آیا تابه‌حال به این فکر کرده‌اید که برای استخدام در یک سازمان معتبر از کسانی که شما را به‌خوبی می‌شناسند کمک بگیرید؟ آیا می‌دانید که با درخواست توصیه‌نامه از مدیران و همکاران سابق خود و ارائه آن به کارفرمای سازمانی که قصد همکاری با آن را دارید، می‌توانید درصد امتیازتان را برای استخدام بالا ببرید؟
بدیهی است که همه‌ی افراد تمایل دارند در سازمانی مطرح و معتبر مشغول به فعالیت شوند. علاوه بر اعتبار آن سازمان که می‌تواند وزنه‌ی سنگینی در رزومه‌ی هر فردی به شمار آید. اینکه اشخاص بتوانند در فضایی فعالیت کنند که زیرساخت و امکانات لازم برای ارتقا مهارت‌های آن‌ها مهیا شده باشد، امری مهم و تأثیرگذار در تلاش آن‌ها برای استخدام شدن است. در این مقاله تصمیم گرفتیم به بررسی دقیق‌تر این سؤال که علل عدم استخدام یک فرد چیست؟ بپردازیم. پیشنهاد می‌کنیم چند دقیقه برای خواندن این مقاله زمان بگذارید. چراکه سبب می‌شود تمام دلایل مرتبط با عدم استخدام را بشناسید و با حذف آن‌ها و پرورش پتانسیل و توانمندی‌هایتان شانس استخدام خود را چندین برابر افزایش دهید.
یکی از بهترین گزینه‌ها برای بالا بردن شانس موفقیت در استخدام دریافت توصیه‌نامه‌ای از همکاران، کارفرمای قبلی، استادان و مربیان است. مطمئن باشید همین توصیه‌نامه به‌ظاهر ساده به تسهیل فرآیند استخدام شما کمک بسیار بزرگی می‌کند. به‌هرحال شما قرار است وارد رقابت تنگاتنگ و سختی شوید. باید خودتان را مجهز به ابزارهایی کنید که به‌روشنی نشان‌دهنده‌ی مزیت رقابتی شما نسبت به سایرین باشند.
توصیه‌نامه چیست؟
این نامه در اصطلاح به نوشته‌ای گفته می‌شود که توسط کارفرمای قبلی یک شخص، اساتید و افرادی با درجه علمی بالا نوشته شود. در اصل حاوی توضیحات مهمی در مورد فرد موردنظر بوده و این شخص را ازلحاظ مهارت‌ها، دانش علمی، توانایی‌ها و حتی ویژگی‌های شخصیتی و رفتاری توصیف می‌کند. معمولا توصیه‌نامه زمانی نوشته می‌شود که شخص قصد گرفتن بورسیه تحصیلی یا تغییر شغل خود را دارد.
این نوع معرفی‌نامه همانند یک مقاله ۴۰۰ کلمه‌ای است که باید توسط افرادی نوشته شود که از هر نظر صلاحیت داشته باشند. بهترین حالت این است که در کاغذهای استاندارد نگارش شده و پس از معرفی شخص متقاضی، بیان‌کننده‌ی شرایط و قابلیت‌های او باشد. درنهایت امضاشده و در پاکت جداگانه‌ای تحویل شخص متقاضی جهت ارائه به سازمان موردنظر داده می‌شود. اصولا چنین نامه‌هایی باید در کمال صداقت، شناخت کامل و ذکر جزئیات نوشته شوند. درواقع آن‌ها تأییدکننده‌ی هر آن چیزی هستند که در رزومه و مصاحبه خود ادعا کرده‌اید.
داشتن توصیه‌نامه چه کمکی به شما می‌کند؟
از اهمیت نگارش این نوع نامه‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- سبب برجسته شدن نقاط قوت و ضعف فرد شده و این باعث می‌شود که سازمان موردنظر در تلاش برای تقویت و بهبود آن‌ها برآید.
- تمام توانایی‌های مدیریتی و مهارت‌های شخص متقاضی را برجسته می‌کند.
- نوعی اعتبار برای متقاضی به‌حساب می‌آید. زیرا افرادی بالیاقت و صاحب صلاحیت توانمندی و برتری او را تأیید کرده‌اند.
- مانند ضمانت‌نامه‌ای از طرف شخص ثالث برای تأیید فرد متقاضی است.
توصیه‌نامه باید توسط چه کسانی نوشته شود؟
اینکه چه شخصی مسئولیت نگارش چنین نامه‌ای را بر عهده گیرد بسیار اهمیت دارد. چراکه تا حد زیادی تعیین‌کننده‌ی استخدام شما در سازمان موردنظر است. بنابراین عاقلانه‌ترین کار این است که از کارفرمایان قبلی، آشنایان نزدیک، اساتید، مربیان و حتی همکارانی که در تعامل بیشتر با آن‌ها بوده‌اید کمک بگیرید. به‌طورکلی شخصی که معتبر و دارای صلاحیت باشد و بتواند به نکات حائز اهمیتی در رابطه با شخصیت شما اشاره کند. چراکه برای بسیاری از کارفرماها تناسب شخصیت شما با فرهنگ سازمان در اولویت قرار دارد. همچنین یادتان باشد که به دلیل درخواست نوشتن توصیه‌نامه به‌هیچ‌عنوان احساس خجالت و شرم نداشته باشید. بدانید که تمام مدیران حرفه‌ای و افراد کار بلد با چنین درخواست‌هایی به‌اندازه‌ی کافی آشنایی دارند. بنابراین تعارف را کنار بگذارید و خواسته‌ی اصلی خود را مطرح کنید.
نکات مهم در نگارش توصیه‌نامه
قوی و تأثیرگذار باشد
یک نوشته قوی شانس شخص را در استخدام بالا می‌برد. بنابراین از شخصی که در حال نگارش است درخواست کنید که شاخص‌ترین توانایی‌ها، مهارت‌ها و ویژگی‌های شخصیتی‌تان را ذکر کند.
بر روی سربرگ نوشته شود
این قبیل نامه‌ها باید در کاغذهای استاندارد و سربرگ دار و همچنین تایپ‌شده با مهر و امضای شخص نویسنده ارائه شود. در این صورت اعتبار بالاتری خواهند داشت.
توصیه‌نامه باید صادقانه و به‌دوراز غلو نوشته شود
اعتبار نوشته‌هایی که بیشتر نکات مثبت در آن ذکرشده و شامل تحسین و تعریف هستند به‌مراتب بیشتر است. اما به شرطی که در کمال صداقت نوشته‌شده باشند.
فقط به یک توصیه‌نامه بسنده نکنید
هرچه تعداد توصیه‌نامه‌های ارائه‌شده بیشتر باشند. شخص امتیاز بیشتری جهت پذیرش به دست خواهد آورد. بنابراین بهتر است حداقل ۲ یا ۳ نامه تهیه نمایید.
بیشتر توانایی‌های آموزشی مدنظر قرارگرفته شود
در نگارش توصیه‌نامه به این نکته توجه کنید که بیشتر توانایی‌های آموزشی و مهارت‌های مرتبط شخص مدنظر قرار گیرد تا ویژگی‌ها و مشخصه‌های فردی.
سمت شخص توصیه کننده مشخص باشد
کسی که نامه را می‌نویسد باید دارای هویت و سمت مشخص باشد. ضمن اینکه حتما شماره تماس و آدرس خود را ذکر نماید.
بهتر است قبل از نگارش چند نمونه توصیه‌نامه را مطالعه کنید
قبل از نگارش، حتما چند نمونه مثال از نامه‌های مشابه را بررسی و مطالعه کنید. نگارش طبق چهارچوب و قالب‌بندی استاندارد امتیاز بیشتری برای نامه‌ی شما به ارمغان می‌آورد.
تمام اطلاعات موردنیاز برای اعتبارنامه وجود داشته باشد
تمام اطلاعات در مورد اینکه چه کسی نامه را برای کارفرما و مدیر ارسال می‌کند؟ یا اینکه از چه طریقی ارسال می‌شود باید به‌طور کامل مشخص باشند.
نوشته باید متقاضی را به کار متصل کند
قبل از نگارش نامه بررسی رزومه شخص متقاضی و سمت شغلی سازمان مربوطه سبب می‌شود که بهترین، نزدیک‌ترین و مرتبط‌ترین قابلیت‌ها و صفات نوشته شوند. در چنین شرایطی این اطلاعات می‌توانند شانس موفقیت شما را در استخدام بالا ببرند. به‌طور مثال اگر جایگاه شغلی مدنظر احتیاج به مهارت ارتباطی قوی دارد بهتر است در توصیه‌نامه حتما بر این مورد تأکید شود.
از ویرایش توصیه‌نامه غافل نشوید
بعد از آماده شدن نامه و قبل از ارسال آن به شخص یا سازمان موردنظر، چند بار آن را بخوانید و در صورت نیاز ویرایش کنید. در صورت ارسال از طریق ایمیل حتما از فرمت ایمیل کسب‌وکار استفاده نمایید.
چگونه توصیه‌نامه شانس استخدام شما را افزایش می‌دهد؟
اساسا عوامل متعددی در تسریع فرآیند استخدام اثرگذار هستند. بارها در مقالات گذشته در خصوص توصیه‌های مهم استخدامی که شانس موفقیت شما را در امر استخدام چندین برابر می‌کنند، صحبت کرده‌ایم. اما اگر بخواهیم به یکی از مهم‌ترین عوامل تأثیرگذار در زمان استخدام اشاره‌کنیم بدون شک توصیه‌نامه از جایگاه ویژه‌ای برخوردار است. اغراق نیست اگر بگوییم ازآنجایی‌که چنین نامه‌هایی توسط اشخاص مهم و صاحب صلاحیت نوشته می‌شوند. بنابراین به بهترین شکل ممکن تصدیق‌کننده‌ی توانایی و صفات منحصربه‌فرد شما هستند. اینکه یک کارفرما هنگام استخدام نیروی کار جدید درباره‌ی قابلیت‌ها و شخصیت اثرگذارش به‌یقین برسد، با اطمینان خاطر بیشتری می‌تواند جایگاه شغلی موردنظر را به او بسپارد و شاهد رشد روزافزون بهره‌وری سازمان باشد.
سخن نهایی
تأثیر نگارش توصیه‌نامه در زندگی شغلی و تحصیلی یک فرد غیرقابل‌انکار است. زیرا بهترین و تأثیرگذارترین گزینه برای بیان توانایی‌ها و قابلیت‌های شغلی، تحصیلی و فردی او است. همان‌طور که گفته شد چنین نامه‌هایی زمانی اعتبار بیشتری خواهند داشت که توسط شخصی معتبر و دارای صلاحیت و همچنین کاملا صادقانه نوشته شوند. اگر شما هم جز اشخاصی هستید که قصد تغییر شغل دارید و خواهان این هستید که در سازمانی معتبر استخدام شوید، پیشنهاد می‌کنیم تأثیر این قبیل نامه‌ها را کاملا جدی بگیرید.
