در جهان رقابتی امروزی، یکی از ابزارهای پراهمیت جهت ایجاد تحول و بقای سازمانها و رسیدن به اهداف موردنظر، نیروی انسانی است. ازطرفی، در این میان آنچه که روند تحول را حیات میبخشد و بقای سازمان را تضمین میکند، منابع انسانی است. زیرا نقش انسان در سازمان و نوع نگاه به آن، تأثیر بسزایی در شکست یا موفقیت سازمانی خواهد داشت. مدیران وقتی در مورد کسبوکار خودشان فکر مینمایند، بهطور معمول از تمامی موارد یاد میکنند به جزء نیروی انسانی و بهراحتی دچار اشتباه میشوند. به عبارتی کارها و پروژهها در دنیای کسبوکار بهصورت خودکار مدیریت شده و پای هیچ کارمندی وسط نیست و درنتیجه به بزرگترین اشتباهات رایج مدیران منابع انسانی منجر میگردد.
چنین سهل انگاریهایی اگر شکستهای سنگینی به همراه نداشته باشند، بدون شک خیلی زود اوضاع کسبوکارها را بهم خواهند ریخت. بنابراین وقتی صحبت از اشتباه در دنیای مدیریت میشود، بسیاری از کارآفرینان فکر میکنند که هیچوقت قرار نیست تن به چنین تلههایی بدهند. اما باید بدانید که پیادهسازی فرآیند مدیریت عملکرد میتواند چالشهای فراوانی را در پی داشته باشد، بهخصوص اگر این مفهوم برای اولین بار در سازمان اجرا گردد. ممکن است بیشترین مسائل در حین اجرای این فرآیند دقیقاً جایی بهوجود بیاید که تمام عناصر سازمان بایستی با آن درگیر شوند و طبیعی است که در چنین شرایطی امکان رخداد اشتباه زیاد خواهد بود. به همین علت بهتر است که مدیران تازه کار، مسائل ابتدایی مدیریت، مقاومت در برابر بزرگنمایی تجارب کاری و تشویق کارمندان به ایدهپردازی را به سرعت بیاموزند تا دچار اشتباه نشوند.
منظور از مدیریت منابع انسانی چیست؟
اصطلاح منابع انسانی برای اولین بار در اوایل دهه ۱۹۰۰ و سپس بهصورت گستردهتری در دهه ۱۹۶۰میلادی ابداع و جهت توصیف افرادی که برای یک سازمان کار مینمایند، بهطور کلی مورداستفاده قرار گرفته است. ازطرفی، باتوجه به اینکه به ارزش روابط کار و موضوعاتی مانند رفتار سازمانی، انگیزه و ارزیابی عملکرد میپرداخت، توجهات بسیاری از مدیران و کارشناسان حوزه مدیریت را به خودش جلب نمود. مدیریت منابع انسانی، رویکردی استراتژیک و جامع جهت مدیریت افراد است که تمامی مسائل مربوط به اشخاص در یک سازمان را مدیریت مینماید.
این رویکرد شامل مدیریت عملکرد، استخدام، ایمنی، تندرستی، انگیزه کارکنان، توسعه سازمان، ارتباطات، سیاستگذاری، آموزش، پاداش و مزایا است که البته صرفاً محدود به موارد ذکر شده نیست. بخش منابع انسانی یک سازمان یا شرکت معمولاً وظیفه ایجاد، اعمال و نظارت بر سیاستهای حاکم بر کارکنان و روابط سازمان با کارمندان خود را برعهده دارد. مدیریت منابع انسانی به منظور مدیریت کارکنان با تأکید بر اینکه آنها به عنوان داراییهای تجارت هستند، مورداستفاده قرار میگیرد. در این زمینه از کارمندان بعضاً به عنوان سرمایه انسانی نیز یاد میشود. همانند سایر داراییهای تجاری، هدف استفاده تأثیرگذار از کارمندان، کاهش ریسک و حداکثر بازده سرمایهگذاری است.
بهطور کلی در سازمانهای بزرگ، واحدی به نام واحد منابع انسانی، وظایف مربوط به این بخش را انجام میدهد. ولی در شرکتهای متوسط معمولاً واحدی به نام واحد اداری، مدیریت منابع انسانی را به عنوان بخشی از وظایف خودش به انجام میرساند، البته واحد اداری نمیتواند مسئولیتهای منابع انسانی را بهخوبی دپارتمانی که بهطور مستقل برای همین کار طراحی شده، انجام دهد.
مطلب مرتبط: مدیر منابع انسانی کیست؟
۵ مهارت ضروری مدیران منابع انسانی
۱ـ مهارتهای ارتباطی
ارتباطات یک نوع مهارت نرم و حیاتی برای متخصصان منابع انسانی است که هنگام استخدام کارشناس منابع انسانی امری ضروری بهشمار میآید. زیرا متخصصان منابع انسانی به کمک این مهارت میتوانند ارتباط خوبی بین کارمندان و کسبوکار ایجاد نمایند. به یاد داشته باشید که حوزه منابع انسانی شامل گفتوگوها و تعاملات زیادی است و باید مهارتهای ارتباطی را بهخوبی فرا بگیرید. چراکه شما باید سخنرانی و یکسری مصاحبه انجام دهید و راهحل تعارض را هدایت نمایید. همچنین این مستلزم مهارتهای نوشتاری خوب است تا بتوانید کتابچههای خط مشی طراحی و تولید کرده و یادداشتهایی را به نفع تمامی کارکنان منتشر نمایید.
۲ـ مهارتهای آموزشی و رشدی
یکی دیگر از مهارتهایی که حوزه منابع انسانی بهدنبال دارد، مهارتهای آموزشی و رشدی است. مدیران منابع انسانی فرصتهای آموزش و توسعه را جهت افزایش عملکرد و افزایش ارزش در اختیار کارمندان خود قرار میدهند. به عنوان مثال، ارائه جلسات آموزش رهبری و مدیریت به کارمندان کمک خواهد کرد تا مهارتهای متنوعتری را توسعه دهند. این کار به آنها امکان میدهد تا همزمان مسئولیتهای بیشتری را برعهده بگیرند و از رشد شغلی خودشان حمایت نمایند.
۳ـ مهارت تصمیمگیری
بدون شک منابع انسانی شامل تصمیمگیریهای بسیاری است. یکی از موقعیتهایی که به این مهارت نیاز دارد، طول فرآیند استخدام است، هنگامیکه باید تصمیم بگیرید که آیا یک نامزد برای این شغل مناسب است یا نه. علاوهبر آن، منابع انسانی زمانی که سازمان با معضل کوچکسازی مواجه است نیز به مهارت تصمیمگیری نیاز دارد. این وظیفه کارمند منابع انسانی خواهد بود که پیام را بهصورت اثربخش حتی در میانه بحران منتقل نماید. بدین سبب همه متخصصان منابع انسانی، بهخصوص مدیران باید تصمیمگیرندگان خوبی برای حمایت از عملکردهای مهم سازمانی باشند.
۴ـ مهارتهای رهبری
قطعاً متخصصان منابع انسانی باید رهبران مؤثر و مفیدی باشند تا بتوانند کارمندان خود را بهخوبی راهنمایی کنند و به آنها کمک نمایند تا خودشان رهبر شوند. آنها همچنین باید بتوانند یک رویکرد رهبری و مربیگری در سطح سازمان یا شرکت را پرورش دهند تا تیمهای خلاق ایجاد نماید. ازطرفی، باید کارکنان چابک را توسعه دهند و حلکنندههای مؤثر مشکل را در تمام سطوح سازمانی خلق کنند. کارمندان باید به مدیران منابع انسانی به عنوان رهبران سازمانی نگاه کنند که به هدایت سازمان در سمت موفقیت به روشی مثبت و سازنده کمک مینمایند و هم منافع کارفرما و هم منافع کارمند را درنظر میگیرند.
۵ـ مهارتهای فنی
بدون شک تسلط بر مهارتهای فنی به شما برتری در بازار را خواهد داد و این میتواند هر چیزی از تجزیهوتحلیل دادهها گرفته تا ادغام واقعیت مجازی در منابع انسانی باشد. مدیران منابع انسانی باید در تجزیهوتحلیل دادهها و پیشبینیها جهت تصمیمگیریهای صحیح مهارت کافی داشته باشند. آنها باید بتوانند تصمیمات مبتنی بر داده را براساس تجزیهوتحلیل و معیارها برای هدایت و بهبود کارایی در آموزش، استخدام، توسعه و حفظ سازمان در سراسر شرکت اتخاذ نمایند. همچنین آشنایی با کامپیوتر در مهارتهای فنی در سازمان امری مهم است. مهارت در مایکروسافت آفیس برای کسانی که دارای منابع انسانی هستند ضروری است. زیرا بخشی از برنامه روزانه آنها در محیط کارشان است.
مطلب مرتبط: چرا همدلی کردن یک مهارت ضروری برای مدیران منابع انسانی است؟
اهمیت حضور مدیران منابع انسانی در هر سازمان
طراحی و مدیریت استراتژیک
مدیران باتجربه قطعاً این نکته را میدانند که در زمان برنامهریزی استراتژیک منابع انسانی، کارکنان نیز باید در تصمیمگیریهای سازمانی مشارکت لازم را داشته باشند. این مشارکتها مبتنی بر ارزیابی کارمندان فعلی و پیشبینیهای لازم جهت استخدام نیروی کار آینده است. ازاینرو، مدیران منابع انسانی باید تفکر استراتژیک داشته باشند تا بتوانند استراتژی صحیحی برای روند منابع انسانی طراحی نمایند.
حتی اگر هنوز به سطحی نرسیده باشید که بتوانید استراتژی بچینید، بازهم باید بتوانید اهداف استراتژیک سازمانی را درک نمایید و آن را به یک برنامه قابل اجرا تبدیل کنید. طراحی و مدیریت استراتژیک که بتواند از برنامه کلی سازمان پشتیبانی نماید، به شما کمک خواهد کرد تا در سازمان مفید و کارساز باشید و خود را به عنوان فردی استراتژیک در سازمان نشان دهید.
مسائل مرتبط با مسئولیتپذیری
یکی دیگر از وظایف مدیران متخصص منابع انسانی، مسائل مرتبط با مسئولیتپذیری و به حداقل رساندن اتهامات سازمان در ارتباط با روشهای اشتغال ناعادلانه است. به عبارتی دیگر، این اشخاص به شناسایی، تحقیق و حل نمودن مشکلات مربوط به مسائل از کنترل خارج شده و مسائلی که امکان دارد سازمان را در امور حقوقی درگیر نماید، میپردازند. به این علت وجود واحد منابع انسانی در یک سازمان موجب به حداقل رسیدن مشکلات حقوقی میگردد.
پشتیبانی از رفاه کارمندان
حمایت از کارمندان برای متخصصان منابع انسانی مبحث جدیدی نیست، ولی امروزه، موضوع پشتیبانی از رفاه کارمندان بیشتر از گذشته اهمیت پیدا کرده است. متخصصان حوزه منابع انسانی موظف هستند هزینههایی که در سازمان مربوط به جابجایی، اخراج، استخدام کارکنان جایگزین و… است را کاهش دهند. بدین سبب یکی از دلایل اهمیت منابع انسانی در سازمان، کاهش هزینههای جانبی سازمان و پشتیبانی از رفاه کارمندان است. زیرا مدیران منابع انسانی مهارتهای لازم برای مذاکره درباره ارائه مزایا به کارمندان باتوجه به بودجه سازمان و شرایط اقتصادی آن را دارند.
آموزش و توسعه
یکی دیگر از دلایل اهمیت حضور مدیران منابع انسانی در هر مجموعهای، آموزش و توسعه منابع انسانی است. آموزش به کارمندان سبب افزایش بهرهوری و قویتر شدن آنها در حوزه کاریشان خواهد شد. بدین ترتیب زمینه لازم جهت رشد کارمندان و آماده شدن آنها برای تبدیل به رهبرانی مایل و مشتاق، برای نقشهای نظارتی و مدیریتی، فراهم میگردد. مدیریت منابع انسانی در تلاش است تا اطمینان حاصل نماید که کارکنان جدید نهتنها برای انجام کار آموزش دیدهاند، بلکه به رشد و توسعه مهارتهای جدید در شغل خودشان نیز ادامه خواهند داد. زیرا این امر منجربه بهرهوری بالاتر برای سازمان خواهد شد. ازطرفی دیگر، ازآنجایی که آموزش یک جزء کلیدی در انگیزه کارمندان است، کارمندانی که احساس میکنند در حال توسعه مهارتهای خودشان هستند، در شغل خود شادترند که این امر منجربه افزایش ماندگاری کارکنان میگردد.
مدیریت پاداش و مزایا
بدون شک یکی از وظایف اصلی مدیران حوزه منابع انسانی، تدوین ساختارهای پاداش و حقوق و دستمزد کارمندان مجموعه بهصورت کاملاً واقعبینانه است. مدیران منابع انسانی باید تعیین نمایند که آیا پاداش درنظر گرفته شده منصفانه است و با استانداردهای صنعت مطابقت دارد. علاوهبر این، مدیران منابع انسانی باید مطمئن شوند که دستمزد تعیین شده پرسنل نیز متناسب با شغل و مطابق با مشاغل و صنایع مشابه باشد. این امر موجب میشود تا سازمان موردنظر با سایر سازمانهای تجاری در همان صنعت در منطقه، به رقابت بپردازد. بدین جهت قطعاً سازمانی در این رقابت برنده است که میزان حقوقها و دستمزدهایش منطقیتر باشد و درنهایت موجب افزایش اعتبار آن مجموعه در بین رقبای خود خواهد شد.
مطلب مرتبط: آیا مدیران منابع انسانی به مهارتهای دیجیتال پیشرفته نیاز دارند؟
۸ اشتباه رایج مدیران منابع انسانی
۱ـ مقایسه بیدلیل و نادرست کارمندان با یکدیگر
مقایسه کردن انسانها در هر جایگاه، موقعیت و سنی معمولاً اثرات منفی بیشتری به همراه دارد. مقایسه نیروهای کار یک مجموعه و سازمان از سوی مدیران نیز همین پیامد را دارد. این مقایسه گاهی باعث میگردد که نیروهای کار نسبت به یکدیگر حس رقابتی منفی و مخرب پیدا نمایند و انگیزه عملکرد سازنده را از دست بدهند. این مقایسه بر روحیه کارمندان تأثیر منفی گذاشته و آنها را درگیر احساسات منفی و آسیبزا میکند.
بدین سبب بهتر است بر اساس اصول علمی مدیریت عملکرد، فعالیت گروهی را میان کارکنان رواج دهیم و حس رقابت را با ایجاد درجهبندی بین کارمندان در گروهها ایجاد کنیم. این حس رقابت، پویایی لازم را در نیروی انسانی سازمان به وجود آورده و با ایجاد اصطکاکی سازنده بینشان، مقایسه ارزیابی عملکرد را میان کارکنان به جریان خواهد انداخت. طوریکه کارکنان، خود، متوجه اختلاف سطح کیفی عملکرد و بازده کارشان نسبت به سایر همکارانشان شده و جهت پیشرفت و بهبود تلاش خواهند نمود.
۲ـ توجه نداشتن به سابقهی کاری افراد
یکی از زیانبارترین اشتباهات رایج مدیران منابع انسانی در استخدام افراد بررسی نکردن دقیق سابقه آنها است که یک بیدقتی در این بخش میتواند موجب ضررهای فراوانی گردد. بعضی از مدیران این ادعا را دارند که درصد بالایی از اطلاعات ارائه شده در بخش سوابق کاری رزومهها اشتباه است و متقاضیان سعی در پنهان کردن نقاط تاریک زندگی خودشان دارند. اما این دلیل خوبی برای سهلانگاری شما نبوده و سابقهی کاری افراد تنها چیزی است که با استفاده از آن میتوانید عملکرد آیندهشان را پیشبینی نمایید. کاری که شما به عنوان یک مدیر خوب باید انجام دهید، این است که در مورد تجربهها و موفقیتهای کاری وی در گذشته و بزرگترین دستاوردهای شغلیاش سؤالات دقیقی بپرسید و پاسخش را وارسی کنید.
۳ـ اعتماد نکردن به کارکنان و تقسیم کار
در مدیریت سازمانها بسیار دیده شده است که یک مدیر تلاش دارد تا اجرای بسیاری از امور به ویژه امور اصلی و حتی کارهای کوچک را خود برعهده بگیرد و انجام دهد و به مدیران میانی و کارکنان زیر دست خودش اعتماد نکرده و به آنها فرصت انجام کاری را نمیدهد. بر اساس تحقیقی که بر روی عملکرد تعداد بسیاری از مدیران انجام گرفته، ناتوانی در سپردن امور به کارکنان، اولین علت شکست مدیران است.
درحقیقت یک مدیر حتی با تلاشهای بیوقفه نمیتواند به تنهایی تمامی کارها را خودش انجام دهد. هنگامیکه یک مدیر مسئولیت انجام کاری را برعهده گروهی از کارمندان و مدیران میانی قرار میدهد، علاوهبر اعتماد به آنها و بالا بردن اعتمادبهنفس در بین کارمندان، سرعت و حجم کارایی پروژه را نیز چندبرابر مینماید.
۴ـ نداشتن برنامهریزی و چشمانداز مشخص
نداشتن برنامهریزی و اهداف معین یکی از اصلیترین اشتباهات رایج مدیران منابع انسانی بهشمار میآید. در مدیریت منابع انسانی، تمامی بخشها و دپارتمانها باید سرعت عمل لازم را داشته باشند و از انجام کارهای بیهوده و وقتگیر جداً خودداری نمایند. در مبحث مدیریت عملکرد، اگر ارزیابی انجام گرفته از کارکنان با سرعت مناسب بررسی نگردد و بر اساس نتایج کسب شده، برنامهریزیها و استراتژیهای لازم مشخص نشود، نتایج ارزیابی میتواند کاملاً بیاثر واقع شود. ازاینرو باید دقت نماییم که ارزیابی صورت گرفته در یک شرایط و زمان خاص میتواند با گذشت زمان به نتیجهای متفاوت برسد. درنتیجه باید بدانید که سرعت عمل در این بخش از اهمیت زیادی برخوردار است و نباید زمان را با طولانی کردن بیدلیل روند اداری کار، از دست داد.
۵ـ امتناع از فراگیری آموزشهای جدید برای کارمندان
داشتن این تصور که کارمندان سازمان یا شرکت، خودشان باید بهدنبال کسب مهارتهای جدید و بیشتر بوده و وضعیت کاری خود را بهبود بخشند، باوری غلط است که یکی از اشتباهات رایج مدیران منابع انسانی بهشمار میآید. در این روزها که پیشرفتهای تکنولوژی در کار و زندگی سرعتی خیره کننده به خود گرفته است، مدیری موفقتر خواهد بود که از تکنولوژیهای جدید استفاده نماید. بدین سبب امتناع از آموزشهای جدید میتواند کارآیی مدیر یک مجموعه را نسبت به مدیران دیگر مجموعهها پایین بیاورد و سبب شکست کار و پروژهها گردد و سرنوشتی جزء نابودی سازمان و خود در پیش نخواهد داشت.
درنتیجه یک مدیر باید بهطور پیوسته و در برهههای زمانی مشخص، با ارائه تسهیلاتی زمینه آموزشهای جدید را در راستای ارتقاء سطح آگاهی و افزایش مهارت برای کارکنانش فراهم نماید تا مجموعهاش از نظر آشنایی با تکنولوژیهای نوین در جایگاه مناسبی قرار داشته باشند.
۶ـ تکیه بیشازحد به سیاست درهای باز
تکیه بیشازحد به سیاست درهای باز را میتوان یکی از اشتباهات رایج مدیران منابع انسانی دانست که سبب بیتوجهی به مسائل اغلب کارکنان میشود. هر مدیری دوست دارد فکر نماید که کارمندان به آنها اعتماد کامل دارند و خود را افرادی میبینند که اگر مشکلی در سازمان پیش بیاید و یا نیاز به صحبت باشد، کارمندانشان خیلی راحت به سراغشان خواهند آمد. اما این تصور زیاد هم واقعبینانه نیست و بسیاری از افراد معمولاً در مورد مسائلی که میتواند موقعیتشان را در محیط کار تحت تأثیر قرار بدهد، محتاط هستند و به ندرت این مسائل را با مدیرانشان در میان میگذارند.
بدین علت سازمانهایی که اغلب بر سیاست درهای باز تکیه میکنند، در این توهم که کارکنان میتوانند با مدیریت منابع انسانی صحبت نمایند، پیگیری بسیاری از امور را از دست میدهند و درنهایت کنترل برخی از موقعیتها از دستشان خارج میگردد. بنابراین برای کم کردن تأثیرات این نوع از اشتباهات مدیران منابع انسانی، باید بجای تعیین خطمشی درهای باز، مسیری ایجاد نمایند که کارکنان بتوانند بهصورت ناشناس تخلفات منابع انسانی را گزارش کنند.
۷ـ خودمحوری و اعتقاد نداشتن به مشورت در تصمیمگیریها
یکی از اشتباهات رایج مدیران منابع انسانی، خودمحوری و مشورت نکردن با دیگران در تصمیمگیریها است. بسیاری از تحقیقاتی که بر روی مدیریت سازمانها انجام شده، نشاندهنده این است که باوجود اینکه در بیشتر سازمانها هیئت مدیره وجود دارد، ولی در بیشتر مواقع مدیران در شرایط حساس بجای استفاده از مشورت و همفکری با دیگر اعضاء، خود شخصاً تصمیمگیری مینمایند. باتوجه به تحقیقات انجام شده بر روی عملکرد مدیران، نشان میدهد که مدیران دوست دارند موفقیت سازمانها به نام شخص آنها نوشته شود و بدین دلیل بجای مشورت به فردگرایی روی میآورند که درنهایت حاصلی جزء شکست در اهداف سازمانی نخواهد داشت.
۸ـ افشای اطلاعات محرمانه کارمندان
یکی از حساسترین مسئولیتهای مدیران منابع انسانی، حفظ و نگهداری و طبقهبندی اطلاعات محرمانه کارمندان است. ازاینرو یکی از اشتباهات رایج مدیران منابع انسان، به اشتراکگذاری اطلاعات محرمانه کارمندان است که میتواند برای آینده سازمانی بسیار فاجعهبار باشد. اینکه هر شخصی باید تا چه حدی به اطلاعات دسترسی داشته باشد و چگونه اطلاعات کارمندان محافظت میشود، از وظایف مهم منابع انسانی است. بدین سبب مدیران منابع انسانی باید حریم شخصی کارکنان خود را حفظ نمایند و از اطلاعات شخصی بهصورت مسئولانه استفاده کنند. هرگونه سوءاستفاده میتواند علاوهبر از دست رفتن اعتماد نسبت به واحد مدیریت منابع انسانی، به مشکلات حقوقی و شکایات از سوی کارکنان منجر گردد.
پیشنهاد: چالشهای منابع انسانی در سازمان
سخن نهایی
قطعاً بسیاری از موانع موجود در مسیر شغلی بر اساس باورهای غلط و اشتباهاتی است که از سوی مدیریت منابع انسانی صورت میگیرد و مدیران هنوز درست و غلط سازمان خودشان را بهخوبی نمیدانند و ممکن است اشتباهاتی انجام دهند. پیشگیری و مقابله با اشتباهات رایج مدیران منابع انسانی، مستلزم آموزش مدیران و کارمندان این دپارتمان است. همچنین آشنایی با چالشها و مشکلات کارمندان، ایجاد فضای پرسش و پاسخ و ارزشگذاری بر اساس مهارتها و تلاش نیروی کار ازجمله عوامل مثمر در جلوگیری از اشتباهات مدیران منابع انسانی در سازمانها بهحساب میآید که هر مدیری بهتر است به آنها بپردازد.