امروزه در بیشتر سازمان‌ها مدیران با فرآیند آفبوردینگ سروکار دارند. در این فرآیند به همان اندازه که ورود و استقبال از کارمند جدید مهم است، خروج کارکنان در حفظ یکپارچگی و بهره‌وری سازمان نیز نقش حیاتی دارد. زیرا خروج کارکنان از یک سازمان می‌تواند برای هر دو طرف موجب تنش و نارضایتی شود. به عبارتی، این خروج برای مدیران، می‌تواند به علت از دست دادن تجربیات و مهارت‌های یک فرد مفید، هزینه‌های اضافی را برای جایگزینی و آموزش کارکنان جدید ایجاد کند.
ازطرفی دیگر، برای کارکنان، خروج می‌تواند به علت نارضایتی از محیط کاری، عدم ارتباط با مدیران یا همکاران و یافتن فرصت‌های شغلی بهتر در سازمان‌های دیگر باشد. ازاین‌رو، اجرای صحیح و مؤثر آفبوردینگ نه‌تنها به حفظ بهره‌وری سازمان کمک می‌کند، بلکه به بهبود روحیه و اعتماد میان کارکنان نیز منجر می‌شود. چراکه نحوه خروج یک کارمند از یک سازمان و کسب‌وکار می‌تواند به اندازه نحوه جذب و استخدام وی مهم و تأثیرگذار باشد.
هدف این مقاله بررسی فرآیند خروج کارکنان در قالب یک چک لیست آفبوردینگ و به‌صورت کاملاً گام‌به‌گام و برنامه‌ریزی شده است تا شما بتوانید باتوجه به آن‌ها، بهترین تصمیم را بگیرید و سازمان خود را به نحواحسن مدیریت نمایید.
مطلب مرتبط: بجای تعدیل نیرو در شرایط بحرانی چیکار کنیم؟
منظور از آفبوردینگ چیست؟
آفبوردینگ به فرآیند مدیریت و هماهنگی خروج کارکنان از سازمان اطلاق می‌شود. این فرآیند شامل مجموعه‌ای از مراحل و اقدامات است که از لحظه اعلام استعفا یا خاتمه همکاری تا تحویل تجهیزات، انتقال وظایف و انجام مصاحبه خروج را در برمی‌گیرد. هدف اصلی آفبوردینگ این است که خروج کارمند به‌صورت هماهنگ و بدون اختلال برای سازمان و تیم‌های موجود انجام شود و اطلاعات و دانش‌های مهمی که کارمند در طول مدت همکاری کسب کرده است به‌درستی منتقل گردد.
آفبوردینگ مؤثر به حفظ روابط مثبت با کارمند جدا شده، جلوگیری از، از دست رفتن دانش سازمانی، تقویت روحیه و انگیزه کارکنان باقی‌مانده کمک می‌نماید. علاوه‌بر این، فرآیند آفبوردینگ می‌تواند به شناسایی و رفع مشکلات داخلی سازمان نیز کمک نماید. از طریق مصاحبه‌های خروج، کارفرمایان می‌توانند بازخورد صادقانه‌ای از کارکنان جدا شده دریافت کنند و به درک بهتری از دلایل خروج آن‌ها برسند.
این اطلاعات می‌توانند برای بهبود محیط کاری، ارتقاء فرهنگ سازمانی و کاهش نرخ خروج کارکنان در آینده بسیار مفید باشد. همچنین، آفبوردینگ فرصت مناسبی برای شناسایی و مستندسازی دانش و تجربیات ارزشمندی است که کارمند در طول مدت همکاری خود کسب نموده است. با انتقال صحیح این دانش به کارکنان باقی‌مانده یا جانشینان، سازمان می‌تواند از ایجاد وقفه در انجام وظایف و کاهش بهره‌وری جلوگیری نماید. درنهایت، اجرای صحیح فرآیند آفبوردینگ می‌تواند به حفظ شهرت و تصویر مثبت سازمان کمک بسزایی داشته باشد. ازاین‌رو، آفبوردینگ به عنوان یک جزء اساسی از مدیریت منابع انسانی، نقش مهمی در موفقیت بلندمدت سازمان ایفا می‌کند.
مطلب مرتبط: چگونه اخراج کارمند را به او اطلاع دهیم؟
چک لیست آفبوردینگ یا فرآیند خروج کارکنان شامل چه مواردی می‌شود؟
اعلام خروج
اعلام خروج، یکی از مراحل مهم و حساس در فرآیند خروج کارکنان از یک سازمان است که نیازمند رویکردهای حساس و مدیریت مؤثر است. در این مرحله، کارکنان اعلام می‌کنند که تصمیم به جدا شدن از سازمان را گرفته‌اند. این اعلام می‌تواند به شکل مکتوب، شفاهی یا ترکیبی از دو روش انجام شود، اما هرگونه رویکردی که انتخاب گردد، باید حاوی اطلاعات کامل و روشن در مورد تاریخ خروج، دلایل جدا شدن و دیگر جزئیات مربوط به فرآیند خروج باشد.
این اطلاعات باید به‌صورت محافظت شده و محرمانه در اختیار مدیران منابع انسانی قرار گیرند تا فرآیند خروج به‌درستی مدیریت شود و هیچ‌گونه مشکل یا سوءتفاهمی ایجاد نشود. اعلام خروج نیز می‌تواند به عنوان فرصتی برای بررسی دلایل خروج و جلوگیری از اینکه مسائل مشابه برای کارکنان دیگر تکرار شود، مورداستفاده قرار بگیرد.
برنامه‌ریزی خروج
برنامه‌ریزی خروج یکی از مراحل حیاتی در فرآیند مدیریت خروج کارکنان از یک سازمان به‌حساب می‌آید که نیازمند برنامه‌ریزی دقیق و کارآمد است. در این مرحله، مدیران منابع انسانی و مدیران مستقیم کارکنان جدا شده، برنامه‌ای جامع برای آخرین روز کاری کارمند تنظیم می‌کنند.
این برنامه شامل مواردی از قبیل انتقال وظایف و پروژه‌های جاری کارمند به اعضای تیم دیگر یا جانشینان مناسب، تحویل تجهیزات سازمانی ازجمله لپ‌تاپ، موبایل و کارت شناسایی و همچنین ترتیب دادن مصاحبه‌های خروج و تسویه حساب‌های مالی منصفانه است. برنامه‌ریزی خروج به کارمند این امکان را می‌دهد که به‌گونه‌ای منظم و سازمان‌یافته از سازمان جدا شود و به این ترتیب، هر دو طرف می‌توانند از این فرآیند با حداکثر رضایت و کمترین ناراحتی خارج شوند.
تحویل تجهیزات و دسترسی‌ها
تحویل تجهیزات و دسترسی‌ها یکی از مراحل حیاتی در فرآیند خروج کارکنان از یک سازمان است که نیازمند برنامه‌ریزی دقیق و اجرای مؤثر می‌باشد. در این مرحله، کارمند جدا شده تمامی تجهیزات و وسایل مربوط به سازمان را تحویل می‌دهد، ازجمله لپ‌تاپ، تلفن همراه، کارت‌های امنیتی و هر نوع وسیله دیگری که متعلق به سازمان باشد. این تجهیزات باید به‌دقت بررسی شده و هرگونه اطلاعات مربوط به سازمان که بر روی آن‌ها ذخیره شده است، از آن‌ها حذف شود یا به مدیران سازمان تحویل داده شود.
علاوه‌بر تحویل تجهیزات، دسترسی‌های کارمند به سیستم‌ها و برنامه‌های مختلف نیز لغو یا محدود می‌شود تا اطمینان حاصل گردد که پس از جدا شدن کارمند، دیگر قادر به دسترسی به اطلاعات حساس سازمان نیست. این مرحله نه‌تنها به حفظ امنیت سازمان کمک می‌کند، بلکه به کارمند این امکان را می‌دهد که به‌راحتی و با آرامش به سمت مرحله بعدی از زندگی حرفه‌ای خودش برود.
انتقال وظایف
انتقال وظایف یکی از مراحل حیاتی و حساس در فرآیند خروج کارکنان از یک سازمان محسوب می‌گردد که نیازمند برنامه‌ریزی دقیق است. در این مرحله، وظایف و پروژه‌های جاری کارمند جدا شده به افراد دیگر یا جانشینان مناسب منتقل می‌شودن. این انتقال وظایف باید به‌گونه‌ای انجام گیرد که فعالیت‌های روزانه و پروژه‌های مرتبط با سازمان به‌صورت ناقص یا متوقف شده باقی نمانند.
برای این منظور، معمولاً یک جلسه جداگانه با شرکت کنندگان مختلفی که وظایف را ادامه می‌دهند، برگزار می‌شود تا جزئیات وظایف و نقاط قوت و ضعف هر یک مورد بررسی قرار بگیرد. علاوه‌بر این، منابع و ابزارهای لازم برای ادامه کار به‌دقت ارائه می‌شوند و افراد جدید با فرآیندها و سیستم‌های سازمانی آشنا می‌شوند تا انتقال وظایف به سرعت و باکیفیت انجام شود. درنتیجه، این انتقال صحیح وظایف باعث حفظ تداوم فعالیت‌های سازمانی و جلوگیری از ایجاد هرگونه نقض یا کاستی در عملکرد سازمانی می‌شود و از اهمیت ویژه‌ای در مدیریت منابع انسانی برخوردار است.
مصاحبه خروج
مصاحبه خروج یکی از مراحل مهم و اصولی در فرآیند خروج کارکنان از یک سازمان است که نقش بسیار مهمی در جمع‌آوری بازخورد و بهبود فرآیندهای سازمانی دارد. در این مرحله، کارمند جدا شده به‌صورت رسمی با مدیر خود یا نماینده‌های سازمانی برای بررسی دلایل و عوامل جدایی، ارزیابی تجربه کاری و ارائه بازخورد مشارکت می‌کند. این مصاحبه می‌تواند به عنوان فرصتی برای شناخت بهتر از مسائل و مشکلات سازمان، ارتقاء فرهنگ سازمانی و بهبود روابط کاری مورداستفاده قرار بگیرد.
علاوه‌بر این، این مصاحبه فرصتی است برای کارمند که به ابراز نظرات، انتقادات و پیشنهادات خود به‌صورت باز و بدون هرگونه میانجی‌گری که می‌تواند به بهبود عملکرد سازمانی و افزایش رضایتمندی کارمندان کمک داشته باشد، بپردازد. ازاین‌رو، مدیران منابع انسانی و مدیران سازمانی باید این مصاحبه را با حساسیت و باتوجه به نیازها و نگرانی‌های کارمندان اجرا کنند و از اطلاعات به‌دست آمده برای بهبود فرآیندهای سازمانی و ارتقاء محیط کاری استفاده نمایند.
ارزیابی نهایی
ارزیابی نهایی یک مرحله بسیار اساسی در فرآیند خروج کارکنان است که در آن عملکرد کارکنان جدا شده ارزیابی می‌شود. این ارزیابی شامل بررسی اطلاعات مربوط به عملکرد کاری، تجربه کاری و رفتارهای کارمند می‌شود تا به‌دقت ارزیابی گردد که آیا کارمند از منظر عملکرد برای سازمان قابل قبول بوده یا خیر. همچنین، در این مرحله می‌توان تلاش کارمند در ارتقاء خود، مشارکت در فرآیندها و همکاری با تیم را نیز ارزیابی نمود.
این ارزیابی نهایی می‌تواند به عنوان پایان یافتن مراحل فرآیند خروج عمل کند و به مدیران منابع انسانی و مدیران سازمانی اطلاعات ارزشمندی را درباره عملکرد و تجربه کاری کارمندان فراهم آورد که درنهایت این اطلاعات می‌تواند برای بهبود فرآیندهای سازمانی و بهبود محیط کاری در آینده مورداستفاده قرار بگیرد.
حفظ ارتباطات
حفظ ارتباطات یکی از جوانب حیاتی در فرآیند خروج کارکنان به‌شمار می‌آید که در جهت رسیدن به یک جدایی مؤثر و باکیفیت کمک می‌کند. این ارتباطات می‌تواند شامل ارتباطات داخلی و خارجی باشد، از ارتباطات داخلی با تیم‌های دیگر و مدیران تا ارتباطات خارجی با مشتریان، همکاران صنعتی و افراد دیگری که درحال حاضر یا در آینده ممکن است با سازمان در ارتباط باشند. حفظ ارتباطات معمولاً شامل برگزاری جلسات خداحافظی، تشکر از کارکنان برای همکاری‌های گذشته و ارائه فرصت برای ارتباطات آتی است.
درنتیجه، این ارتباطات می‌تواند به عنوان یک فرصت برای تقویت روابط و ایجاد ارتباطات طولانی‌مدت با کارکنان جدید یا سابق استفاده شود که این امر می‌تواند به ایجاد شبکه‌های حمایتی و همکاری در آینده کمک نماید و برای هر دو طرف منافع بیشتری فراهم آورد.
تحویل کارت شناسایی شرکت
تحویل کارت شناسایی شرکت یکی از موارد اساسی در چک لیست خروج از سازمان است و تضمین می‌کند که هر فرد موظف به ترک محیط کار می‌تواند با شناسایی دقیق و رسمی از سازمان خارج شود. این کارت شامل اطلاعات اساسی مانند نام و نام خانوادگی کارمند، شماره پرسنلی و دپارتمان متعلقه است. با استفاده از این کارت، سازمان قادر است به‌طور دقیق ثبت و پیگیری خروج و ورود هر فرد را داشته باشد که این امر به ایجاد امنیت بیشتر در محیط کار و کنترل بهتر بر روی دسترسی‌ها کمک می‌کند. علاوه‌بر آن، کارت شناسایی شرکت می‌تواند به عنوان یک ابزار ارتباطی مؤثر عمل نماید. زیرا اطلاعات مهمی را در مورد هویت و موقعیت کارمند در سازمان ارائه می‌دهد. ازاین‌رو، این کارت از اهمیت بسیاری در چک لیست خروج از سازمان برخوردار است و در فرآیند مرتبط با خروج کارمندان، یک نقش کلیدی ایفا می‌کند.
تحویل تجهیزات فناوری اطلاعات مربوط به شرکت
تجهیزات فناوری اطلاعات مرتبط با شرکت یکی از موارد حیاتی در چک لیست خروج از سازمان به‌حساب می‌آید که باید به‌دقت موردبررسی قرار بگیرد. این تجهیزات شامل همه‌ی ابزارها، دستگاه‌ها و سیستم‌های مورد استفاده در فعالیت‌های فناوری اطلاعات شرکت ازجمله کامپیوترها، لپ‌تاپ‌ها، تلفن‌های همراه، سرورها، نرم‌افزارها و دستگاه‌های جانبی می‌شود. در چک لیست خروج از سازمان، باید اطمینان حاصل شود که تمامی تجهیزات فناوری اطلاعات مرتبط با شرکت به‌دقت شناسایی، جمع‌آوری و بازیابی شوند و هیچ اطلاعات مهم یا محرمانه‌ای در دسترس کارمندان خروجی باقی نمانده باشد. همچنین، اطمینان حاصل شود که کلیه‌ی حساب‌ها و دسترسی‌های کاربری که ممکن است به نام کارمند وابسته باشند، لغو و تعلیق شده و دسترسی به سیستم‌های شرکت محدود گردد. به‌طور کلی این اقدامات به منظور حفظ امنیت و حریم خصوصی شرکت و جلوگیری از هرگونه دسترسی غیرمجاز پس از خروج کارمندان از سازمان، از اهمیت بالایی برخوردار هستند.
تنظیم توافق‌نامه عدم افشا
توافق‌نامه عدم افشا یکی از ابزارهای حیاتی در چک لیست خروج از سازمان محسوب می‌شود که به منظور حفظ اطلاعات محرمانه و سری خود شرکت از اهمیت بسزایی برخوردار است. این توافق‌نامه نه‌تنها شامل قوانین و مقررات مربوط به عدم افشا و استفاده از اطلاعات محرمانه شرکت است، بلکه می‌تواند شامل مواردی نظیر ممنوعیت انتقال اطلاعات به سازمان‌های رقیب، ممنوعیت استفاده از اطلاعات در صورت ترک شغل و مسئولیت‌های قانونی مربوط به نقض این توافق‌نامه نیز باشد.
با امضاء این توافق‌نامه، هر کارمند ملزم به رعایت شرایط و ضوابط مربوطه می‌شود و به تعهد خود در حفظ امنیت و محرمانگی اطلاعات شرکت اعتبار می‌بخشد. درنتیجه این توافق‌نامه از اهمیت زیادی برای جلوگیری از افشای اطلاعات حساس و حفظ منافع شرکت برخوردار است و به عنوان یک بخش اساسی از فرآیند خروج کارمندان از سازمان موردتوجه قرار می‌گیرد.
حذف کارمند از لیست حقوق و دستمزد
حذف کارمند از لیست حقوق و دستمزد یکی از مراحل مهم در چک لیست خروج از سازمان است که باید به‌دقت و با رعایت قوانین و مقررات مربوطه انجام شود. این اقدام شامل توقف پرداخت حقوق و دستمزد به کارمند مربوطه می‌شود و باید در توافق‌نامه یا قرارداد خروج موردی که کارمند و کارفرما امضاء می‌کنند، تعیین گردد. همچنین، لازم است که کلیه‌ی مسائل مالی مرتبط با حقوق و دستمزد، ازجمله پرداخت حقوق بازمانده، مزایای مرتبط با کار، مرخصی‌های بازمانده و سایر موارد مالی، به‌دقت بررسی و رسیدگی شود. این اقدامات نه‌تنها از اهمیت بالایی برای حفظ منافع و حقوق کارمندان برخوردار است، بلکه به ایجاد فرآیند خروجی شفاف و مؤثر از سازمان نیز کمک می‌کند.
اسناد مالیاتی و مرتبط با دریافت کالا
اسناد مالیاتی و مرتبط با دریافت کالا یکی از بخش‌های حیاتی در چک لیست خروج از سازمان به‌شمار می‌رود که باید با دقت بالا و با رعایت قوانین و مقررات مربوطه بررسی و رسیدگی شود. این اسناد شامل مواردی مانند فرم‌های مالیاتی، گزارش‌های مالی، سوابق حسابداری و سایر اسناد مرتبط با مالیات و دریافت کالاها از سازمان می‌شود. این مرحله به این دلیل از اهمیت بسیاری برخوردار است که تمامی اسناد مالیاتی به‌دقت بررسی و وضعیت آن‌ها وارسی شود تا از هرگونه اشتباه یا ترتیبات نادرستی جلوگیری گردد.
همچنین، ضروری است که تمامی کالاها و وسایل در اختیار کارمندان به‌طور ریزبینانه شناسایی و رسیدگی شوند و تضمین گردد که هیچ‌گونه کالایی از محیط سازمان خارج نشده و تمامی اسناد مرتبط با دریافت آن‌ها جزءبه‌جزء دریافت و ثبت شده باشند. این اقدامات نقش حیاتی در اطمینان حاصل از دقت و شفافیت مالیاتی و مالی در فرآیند خروج کارمندان از سازمان ایفا می‌کنند.
بررسی دارایی‌های در اختیار کارمند
این بررسی شامل تمامی دارایی‌ها، ازجمله لوازم شخصی، دفاتر کار، ابزارهای محاسباتی، اسناد رسمی و هر نوع دارایی دیگری که به‌صورت موقت یا دائمی به آن‌ها واگذار شده، می‌باشد که در اختیار کارمندان قرار دارد. هدف از این بررسی اطمینان حاصل کردن از این است که تمامی دارایی‌ها به‌موقع و به‌دقت به افراد مربوطه تحویل داده شده باشند و هیچ موردی از آن‌ها از دست نرفته و یا به‌طور نادرست استفاده نشده باشد. همچنین، واجب است که هرگونه دارایی مرتبط با سازمان که در اختیار کارمندان بوده و به نحوی با شرکت مرتبط باشد، با تمرکز شناسایی و ثبت گردد و برای جلوگیری از هرگونه مشکلات ممکن مربوط به مالکیت و استفاده نادرست از آن‌ها، اقدامات لازم صورت گیرد. بدین سبب این اقدامات از اهمیت بالایی برای حفظ منافع و مالکیت شرکت در فرآیند خروج کارمندان از سازمان برخوردار هستند و مطمئناً به افزایش دقت و شفافیت در مدیریت دارایی‌های شرکت کمک می‌نمایند.
حذف دسترسی‌ها به سیستم آموزش
این اقدام شامل توقف دسترسی کارمندان به سیستم‌های آموزشی و آموزشگاهی سازمان ازجمله پلتفرم‌های آنلاین و آفلاین، پایگاه‌های داده، نرم‌افزارهای آموزشی و هر نوع منبع دیگری که به کارمندان برای یادگیری و پیشرفت حرفه‌ای ارائه شده است، می‌شود. هدف از این اقدام این است تا اطمینان حاصل شود که کارمندانی که دیگر در سازمان فعالیت نمی‌کنند، دسترسی به منابع آموزشی سازمان را نداشته باشند و هیچ مواردی از آن‌ها برای استفاده شخصی یا غیرمجاز استفاده نشود. درنتیجه این اقدام از اهمیت بالایی برای حفظ امنیت اطلاعاتی و مالی سازمان برخوردار است و به جلوگیری از هرگونه سوءاستفاده یا نقض قوانین مربوط به مالکیت فکری و اطلاعات شرکت کمک می‌کند.
تأیید مالی عدم بدهی و تسهیلات
تأیید مالی عدم بدهی و تسهیلات یکی از مراحل اساسی در چک لیست خروج از سازمان است که باید با تمرکز بالا و رعایت قوانین و مقررات مالی مربوطه انجام گیرد. این مرحله شامل بررسی و تأیید این است که کارمند خارج شده هیچ بدهی مالی به سازمان ندارد و همچنین هیچ‌گونه تسهیلات مالی در اختیار او قرار نگرفته باشد. همچنین این مورد شامل بررسی حساب‌های بانکی، قراردادهای مالی، وام‌ها، اعتبارات و هر نوع بدهی یا تسهیلات دیگری است که کارمند ممکن است با سازمان داشته باشد.
هدف از این مرحله اطمینان حاصل نمودن از این است که هیچ موضوعی در مورد بدهی مالی یا تسهیلات مالی که امکان دارد برای شرکت مشکل ایجاد نماید، وجود ندارد. این اقدام از اهمیت بسیاری برای حفظ امنیت مالی و قانونی سازمان برخوردار است و به اطمینان حاصل از توجه و وضوح بیشتر در مدیریت مالی و مالکیت سازمان کمک می‌کند.
قطع دسترسی به اطلاع رسانی‌های داخلی شرکت
قطع دسترسی به اطلاع رسانی‌های داخلی شرکت یکی از مراحل حیاتی در چک لیست خروج از سازمان محسوب می‌گردد که باید با ریزبینی و رعایت قوانین و مقررات مربوطه به انجام برسد. این اقدام شامل مسدود کردن دسترسی کارمندان به اطلاع رسانی‌های داخلی سازمان ازجمله ایمیل‌های داخلی، پیام‌های داخلی در پلتفرم‌های ارتباطی داخلی، نشریات داخلی و وب‌سایت داخلی می‌شود. هدف از این مورد این است که کارمندان خروجی دسترسی به اطلاعات داخلی سازمان را نداشته و هیچ مواردی از این اطلاعات برای استفاده شخصی یا غیرمجاز به کارمندان خروجی ارائه نشود. این اقدام از اهمیت بسیاری برای حفظ امنیت اطلاعاتی و مالی سازمان برخوردار است و به جلوگیری از هرگونه سوءاستفاده یا نقض قوانین مربوط به مالکیت فکری و اطلاعات شرکت کمک می‌کند.
قطع دسترسی ابزارهای مدیریت دانش
قطع دسترسی به ابزارهای مدیریت دانش یکی از مراحل اصولی در چک لیست خروج از سازمان است که باید با دقت و با رعایت قوانین و مقررات مربوطه انجام شود. این اقدام شامل مسدود کردن دسترسی کارمندان به ابزارها و پلتفرم‌های مدیریت دانش سازمان، ازجمله سیستم‌های مستندسازی، پایگاه‌های دانش، ابزارهای همکاری و هر نوع منبع دیگری که برای مشارکت در ایجاد، انتقال و استفاده از دانش در سازمان که مورداستفاده قرار می‌گیرد، می‌شود. هدف از این اقدام این است که کارمندان خروجی دسترسی به دانش و اطلاعات حیاتی سازمان را نداشته و هیچ مواردی از این دانش به‌طور نادرست یا غیرمجاز به کارمندان خروجی ارائه نشود. این اقدام از اهمیت بسیاری برای حفظ امنیت اطلاعاتی و مالی سازمان برخوردار است و به جلوگیری از هرگونه سوءاستفاده یا نقض قوانین مربوط به مالکیت فکری و اطلاعات شرکت کمک می‌کند.
تسویه سنوات و پاداش‌های مندرج در آیین‌نامه‌های شرکت
تسویه سنوات و پاداش‌های مندرج در آیین‌نامه‌های شرکت یکی از مراحل حیاتی در چک لیست خروج از سازمان است که باید با دقت و رعایت قوانین و مقررات مربوطه به انجام برسد. این اقدام شامل تسویه حقوق، مزایا، پاداش‌ها و هر نوع مزایای دیگری است که به کارمند مقرر شده، طبق آیین‌نامه‌های شرکت و توافقات قبلی. همچنین، در این مرحله هرگونه پاداش یا مزایای دیگری که به کارمند به‌دلیل عملکرد و یا موارد خاص دیگر اعطا شده، به‌دقت بررسی و تسویه می‌شود.
هدف از این امر این است که کارمندانی که از سازمان خارج می‌شوند، حقوق و مزایای مربوط به خود را به‌طور کامل دریافت کرده و هیچ مواردی از آن‌ها به‌طور نادرست یا غیرمجاز از آن‌ها کم نشده باشد. این اقدام از اهمیت بسیاری برای حفظ اعتماد و رضایت کارمندان و حفظ نظم مالی شرکت برخوردار است و به اطمینان حاصل از دقت و شفافیت در مدیریت مالی و مالکیت شرکت کمک می‌کند.
چک لیست آنبوردینگ شامل چه مواردی است؟
مراحل پذیرش
مراحل پذیرش یک کارمند جدید برای ورود به یک سازمان می‌تواند یکی از مهم‌ترین و پرکاربردترین بخش‌های فرآیند آنبوردینگ باشد. در این مراحل، کارمند جدید پس از قبولی پیشنهاد استخدام و امضای قرارداد، با مراحلی مانند ارسال مدارک و فرم‌های مربوطه، پذیرش شغلی و امضای اسناد مربوطه مواجه می‌شود. این مراحل شامل تهیه و تنظیم اسناد استخدامی، اعلام موارد مالی و مزایای مرتبط با شغل، ارائه اطلاعات مربوط به سازمان و شرایط کاری است.
همچنین، در این مراحل زمان‌بندی آغاز شغل، جلسات آموزشی و معرفی به تیم و سازمان مشخص می‌گردد. درنتیجه به کمک یک چک لیست آنبوردینگ، اطمینان حاصل می‌شود که هیچ مرحله‌ای از فرآیند پذیرش کارمند جدید از دست نمی‌رود و تمامی اقدامات موردنیاز به‌طور کامل انجام خواهد شد.
آموزش‌ها و آماده‌سازی
آموزش‌ها و آماده‌سازی در چک لیست آنبوردینگ از اهمیت بالایی برخوردار هستند. زیرا کارمند جدید نیاز دارد تا با سازمان، فرآیندها، وظایف و مسئولیت‌های خود آشنا شود. این آموزش‌ها می‌توانند شامل آموزش‌های فنی مرتبط با شغل، آشنایی با سیاست‌ها و رویه‌های سازمانی و همچنین آموزش‌های مهارتی و رفتاری باشند. علاوه‌بر آن، آموزش‌ها ممکن است شامل آموزش‌های ایمنی و بهداشتی، آموزش‌های مرتبط با امنیت اطلاعات و آموزش‌های مرتبط با استفاده از سیستم‌ها و ابزارهای مورد استفاده در سازمان باشند. با ارائه این آموزش‌ها، کارمند جدید به‌راحتی و با اطمینان بیشتری به محیط کاری عادت و کار خود را آغاز می‌کند و موجب موفقیت و عملکرد بهتر او در شغل می‌شود.
معرفی به تیم
معرفی کارمند جدید به تیم یکی از مهم‌ترین مراحل در فرآیند چک لیست آنبوردینگ به‌حساب می‌آید. این مرحله به کارمند جدید اجازه می‌دهد تا با اعضای تیم و همکاران خود آشنا شده و به جامعه کاری و فرهنگ سازمانی وارد شود. در این معرفی، علاوه‌بر ارائه اطلاعات مربوط به نقش و مسئولیت‌های کاری، اهمیت ایجاد روابط مؤثر و همکاری در تیم نیز برجسته‌تر می‌شود. این معرفی می‌تواند شامل جلسات تیمی، معرفی فردی به اعضای تیم و ارائه فرصت‌های برقراری ارتباط شخصی با همکاران باشد. با ایجاد این اتصالات و روابط، کارمند جدید احساس حمایت و انگیزه بیشتری می‌کند و موجب موفقیت و یادگیری سریع‌تر او در سازمان می‌شود.
تعیین وظایف و مسئولیت‌ها
تعیین وظایف و مسئولیت‌ها یکی از مراحل اساسی در فرآیند آنبوردینگ است که به کارمند جدید کمک می‌کند تا به‌طور کامل با نقش و مسئولیت‌های خود آشنا شود. در این مرحله، وظایف و مسئولیت‌های مربوط به شغل جدید کارمند مشخص می‌گردد و به وی توضیح داده می‌شود که چه کارهایی باید انجام دهد، به چه صورت وقت خود را مدیریت کند و چگونه با سایر اعضای تیم و بخش‌های مختلف سازمان هماهنگی داشته باشد. همچنین، در این مرحله ابزارها، منابع و سیستم‌های مورد استفاده برای انجام وظایف نیز معرفی می‌شود. این تعیین وظایف و مسئولیت‌ها می‌تواند به کارمند جدید اطمینان بیشتری در انجام وظایف خود بدهد و او را در مسیری موفقت‌آمیز به سمت تحقق اهداف سازمانی هدایت نماید.
پیگیری و بازخورد
پیگیری و بازخورد یک جزء حیاتی در چک لیست آنبوردینگ به‌شمار می‌آید که به کارمند جدید کمک می‌کند تا به‌راحتی و با اطمینان بیشتری در محیط کاری جدیدش وارد شود. این فرآیند شامل ارائه فرصت‌هایی برای ارتباط مداوم با مدیر مستقیم و سایر اعضای تیم، برگزاری جلسات بازخورد و ارزیابی‌های دوره‌ای در طول دوره آموزشی و همچنین در طول مدت کار است. با این رویکرد، کارمند جدید از فرصت برای بررسی پیشرفت خود، ارائه سؤالات و انتقادات و درنهایت بهبود عملکردش بهره می‌برد. علاوه‌بر این، مدیران نیز با ارائه بازخوردهای مثبت و سازنده و همچنین راهنمایی‌های لازم به کارمند جدید، محیطی را برای ارتقاء مهارت‌ها و انگیزه او ایجاد می‌کنند. این تعاملات پس از ورود کارمند جدید به سازمان، مسیر موفقیت و توسعه پایدار او را هموارتر و کارآمدتر می‌سازد.
مطلب مرتبط: چگونه با کارمند تازه وارد خود رفتار کنیم تا موتورش گرم شود؟
مزیت‌های استفاده از چک لیست آفبوردینگ
کامل بودن و فراموش نشدن
استفاده از چک لیست آفبوردینگ برای سازمان‌ها از جنبه‌های مختلفی مزایای قابل توجهی دارد که یکی از مهم‌ترین آن‌ها، کامل بودن و فراموش نشدن مراحل فرآیند آفبوردینگ است. با استفاده از این چک لیست، اطمینان حاصل می‌شود که تمامیت در انجام فرآیند خروج کارمندان حفظ می‌شود و هیچ جزئی از این فرآیند به‌طور اتفاقی از یاد نمی‌رود. این امر موجب می‌شود که هرگونه مسئولیتی در انتقال اطلاعات، بازگرداندن تجهیزات، حل‌وفصل مسائل مالی و سایر اقدامات مرتبط با خروج کارمندان به‌صورت کامل و بدون هیچ‌گونه ایرادی انجام شود.
بنابراین، این مزیت نه‌تنها بهبودی در بهره‌وری و عملکرد سازمانی ایجاد می‌کند، بلکه اطمینان حاصل می‌شود که هیچ جزئی از فرآیند آفبوردینگ از دست نمی‌رود و کارمندان به حفظ حقوق و تسریع در فرآیند خروج از سازمان دست می‌یابند.
افزایش بهره‌وری
استفاده از چک لیست آفبوردینگ به‌طور معمول باعث افزایش بهره‌وری در سازمان می‌شود. این ابزار کمک می‌کند تا فرآیند آفبوردینگ به‌صورت منظم و سازمان‌یافته انجام شود و از، از دست رفتن زمان و منابع در این فرآیند جلوگیری گردد. با افزایش بهره‌وری، همه مراحل لازم برای خروج کارمندان به‌درستی مشخص می‌شود و ازاین‌رو، کارمندان به‌صورت سریع‌تر و با کمترین تأخیر از سازمان خارج می‌شوند. همچنین، امکان ارزیابی و بهبود مستمر فرآیند آفبوردینگ وجود دارد که این امر منجربه بهبود پیشرفت در عملکرد و عملیات سازمانی می‌شود. بنابراین، استفاده از چک لیست آفبوردینگ نه‌تنها به‌صورت مستقیم به بهبود بهره‌وری کمک می‌کند، بلکه با ایجاد فرآیندهای بهتر و مؤثرتر، عملکرد سازمان را بهبود می‌بخشد.
رضایتمندی کارمندان
استفاده از چک لیست آفبوردینگ به‌طور قابل توجهی می‌تواند به افزایش رضایتمندی کارمندان در محیط کار کمک کند. این ابزار با فراهم کردن یک فرآیند مشخص و سازمان‌یافته برای خروج از سازمان، به کارمندان اطمینان می‌دهد که فرآیند خروج از سازمان به یک تجربه قابل اطمینان و شفاف تبدیل می‌شود. با داشتن یک چک لیست جامع و کامل، کارمندان به سادگی می‌توانند بفهمند چه مراحلی باید طی کنند و چه انتظاراتی از آن‌ها دارند.
این موضوع باعث کاهش استرس و نگرانی‌های مرتبط با خروج از سازمان می‌شود و کارمندان را قادر می‌سازد تا با اطمینان بیشتری از سازمان خارج شوند. همچنین، این فرآیند به کارمندان امکان می‌دهد تا نقاط ضعف و بهبودپذیری‌های موجود در فرآیند آفبوردینگ را به بهترین شکل ممکن مشخص کنند و از این طریق، به بهبود مداوم فرآیند آفبوردینگ و سازمان کمک نمایند.
پایداری سازمانی
استفاده از چک لیست آفبوردینگ به پایداری سازمانی کمک بسیاری می‌کند. با داشتن یک فرآیند مشخص و سازمان‌یافته برای خروج کارمندان، سازمان قادر است تا تأثیرات منفی جانبی ازجمله افزایش هزینه‌ها، افت کیفیت خدمات و کاهش فرصت‌های کسب‌وکار را کنترل نماید. این چک لیست همچنین به سازمان امکان می‌دهد تا اطمینان حاصل کند که هیچ‌گونه دانش یا تجربه ارزشمندی به‌طور غیرمنتظره از سازمان خارج نمی‌شود و از اطلاعات مهم محافظت می‌شود.
ازطرفی دیگر، با داشتن یک فرآیند آفبوردینگ مؤثر و کامل، سازمان می‌تواند به افزایش اعتماد عمومی و تصویر مثبت خود در بازار کمک داشته باشد که این مسئله به‌طور مستقیم به پایداری و استقامت سازمانی مربوط می‌شود و نقش مهمی در رشد و توسعه بلندمدت سازمان دارد.
امکان بهبود مستمر
استفاده از چک لیست آفبوردینگ در امکان بهبود مستمر فرآیند آفبوردینگ نقش اساسی دارد. با داشتن یک چک لیست جامع و کامل، سازمان می‌تواند هر بار که از این فرآیند استفاده می‌کند، از تجربیات گذشته‌اش یاد بگیرد و اقدامات بهبودپذیری را اعمال نماید. این چک لیست به سازمان امکان می‌دهد تا نقاط ضعف و مواردی که ممکن است باعث ناکارآمدی یا مشکلات در فرآیند آفبوردینگ شوند را شناسایی کرده و بهبودهای لازم را در طرح و فرآیند خود اعمال نماید. همچنین، با استفاده از بازخوردهای کارمندان و تجربیات آن‌ها، چک لیست بهبودهای مداوم را ترویج می‌دهد و باعث می‌شود که فرآیند آفبوردینگ به شکلی که بیشترین موفقیت و رضایت را برای همه طرف داشته باشد، شکل بگیرد.
چه کسانی در اجرای فرایند آفبوردینگ باید مشارکت نمایند؟
مدیران منابع انسانی (HR):
مدیران منابع انسانی نقش اصلی در مدیریت فرآیند آفبوردینگ دارند. آن‌ها مسئول بررسی و اجرای مراحل آفبوردینگ هستند، ازجمله تنظیم اسناد مربوط به خروج کارمند، مدیریت مزایا و پاداش‌های مالی و انجام مراحل پایانی استخدام.
مدیران مستقیم:
مدیران مستقیم کارکنان خروجی می‌توانند در فرآیند آفبوردینگ نقش اساسی داشته باشند. آن‌ها می‌توانند به کارکنان خروجی اطلاعات مربوط به فرآیند خروج را ارائه دهند و با آن‌ها در مورد پیشنهادات و بازخوردها همکاری کنند.
تیم‌های مختلف:
اعضای تیم‌های مختلف ازجمله همکاران مستقیم و اعضای دیگر سازمان، می‌توانند در فرآیند آفبوردینگ مشارکت کنند. آن‌ها می‌توانند اطلاعات و تجربیات خود را با کارمند خروجی به اشتراک بگذارند و به او کمک نمایند تا فرآیند خروج را به‌طور سریع‌تر و کارآمدتر انجام دهد.
دپارتمان IT:
افراد واحد IT مسئول تنظیم دسترسی‌ها و حذف حساب‌های کاربری کارمند خروجی از سیستم‌های اطلاعاتی سازمان هستند.
دپارتمان حقوق و دستمزد:
این دپارتمان مسئول موارد مالی مرتبط با خروج کارمند، ازجمله پرداخت حقوق آخرین دوره کاری، مزایا، مرخصی بازمانده و سایر امور مالی مرتبط با خروج کارمند است.
تفاوت آنبوردینگ و آفبوردینگ
تفاوت میان آنبوردینگ و آفبوردینگ معمولاً در دو مفهوم مختلف به‌کار می‌رود، اما هر دو مفهوم در حوزه منابع انسانی و مدیریت کارکنان استفاده می‌شود:
آنبوردینگ (Onboarding):
آنبوردینگ به فرآیند یا برنامه‌هایی اطلاق می‌شود که با هدف بهبود تجربه ورودی کارمندان جدید به سازمان طراحی می‌شود. این فرآیند شامل مراحلی مانند آموزش‌های معرفی به محیط کاری، آشنایی با سازمان و فرآیندهای آن و همچنین ایجاد ارتباط با تیم و همکاران جدید می‌شود.
آفبوردینگ (Offboarding):
آفبوردینگ فرآیند مدیریتی است که به مدیریت خروج و جدا شدن کارمندان از سازمان می‌پردازد. این فرآیند شامل مراحلی مانند اعلام خروج، برنامه‌ریزی خروج، تسلیم تجهیزات، انتقال وظایف، مصاحبه خروج و تسویه حساب مالی است.
بنابراین، اگرچه هر دو مفهوم به مدیریت کارمندان مربوط هستند، اما آنبوردینگ بیشتر به جهت تجربه ورودی و تعامل با کارمندان جدید موردتوجه قرار می‌گیرد، درحالی که آفبوردینگ بیشتر به مدیریت جدا شدن کارمندان و اتمام همکاری با آن‌ها می‌پردازد.
پیشنهاد: با این ۱۰ پکیج خوش آمد گویی منحصربه‌فرد کارمندان تازه وارد را شگفت‌زده کنید!
سخن نهایی
بدون شک، آفبوردینگ به‌عنوان یک فرآیند حیاتی در مدیریت منابع انسانی، نقش مهمی در خروج هماهنگ و مثبت کارکنان از سازمان ایفا می‌کند. با اجرای صحیح و ساختاریافته این فرآیند، سازمان‌ها می‌توانند از حفظ دانش و تجربیات ارزشمند اطمینان حاصل کنند، روابط مثبت با کارکنان جدا شده را حفظ کرده و روحیه و اعتماد کارکنان باقی‌مانده را تقویت نمایند. آفبوردینگ مؤثر نه‌تنها به بهبود عملکرد و تداوم بهره‌وری سازمان کمک می‌کند، بلکه زمینه را برای توسعه فرهنگ سازمانی مثبت و تعاملات حرفه‌ای پایدار نیز فراهم می‌آورد. درنهایت، توجه به این فرآیند می‌تواند به کاهش مشکلات و چالش‌های مربوط به خروج کارکنان و بهبود کلی سلامت سازمانی منجر گردد.
