ مشارکت، تقویت روحیه‌ی کار گروهی و پای بندی به اهداف جمعی موردتوجه قرار گیرند مدیران سازمان‌ها می‌توانند به محقق شدن اهداف سازمان خوش‌بین باشند. 

حرف آخر

خب حالا که به‌طور مفصل با وظایف و مهارت‌های مدیریتی آشنا شدید و دریافتید که منظور از سبک‌های مدیریتی چیست؟ و اینکه چه موقع و در چه شرایطی باید از چه سبک مدیریتی و مهارت‌هایی استفاده کنید به همین منظور در پایان این مطلب یک پیشنهاد ویژه برای شما در نظر گرفتیم. درواقع می‌توان گفت این مبحث تکمیل‌کننده‌ی تمام مطالب مطرح‌شده در دو مقاله‌ی اخیر است. مقاله‌ی «نشانه‌های ضعف در مدیریت و چگونگی تبدیل آن‌ها به نقاط قوت» برای شما به‌روشنی توضیح می‌دهد که هر مدیری ممکن است در طول عمر کاری خویش مرتکب چه اشتباهاتی شود و با ارائه‌ی راهکارهایی ساده ولی درعین‌حال مؤثر و راهگشا به شما این فرصت را می‌دهد که دیگر دچار همان خطاها نشوید و با آگاهی و اطمینان بیشتری در این مسیر قدم بردارید.  

دسته بندی : رهبری, منابع انسانی

مطالب مرتبط

عضویت در خبرنامه

برای عضویت در خبرنامه ایمیل خود را وارد کنید.

تازه‌های امروز

آزمون‌های مرتبط با این پست

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

این فیلد را پر کنید
این فیلد را پر کنید
لطفاً یک نشانی ایمیل معتبر بنویسید.

فهرست