معمولا بعد از گرد هم آوردن یک تیم و شروع کار، دغدغه‌ی یک مدیر این است که چگونه به افزایش بازدهی کارمندان خود کمک کند. به نظر شما یک مدیر موفق چگونه می‌تواند بازدهی کارمندانش را افزایش دهد؟ چطور می‌تواند کارمندان را ترغیب کند تا در ساعات کاری خود حجم کار بیشتری انجام دهند؟ آیا افزایش بازدهی کارمندان تنها در گرو تقویت انگیزه آن‌ها برای کار کردن است؟ تناسب شغل و شخصیت تا چه میزان می‌تواند بر این موضوع تأثیرگذار باشد؟
درحالی‌که سرمایه انسانی یکی از مهم‌ترین عوامل اثرگذار در تحقق اهداف سازمان است، شاید بهترین راه این باشد که یک پروسه‌ی بهبود کارایی ایجاد کنید که شامل سه ویژگی زیر باشد:
الف) سازمان قابل‌اعتمادتری ایجاد کند.
ب) همچون ابزاری برای تقویت ارتباطات و تعهد بین مدیران و کارمندان باشد.
ج) میزان درآمد شرکت را افزایش دهد.
اگر برای برنامه‌ریزی این پروسه ایده‌ای ندارید ما در ادامه به شما کمک می‌کنیم تا عملکرد کارمندانتان را به کمک راهکارهایی ساده و هوشمندانه بهبود دهید.
چطور بازدهی کارمندان را افزایش دهیم؟
۱ـ اهداف تیم و وظایف آن‌ها را به‌روشنی مشخص کنید
افزایش بازدهی کارمندان با شفافیت آغاز می‌شود. بسیاری از شرکت‌ها از مسیر درست خود منحرف شده‌اند به این دلیل که در مورد اهداف و فعالیت‌های شرکتشان شفاف‌سازی انجام نداده‌اند و کارمندان در رابطه با شرح وظایف خود گیج شده‌اند و بعد از مدتی انگیزه و تعهدشان پایین آمده و درنتیجه بازدهی شرکت افت کرده است. شفاف‌سازی نیاز به گفتگو دارد و معیاری برای سنجش کمیت و کیفیت نتیجه‌هاست.
می‌توانید برای ایجاد شفافیت از کارمندان خود دو سؤال بپرسید:
۱ـ مهم‌ترین کارهایی که هر روز در شرکت انجام می‌دهید کدم‌اند؟
۲ـ چطور می‌توانید بدون اینکه از من بپرسید یا من به شما بگویم وظایفتان را به‌درستی انجام دهید؟
۲ـ بهبود کارایی را از پروسه‌ی استخدام آغاز کنید
شفاف‌سازی درباره‌ی نقش مدیر و چیزهایی که از یک کارمند انتظار می‌رود از همان بدو ورود و استخدام شروع می‌شود. بنابراین در گام اول وقت بگذارید تا مطمئن شوید کسی را استخدام خواهید کرد که پتانسیل خوب عمل کردن در آن شغل را داشته باشد. وقتی شما کارمندانتان را از جنبه‌های مختلف ارزیابی نکنید و هنگام مصاحبه برخوردی جدی نداشته باشید به ناسازگاری قابل‌ملاحظه‌ای در نحوه‌ی عملکرد کارمند بر خواهید خورد.
می‌توانید یک گروه مصاحبه را ایجاد و اداره کنید. چراکه افراد باسابقه در آن سازمان اغلب بهتر از مدیران خودشان می‌دانند چه چیزی به موفقیت در کار منجر می‌شود. به‌علاوه کارمندان سابق اصلا خوشحال نمی‌شوند که شما یک کارمند ضعیف را بدون در نظر گرفتن نظراتشان در تیم آن‌ها قرار دهید. پس بهترین منبع برای کارمندان جدید کارمندانی هستند که در شرکت حضور دارند و با مهارت‌های موردنیاز و فرهنگ سازمانی موجود آشنایی دارند.
مطلب مرتبط: بهترین روش استخدام کدام است؟
۳ـ محیط کاری نتیجه محور ایجاد کنید
تعداد زیادی از کارمندان هستند که خودشان را مشغول نشان می‌دهند. درصورتی‌که مشغولیت الزاما به معنای تأثیرگذاری نیست. به‌عنوان یک مدیر چیزی که می‌دانید مهم نیست بلکه نتایجی که شما و تیمتان رقم می‌زنید، اهمیت دارند. حرف اصلی در مورد اجرایی کردن ایده‌ها و تولید نتایج است.
به تیمتان کمک کنید تا بتوانند قدم‌های بزرگ‌تری بردارند. برای این کار می‌توانید به کارمندانتان استقلال و انعطاف بیشتری دهید اما در عوض تعهد بیشتری از آن‌ها برای تولید نتایج انتظار داشته باشید. بنابراین بهتر است مدام با خودتان چک کنید که آیا نتایج را به‌درستی مدیریت می‌کنم یا صرفا با کنترل کردن وظایف خودم را مشغول کرده‌ام؟
۴ـ به‌جای ارزیابی کارایی در مورد عملکرد با کارمندان خود گفتگو کنید
ارزیابی کارایی ویرانگر افزایش بازدهی کارمندان است. به یاد داشته باشید که کنترل کردن به‌عنوان یک رویکرد مدیریتی دیگر از بین رفته است و چیزی که باعث بهبود کارایی می‌شود گفتگوهای عمیق بین کارمند و مدیر است.
به هنگام مکالمه، مدیران و کارمندان یاد می‌گیرند که حرف خودشان را بزنند. یک راه‌حل خوب برای داشتن مکالمه درباره‌ی کارایی با کارمند تازه وارد، استفاده از نظرسنجی ۶۰ روزه‌ی کارمند جدید است. به این صورت که شما ابزار را برای کارمندتان در روز استخدام تهیه می‌کنید تا به این صورت به آن‌ها نشان دهید که باید درباره‌ی سؤالات فکر کنند. در روز شصتم کارشان، برای دریافت جواب سؤالات به سراغشان بروید. این کار باعث مشارکت بیشتر کارمندان و یادگیری از نظرات و دیدگاه‌های آن‌ها می‌شود. فراموش نکنید که داشتن استمرار در مکالمات برقراری ارتباط را تسهیل می‌کند.
۵ـ اثرگذاری محیط کاری را بر روی افزایش بازدهی کارمندان جدی بگیرید
مهم است که بدانید شما و کارمندانتان همواره در حال ارتباط با محیط کاری هستید و در حقیقت خواه‌ناخواه کارایی و کیفیت عملکرد شما تحت تأثیر محیط کاری قرار می‌گیرد. همچنین محیط کاری بر میزان بهره‌وری جسمانی و روانی نیز تأثیرگذار خواهد بود.
شما می‌توانید با رعایت این نکات در محل کارتان شاهد افزایش بازدهی کارمندان باشید:
- آکوستیک هست یا نه و این موضوع چه تأثیری بر میزان تمرکز افراد می‌گذارد؟
- آیا آنجا جریان هوای مناسب و نور طبیعی وجود دارد؟
- آیا در محل کارتان با استفاده از عکس‌ها و نقل‌قول‌ها جذابیت بصری ایجاد کرده‌اید؟
- آیا خط‌مشی، ارزش‌ها، استراتژی‌ها و اهداف شرکت در معرض دید هستند؟
- آیا یک وایت برد همگانی برای اینکه اجازه دهید کارمندان ایده‌ها، انگیزه‌ها و دیدگاه‌های خود را با دیگران به اشتراک بگذارند تعبیه کرده‌اید ؟
۶ـ مدیریت زمان را یاد بگیرید
شاید سریع‌ترین راه برای بهبود کارایی خود و تیمتان این است که همه‌ی افراد زمان را بهتر مدیریت کنند. اولین کاری که شما و تیمتان می‌توانید انجام دهید این است که ارزیابی کنید بیشترین اوقات ساعات کاری شما صرف انجام چه اموری می‌شود؟
بهتر است ساعاتی را که احساس می‌کنید بالاترین کارایی را دارید به انجام مهم‌ترین کارها اختصاص دهید و کارهای کم‌ارزش را به زمانی دیگر موکول کنید یا از فردی دیگر بخواهید که آن‌ها را انجام دهد تا میزان بهره‌وری‌تان بالا برود. همچنین می‌توانید درباره‌ی هرمی سازی مسئولیت‌های کاری به‌منظور اینکه هر کس در بهترین و بالاترین کیفیت کاری خود عمل کند، فکر کنید. هر فردی باید متناسب با توانایی‌هایش عهده‌دار مسئولیتی شود. نباید کارهای کم‌اهمیت و جزئی را به متخصصان سپرد.
یک چالش مدیریت زمان برای شما، محدود کردن حواس‌پرتی‌هاست. به‌طور مثال می‌توانید دوره‌های زمانی را در طی روز مشخص کنید تا هیچ‌گونه وقفه‌ای در کار ایجاد نشود و تمرکز افراد بابت انجام کارهایی چون درخواست یک ایمیل و .. به هم نریزید.
۷ـ اهداف گروهتان را به‌طور مداوم تحکیم و تقویت کنید
انجام دادن کارهای تیمی همانند یک ورزش گروهی است. هدف شما به‌عنوان یک مدیر این است که کارمندانتان را طوری سازمان‌دهی کنید که مثل یک تیم قهرمان عمل کنند. یک راه برای انجام این کار این است که اهداف گروهتان را به‌طور مداوم تقویت کنید و این کار را می‌توانید با ترتیب دادن یک سری تعهدات تیمی و توافقات یا قوانین انجام دهید.
فرای قوانین تیمی شما می‌توانید با انجام دادن کارها به‌عنوان یک تیم، از رفتن برای ناهار خوردن دسته‌جمعی گرفته تا بازی در اتاق فرار در یک بعدازظهر، به انسجام تیم کمک کنید. داشتن رقابت دوستانه با باقی تیم‌ها باعث ایجاد فرصتی برای متمرکز ماندن و درعین‌حال شناخت بهتر همدیگر می‌شود.
مطلب مرتبط: اهمیت کار تیمی و حل مسئله در موفقیت سازمان چیست؟
۸ـ شناخت شخصیت و روحیات کارمندان میانبری برای افزایش بازدهی آن‌ها است
اساسا کار شما به‌عنوان یک مدیر این است که میل کارمندانتان را برای عملکرد بهتر افزایش دهید. از مهم‌ترین مواردی که روی تعهد و راندمان کارمندان اثر می‌گذارد می‌توان به میزان حقوق، تناسب بین شغل و شخصیت، حجم کار، هم‌تیمی‌ها و سبک مدیریت اشاره کرد. ما در اینجا تعدادی ایده مطرح می‌کنیم که به تعهد داشتن و درنتیجه افزایش بازدهی کارمندان کمک می‌کند.
- شخصیت کارمندتان را بشناسید و در مورد خانواده، سرگرمی‌ها، مسافرت‌ها، چیزهایی که دوست دارد و چیزهایی که دوست ندارد، اطلاعاتی به دست آورید. داشتن گفتگوی صمیمانه با آن‌ها نشان‌دهنده‌ی اهمیتی است که برای آن‌ها قائل هستید. ضمن اینکه با شناخت هرچه بیشتر آن‌ها می‌توانید هر فردی را در مناسب‌ترین جایگاه شغلی قرار دهید.
- در مورد فرصت‌های ارتقا شغلی با آن‌ها صحبت کنید. بسیاری از کارمندان مدام در حال درجا زدن هستند و هیچ ایده‌ای در مورد فرصت‌های آینده ندارند و درنتیجه تمام توان خودشان را در کار نمی‌گذارند. اگر شما درباره‌ی دورنمای شرکت و فرصت‌هایش با آن‌ها گفتگو نکنید امکان دارد که به دنبال فرصت‌های خارجی برای رشد در حرفه‌شان بروند.
- کمی با آن‌ها خوش بگذرانید. شما می‌توانید با شوخ‌طبع بودن و پیدا کردن نکات طنز در حین کار قدری فضای یکنواخت محیط کار را تغییر دهید و به افزایش راندمان آن‌ها کمک کنید.
مطلب مرتبط: ۱۴ گام مؤثر برای ایجاد انگیزه در کارکنان
۹ـ رسیدگی به وضعیت کارمندان ضعیف را جدی بگیرید
از خودتان بپرسید که آیا در حال حاضر کارمندی دارید که اگر استعفا دهد به‌جای ناراحت شدن به خاطر از دست دادنش حس خلاص شدن و رهایی داشته باشید؟ اگر چنین است پس چرا آن فرد را نگه‌داشته‌اید؟
کارمندان ضعیف کل تیم را پایین می‌کشند و شما با نگه‌داشتن آن‌ها این پیام را به دیگران منتقل می‌کنید که با داشتن یک عملکرد متوسط و حتی ضعیف می‌توانند در این سازمان به فعالیتشان ادامه دهند. بهتر است در جایگاه یک مدیر لایق و مقتدر وقتی ضعف آن‌ها را یافتید اول ببینید که مشکل از ضعف سیستم خودتان است یا خیر و اینکه آیا مشکلات دیگری چون افسردگی و مشکلات خانوادگی و… در جریان هست؟ بعد از چک کردن این دو عامل تصمیم بگیرید که می‌خواهید او را اخراج کنید یا می‌توانید با استفاده از برنامه‌ی کوتاه‌مدت به بهبود کارایی او کمک کنید و در بخش‌های دیگری از استعدادهایش کمک بگیرید.
مطلب مرتبط: ۷ گام ضروری برای مدیریت عملکرد ضعیف کارمندان
۱۰ـ از مزایای تکنولوژی برای افزایش بازدهی کارمندان بهره‌ی کافی را ببرید
در نظر بگیرید که کدام اپلیکیشن‌ها و سیستم‌ها برای مدیریت یا ساده‌سازی کارها در دسترس هستند. چطور هوش مصنوعی برای انجام روتین کارها استفاده می‌شود و حتی چطور یک رقیب می‌تواند با استفاده از تکنولوژی جدید تجارتتان را مختل کند.
حرف آخر
چکیده‌ی ده مورد بالا می‌تواند این باشد که اگر قصد افزایش بازدهی کارمندان را دارید به‌طورکلی از رویکردهای کنترل‌کننده‌ی قدیمی دوری کنید. به‌جای آن مربیگری را یاد بگیرید، همکار و پشتیبان کارمندانتان باشید، هر فردی را در جایگاهی متناسب با شخصیتش قرار دهید و از خودشان برای بهبود عملکردشان مشورت بگیرید.
