بدون شک کارایی و توسعه هر سازمانی تا حدود زیادی به به‌کارگیری صحیح نیروی انسانی بستگی دارد. هرچقدر که سازمان‌ها و شرکت‌ها، بزرگ‌تر می‌شوند، بالطبع مشکلات نیروی انسانی نیز پیچیده‌تر و بزرگ‌تر خواهند شد. مدیران در ارتباط با مسائل گوناگون سعی در کنترل مداوم کارکنان ساکت خود دارند. برخی از مدیران بر روی این مسئله که رضایت کارمندان را می‌توان از طریق پاداش و ترغیب به انجام کار افزایش داد، پافشاری می‌نمایند. شاید تصورشان بر این است که کارمندان، زیردستان آن‌ها هستند و باید فرمان‌هایشان را بپذیرند.
اگرچه امروزه به علت اینکه کارکنان تحت فشار مالی زیادی قرار دارند، بیشتر توجه و تمایل آن‌ها به مسائل اقتصادی کاری است. اما به تدریج کارمندان علاقه‌مند به انجام کارهای با مفهوم و خواهان استقلال شغلی بیشتری در کارشان هستند تا بدین شیوه احساس ارزشمندی به آن‌ها دست بدهد. اگر این کارکنان با موانعی در زمینه خواسته‌های شغلی خود روبه‌رو شوند و یا به عبارتی از طرف مدیران تحویل گرفته نشوند، دچار سرخوردگی‌های شغلی و گوشه‌گیری در سازمان خود خواهند شد که این امر منجربه پدیدهای همچون سکوت سازمانی می‌گردد.
امروزه یکی از مشکلات سازمان‌ها و به‌خصوص بخش‌های منابع انسانی که با آن درگیر هستند، تمایل نداشتن کارکنان بـه مشارکت در بحث‌های سازمانی است. بسیاری از کارمندان، گوشه‌گیر و منزوی هستند و در عمل تمایلی به صحبت و اظهار عقیده ندارند که متأسفانه برخی از مدیران این موضوع را ساده تصور کرده و بی‌تمایلی در اظهارنظر کارمندان و مشارکت نکردن در بحث‌ها را نوعی رضایت سازمانی می‌پندارند.
سکوت سازمانی به چه معنا است؟
سکوت سازمانی پدیدهای است که در آن اطلاعات ارزنده و مفیدی از سوی کارکنان در اختیار مدیران ارشد قرار نمی‌گیرد و این امر نشان‌دهنده شکافی عمیق میان مدیر و پرسنل است. به عبارتی کارمندان سازمان به علت‌های مختلف از اظهارنظر در مورد مسائل سازمان خودداری کرده و سکوت اختیار می‌نمایند.
سکوت سازمانی زمانی اتفاق میافتد که مدیران اشتیاقی برای شنیدن نظرات و پیشنهادات کارکنان و پرسنل خودشان ندارند و به نحوه رفتار مدیریتی با پرسنل چندان اهمیتی نمی‌دهند. شاید فکر کنید که این امر سبب می‌گردد تا راحت‌تر وظایف مدیریتی خود را انجام دهید، ولی باید بدانید که در طولانی مدت با مشکلات بسیار جدی مواجه خواهید شد. علاوه‌بر آن، چنین شرایطی بیانگر وجود ضعف مدیریتی در سازمان‌ها است.
بر این اساس روابط به‌صورتی تعریف شده است که بین مدیریت و پرسنل رابطه‌ی اطمینانبخش و ارزشمندی وجود ندارد. کارمندان به‌صورت عمدی و یا سهوی، اطلاعات باارزش خودشان را در اختیار مدیریت قرار نمی‌دهند. به‌طورکلی سکوت یک علامت بسیار مهم بیماری، استرس، افسردگی و یا ترس در سازمان‌ها به‌شمار می‌رود که مدیران باید در اولین فرصت عامل آن را پیگیری و برطرف نمایند. درنتیجه بی‌توجهی به این موضوع می‌تواند سبب اتفاقات وخیم‌تر و حتی مرگ سازمان نیز گردد.
مطلب مرتبط: چگونه یک کارمند حرفه‌ای را در سازمان خود استخدام کنیم؟
۷ باور اشتباه رایج درباره‌ی کارکنان ساکت
قطعاً در هر مجموعه‌ای انواع مختلفی از تیپ‌های شخصیتی وجود دارند، مثلاً فردی برونگراست و فرد دیگری درونگرا. گاهاً شخص تصمیم می‌گیرد که در هر موقعیتی نحوه‌ای خاص از رفتار خود را نشان دهد. به‌عنوان مثال کارمندی را درنظر بگیرید که در محیط خانه بسیار پرحرف و شوخ‌طبع است، درحالی که در محیط کاری ترجیح می‌دهد آرام باشد و زیاد صحبت نکند.
سکوت کردن الزاماً بد نیست، اما گاهی سکوت با برچسب‌های منفی معنی می‌گردد که این می‌تواند به سازمان آسیب‌های بسیاری بزند. بیایید در این مقاله به باورهای اشتباه رایج درمورد کارمندان ساکت و پیامدهای منفی چنین برچسب‌گذاری‌هایی بپردازیم.
۱ـ کارکنان ساکت افرادی خجالتی هستند.
معمولاً بیشتر افراد تصور می‌کنند که کارکنان ساکت افرادی خجالتی هستند. اما درحقیقت رفتار انسان‌ها در محل کار لزوماً منعکس‌کننده رفتار آن‌ها در زندگی شخصیشان نیست. حتماً به یاد دارید که در کودکی به هر بچه‌ای که ساکت بود، می‌گفتند خجالتی! قطعاً ساکت بودن شخصی همیشه از خجالتی بودن ناشی نمی‌شود، بلکه به نوع شخصیت او مربوط است.
کارمندان ساکت الزاماً خجالتی نیستند، بلکه ممکن است تنها درونگرا باشند و سکوتشان ناشی از درونگرایی آن‌ها باشد. افراد درونگرا ترجیح می‌دهند به‌تنهایی تفکر و کار کنند. بدین سبب شاید کارمندان ساکت ترجیح دهند به‌تنهایی مسئولیت‌های خودشان را برعهده بگیرند و این هرگز به معنای خجالتی بودن آن‌ها نیست. چراکه تیپ‌های شخصیتی درونگرا و ساکت با انجام یک عمل در غیاب دیگر افراد تمرکز بیشتری را می‌سازند.
مطلب مرتبط: خجالتی هستید یا درونگرا؟ شغل مناسب خجالتی‌ها چیست؟
۲ـ کارکنان ساکت هیچ چیزی برای ارائه کردن ندارند.
در محیط کاری بسیاری از افراد گمان می‌کنند که کارمندان ساکت اعتمادبه‌نفس لازم را جهت ایفای نقش خود ندارند و نمی‌توانند منبع اطلاعات یا دانش باشند و یا به‌عنوان یک کارشناس در یک سازمان کار نمایند. افراد فکر می‌کنند که این سکوت سازمانی شاید به علت کمبود مهارت‌ها و دانش این کارکنان باشد. درصورتی که بسیاری از افراد درونگرا و ساکت درواقع بااستعداد هستند، اما زیاد تمایلی به خودنمایی ندارند و دوست ندارند دائماً مورد تمجید قرار بگیرند. درعوض کارمندان ساکت افرادی هستند که همیشه می‌توان به آن‌ها اعتماد کرد و همین سبب می‌شود تا در زمان مناسب از اطلاعات استفاده کنند.
۳ـ کارکنان ساکت فاقد اعتمادبه‌نفس هستند.
شاید با دیدن یک فرد ساکت با خود بگویید که حتماً از خودش مطمئن نیست و یا خودش را باور ندارد. ولی ساکت بودن بیشتر یک ویژگی شخصیتی است تا نشانه‌ی کمبود اعتمادبه‌نفس. بسیاری از افراد فکر می‌کنند که کارمندان ساکت با کمبود اعتمادبه‌نفس مواجه هستند و به مهارت‌های خودشان اطمینان ندارند. باید بدانید که ساکت بودن یک رفتار انتخاب شده است و اعتمادبه‌نفس تنها با ادای کلمات نشان داده نمی‌شود، بلکه عزت‌نفس و اعتمادبه‌نفس کاملاً به رفتارهای عملی فرد باز می‌گردد.
برخی افراد ترجیح می‌دهند که به جای صحبت کردن یا تعریف کردن از خودشان، توانایی و قابلیتشان را در عمل نشان بدهند. حتی اکثر افراد با عزت‌نفس و دارای اعتمادبه‌نفس در بیشتر موقعیت‌ها نه‌تنها حرفی نمی‌زنند، بلکه از بیان صحبت‌های بی‌پایه و بی‌مورد دیگران نیز خودداری می‌کنند.
مطلب مرتبط: ۱۰ پیشنهاد ویژه برای افزایش مشارکت درونگراها در جلسه کاری
۴ـ کارکنان ساکت، اجتماعی نیستد.
هیچ دلیلی وجود ندارد گمان کنیم هر کسی که ساکت است، ارتباطاتی ندارد و یا هر کسی که سکوت می‌کند، دوستان و آشنایانی را در کنار خودش ندارد. بسیاری از افراد تصور می‌کنند کارکنان ساکت اجتماعی نیستند و دوستان زیادی ندارند. درصورتی که در برخی موارد شخصیت فرد به محض بیرون رفتن از محیط کارش تغییر می‌کند. چنین شخصی از نظر همکاران ساکت و غیراجتماعی اما از نظر دوستان شاد و خونگرم است. همچنین دلیلی ندارد که انتظار داشته باشیم دائماً کارمندان شاد و خونگرم باشند. شاید کارمند ساکت در بیرون از محل کار خود فردی اجتماعی و خوش مشرب است.
۵ـ کارکنان ساکت فکر می‌کنند از بقیه بهترند.
شاید بعضی‌ها این‌گونه فکر کنند که کم‌حرفی دیگران از خودپسندی یا غرور آن‌ها نشئت می‌گیرد، اما درحالی که بسیاری از این افراد فقط کم‌حرف هستند، همین. پس بهتر است کم‌حرفی را با خودپسندی اشتباه نگیرید. شاید افراد مغرور کمتر حرف بزنند ولی کمتر حرف زدن الزاماً به معنای غرور و مغرور بودن نیست. غرور مشخصه‌های رفتاری دیگری دارد که موجب بی‌احترامی به دیگران می‌گردد.
اگر شما در محل کارتان کارمند برونگرایی هستید، سعی کنید همکار درونگرا و ساکت را بیشتر بشناسید و تصورات خود راجع به طبیعت ساکت آن‌ها را به اشتباه و به‌صورت منفی تفسیر نکنید. زمانی‌که خود را از تصورات غلطی که راجع به آن‌ها دارید رها نمایید و اعتمادشان را به‌دست آورید، متوجه خواهید شد که چقدر تعامل با کارکنان ساکت راحت و بی‌دغدغه است.
مطلب مرتبط: ۷ اصل ضروری برای نگه‌داشتن و مدیریت کارمندان باهوش‌تر از خودتان
۶ـ کارکنان ساکت نمی‌توانند مدیران خوبی باشند.
امروزه هنوز هم این تصور غلط وجود دارد که یک رئیس و مدیر حتما باید برونگرا و حتی پرحرف و کمی خشن نیز باشد. اما آمار نشان می‌دهد که ۴۰ درصد از مدیران و رئیسان افرادی درونگرا هستند. زیرا مدیران درونگرا افرادی متواضع بوده و هرگز تمایلی به خودنمایی ندارند. آن‌ها بیشتر تفکر می‌کنند و کمتر حرف می‌زنند و به همین علت به‌نظر می‌رسد که توانایی ریسک کردن یا هدایت دیگران را ندارند و برای مدیر بودن شخص مناسبی نیستند. اما چنین مدیران ساکتی خیلی راحت می‌توانند مسئولیت کارهایشان را به‌خوبی برعهده بگیرند و سازمان خودشان را به‌درستی اداره نمایند.
مطلب مرتبط: ۸ شایستگی مدیریتی که شما را از مدیران معمولی متمایز می‌کند!
۷ـ کارکنان ساکت همکارانشان را دوست ندارند.
بسیاری از افراد فکر می‌کنند که همکاران ساکتشان آن‌ها را دوست ندارند و نمی‌خواهند با آن‌ها در ارتباط باشند. اما این چنین نیست و ساکت بودن تنها یک ویژگی شخصیتی کارکنان ساکت است. افراد درونگرا و برونگرا هرکدام به طریقی متفاوت می‌توانند با دیگران ارتباط برقرار نمایند. بدین سبب اگر در محیط کاریتان فردی ساکت باشد، این بدان معنا نیست که از شما یا همکاران دیگرتان بدشان می‌آید.
مطلب مرتبط: ۸ ترفند کاربردی برای مدیریت همکار پرحرف
چگونه سکوت سازمانی را بشکنیم؟
۱ـ فرصت اظهارنظر با ایجاد حس کنترل میان کارکنان
کارکنان همیشه به‌دنبال این هستند که بتوانند در امور جاری سازمان اظهارنظر کنند. زیرا بهترین و مهم‌ترین راهی که کارمندان از طریق آن نسبت به محیط کاری خود احساس کنترل به‌دست می‌آورند، بیان عقاید و اظهارنظرهای آن‌ها در امور مختلف به‌خصوص مدیریت سکوت سازمانی است. بدین سبب وقتی مانع از صحبت کردن این کارمندان می‌شویم، احساس می‌کنند که آزادی کافی نسبت به محیط کاری خودشان ندارند. درنتیجه اگر کارکنان ساکت احساس نمایند که نمی‌توانند از طریق بیان عقاید خود اعمال کنترل کنند، ممکن است سعی نمایند تا کنترل را به طرق مختلفی نشان دهند که این کار برای سازمان تأثیر مخربی دارد.
مطلب مرتبط: با این ۱۰ روش به کارمندانتان احساس ارزشمندی بدهید!
۲ـ استفاده از مدیریت استعداد و جانشین‌پروری
یکی از دلایل سکوت سازمانی، عدم ارتقا و پیشرفت نکردن شغلی و ماندن در سطح فعلی کارکنان است. این درحالی است که مدیران ارشد با نادیده گرفتن بسیاری از استعدادها در داخل سازمان، متأسفانه در خارج از سازمان به‌دنبال نیروهای اصلی و بااستعداد می‌گردند. درنتیجه این فرآیند بسیاری از استعدادهای درون سازمانی به علت ضعف مدیریتی ناشناخته باقی می‌مانند که درنهایت منجربه سکوت سازمانی و ترک سازمان از طرف کارکنان خواهد شد.
بدین جهت ایجاد برنامه‌های اتخاذ استراتژی مدیریت استعداد و جانشین‌پروری که با مسیر شغلی افراد گره خورده است، روحیه کارمندان و بهره‌وری آن‌ها را افزایش داده و با افزایش تعلق سازمانی، منجربه کاهش سکوت سازمانی می‌گردد.
۳ـ تغییر فضای تصمیم‌گیری با ایجاد صدای کارکنان
یکی از برجسته‌ترین و چشم‌گیرترین تأثیرات سکوت سازمانی به تصمیم‌گیری سازمانی و تغییر مرتبط است. علاوه‌بر آن تحقیقات گسترده درمورد تصمیم‌گیری گروهی نشان می‌دهد که کیفیت تصمیم‌گیری وقتی بیشتر خواهد شد که رویکردها و گزینه‌های مختلف درنظر گرفته شوند. بدین سبب راهکار ایجاد فضای تصمیم‌گیری در سازمان‌ها توسط مدیریت شناور منجربه کاهش سکوت سازمانی و نهایتاً پیامدهای مرگبار آن خواهد شد.
این درحالی است که بسیاری از سازمان‌ها از کمبود صدای کارکنان یا درواقع نظرات آنان به‌خصوص درمورد مشکلات و یا تصمیماتی که به اعتقاد کارکنان راهکارهای جاری برای رفع آن‌ها عاقلانه نیستند، رنج می‌برند. پس بهتر است که نظرات کارکنان ساکت به‌صورت معقول و به جا باشد تا مؤثر واقع گردند تا در پی آن سکوت مرگبار سازمانی نیز تعدیل شود.
۴ـ کاهش ناهنجاری‌های شناختی در کارکنان ساکت
یکی از نشانه‌های ناهنجاری‌های شناختی در کارکنان ساکت، رفتارهای تناقض‌گونه و متضاد آن‌ها است. مثلاً اگر بین آنچه که فرد در دور از چشم دیگران بیان می‌کند با آنچه در آشکار و مقابل افراد به زبان آورد، اختلاف زیادی مشاهده گردد، نشان‌دهنده بروز ناهنجاری‌های شناختی در آن‌ها است. ناهنجاری شناختی، زمانی ایجاد می‌گردد که بین اعتقادات شخص و رفتارهای وی تناقض مشاهده شود.
در مواردی که عقاید و رفتار شخص به آسانی قابل تغییر نباشد، افراد در وضعیت ناهنجاری طولانی به سر خواهند برد که احتمالاً منجربه استرس و نگرانی می‌شود. بنابراین با کم کردن ناهنجاری در کارمندان می‌توان سکوت سازمانی را کاهش داد و بدین وسیله آن‌ها را وادار به ابراز عقاید و نظرات خود کرد.
پیشنهاد: ۹ انتظار مهم کارمندان از مدیران
سخن نهایی
با توجه به نظریات متفاوت درمورد سکوت سازمانی و مطالبی که به آن اشاره شد، دانستیم که سکوت سازمانی پدیدهای است که کارمندها اطلاعات مفید یا ارزشمندی درمورد سازمان دارند، ولی به عمد سکوت می‌کنند. این اطلاعات امکان دارد مشاهدات، دیدگاه‌ها، نگرانی‌ها یا اطلاعات مفید دیگری برای بقیه افراد سازمان به‌خصوص در رده‌های بالا را فراهم نماید. آثار سکوت سازمانی ممکن است شامل تأثیرات منفی بر روی سلامت و تندرستی کارکنان و یا مشکلاتی بزرگ‌تر در سازمان گردد.
همچنین می‌تواند برای سازمان‌ها و کارمندانشان بسیار خطرآفرین باشد و به‌همین علت یا باید از آن دوری گردد و یا در صورت بروز، در اسرع وقت از بین برود. بدین سبب بهتر است با استفاده از موارد فوق تفکر خود را نسبت به کارکنان ساکت تغییر دهید و با پیوند دادن تاروپود سازمان به همدیگر، موجب یکپارچگی و وحدت سازمانی شوید.
