هر سازمانی در زمان احداث تنها یک هدف دارد و آن‌هم رسیدن به موفقیت و ثروت است. همچنین هر شخصی به‌عنوان مدیر روش‌ها و ترفندهای زیادی را جهت افزایش کیفیت خروجی سازمان خود بکار می‌گیرد. اما نکته‌ای که نباید نادیده گرفته شود این است که این ترفندها باید کاملا اصولی و مدیریت‌شده باشند. زمانی یک سازمان به‌سوی موفقیت حرکت می‌کند که افزایش کارایی مدیران و کارکنان در راستای این هدف و به نحوی سازمان‌یافته جهت‌گیری شده باشد.
کارایی به چه معناست؟
اگر بخواهیم مفهوم جامعی از کارایی ارائه کنیم می‌توان چنین گفت: کارایی عملکردی است که باعث افزایش میزان خروجی، بالا بردن بازدهی، افزایش سرعت انجام کار و کاهش دادن اتلاف منابع می‌شود. کارایی وقت و انرژی شخص را کنترل کرده و همسو با اهداف سازمان حرکت می‌کند. درنتیجه با جلوگیری از هدر رفتن منابع، تأثیرات بسزایی بر روی میزان کمیت و کیفیت خروجی سازمان می‌گذارد. در کل می‌توان گفت که کارایی یک مفهوم قابل اندازه‌گیری است.
اینکه فعالیت‌های سازمان طبق زمان‌بندی پیش برود و عقب نماند، حفظ کارایی بوده و در عین سخت بودن سبب افزایش کارایی مدیران شده و آن‌ها را مجاب به استفاده صحیح از منابع زمانی، مالی و انسانی خود می‌کند.
چه روش‌هایی برای افزایش کارایی مدیران وجود دارد؟
۱- نه گفتن را یاد بگیرید
فرض کنید شما می‌خواهید عضلات بدن خود را تقویت کنید، در این صورت چه‌کار می‌کنید؟ مطمئنا در خصوص روش‌های آن تحقیق کرده و بهترین و مناسب‌ترین را انتخاب می‌کنید. یا اینکه به‌طور مثال به باشگاه می‌روید و با انجام حرکات ورزشی اصولی و منظم و رعایت رژیم غذایی آن‌ها را تقویت می‌کنید. “نه“ گفتن هم دقیقا چیزی شبیه به این مورد است. مهارتی است که باید تقویت شود. چراکه سبب می‌شود بدون تعارف و به نحوی حرفه‌ای نقصان‌های موجود در سازمان را شناسایی کرده و در اسرع وقت برای برطرف کردن آن‌ها اقدام کنید.
۲- افزایش کارایی مدیران با انتخاب نیروی کار مناسب و کارآمد میسر است
فرض کنید به‌عنوان مدیر یک سازمان همواره بخش اعظمی از ساعات کاری خود را صرف حل‌وفصل کردن مشاجرات یکی از کارکنان با مشتریان می‌کنید. چراکه او اغلب اوقات به‌واسطه‌ی کوچک‌ترین اعتراضی از جانب مشتریان از کوره در می‌رود و عصبی و وحشت‌زده نسبت به تنش پیش‌آمده واکنش نشان می‌دهد. یا از سوی دیگر پیوسته باید نگران حساب‌های مالی شرکت باشید که اشتباهات کوچک منجر به رقم زدن فاجعه‌ای بزرگ نشوند. زیرا تا به حال مسئول واحد مالی سازمان با سهل‌انگاری و بی‌دقتی بارها حساب‌کتاب‌های شما را به‌هم‌ریخته و تکرار این موضوع به‌شدت برای شما نگران‌کننده است.
همه ما می‌دانیم که هدف یک مدیر، دستیابی به سود و افزایش بهره‌وری کارکنان و سازمان است. این امر زمانی محقق خواهد شد که در انتخاب و استخدام نیروی کار دقت و وسواس زیادی به خرج داده باشید. اگر در زمان استخدام بدانید فردی که ویژگی شخصیتی روان رنجوری در او پررنگ است توانایی بالایی در کنترل تکانه و تنش ندارد. درنتیجه برای جایگاه فروش فرد مناسبی محسوب نمی‌شود. یا فردی که به میزان زیادی از ویژگی شخصیتی وجدانی بودن یا وظیفه‌شناسی برخوردار نیست، چندان مسئولیت‌پذیر و پای بند به مقررات و اصول اخلاقی نبوده، درنتیجه برای سمت مهمی همچون مدیر مالی فرد شایسته‌ای نیست.
افزایش کارایی مدیران زمانی محقق می‌شود:
که با به‌کارگیری مناسب‌ترین افراد در جایگاه‌های مختلف شغلی سرعت انجام فعالیت‌ها و فرایندهای سازمان را بالا ببرید و اتلاف منابع و هزینه را به کمترین میزان ممکن برسانید. راه‌حل پیشنهادی ما به شما استفاده از پکیج‌های استخدامی است که در آن‌ها با بهره‌گیری از مجموعه‌ای از آزمون‌های تخصصی شخصیت شناسی و رفتارشناسی می‌توانید مناسب‌ترین گزینه‌های استخدام را شناسایی کنید.
۳- برای انجام کارها سرعت بگیرید
اگر به‌عنوان یک مدیر می‌خواهید کارایی بالایی داشته باشید بهتر است کارها را با سرعت هرچه بیشتر انجام دهید. خود و کارکنانتان را تشویق و ترغیب کنید که در کمترین زمان فعالیت‌های بیشتری را انجام دهند. این موردی است که با تمرین و تکرار می‌تواند عملی شود.
۴- کار تیمی را دست‌کم نگیرید
هماهنگ کار کردن با اعضای تیم و حتی افراد خارج از تیم، سبب می‌شود که در کمترین زمان کارهای زیادی انجام شود. تقسیم‌کار بین نیروها منجر به افزایش بهره‌وری و کارایی سازمان می‌گردد. مهم نیست که این کار تیمی حتما توسط افراد درون سازمان انجام شود یا اینکه بتوانید برخی از کارها را به بیرون از سازمان و به افرادی که حداقل ۷۰ درصد بیشتر از شما به این کار واقف‌اند بسپارید، درهرصورت ایجاد تیم‌های کاری مؤثر می‌تواند قدم بزرگی برای افزایش کارایی مدیران باشد.
۵- سخت‌تر کار کنید
افزایش کارایی مدیران با سخت کار کردن امکان‌پذیر است. شما به‌عنوان یک مدیر باید در تایم کاری از موارد حاشیه‌ای دوری‌کنید و با تمام انرژی و توان خود به انجام امور سرعت ببخشید. برای مثال سرگرم فضای مجازی نشوید. مدت‌زمان زیادی را صرف صحبت و مسائل حاشیه‌ای نکنید. تا می‌توانید سخت کار کنید و به دنبال راه‌حلی برای افزایش سرعت عملکردتان باشید.
۶- تکنولوژی و روش‌های نوین را جایگزین روش‌های سنتی کنید
اساسا فلسفه‌ی به وجود آمدن تکنولوژی سرعت بخشیدن و آسان کردن زندگی برای افراد است. یکی از بهترین راهکارها برای افزایش کارایی مدیران و کارمندان حذف روش‌های سنتی و بسیار زمان‌بر و جایگزین کردن روش‌های جدید و مدرن است. بهره بردن از تکنولوژی و روش‌های جدید نه‌تنها سرعت انجام کارها را افزایش می‌دهد. بلکه از اتلاف وقت و انرژی نیز جلوگیری می‌کند و بهره‌وری سازمان را به طرز قابل‌ملاحظه‌ای بالا می‌برد.
افزایش کارایی مدیران چه تأثیری بر روی عملکرد سازمان می‌گذارد؟
هر مدیری همواره در تلاش است که با مشکلات درون‌سازمانی یا ساختاری زیادی دست‌وپنجه نرم کند و به‌راحتی بتواند موانع و مشکلات را جهت رشد و توسعه شناسایی و برطرف کند. زمانی می‌توانیم بگوییم که یک سازمان به سمت زوال می‌رود که مشکلات در زمان صحیح شناسایی نشوند. این امر سبب می‌شود که اقدامات لازم به جهت از بین بردن آن‌ها به‌موقع اتفاق نیفتند و پیامدهای جبران‌ناپذیری به همراه داشته باشند.
تغییرات در یک سازمان از تغییرات کوچک و جزئی گرفته تا تغییرات بزرگ و اساسی، همواره امکان‌پذیر است و افزایش کارایی مدیران سازمان سبب سرعت بخشیدن به انجام فرایندها و کاهش اتلاف منابع می‌گردد. هرچه میزان کارایی یک مدیر بالاتر باشد تغییرات سازمان در سطح گسترده‌تری انجام می‌گیرد و این امر مهم درنهایت به موفقیت و افزایش بهره‌وری سازمان می‌انجامد. در حقیقت افزایش آگاهی یک مدیر نسبت به نشانه‌های ضعف در مدیریت و چگونگی تبدیل آن‌ها به نقاط قوت کمک بسیار شایانی در شناسایی فعالیت‌هایی که منجر به اتلاف منابع می‌شوند، می‌کند. درنتیجه آن‌ها با انجام اقدامات مؤثرتری می‌توانند در راستای افزایش کارایی تصمیم‌گیری کنند.
سخن نهایی
همان‌طور که گفته شد عوامل زیادی وجود دارند که منجر به افزایش کارایی مدیران می‌شوند. اما باوجود این عوامل هنوز هم امکان روی دادن اتفاقات ناخوشایند در هر سازمانی وجود دارد. نکته‌ای که در زمان رخ دادن این‌گونه اتفاقات باید در نظر داشته باشید این است که تنها شما نیستید که دچار مشکل شده‌اید. این اتفاق ممکن است برای هر مدیر و سازمانی رخ دهد. اما با شناخت و رعایت موارد بالا می‌توانید درصد اتفاقات ناخوشایند را به حداقل برسانید.
