همه‌ی ما شاهد هستیم که افزایش جمعیت، گسترش کلان‌شهرها، ترافیک، انواع و اقسام آلودگی‌ها، مسافت‌ها، کمبود زمان کافی و بسیار مواردی دیگر روزبه‌روز با سرعت بیشتری در حال افزایش هستند. آیا در چنین شرایطی می‌توان تنها به روش‌های سنتی اکتفا کرد و همچنان شاهد رشد و پیشرفت اقتصادی بود؟ کشورهای پیشرفته با در نظر گرفتن همه‌ی عوامل بالا یکی از مؤثرترین راهکارهایی که ارائه داده‌اند، نوع جدیدی از کار به نام «دورکاری» است که منجر به کاهش شدید هزینه‌های مالی و زمانی می‌شود. اساسا این روزها دورکاری تبدیل به یکی از مفاهیم مهم در دنیای کسب‌وکار شده است. سبکی جدید برای افزایش بهره‌وری که باورش برای همه‌ی ممکن است سخت باشد. اما دورکاری مانند هر تجربه‌ی جدید دیگری نقاط ضعف و قوت خاص خودش را دارد. به‌طور مثال حفظ تمرکز در دورکاری احتمالا یکی از اصلی‌ترین چالش‌های پیش روی کارکنان سازمان‌ها باشد.
در زمان دورکاری شما باید هم‌زمان به تماس‌ها پاسخ دهید، کارهای مرتبط با منزل را انجام دهید، به نیازهای بچه‌ها رسیدگی کنید، با افراد خانواده ارتباط داشته باشید و بسیاری وظایف دیگر که اصلا در محیط کار با آن‌ها روبه‌رو نبودید. به‌هرحال شما موظف هستید که وظایف خود را با حداکثر سرعت و توان انجام دهید. اما چه باید کرد که تمرکز در دورکاری افزایش یابد و به دور از هرگونه حواس‌پرتی به حداکثر بهره‌وری برسیم؟ چگونه باید با موانع داشتن تمرکز در دورکاری مقابله کنیم؟
چنانچه دورکاری توأم با زیرساخت‌ها و برنامه‌ریزی مناسب باشد، امکان تشکیل بزرگ‌ترین ویدئو کنفرانس‌های حرفه‌ای و جلسات کاری را از دورترین نقاط دنیا فراهم می‌کند و اجازه می‌دهد که میزان بهره‌وری نیروی انسانی به بیشترین حد خود برسد.
مزایای دورکاری برای سازمان‌ها:
- از طریق دورکاری سازمان‌ها راحت‌تر می‌توانند به نیروی کار ماهر دسترسی پیدا کنند. به‌طور مثال تصور کنید سازمان شما برای انجام فعالیت‌های بازاریابی نیازمند یک مدیر بازاریابی خبره است. اگر مانع بزرگی مثل عدم حضور آن مدیر در شهر یا کشور شما وجود داشته باشد دامنه‌ی انتخاب شما بسیار محدود می‌شود. در حالت دورکاری سازمان‌ها با خیال راحت می‌توانند مانع بعد مسافت را کنار بگذارند و فقط بر توانمندی و تخصص افراد متمرکز شوند و از تمام دنیا بهترین منابع انسانی را به کار بگیرند.
- دورکاری = افزایش بهره‌وری. مطالعات نشان داده‌اند که دورکاری بین ۱۰ تا ۴۰ درصد بهره‌وری سازمان‌ها را افزایش می‌دهد.
- شلوغی و تراکم افراد در سازمان‌ها کاهش می‌یابد.
- نیاز سازمان‌ها و شرکت‌ها برای داشتن ساختمان‌های بزرگ و عریض و طویل کاهش می‌یابد.
- نزدیک به ۶۰ درصد غیبت کارکنان کمتر می‌شود.
- سازمان‌ها با قدرت بیشتری می‌توانند به نیازهای اضطراری و فوری پاسخ می‌دهند. چراکه می‌توانند بخش اعظم کار را به افراد دور کار بسپارند.
- با توجه به افزایش تمرکز در دورکاری، خلاقیت و نوآوری دوچندان می‌شود.
مزایای فردی دورکاری:
- دورکاری محدودیت‌های زمانی و مکانی را از سر راه برمی‌دارد. افراد می‌توانند در هرجایی که دلشان بخواهد وظایف کاری خود را انجام دهند.
- صرفه‌جویی در زمان و هزینه‌های رفت‌وآمد
- گسترش حق انتخاب شغل در تمام دنیا. در هر سازمانی که توانایی و شایستگی‌های لازم را داشته باشید، می‌توانید مشغول به کار شوید.
- بالا رفتن دقت و تمرکز در دورکاری و بهبود عملکرد فردی
- ایجاد فرصت کاری برای افراد دارای معلولیت‌های جسمی و بیماری‌های خاص
- دورکاری فرصت مناسبی را برای رشد اشتغال زنان فراهم می‌کند.
راهکارهایی برای بالا بردن تمرکز در دورکاری و افزایش کیفیت عملکرد:
کار کردن در تختخواب را فراموش کنید:
مسلما با قرار گرفتن در تختخواب گرم‌ونرم خود دچار خواب‌آلودگی می‌شوید و دیگر حتی اگر خودتان هم بخواهید نمی‌توانید تمرکزتان را بر روی کار نگه‌دارید.
برای خود یک ساعت کاری دقیق تعیین کنید:
اگرچه ساعت کاری انعطاف‌پذیر یکی از اصلی‌ترین مزیت‌های دورکاری محسوب می‌شود. اما تلاش کنید خود را با ساعت کاری مشتریان یا سازمان هماهنگ کنید. برای افزایش تمرکز در دورکاری بهتر است به‌طور مثال ۸ ساعت منظم و بدون وقفه‌های طولانی کار کنید. در این صورت می‌توانید مابقی زمان خود را به تفریح و استراحت و سایر فعالیت‌های روزمره اختصاص دهید.
از اهمیت و تأثیرگذاری برنامه‌ریزی غافل نشوید:
زمانی که برنامه‌ای دقیق داشته باشید، ذهن شما خود را مقید به انجام دادن فعالیت‌های از پیش تعیین‌شده می‌کند. بنابراین نه‌تنها تمرکز و کارکرد شما را افزایش می‌دهد بلکه به شما انگیزه‌ای مضاعف برای شروع یک روز کاری مفید و لذت‌بخش می‌دهد.
به خودتان تعطیلی بدهید:
برخی از افراد تصور می‌کنند حال که دور کار شدیم پس دیگر مثل سابق خسته نمی‌شویم و تعطیلی و استراحت دیگر معنایی ندارند. اما اشتباه نکنید. دورکاری هم می‌تواند همانند کار حضوری در سازمان پرفشار و همراه با فرسودگی باشد. پس حتما در برنامه‌ریزی روزانه‌ی خود زمان‌هایی را به خودتان اختصاص دهید. این کار موجب تعادل بین کار و زندگی می‌شود. برای اینکه مؤثر باشید نیاز به استراحت و شارژ شدن دارید. کار کردن تمام‌وقت خلاقیت و کیفیت عملکردتان را کاهش می‌دهد و موجب افزایش فشار روانی و تنش می‌گردد.
از شلوغی‌ها فاصله بگیرید:
در کنار هم بودن در محیط‌های اجتماعی علاوه بر اینکه از مزایای کار گروهی است از معایب آن نیز محسوب می‌شود. کار کردن در محیط‌های اجتماعی و سازمان‌ها انگیزه‌ی افراد را افزایش داده و از افسردگی جلوگیری می‌کند. اما همین محیط‌های اجتماعی، رفت‌وآمدها و شلوغی‌ها به میزان چشمگیری تمرکز و بهره‌وری کارکنان را کاهش می‌دهند. اما تمرکز در دورکاری به دلیل دور شدن از هرگونه شلوغی و هرج‌ومرج به میزان چشمگیری افزایش می‌یابد.
حواستان باشد که در دورکاری شما مسئول زمان خود هستید:
یک لیست کاری دقیق برای اولویت‌بندی کارها و پروژه‌هایتان تنظیم کنید. زمان خود را به‌دقت ارزیابی کنید. اوقات تلف‌شده را محاسبه کنید. شما تعهد دارید وظایفتان را با حداکثر توان در یک مدت‌زمان مشخص به انجام برسانید. به‌هرحال در مقوله‌ی دورکاری تعهد و وفاداری نقش پررنگی دارند. اگر سرنوشت و اهداف سازمان برای کارکنان اهمیت داشته باشند اینکه همکاران و مدیرانش نزدیک او باشند و یا نه، تفاوتی در نحوه‌ی عملکردش ایجاد نمی‌کند. باید نسبت به کسب‌وکارتان وفادار باشید و مسئولانه رفتار کنید.
تعاملات و ارتباطات خود را مدیریت کنید:
در برخی سازمان‌ها ممکن است برای حفظ تعامل و ارتباط بین کارکنان از پیام‌رسان‌هایی مانند واتس اپ و تلگرام استفاده کنند که این موضوع به‌نوعی نقض غرض محسوب می‌شود. چراکه یکی از اصلی‌ترین عواملی که موجب حواس‌پرتی و کاهش تمرکز در دورکاری می‌شود، وقت گذراندن در گروه‌های پیام‌رسان‌ها و شبکه‌های اجتماعی است. البته ممکن است ارتباط بسیار کم هم بهره‌وری برخی از کارکنان را پایین بیاورد. به‌هرحال افراد ترجیحات و ویژگی‌های شخصیتی مختلفی دارند. آشنایی با ویژگی‌های شخصیتی و روشی که برای آن‌ها جواب می‌دهد بر عهده‌ی مدیران است. مدیران باید بتوانند راهکار منحصربه‌فرد هر یک از کارکنان را کشف کنند.
جهت آشنایی با تست‌های شخصیت‌شناسی کلیک کنید.
اهداف و مقررات سازمان را به‌روشنی بیان کنید:
مدیران سازمان‌ها باید توجه داشته باشند نقش‌ها و مسئولیت‌ها را برای کارمندان مشخص و روشن کنند. با توجه به اینکه فرصت‌های محدودی برای تعامل وجود دارد بهتر است از همان ابتدا برای اینکه کارکنان بتوانند اثرگذاری و تمرکز در دورکاری را بالا ببرند، انتظارات و اهداف سازمان به‌طور واضح مطرح شوند. آن‌ها از این طریق متوجه می‌شوند که کجا و چه زمانی باید تلاششان را متمرکز کنند و همسو با اهداف سازمان قدم بردارند. پس از تعیین انتظارات و اهداف سازمان، نحوه‌ی عملکرد آن‌ها را پیگیری کنید تا مطمئن شوید که در مسیر برآورده کردن انتظارات قرار دارند.
تکنیک پومودورو:
یکی از بهترین تکنیک‌های موجود برای بالا بردن تمرکز در دورکاری، تکنیک پومودورو است. یادگیری این تکنیک بسیار آسان بوده و اگر بتوانید به آن پای بند باشید و آن را در زندگی عملی سازید به میزان قابل‌توجهی زندگی شخصی و شغلی شما را بهبود می‌بخشد. مثلا یک‌بخشی از وظایف خود را به‌عنوان یک فعالیت مشخص انتخاب کنید. یک کرنومتر یا زمان‌سنج را برای ۲۵ دقیقه تنظیم کنید. فعالیت خود را بدون هیچ‌گونه حواس‌پرتی مانند چک کردن ایمیل، پرش افکار، تماس تلفنی، صحبت کردن با دیگران، چک کردن پیام‌ها و … آغاز کنید و رأس ۲۵ دقیقه به پایان برسانید. حالا می‌توانید ۵ دقیقه فقط استراحت کنید، تا شروع ۲۵ دقیقه‌ی بعدی. احتمالا در ابتدای راه قدری به نظرتان مسخره بیاید یا دچار رنج و ناامیدی شوید. اما نگران نباشید. با تلاش بسیار سعی کنید تعداد پومودوروها را در طول برنامه‌ی خود افزایش دهید. به‌جای اینکه همواره با بی‌میلی و خستگی کار کنید با انجام این روش نه‌تنها به ارتقا تمرکز در دورکاری کمک می‌کنید بلکه از اوقات کاری خویش نهایت لذت را می‌برید و به‌موقع کارتان را تحویل می‌دهید.
زمانتان را به‌طور دقیق مرزبندی کنید:
ممکن است برای برخی از افراد تمرکز در دورکاری نسبت به زمانی که در محیط کارشان هستند بیشتر باشد و همواره شرایط کار کردن برای آن‌ها فراهم باشد. در این حالت دورکاری به‌راحتی می‌تواند شما را از پا بیندازد و خواب و خوراک را از شما بگیرد. بنابراین باید یک برنامه‌ی زمان‌بندی‌شده‌ی سخت‌گیرانه برای خودتان تنظیم کنید و در خارج از ساعاتی که برای انجام وظایف شغلی در نظر گرفتید به‌هیچ‌وجه کار نکنید.
