در دنیای سریع و همیشه در حال توسعه تجارت، نیاز به کارایی و اثربخشی در کسب‌وکار به مسئله‌ی بسیار مهمی تبدیل شده است. زیرا تعریف ارزش‌های کسب‌وکار به عنوان یکی از اولین و مهم‌ترین گام‌های سیستم‌سازی در کسب‌وکار به شمار می‌آید. منظور از ارزش‌های کسب‌وکار در حقیقت، نحوه و چگونگی تعریف یک کسب‌وکار از اصول خود و ستون‌های اصلی هویتش است. به‌طوری که سازمان‌ها دائماً به دنبال راه‌هایی برای ساده‌سازی عملیات خود، کاهش ناکارآمدی‌ها و اطمینان از نتایج ثابت و باکیفیت هستند.
سیستم‌سازی مفهومی است که در این زمینه برجسته شده است و به عنوان اساس شیوه‌های تجاری مدرن عمل می‌نماید. بسیاری از کسب‌وکارها موفقیت خودشان را مدیون سیستم‌هایشان هستند و شکست بسیاری از کسب‌وکارهای ناموفق، نتیجه فقدان سیستم‌های مناسب است. به عبارتی، زمانی که شما کسب‌وکار خود را سیستم‌سازی می‌کنید، به نوعی الگویی برای آن کسب‌وکار ایجاد نموده‌اید.
درواقع این الگو به‌طور ایده‌ای است که باید بر روی آن، کار شود. به‌طورکلی اهداف این نوع سیستم‌سازی‌ها، ایجاد بازدهی بیشتر و بالا بردن کیفیت ارائه خدمات، هم برای مشتریان و هم برای کارکنان است. علاوه‌بر آن، قادر خواهید بود تا اهداف خودتان را به سهولت مقیاس‌بندی کرده و یا مورد اصلاح قرار دهید که این امر به نوع استراتژی کسب‌وکار شما در آن موقعیت زمانی نیز بستگی دارد. بدین سبب این مقاله با بررسی معنای سیستم‌سازی در یک سازمان، جنبه‌های فردی و سازمانی و نقش مهم آن در افزایش کارایی و بهره‌وری را مورد بازبینی قرار می‌دهد.
منظور از سیستم‌سازی چیست؟
یک سیستم مجموعه‌ای از عناصر هماهنگ، همسو شده و بهم پیوسته است که جهت تحقق هدف خاصی، متمرکز شده‌اند. درواقع سیستم و سیستم‌سازی مجموعه‌ای از فرآیندها و فعالیت‌های فعال است که بدون نیاز به مداخله انسان قابل اجرا بوده و همیشه در دسترس است. به عبارتی سیستم‌سازی، در چارچوب یک کسب‌وکار، فرآیند توسعه، پیاده‌سازی و مدیریت سیستم‌ها، فرآیندها و رویه‌هایی است که شرکت را قادر می‌سازد تا کارآمدتر و مؤثرتر عمل نماید.
این امر شامل ایجاد یک چارچوب ساختاریافته برای وظایف، فعالیت‌ها و عملیات است تا اطمینان حاصل گردد که آن‌ها به خوبی تعریف شده، استاندارد شده و قابل تکرار هستند. هدف به حداقل رساندن خطاها، کاهش ضایعات و به حداکثر رساندن بهره‌وری است. سیستم‌سازی در هر دو زمینه فردی و سازمانی در یک شرکت نقش اساسی دارد.
سیستم‌سازی فردی یعنی چه؟
سیستم‌سازی فردی به تمرین سازماندهی سیستماتیک کار، وظایف و مسئولیت‌های خود اشاره دارد. این کار شامل ایجاد سیستم‌ها و روال‌های فردی است که کارایی و بهره‌وری شخصی را افزایش می‌دهد. سیستم‌سازی فردی یک قسمت اساسی برای سیستم‌سازی سازمانی به حساب می‌آید. زیرا کارکنان را قادر می‌سازد تا به کارایی و اثربخشی کلی شرکت کمک نمایند. به عبارتی ساده‌تر، در سیستم‌سازی فردی، شخص مجموعه فرآیندهایی را جهت بررسی بهتر شرایط و اهداف کاری و زندگی خودش و نیز بهبود آن‌ها در راستای پیشرفت شخصی ایجاد می‌نماید. درنتیجه، توسعه سیستم‌ها به همه افراد کمک خواهد کرد تا کاری که باید انجام دهند را به بهترین نحو ممکن به انجام برسانند. ممکن است با خود بگویید که ایجاد سیستم در زندگی فردی، کاری اضافی است، اما باید بگوییم که این تکنیک اصولی، درنهایت زندگی و کار شما را آسان‌تر خواهد کرد.
سیستم‌سازی سازمانی یعنی چه؟
از سوی دیگر، سیستم‌سازی سازمانی فراتر از تلاش‌های فردی است و ساختار و مدیریت سیستماتیک، کل عملیات یک سازمان را در بر می‌گیرد. این کار شامل توسعه فرآیندها و رویه‌های استاندارد شده است که در بخش‌ها و عملکردهای مختلف اعمال می‌شود و درنتیجه یک سیستم منسجم و سازمان‌یافته به وجود می‌آید. به عبارتی ساده‌تر، در هر کسب‌وکاری، سیاست‌ها و روش‌های انجام کاری وجود دارند که تمام فرآیندهای کلیدی آن کسب‌وکار، بر اساس آن‌ها انجام می‌گیرند. سیاست‌هایی ازجمله نحوه پاسخ‌دهی به مشتریان و ایجاد رضایت در آن‌ها و انجام تک‌تک فعالیت‌های تعریف شده در آن سازمان بوده که همه این‌ها وظیفه سیستم‌سازی سازمانی است.
سیستم‌سازی در کسب‌وکار به چه معناست؟
به مجموعه‌ای از اصول و شیوه‌هایی که فرآیند انجام فعالیت‌ها و وظایف را در یک سازمان مشخص می‌نماید، سیستم‌سازی در کسب‌وکار می‌گویند. به‌طوری که در یک کسب‌وکار سیستماتیک، عملکرد‌ها و فعالیت‌ها به گونه‌ای منظم و منسجم، روزانه به انجام می‌رسند. درواقع انسجام و هماهنگی کارها در هر سازمانی، موضوعی بسیار مهم است. زیرا در صورت عدم انسجام و هماهنگی عملکرد‌ها، قطعاً اشتباهات زیادی در سازمان ایجاد خواهد شد. در این صورت با بروز چنین اشتباهاتی، راه‌اندازی یک کسب‌وکار خطی با بازدهی بالا امکان‌پذیر نخواهد بود.
زمانی که به سیستم‌سازی فعالیت‌های روزانه کسب‌وکار خودتان می‌پردازید، درحقیقت یک چارچوب عملکرد برای کارکنان خود طراحی می‌نمایید. بدین معنا که کارکنان شما در موعد مناسب و با اطمینان خاطر بیشتر به انجام وظایف خودشان می‌پردازند. سیستم‌سازی در کسب‌وکار، نحوه انجام کارها را استاندارد کرده و شما و همکارانتان دیگر مجبور به صرف زمان بیشتر برای تصمیم‌گیری در مورد نحوه انجام کارها یا به یاد آوردن آن‌ها نخواهید داشت. درنتیجه این مسئله نه تنها امکان خطا در انجام کارها را کاهش می‌دهد، بلکه یادآوری آن‌ها را نیز آسان‌تر می‌نماید. ازطرفی، سیستم‌سازی در کسب‌وکار شامل تمام فعالیت‌هایی است که برای خودکارسازی کسب‌وکار انجام می‌گیرد تا با کمترین نظارت و دخالت مدیر، امور به همان نحوی پیش برود که مورد انتظار هستند.
با این کار مدیران وابستگی کسب‌وکار را به خودشان کاهش داده و هنگامی‌که در محیط کاری حضور ندارند، کارها به خوبی پیش خواهند رفت. همچنین به یاد داشته باشید که سیستم‌سازی در کسب‌وکار یک فرآیند مداوم است و باید به‌طور منظم فرآیندهای خودتان را بررسی و به روز نمایید تا کسب‌وکارتان رشد کرده و مقیاس‌پذیری فرآیندهای سیستمی شما قابل کنترل و منجربه افزایش بهره‌وری و بهبود عملکرد کلی گردد.
مراحل پیاده‌سازی سیستم‌سازی در کسب‌وکار
ارزیابی فرآیندهای جاری
اولین گام در اجرای سیستم‌سازی، ارزیابی فرآیندهای جاری و شناسایی بخش‌هایی است که می‌توانند از سیستم‌سازی بهره‌مند شوند. این ممکن است شامل انجام ممیزی فرآیند و جست‌وجوی ورودی از کارکنان در همه سطوح برای به دست آوردن درک جامع از رویه‌های موجود باشد.
طراحی فرآیندهای سیستماتیک
هنگامی که زمینه‌های بهبود مشخص شد، گام بعدی طراحی فرآیندها و رویه‌های سیستماتیک است. این کار شامل تعریف مراحل، نقش‌ها، مسئولیت‌ها و استانداردها برای هر کار یا فعالیت است. هدف ایجاد رهنمودهای روشن و جامعی است که به راحتی قابل پیگیری باشند.
اهمیت سیستم‌سازی در کسب‌وکار
افزایش کارایی
یکی از مزیت‌های اولیه سیستم‌سازی در کسب‌وکار افزایش قابل توجه کارایی است. با ایجاد فرآیندها و رویه‌های استاندارد، سازمان‌ها به راحتی می‌توانند افزونگی را حذف کنند و زمان و تلاش لازم برای تکمیل وظایف را کاهش دهند. این ساده‌سازی عملیات منجربه نیروی کار پربازده‌تر می‌شود و به سازمان اجازه می‌دهد تا به‌طور مؤثرتری به اهداف خود دست یابد.
سازگاری و کیفیت
سیستم‌سازی تضمین می‌کند که وظایف و فعالیت‌ها به صورت مداوم انجام می‌شوند و احتمال خطاها و تغییرات در خروجی را کاهش می‌دهد. این ثبات منجربه محصولات و خدمات با کیفیت بالاتر و درنهایت به نفع شهرت سازمانی و رضایت مشتری می‌گردد.
مقیاس‌پذیری
سیستم‌سازی سازمانی، پایه‌ای برای رشد و مقیاس‌پذیری فراهم می‌نماید. با گسترش سازمان‌ها، نیاز به سیستم‌های کاملاً تعریف شده حتی حیاتی‌تر می‌شود. این سیستم‌ها کارکنان جدید را قادر می‌سازند تا به سرعت یاد بگیرند و با فرآیندهای ایجاد شده سازگار شوند و درنتیجه حفظ کیفیت و کارایی را با رشد سازمان آسان‌تر می‌کند.
۶ مزیت سیستم‌سازی سازمانی
۱ـ آموزش کارکنان
سیستم‌سازی مستلزم آن است که کارکنان در فرآیندها و رویه‌های جدید به خوبی آموزش دیده باشند. ارائه آموزش تضمین می‌نماید که همه نقش‌ها و مسئولیت‌های خود و همچنین انتظارات سازمان را برای کیفیت و کارایی درک می‌کنند.
۲ـ مستندسازی و استانداردسازی
یکی از جنبه‌های کلیدی سیستم‌سازی سازمانی، مستندسازی است. این کار شامل ایجاد راهنماها، دستورالعمل‌ها و مواد مرجع است که فرآیندهای سیستماتیک را ترسیم می‌کند. استانداردسازی تضمین می‌نماید که همه از مجموعه قوانین و رویه‌های یکسانی پیروی می‌کنند و تنوع و خطاها را کاهش می‌دهند.
۳ـ ارزیابی منظم
سیستم‌سازی تلاشی یکباره نیست و به ارزیابی و نظارت منظم نیاز دارد تا اطمینان حاصل گردد که فرآیندها مؤثر و کارآمد باقی می‌مانند. سازمان‌ها باید شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) را ایجاد کنند و به طور منظم عملکرد خودشان را بر اساس این معیارها ارزیابی نمایند.
۴ـ بهبود مستمر
سیستم‌سازی باید به عنوان یک سفر مداوم به سمت بهبود درنظر گرفته شود. بازخورد از کارمندان و مشتریان باید به‌طور فعال درخواست گردد و برای شناسایی جایگاه‌هایی که می‌توان آن‌ها را ساده‌تر انجام داد و بهبود بخشید، استفاده کرد.
۵ـ مقاومت دربرابر تغییر
یکی از چالش‌های اساسی در پیاده‌سازی سیستم‌سازی در کسب‌وکار، مقاومت دربرابر تغییر است. کارمندان ممکن است در مورد فرآیندها و روال‌های جدید نگران باشند که مدیریت باید زمان و تلاش خود را برای انتقال مزایا و رسیدگی به این نگرانی‌ها صرف نماید.
۶ـ سازگاری
سیستم‌سازی ممکن است در سازگاری با محیط‌های تجاری در حال تحول با موانعی روبه‌رو گردد. سازمان‌ها باید انعطاف‌پذیر و چابک باقی بمانند و سیستم‌های خودشان را در صورت لزوم تنظیم نمایند تا نیازهای متغیر و پویای بازار را برآورده کنند.
چگونه در سازمان تفکر سیستمی داشته باشیم؟
برای اینکه مدیری سیستمی باشید، بهتر است سیستمی فکر نمایید و تفکر سیستمی را در سازمان و افراد زیرمجموعه‌ی خود نهادینه کنید. پس برای اینکه تفکر سیستمی در سازمان داشته باشید، ضروری است که به موارد زیر توجه داشته و بر اساس آن‌ها اقدام نمایید.
مشکلات را به صورت منفرد بررسی نکنید.
برای داشتن تفکر سیستمی در سازمان، باید بدانید که تغییر در یک مرحله بر تمام کارهای دیگر نیز تأثیر خواهد گذاشت. درحقیقت، تغییر در یک بخش از سازمان، بقیه بخش‌ها را هم تحت‌الشعاع خود قرار می‌دهد. بنابراین باید در زمان بروز مشکل به قدری دور شوید و از بیرون همه فرآیندها و روابط آن‌ها را مورد بررسی قرار دهید.
به دنبال مقصر نباشید.
اغلب مسائل و مشکلات سازمانی به علت نبودن سیستم کاری مناسب است. بدین سبب با مقصر دانستن بقیه چیزی به‌دست نخواهید آورد. پس به‌جای مقصر دانستن دیگران، با تفکر سیستمی در سازمان به دنبال ریشه مشکل باشید تا با تعریف فرآیند صحیح از تکرار آن جلوگیری نمایید.
از درمان‌های مقطعی بپرهیزید.
بهتر است میل شدید به رفع سریع مشکل را در خود سرکوب کنید. این میل اغلب به درمان‌های مقطعی ختم می‌گردد. دربرابر تفکر رایجی که صرفاً به دنبال رفع سریع مشکلات گرایش دارد، مقاومت نمایید. بجای آن تمرکزتان را بر روی کشف راه‌حل‌هایی بگذارید که بتواند ریشه مشکل را یافته و اصلاح کند. چراکه با این کار بهبود پایدارتر و عمیق‌تری در سازمان ایجاد خواهید کرد.
مزیت‌های اصلی تفکر سیستماتیک
تبدیل کردن شکست به فرصت
بدون شک کسب‌وکار و مجموعه‌ی شما حتی اگر در بهترین حالت ممکن مسیر پیشرفت را طی نماید، شکست‌های کوچک و بزرگی را تجربه خواهد کرد. بنابراین هر شکستی را می‌توان مورد بررسی قرار داد و با شناسایی مشکلات و اشتباهات موجود در آن، جلوی شکست دیگری را گرفت و زمینه‌ی پیروزی را ایجاد نمود.
ارائه‌ی چشم‌اندازی جامع برای سازمان
هنگامی‌که در بخشی از یک سیستم فعالیت می‌نمایید و یا تمرکزتان را بر یک بخش از آن قرار داده‌اید، قطعاً برای هر مشکل و کاری، بر مبنای همان بخش راه‌حل ارائه خواهید کرد. گاهاً لازم است تا نگاه وسیع‌تری به آن مشکل و کل سیستم بیندازید تا با روش‌های دیگری که می‌توانند بهتر نیز عمل نمایند، مواجه شوید. این مورد به عنوان یکی از مهم‌ترین اصول و مزایای تفکر سیستمی باید مورد توجه قرار بگیرد.
بهینه‌سازی تیم و سازمان
قطعاً با داشتن تفکر سیستمی و جامع، شناخت و درک بهتری از تعامل‌ها و روند موجود در آن خواهید داشت. شما با به دست آوردن این شناخت خواهید توانست آن مجموعه را بهتر رهبری کرده و زمینه‌های پیشرفت و بهبود شرایط را فراهم سازید. همچنین راه‌حل‌ها و روش‌های انجام کار نیز با این نگاه، بهتر و کامل‌تر و مؤثرتر خواهند بود.
شناسایی و توجه بر تعامل میان اعضا
زمانی که بخش‌های مختلف سیستم شما به خوبی یکدیگر را بشناسند و تعامل میان آن‌ها برقرار گردد، روند بهتر و متداول‌تری در انجام دادن کارها خواهند داشت و کیفیت و سرعت در این مجموعه بالاتر خواهد رفت. درنتیجه این امر تأثیر زیادی در پیشرفت کارتان در سازمان خواهد داشت.
ایجاد فرهنگ برخورد متناسب با مشکلات
اگر تیم شما فرهنگ مواجه شدن با مشکلات را داشته باشد، قطعاً در زمان بروز چالش‌ها با اشتیاق و انگیزه به سراغ آن‌ها خواهد رفت و با استفاده از روش‌هایی که بلد هستند، تلاش خواهند کرد تا آن را به بهترین حالت برطرف نمایند. درواقع اگر اصول تفکر سیستمی در مجموعه حاکم باشد، افراد علاقه‌مند به مشکلات خواهند شد و از سر و کله زدن با آن‌ها لذت خواهند برد.
مثال‌هایی از سیستم‌سازی موفق در کسب‌وکار
شرکت مک دونالد
مک دونالد نمونه کلاسیک شرکتی است که سیستم‌سازی را با موفقیت در مدل کسب‌وکار خود پیاده‌سازی کرده است. مشتریان از لحظه‌ای که وارد رستوران مک‌دونالد می‌شوند، فرآیندی بسیار استاندارد و کارآمد را تجربه می‌کنند، از ثبت سفارش تا تهیه غذا. این ثبات مک دونالد را قادر ساخته است تا حضور جهانی قوی و رضایت بالای مشتریان را حفظ نماید.
آمازون
آمازون، غول تجارت الکترونیک، سیستم‌سازی را در مقیاس گسترده پیاده‌سازی کرده است. مراکز انجام سفارش آن‌ها مدل‌هایی از کارایی سیستماتیک هستند که الگوریتم‌ها، ربات‌ها و کارگران انسانی همگی با هماهنگی کار می‌کنند تا از تحویل سریع و دقیق به مشتریان اطمینان حاصل نمایند. این سطح از سیستم‌سازی به آمازون اجازه داده است تا بر صنعت خرده فروشی آنلاین تسلط یابد.
سخن نهایی
سیستم‌سازی در کسب‌وکار، عاملی حیاتی برای دستیابی به کارایی و اثربخشی بوده و بدین معنا است که خودتان را در بهترین مسیر مدیریت کسب‌وکارتان قرار دهید. سیستم‌سازی با استانداردسازی عملیات‌های آن، باری را از دوش کارکنان برداشته و به شما نیز این امکان را می‌دهد تا با حداقل تلاش، سازمان خودتان را مدیریت کنید. چراکه روش‌های عملیاتی استاندارد به سازمان و اعضای آن دید دقیقی از نقش‌های افراد و نحوه اجرای فعالیت‌های سازمان می‌دهد.
بدین سبب برای اجرای موفقیت‌آمیز سیستم‌سازی، سازمان‌ها باید فرآیندهای جاری را ارزیابی نموده و فرآیندهای سیستماتیک طراحی کنند و آموزش کارکنان را ارائه دهند. درنتیجه همانطورکه چشم‌انداز کسب‌وکار به تکامل خود ادامه می‌دهد، سیستم‌سازی سنگ بنای رشد پایدار و رقابت در دنیای سازمان‌ها باقی خواهد ماند.
