گاهی اوقات شرایط کاری طوری پیش می‌رود که از خود می‌پرسید چرا مدیرم اجازه نمی‌دهد خودم به تنهایی کارها را انجام دهم؟ مثلا ممکن است دائم در حال سؤال پرسیدن درباره جزییات کار باشید، چیزهایی که گاها نیازی به پیگیری ندارند. مدیریت ذره‌بینی نامی است که به این سبک مدیریتی اختصاص داده شده است. گاهی دخالت بیش‌ازحد مدیران در جزییات کار از حد طبیعی خارج می‌شود و در فعالیت اعضای تیم اختلال ایجاد می‌کند. اگر مدیری هستید که از مدیریت ذره‌بینی برای کنترل امور استفاده می‌کنید و یا کارمندی هستید که مدیرتان از این سبک پیروی می‌کند، این مطلب برایتان مفید خواهد بود.
مدیریت ذره‌بینی چیست؟
مدیریت ذره‌بینی یا میکرومنیجمنت که ترجمه عبارت انگلیسی Micro Management است، یکی از موضوعات در بحث مدیریت است که دارای بار معنایی منفی نیز هست. بحث مدیریت ذره‌بینی یا خرده‌بینی در مدیریت تقریبا از سال ۲۰۰۰ وارد مقالات شد و طی چند سال اخیر تحقیقات دانشگاهی بیشتری درباره این روش در مدیریت انجام گرفت. در این سبک مدیریتی، مدیر تلاش می‌کند بر همه جزییات کوچک در تیم و محل کار نظارت داشته باشد.
به عبارتی، مدیریت ذره‌بینی درست در نقطه مقابل مدیرانی قرار می‌گیرد که به نیروهای خود آزادی عمل می‌دهند و به توانایی‌های آن‌ها اعتماد می‌کنند. فرض کنید مدیرتان از شما می‌خواهد که بسته‌ای را به اداره‌ی پست ببرید و ظرف یک‌ساعت به شرکت بازگردید. شما هم همین کار را انجام می‌دهید و حتی زودتر از ساعتی که مدنظر مدیر بوده، به شرکت می‌رسید. مدیرتان درباره‌ی مسیری که برای رفتن به اداره‌ی پست انتخاب کرده‌اید می‌پرسد و سپس، توضیح می‌دهد که مسیر بهتری هم وجود داشته است. باوجودی که کارتان را به خوبی و طبق انتظارات مدیر انجام داده‌اید ولی اکنون باید در مورد مسئله‌ای بسیار جزئی که به نظر می‌رسد اهمیت چندانی ندارد بحث و گفتگو کنید. به زبان خصوصی یا به راه من برو یا برو به جهنم.
جدا از این تعریف‌ها، شاخص‌های متعددی هم وجود دارند که می‌توانند نشان دهند یک مدیر خُرده‌نگر است. ازجمله‌ی آن‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- توجه به مسائل جزئی که اهمیت استراتژیک برای سازمان ندارند. (مثلاً تعداد کاغذ‌های مصرف‌شده در دستگاه کپی را می‌شمارد.)
- کارمندی که وظایف خود را خوب و درست انجام می‌دهد، به اندازه‌ی کارمندی که سابقه‌ی خطا و بی‌مسئولیتی دارد، زیر ذره‌بین مدیر قرار می‌گیرد.
مطلب مرتبط: کنترل کارکنان؛ چه زمانی مچ کارکنان را بگیریم؟
چرا مدیریت ذره‌بینی شکل می‌گیرد؟
لیست زیر تعدادی از دلایل شکل‌گیری مدیریت ذره‌بینی در بین مدیران به‌شمار می‌رود:
- عدم اعتماد مدیر به همکاران
- عدم شایستگی و ناتوانی همکاران
- عدم تفویض اختیارات و ناهماهنگی در مسئولیت‌ها و شرح وظایف کارکنان
- نامشخص بودن نقش‌ها و وظایف افراد
- شرایط بحرانی که نیاز به دخالت جزیی و دقیق مدیران دارد.
- سازمانی که تعداد مدیران و سرپرستان از تعداد افرادی که کار می‌کنند بیشتر است.
- ترس مدیران از بروز مشکلات ناگهانی در حین کار
مطلب مرتبط: مدیران موفق چگونه اضطراب خود را مدیریت می‌کنند؟
معایب و مزایای مدیریت ذره‌بینی چیست؟
همان‌طور که توضیح دادیم، مدیریت ذره‌بینی همیشه هم بد نیست و گاهی این سبک مدیریت برای افزایش عملکرد سازمان نیز مفید است. اما ایراداتی دارد که باعث شده رضایت شغلی کارکنان کاهش پیدا کند. ازجمله مزایای خرده‌بینی در مدیریت می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
استفاده از تجربه مدیر در همه سطوح:
زمانی‌که فرد از سبک مدیریت ذره‌بینی استفاده می‌کند، با هدایت هر یک از اعضای تیم، موجب افزایش کارایی آن‌ها می‌شود. طبیعتا مدیران تجربه بیشتری نسبت به اعضای تیم خود دارند و از طریق مدیریت ذره‌بینی، این تجربه را به کارکنان خود منتقل خواهند کرد. در این حالت شما می‌توانید به عنوان یک مدیر، مراقب اشتباهات کارکنان باشید، شکست‌ها را پیش‌بینی و برای جلوگیری از وقوع آن‌ها برنامه‌ریزی کنید
پشتیبانی بهتر:
گاهی ممکن است کارکنان شما اعتمادبه‌نفس کافی برای مدیریت مسئولیت‌ها یا وظایف خود را نداشته باشند، در چنین شرایطی حمایت و بازخورد دائمی مدیرانشان، نتیجه اثربخشی روی عملکرد آن‌ها خواهد داشت. مدیریت ذره‌بینی برای کارکنانی که به یادگیری علاقمند هستند، نوعی پشتیبانی به‌شمار می‌رود. پیگیری جزییات کارها باعث می‌شود که راحت‌تر اشتباهاتشان را شناسایی کنند و اثر مثبتی در پیشرفت آن‌ها خواهد داشت.
افزایش صمیمیت:
زمانی‌که تیم خود را با جزییات و از نزدیک تحت‌نظر داشته باشید، احتمالا احساس نظم و صمیمت بین مدیر و کارکنان بیشتر خواهد شد.
مطلب مرتبط: حدومرزهای سالم صمیمیت در محیط کار
کاهش اشتباهات:
هنگامی‌که یک مدیر با مدیریت ذره‌بینی در جریان جزییات همه کارها قرار می‌گیرد، از بروز بسیاری از اشتباهات جلوگیری می‌شود. علاوه‌بر این افراد سریع‌تر متوجه خطاهای خود شده و برای اجتناب از تکرار آن تلاش می‌کنند.
معایب مدیریت ذره‌بینی چیست؟
ازجمله معایب این سبک مدیریت می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
افزایش جابه‌جایی کارکنان:
باتوجه به هزینه‌های بالای استخدام مجدد، هیچ سازمانی تمایل به افزایش چنین هزینه‌هایی ندارد. هر شرکتی به دنبال راه‌های سرمایه‌گذاری و استراتژی‌های مختلف برای حفظ کارمندان با مشارکت بالا است. در بیشتر مواقع، ویژگیهای مدیریت ذره‌بینی منجربه ناراحتی کارکنان یک شرکت و درنهایت جدایی آن‌ها از سازمان می‌شود. طبق تحقیقات انجام‌شده، بیش از ۵۰ درصد از کارکنان به خاطر مدیریت ذره‌بینی سمت‌های بالادست خود، به فکر تغییر شغل هستند. باید درنظر داشته باشید که این سبک مدیریت به خاطر کاهش استقلال و تعامل در تیم، ممکن است موجب کاهش مشارکت کارکنان در سازمان شود.
کاهش خلاقیت و انگیزه در کارکنان:
خلاقیت یکی از مهم‌ترین مهارت‌ها در دنیای امروز است. کارکنان خلاق، با دیدگاه‌های متفاوت خود ارزش افزوده زیادی برای سازمان دارند. هر سازمانی باید به فکر استخدام افرادی باشد که بتوانند برای حل مسائل، خارج از چهارچوب فکر کنند. بسیاری از کارکنان معتقدند که برای بروز خلاقیت خود آزادی کافی ندارند. مهارت این افراد در نقطه مقابل ویژگیهای مدیریت ذره‌بینی قرار می‌گیرد.
مطلب مرتبط: ۱۴ گام مؤثر برای ایجاد انگیزه در کارکنان
افزایش فرسودگی شغلی:
مدیریت ذره‌بینی و پیگیری لحظه‌به‌لحظه جزییات، استرس شدیدی به کارکنان وارد می‌کند، استرس تعادل بین کار و زندگی افراد را بهم زده و در طولانی‌مدت منجر به فرسودگی شغلی می‌شود.
هدر رفتن زمان و انرژی:
مدیریت ذره‌بینی زمان و انرژی زیادی از مدیر می‌گیرد. مدیری که از این سبک مدیریت پیروی می‌کند، بخش زیادی از زمان و انرژی که باید به نظارت و کار واقعی اختصاص دهد صرف چک کردن جزییات کار می‌کند.
افزایش نارضایتی کارکنان:
کارمندان به دلایل زیادی ممکن است ناراضی و یا عصبانی شوند. تکرار مکررات و پاسخ به سؤالات جزئی و نه چندان مهم، زمان و انرژی آن‌ها را تلف می‌کند و دائم موجب از بین رفتن تمرکز آن‌ها در حین کار می‌شود. علاوه‌بر این احساس می‌کنند که شما به عنوان یک مدیر به آن‌ها اعتماد ندارید و نمی‌توانند از تجربیات و مهارت‌های خود برای انجام کار بهره‌مند شوند.
اضطراب بیش‌ازحد:
یک مدیر ذره‌بینی درنهایت فردی است که نمی‌تواند به میزان لازم به کارمندان خود اعتماد کند. عدم اعتماد آن‌ها، منجر به اضطراب و نگرانی خواهد شد. بدین ترتیب به مدیر ارشد نیز آسیب وارد می‌شود.
پیشنهاد قطبینو به مدیرانی که مدیریت ذره‌بینی دارند:
مدیریت ذره‌بینی، می‌تواند چرخه خطرناکی باشد. وقتی بهره‌وری کاهش می‌یابد، مدیران احساس می‌کنند باید بیشتر دیگران را کنترل کنند. مدیران باید سعی کنند شفافیت کارها و وظیفه‌هابیشتر شود و همراه با نظارت بر کارکنان بهره‌وری آن‌ها را به مرور افزایش دهند. بدون اینکه مجبور باشند زمان خود را صرف نظارت بیش‌ازحد کنند.
افراد مناسب استخدام کنید:
برای ایجاد یک تیم مناسب، درک فرهنگ و اهداف شرکت بسیار مهم است. به عنوان مثال، یک استارتاپ سریع نیاز به کارمندانی دارد که چابک بوده و مایل به انجام وظایف متعدد و فراتر از شرح شغل هستند. هنگام استخدام، در مورد نقش‌ها، مسئولیت‌ها و انتظارات با افراد صادق باشید و مطمئن شوید که فرهنگ شرکت با ترجیحات و ویژگیهای شخصیتی آن‌ها مطابقت دارد.
انتظارات و اهداف مشخصی تعیین کنید:
این انتظارات را بر اساس اهداف شرکت با برنامه روزانه، هفتگی یا ماهانه هر کارمند تنظیم کنید. شاخص‌های عملکرد بصری یا چک‌لیست‌ها به کارکنان کمک می‌کند تا در مسیر خود قرار گرفته و اولویت‌های خود را درک کنند.
بازخورد مناسب در زمان مناسب:
انجام این کار باعث می‌شود مسیر و نقشه هدف شرکت مشخص‌تر باشد. این امر باعث می‌شود همه کارکنان برای رسیدن به هدف کلی شرکت تلاش کنند و به کارهای جزئی بیش‌ازحد اهمیت ندهند.
به درخواست‌های کارمندان توجه کنید:
توجه به درخواست‌های کارمندان کمک می‌کند که انگیزه بیشتری برای ادامه کار داشته باشند. زیرا حس می‌کنند خودشان و کارشان به موفقیت شرکت کمک می‌کند و به آن‌ها اهمیت داده می‌شود.
کار تیمی را نادیده نگیرید:
کار تیمی بسیار مهم است، زیرا باعث رقابت سالم و درنتیجه بهبود عملکرد هر یک از اعضای تیم می‌شود.
ارتباط خود با کارمندان را افزایش دهید:
برای جلوگیری از سوءتفاهم های احتمالی، با کارکنان ارتباط برقرار کنید. هنگامی که یک کارمند حس می‌کند کارهایش شدیدا نظارت می‌شوند، ممکن است اعتماد خود را از دست دهد یا به دلیل استرس کار اشتباهی انجام دهد. به‌طور کلی، ارتباط سالم با کارمندان باعث می‌شود محیط کار سالم و صمیمی باشد.
سخن آخر
مدیریت ذره‌بینی زمانی رخ می‌دهد که مدیر می‌کوشد همه‌چیز را کنترل کند و بر همه امور نظارت داشته باشد. این شیوه مدیریتی در نگاه اول کاربردی به نظر می‌رسد و حتی شاید در پروژه‌های کوچک نتیجه‌بخش باشد، اما مدیر ذره‌بینی نمی‌تواند به چشم‌انداز بلندمدت تیمش توجه داشته باشد و زمانش فقط صرف توجه به جزئیات شود. در این حالت، اعضای تیم هیچ آزادی عملی ندارند و از وجود ناظر همیشگی خسته می‌شوند و درنهایت بهره‌وری کاهش یافته و با شکست روبه‌رو می‌شوید. آیا شما هم مدیریت ذره‌بینی دارید؟ و یا اینکه مدیر ذره‌بینی در رأس امور شرکت شما قرار دارد؟
