امروزه در تمامی سازمان‌ها، مدیران برای استخدام افراد تازه کار مهم‌ترین کاری که انجام می‌دهند مصاحبه استخدامی است. زیرا مصاحبه، بخشی جدایی‌ناپذیر از روند استخدام است و اینکه شما بتوانید یک مصاحبه را به‌خوبی پیش ببرید، این اطمینان را به شما می‌دهد که از هر مصاحبه بیشترین بهره را داشته باشید. برای داشتن یک مصاحبه قدرتمند و خوب باید از چک لیست مصاحبه استخدامی کمک بگیرید. چراکه چک لیست مصاحبه استخدامی، یک ابزار قدرتمند است که شما را در طول فرآیند مصاحبه هدایت می‌نماید.
این چک لیست شامل مجموعه‌ای از موارد و نکات است که باید درنظر گرفته شود تا مصاحبه شما به بهترین شکل ممکن اجرا گردد و شما بتوانید به شغل موردنظرتان دست یابید. بدون شک، مصاحبه استخدامی یکی از مهم‌ترین مراحل در فرآیند یافتن شغل است. ولی برای بسیاری از ما، تجربه مصاحبه استخدامی ممکن است به عنوان یک چالش ناشناخته و ممکن است حتی ترسناک تلقی شود. ازاین‌رو، با داشتن آمادگی مناسب و استفاده از چک لیست‌های کامل می‌توانید به‌راحتی از این چالش عبور کنید.
مصاحبه‌های شغلی بسته به فرهنگ سازمانی شرکت‌ها متفاوت هستند، اما روش‌هایی هست که با کمک آن‌ها می‌توان عملکرد خوبی در جلسات مصاحبه داشت. به همین دلیل در این مقاله، ما به بررسی جزئیات یک چک لیست کامل برای مصاحبه استخدامی می‌پردازیم. این چک لیست شامل مواردی ازجمله: آماده‌سازی قبلی، رفتارهای مؤثر در طول مصاحبه، پاسخ به سؤالات متداول و مهارت‌های مذاکره برای مراحل پس از مصاحبه است که اگر آن‌ها را درنظر داشته باشید، می‌توانید در مصاحبه شغلی موفق شوید.
در مصاحبه‌ی استخدامی چه اتفاقی می‌افتد؟
مصاحبه استخدامی یک فرآیند اساسی در روند انتخاب و استخدام نیروی انسانی در یک سازمان یا شرکت محسوب می‌گردد. در این فرآیند، متقاضیان شغل به‌صورت مستقیم با نمایندگان سازمان یا کارفرما در مکالمه‌ای یک‌به‌یک روبه‌رو می‌شوند تا توانایی‌ها، تجربیات، دانش و مهارت‌های خودشان را برای انجام وظایف مربوط به شغل موردنظر ارزیابی نمایند. هدف اصلی از مصاحبه استخدامی، ارزیابی صحت و مطابقت میان فرد و شغل موردنظر است.
معمولاً در طول مصاحبه، متقاضیان با سؤالاتی درمورد تجربیات کاری، تحصیلات، مهارت‌ها، قابلیت‌ها و موقعیت‌های مختلفی که با آن‌ها روبه‌رو هستند و همچنین دلایل متقاضی برای تمایل به کار در آن سازمان یا شغل خاص، مواجه می‌شوند. به‌طور کلی، مصاحبه استخدامی، ارتباطی طراحی شده، هدف‌دار، رودررو و نیازمند به تصمیم‌گیری است که طرفین در آن حضور دارند و هر دو برای دستیابی به اهدافی متفاوت ولی همسو در یک معیار سازمانی تعریف شده به گفت‌وگو می‌نشینند.
جلسات مصاحبه استخدامی بسیار مهم هستند و بدین سبب هر دو سمت مصاحبه کاری باید برای این جلسه آماده باشند و بدانند هدفشان از این جلسات چیست و باید بتوانند استرس خود را کنترل نمایند. درنتیجه، مصاحبه استخدامی را یک رویداد ساده همانند بسیاری از رویدادهای دیگر زندگیتان فرض کنید و آن را فرصتی جهت کسب یک تجربه نو بدانید.
مطلب مرتبط: ۱۶ سؤال روانشناسی در مصاحبه استخدامی با جواب
انواع مصاحبه استخدامی
مصاحبه تلفنی
در مصاحبه تلفنی، مصاحبه‌گر با متقاضی ارتباط تلفنی برقرار می‌نماید. این نوع مصاحبه معمولاً برای ارزیابی اولیه و تعیین تمایلات متقاضی استفاده می‌شود.
مصاحبه حضوری
این نوع مصاحبه در محیط حضوری و در مکانی مشخص برگزار می‌شود. این مصاحبه شامل یک یا چند مصاحبه‌گر و یک یا چند متقاضی است.
مصاحبه گروهی
در این نوع مصاحبه، چندین متقاضی در یک محیط مشترک حضور دارند و به گونه‌ای مشارکتی مصاحبه می‌شوند. این نوع مصاحبه برای ارزیابی مهارت‌های گروهی و اجتماعی متقاضیان مورد استفاده قرار می‌گیرد.
مصاحبه تکنیکی (فنی)
در این نوع مصاحبه، متقاضیان مورد ارزیابی قرار می‌گیرند تا مهارت‌های فنی و تخصصی خودشان را به نمایش بگذارند. این مصاحبه معمولاً برای شغل‌هایی با نیاز به دانش فنی خاص برگزار می‌شود.
مصاحبه ساختاری (سؤالات محدود شده)
در این نوع مصاحبه، مصاحبه‌گر از متقاضی سؤالات خاص و محدودی می‌پرسد که با تجربیات، مهارت‌ها و رفتارهای قبلی آن‌ها مرتبط هستند.
مصاحبه سنجشی (تست مصاحبه)
در این نوع مصاحبه، مصاحبه‌گر از متقاضی سؤالات و وظایف تستی مرتبط با شغل موردنظر را می‌پرسد تا توانایی‌های عملی و مهارت‌های فرد، مورد ارزیابی قرار بگیرد.
مصاحبه تکنیکی – رفتاری
در این نوع مصاحبه، سؤالات بر اساس رفتارهای قابل مشاهده و تجربیات گذشته فرد مطرح می‌شود تا شخصیت و سازگاری فرد با محیط کاری ارزیابی گردد.
مصاحبه تلویزیونی یا ویدئویی (آنلاین)
این نوع مصاحبه با استفاده از ویدئو کنفرانس یا ابزارهای مشابه برگزار می‌شود و شامل سؤالات استاندارد مصاحبه است.
مطلب مرتبط: رایج‌ترین دروغ‌ها در مصاحبه شغلی
چک لیست مصاحبه استخدامی
۱ـ آماده‌سازی قبلی برای مصاحبه استخدامی
آماده‌سازی قبلی برای یک مصاحبه استخدامی می‌تواند بسیار مؤثر و کلیدی برای موفقیت در این فرآیند باشد. آنچه در این مرحله انجام می‌دهید، می‌تواند تأثیر زیادی بر روی عملکرد و اطمینان شما در طول مصاحبه داشته باشد. در زیر چند مورد از نکات مهم درباره آماده‌سازی قبلی برای مصاحبه استخدامی را بررسی می‌کنیم:
تحقیق در مورد شرکت:
قبل از حضور در مصاحبه، بهتر است که به دقت درمورد شرکت موردنظر تحقیق کنید. شناختن تاریخچه، فعالیت‌ها، محصولات و خدمات ارائه شده توسط شرکت و همچنین فرهنگ و ارزش‌های سازمانی می‌تواند به شما کمک نماید تا پاسخ‌های خود را باتوجه به نیازها و اهداف شرکت شخصیت‌بخشی کنید.
آماده‌سازی سؤالات متداول:
تمرین پاسخ به سؤالات متداول مرتبط با شغل موردنظر و تجربیات کاریتان می‌تواند اعتمادبه‌نفس شما را در مصاحبه افزایش دهد. سعی کنید پاسخ‌های خود را با دقت و واضح بیان نموده و از مثال‌ها و تجربیات مرتبط برای توضیح بهتر استفاده کنید.
آشنایی با شغل و مسئولیت‌های آن:
فهم دقیق از الزامات و مسئولیت‌های شغلی که در مصاحبه مطرح می‌شود، می‌تواند به شما کمک کند تا بهترین نسخه خود را به نمایش بگذارید. این شامل مفاهیم فنی، مهارت‌ها و توانایی‌هایی است که برای اجرای وظایف شغلی دلخواه لازم هستند.
آماده‌سازی مواد و اسناد موردنیاز:
مطمئن شوید که تمامی مدارک و اسناد موردنیاز برای مصاحبه را در جایی که به راحتی به آن‌ها دسترسی داشته باشید، آماده کرده‌اید. این شامل رزومه، نامه‌ی تقدیر و همچنین هرگونه مدارک تحصیلی یا تجربیات کاری مرتبط است. با انجام این مراحل آماده‌سازی قبلی به شما اطمینان می‌دهیم که با اعتمادبه‌نفس و آمادگی کامل، به بهترین شکل ممکن در مصاحبه استخدامی خود عمل خواهید کرد.
۲ـ رفتارهای مؤثر در طول مصاحبه استخدامی
در طول یک مصاحبه استخدامی، رفتارهای شما می‌توانند تأثیر بسیاری بر نتیجه مصاحبه داشته باشند. ارتباط مؤثر با مصاحبه کننده، ارائه پاسخ‌های دقیق و معقول و نشان دادن اعتمادبه‌نفس می‌توانند ازجمله: عوامل مؤثر در موفقیت در مصاحبه استخدامی باشند. در زیر به برخی از رفتارهای کلیدی در طول مصاحبه استخدامی اشاره می‌شود:
پوشش حرفهای:
انتخاب پوشش مناسب و حرفهای برای مصاحبه امری بسیار حیاتی است. این امر نشان‌دهنده اهمیت شما نسبت به فرصت استخدامی و احترام به محیط کاری موردنظر است.
بیان صاف و واضح:
ارائه پاسخ‌های دقیق، واضح و معقول به سؤالات مطرح شده توسط مصاحبه کننده، اهمیت بسیاری دارد. سعی کنید از به کار بردن اصطلاحات پیچیده خودداری کنید و ایده‌های خود را به‌صورت واضح بیان نمایید.
بازتاب مهارت‌های ارتباطی:
برقراری ارتباط مؤثر با مصاحبه کننده از طریق چشم و اظهار احترام، نشان‌دهنده مهارت‌های ارتباطی شما است که در محیط کاری نیز بسیار ارزشمند هستند.
اعتمادبه‌نفس:
نشان دادن اعتمادبه‌نفس در طول مصاحبه، اثر مثبتی بر روی نگرانی‌های مصاحبه‌گر و نیز اثربخشی پاسخ‌های شما دارد. سعی کنید با اعتمادبه‌نفس به سؤالات پاسخ دهید و خود را به عنوان یک نامزد قابل اعتماد به نمایش بگذارید.
استفاده از مثال‌های مؤثر:
استفاده از مثال‌ها و تجربیات واقعی برای توضیح مواردی که درباره آن‌ها صحبت می‌کنید، می‌تواند نقطه قوت شما را نشان دهد و پاسخ‌های شما را برای مصاحبه‌گر قابل فهم‌تر کند. با رعایت این رفتارهای مؤثر در طول مصاحبه، امکان دستیابی به موفقیت و دریافت شغل موردنظر خود را بسیار بیشتر می‌سازید.
مطلب مرتبط: زمان ورود به مصاحبه؛ چقدر زودتر باید وارد جلسه مصاحبه شویم؟
۳ـ پاسخ به سؤالات متداول در مصاحبه استخدامی
هنگامی که در مصاحبه استخدامی شرکت می‌کنید، ممکن است با سؤالات متداولی روبه‌رو شوید که به ارزیابی توانایی‌ها، تجربیات و مهارت‌های شما کمک می‌کنند. پاسخ دادن به این سؤالات با دقت و اعتمادبه‌نفس می‌تواند به شما کمک کند تا نشان دهید که چرا به عنوان یک نامزد مناسب برای شغل دلخواهتان انتخاب شده‌اید. در زیر به برخی از سؤالات متداول و روش‌های پاسخ به آن‌ها اشاره شده است:
سؤال: «لطفاً خودتان را معرفی کنید.»
پاسخ: در اینجا بهتر است به‌صورت خلاصه، اما جامع، درباره تحصیلات، تجربیات کاری، مهارت‌ها و اهداف حرفهای خودتان صحبت نمایید.
سؤال: «چرا مایل به کار در این شرکت هستید؟»
پاسخ: برای پاسخ به این سؤال، می‌توانید بین مهارت‌ها و تجربیات خود با ارزش‌ها و مأموریت شرکت ارتباط برقرار کنید و به اهمیت کار در این محیط اشاره داشته باشید.
سؤال: «ضعف‌ها و نقاط قوت شما چیست؟»
پاسخ: در اینجا بهتر است نقاط قوت خود را با مثال‌هایی تأیید کنید و از طرف دیگر، نشان دهید که چگونه در حال بهبود نقاط ضعف خود هستید.
سؤال: «چرا فکر می‌کنید باید شما را استخدام کنیم؟»
پاسخ: در اینجا می‌توانید به تجربیات، مهارت‌ها و موفقیت‌های گذشته خود اشاره کنید و نشان دهید که چگونه می‌توانید به رسیدن به اهداف سازمانی کمک نمایید.
سؤال: «چگونه با مشکلات و فشار در محیط کاری روبه‌رو می‌شوید؟»
پاسخ: در اینجا می‌توانید از تجربیات گذشته خود در مواجهه با چالش‌ها و نحوه مدیریت فشار برای نشان دادن توانایی‌های مدیریتی خود استفاده کنید. پاسخ دادن به این سؤالات با دقت و در دسترس بودن مثال‌های مرتبط می‌تواند به شما کمک کند تا به عنوان یک نامزد قابل توجه برای استخدام درنظر گرفته شوید.
۴ـ مهارت‌های مذاکره برای مراحل پس از مصاحبه استخدامی
پس از اتمام مصاحبه استخدامی، ممکن است فرآیند مذاکره برای شرایط قرارداد و موارد مالی پیش بیاید. در این مرحله، داشتن مهارت‌های مذاکره‌ای مؤثر می‌تواند تأثیر بسزایی بر نتیجه مذاکرات و شرایط استخدامی شما داشته باشد. در زیر به برخی از مهارت‌های کلیدی مذاکره برای مراحل پس از مصاحبه اشاره می‌شود:
آمادگی قبلی:
قبل از ورود به مرحله مذاکره، باید به دقت تمامی شرایط قرارداد و موارد مالی موردنظر خودتان را بررسی نموده و آماده شوید. شناخت کامل از شرایط استخدامی موردنظر و ارزش چیزهایی که به آن‌ها دست پیدا خواهید کرد، ازجمله مهارت‌های اصلی در مذاکره هستند.
تعیین هدف:
قبل از شروع مذاکره، باید هدف و اهداف خود را مشخص کنید. این شامل حقوق، مزایا، شرایط کاری و هرگونه مسائل دیگری است که می‌خواهید در مذاکرات ارتقاء دهید.
گوش دادن فعال:
موفقیت در مذاکرات نیازمند گوش دادن فعال به حریف است. تمرکز بر حرفهای طرف مقابل، درک عمیق از نقاط قوت و ضعف آن‌ها و شناخت دقیق از نیازهای آن‌ها می‌تواند شما را در مذاکرات به سمت یک نتیجه مطلوب هدایت نماید.
ارتباط مؤثر:
برقراری ارتباط مؤثر و روابط سازنده با حریف، می‌تواند فضایی مثبت برای مذاکرات فراهم کند و احتمال موفقیت شما را افزایش دهد.
خلاقیت و ابتکار:
استفاده از روش‌ها و راهکارهای خلاقانه برای حل مسائل و ارتقاء شرایط قرارداد می‌تواند به شما در مذاکرات کمک کند. ابتکار و انعطاف در مذاکرات می‌تواند به شما کمک نماید تا به راحتی به توافقات مطلوب برسید.
تعقل و تعادل:
در مذاکرات، باید تعقل و تعادل را حفظ کنید و از افزایش فشار بر حریف خود پرهیز نمایید. حفظ رویکرد حرفهای و اعمال معیارهای قابل قبول برای هر دو طرف می‌تواند به نتیجه بهتری منجر گردد. موفقیت در مراحل پس از مصاحبه به شدت به مهارت‌های مذاکره شما بستگی دارد. با تمرین و آموزش مهارت‌های مذاکره، می‌توانید به بهترین شرایط ممکن برای خود در محیط کاری دست پیدا نمایید.
۶ نکته که در چک لیست مصاحبه باید به آن‌ها توجه نمایید.
۱ـ تهیه فهرست کوتاه از افراد و رزومه آن‌ها
هنگامی که چندین متقاضی را برای موقعیت موردنظر خودتان انتخاب کردید، رزومه و برنامه‌های آن‌ها را به‌صورت دقیق لیست کنید و سپس لیست ایجاد شده را در مقابل اولویت‌ها و نیازمندی‌های خود قرار دهید تا بتوانید به راحتی هر یک را مورد ارزیابی خودتان قرار دهید. همواره درنظر داشته باشید که فهرستی که قصد تهیه آن را دارید، باید شامل اطلاعاتی نظیر نام، نام‌خانوادگی، سن، تجربه و تخصص فرد باشد.
۲ـ برنامه‌ریزی برای اولین مصاحبه
برای اولین مصاحبه به‌طور دقیق برنامه‌ریزی داشته باشید و تاریخ آن را با کارجو نیز هماهنگ کنید. این مصاحبه می‌تواند به‌صورت حضوری و یا تلفنی باشد. باید زمان مصاحبه و همچنین مدت زمان مصاحبه را به هر متقاضی به‌صورت دقیق اعلام نمایید. مطمئن شوید که فرم ارزشیابی هر شخص دقیق و کامل پر شده است. همچنین یک کپی از شرح شغل و فرم پر شده را به داوطلب بدهید تا آن را به‌طور دقیق بررسی کند و از وی بخواهید که در مصاحبه‌های بعدی فرم را به همراه داشته باشد.
۳ـ مشخص نمودن دومین جلسه مصاحبه
مصاحبه دوم باید توسط افرادی که نقش بسیار مهمی در فرآیند استخدام دارند، تشکیل گردد. کارفرما، مدیر استخدام، مدیر بخش منابع انسانی و سرپرست استخدام باید از اشخاصی باشند که در دومین جلسه حضور دارند. در مصاحبه دوم هر فرد باید نقشی را برعهده داشته و همچنین اگر نیاز به انجام آزمون خاصی هست آن را به انجام برساند.
۴ـ ارائه دادن بازخورد به متقاضیان داخلی
اگر از بین کارمندان فعلی، فردی را برای موقعیت شغلی جدید پیدا نکردید، به‌صورت مستقیم با متقاضیان در ارتباط باشید و به آن‌ها بگویید که انتخاب نشدند. در صورت امکان، بازخورد را به گونه‌ای به اشخاص ارائه دهید تا لحن صحبت شما به آن‌ها کمک نماید تا مهارت‌ها و شایستگی‌های خودشان را افزایش دهند. همچنین از این بازخورد به عنوان فرصتی جهت کمک به کارمند برای رشد شغلی استفاده نمایید.
۵ـ صحبت کردن با فرد انتخاب شده
وقتی که با مدیران بخش‌های دیگر به توافق رسیدید، به‌طور غیررسمی با متقاضی درباره حقوق و شرایط کاری صحبت نمایید. اگر برای کسب‌وکار خود نیاز به آزمودن شخص دارید، حتماً با شخص در مورد آزمون‌های قبل از استخدام به‌طور کامل صحبت کنید. در این مرحله برای داشتن اطمینان خاطر از فرد می‌توانید به سراغ کارفرمایان قبلی وی رفته و با او درمورد آن شخص صحبت کرده و سؤالاتی از او بپرسید. علاوه‌بر آن، برای داشتن یک استخدام موفق از بین افراد انتخاب شده، بهترین حالت استفاده از یک چک لیست و داشتن یک برنامه‌ریزی منظم و دقیق است. زیرا داشتن نیروهای انسانی با اعتمادبه‌نفس و با تجربه میزان موفقیت کسب‌وکار شما را بالاتر خواهد برد.
۶ـ تعیین بودجه و بررسی شرکت جهت تأمین هزینه و جذب افراد متخصص
زمانی که شرح شغلی را تدوین و برای هر موقعیت شغلی مهارت‌ها و نیازمندی‌ها را آماده کردید، محدوده حقوق و دستمزد را نیز معین نمایید و به این توجه داشته باشید که بخش موردنظر می‌تواند هزینه‌های پرداختی کارمند را تقبل کند یا نه. بهتر است قبل از هر کاری اعم از انتشار آگهی استخدام، نگاهی به داخل شرکت نیز داشته باشید و شرکت را از همه جهات بررسی کنید. چراکه در صورت عدم توانایی در پرداخت دستمزد، امکان دارد فردی متخصص را از دست بدهید.
همچنین می‌توانید از بین اعضای شرکت، شخص ایده آل برای آن موقعیت شغلی را بیابید. بنابراین، بعد از مشخص شدن بودجه، می‌توانید پیدا کردن شخص ایده آل برای موقعیت شغلی را از همان شرکت آغاز نمایید و از کارمندان کمک بخواهید. برای این کار نیز می‌توانید در تابلو اعلانات شرکت آگهی آن را بگذارید و یا آن را برای تمام کارمندان ایمیل کنید.
پیشنهاد: چگونه مصاحبه کنیم؟ راهنمای کامل ویژگی‌ها و مهارت‌های یک مصاحبه‌گر خوب
سخن نهایی
بدون شک، چک لیست مصاحبه استخدامی یک ابزار بسیار مهم است که متقاضیان کار می‌توانند از آن برای آمادگی بهتر و بهبود عملکرد خود در مصاحبه‌های شغلی استفاده نمایند. این لیست شامل مواردی است که متقاضیان می‌توانند قبل، حین و پس از مصاحبه بررسی و انجام دهند. ازآنجایی که فرآیند استخدام ممکن است گاهی پیچیده و چالش‌برانگیز باشد، داشتن یک چک لیست کامل و جامع می‌تواند به متقاضیان کمک نماید تا از همه جنبه‌های مختلف فرآیند آگاهی داشته و با اطمینان بیشتری به مصاحبه بپردازند.
ازاین‌رو، اهمیت داشتن چک لیست مصاحبه استخدامی بدین دلیل است که به متقاضیان کمک می‌کند تا هیچ جزئی از فرآیند را فراموش نکنند و از بهترین عملکرد ممکن خود در مصاحبه اطمینان حاصل نمایند. بنابراین نحوه رفتار شما، پاسخ‌هایی که می‌دهید و زبان بدن شما بر روند مصاحبه و نتیجه آن، تأثیر مستقیمی خواهد گذاشت. درنتیجه، بهتر است موارد گفته شده در بالا را رعایت نمایید تا از سخت‌ترین جلسات مصاحبه هم سربلند و پیروز بیرون بیایید.
