امروزه در سازمان‌های بسیاری یکی از مهم‌ترین سرمایه‌های مجموعه، نیروی انسانی آن است که این امر باعث شده تا سیستم مدیریت منابع انسانی با هدف ایجاد سازوکارهای اثربخش در هر مجموعه‌ای استقرار یابد. همواره مدیران منابع انسانی در تلاش هستند تا با تمرکز بر پیوند شغل و مشاغل، تجزیه و تحلیل و غنی‌سازی، زمینه کافی برای گسترش مشاغل و پیشرفت مسئولان و کارکنان را فراهم نمایند. تجزیه و تحلیل شغل یکی از ابزارهای کارآمد در جهت توسعه منابع انسانی است.
تجزیه و تحلیل شغلی بهعنوان ابزاری کارآمد برای توسعه منابع انسانی و پرورش سرمایه در سازمان‌ها به‌کار می‌رود. زیرا این کار تنها به طراحی و تنظیم شرح شغلی و شرایط استخدام موفق منجر نشده، بلکه موجب افزایش انگیزه و رضایت سازمانی نیز شده و اساس لازم را برای آموزش و توسعه منابع انسانی فراهم می‌کند.
این تجزیه و تحلیل باتوجه به نیازهای سازمان و وضعیت نیروی انسانی آن و بر اساس ویژگی‌های انسانی تعریف شده است. در هر کسب‌وکاری نیاز است که مسئولیت و وظایف به‌صورت گسترده تعیین و تعریف شوند. حتی گاهی باید برخی از این وظایف به بخش‌ها و وظایف کوچک‌تر نیز تقسیم شوند تا با کارآیى بیشتر و دقیقتر انجام گیرند. بنابراین اطلاعاتی که در نتیجه‌ی این تجزیه و تحلیل به‌دست می‌آیند به فرآیندهای تصمیم‌گیری در سازمان و برای کنار آمدن با تغییرات تکنولوژیک یا تغییرات محیطی دنیای امروزی کمک بسیاری خواهند کرد.
هدف از اجرای فرآیند تجزیه و تحلیل در سازمان‌ها چیست؟
تجزیه و تحلیل شغل چیست؟ تجزیه و تحلیل مشاغل در سازمان برعهده چه کسانی است؟ یا محورهای اصلی تجزیه و تحلیل چه مواردی هستند؟ تجزیه و تحلیل شغل یا کارشکافی، به فرآیندی گفته می‌شود که از طریق آن می‌توان به بررسی ماهیت و ویژگی‌های هر یک از مشاغل در سازمان‌ها پرداخت که به‌وسیله آن نیز اطلاعات مربوط به شغل کشف و ثبت شده و اطلاعات کافی درباره آنها جمع‌آوری و گزارش می‌شوند.
با انجام این کار مشخص خواهد شد که هر شغلی چه وظایفی را باید شامل شود و برای احراز و انجام درست آن، چه سطحی از دانش، مهارتها و چه توانایی‌هایی نیاز است. شاید مسئله تجزیه و تحلیل در سازمان به‌ظاهر یک مبحث خشک و رسمی و تئوریک به‌‌نظر برسد، اما اگر کمی دقیقتر فکر کنید خواهید دید که یکی از بخشهای مهم حوزه مدیریت منابع انسانی است که همه افراد به‌شکلی با آن درگیر بوده‌‌اند. زیرا پایه‌واساس همه وظایف و فعالیت‌ها ازجمله استخدام، گزینش، ارزیابی عملکرد، آموزش، مدیریت شغل، پاداش و حتی روابط کاری و کارمندی است.
همچنین داده‌های جمع‌آوری شده در این فرآیند، در بخشهای مختلفی مورد استفاده قرار می‌گیرد که احراز شغلی یکی از مهم‌ترین موارد مورد استفاده از این داده‌ها است. زیرا یک دید کلی راجع به مهم‌ترین نیازمندی‌های جایگاه شغلی را در اختیار اشخاص می‌گذارد و به آنها کمک می‌کند تا بهترین و مناسب‌ترین فرد را برای جایگاه شغلی مدنظر خود استخدام کنند و نیروهای فعلی خودشان را برای دستیابی به موفقیت، راهنمایی نمایند.
پیامدهای منفی عدم انجام تجزیه و تحلیل شغل
اما عدم انجام تجزیه و تحلیل ممکن است منجربه استخدام افراد نامناسب، افزایش نرخ ریزش کارمندان و عدم مشارکت و تعامل بین نیروهای فعلی با یکدیگر گردد. یا ممکن است بدون داشتن اطلاعات کافی، افرادی را در یک گروه قرار دهید که هیچ‌گونه تناسبی با یکدیگر و یا جایگاه شغلی‌شان ندارند. بنابراین باید توجه داشته باشید که برای تجزیه و تحلیل درست در سازمان‌ها، شغل مناسب و افراد مناسبی را انتخاب نمایید.
برای انتخاب فرد مناسب باتوجه به ویژگی‌ها و شایستگی‌های ضروری برای هر جایگاه شغلی، می‌توانید به‌راحتی از تست‌های شخصیت‌شناسی همچون تست پنج عامل شخصیت نئو NEO برای ارزیابی مهم‌ترین شایستگی‌های شغلی و یا تست رفتارشناسی DISC برای شناخت الگوی رفتاری افراد استفاده کنید. زیرا حوزه منابع انسانی یکی از بخش‌هایی است که می‌توان در آن بیشترین بهره‌مندی را از این تست‌ها داشت.
علاوه‌بر شناخت ویژگی‌های روانشناختی، با کمک این تست‌ها می‌توانید به این نکته پی ببرید که فرد تا چه حد می‌تواند خروجی مناسب را در اختیار سازمان قرار دهد و در موقعیت مشخص، عملکرد بهینه داشته باشد و از زدن خسارت به سازمان جلوگیری کند.
ورود به تست پنج عامل شخصیت نئو NEO
ورود به تست رفتارشناسی دیسک DISC
روش‌های متداول تجزیه و تحلیل شغلی در سازمان کدام‌اند؟
حال که با مفهوم و هدف اصلی تجزیه و تحلیل شغل آشنا شدید، قصد داریم در ادامه به مراحل اجرای آن بپردازیم. یکی از وظایف مؤسساتی که خدمات مشاوره مدیریت به افراد ارائه می‌دهند، آموزش روش‌های جمع‌آوری اطلاعات برای این نوع فرآیند تجزیه و تحلیل به مدیران منابع انسانی سازمان است. چندین روش برای تجزیه و تحلیل تقاضای شغلی وجود دارد که به‌طور معمول متخصصان منابع انسانی از مجموعه‌ای از این روش‌ها استفاده می‌کنند. زیرا انتخاب یک روش مناسب به مواردی خاص همچون اهداف شغلی مجموعه، حوزه کسب‌وکار و موقعیت شغلی مدنظر فرد بستگی دارد. درنتیجه برای اجرای دقیق و موفق یک تجزیه و تحلیل موفق شغلی باید مراحل و گام‌های مختلفی را دنبال کنید.
مطلب مرتبط: ۶ اشتباه مدیران در استخدام؛ چرا استخدام نیروی کار ماهر سخت است؟
روش مصاحبه
شرایط کاری خود را شرح دهید؟ هدف اصلی و نهایی شغل شما چیست؟ سطح مسئولیت و تعهدات شما در این شغل چه میزان است؟ یا چه میزان تحصیلات و چه نوع توانمندی‌هایی برای موفقیت در این شغل ضروری است؟ در این روش با نیروهای شاغل در مجموعه و سرپرست آنها مصاحبه عمیق صورت می‌گیرد تا اطلاعاتی را درمورد شغل و جزئیات مهم و حیاتی مرتبط به آن از این طریق دریابند.
در روش مصاحبه به‌طور انفرادی و گروهی سؤال می‌شود که معمولا مصاحبه‌کننده‌ها سوالات مختلفی می‌پرسند و به این شکل وظایف موجود در شغل و مهارت‌های لازم برای انجام آن وظایف را تعیین می‌کنند. با اینکه استفاده از مصاحبه گروهی می‌تواند اطلاعات دقیق‌تری را ارائه دهد، اما به‌دلیل پیروی افراد از هنجارهای گروهی ممکن است باعث کاهش اثربخشی شود. علت استفاده از مصاحبه آن است که سرپرستان مشاغل بهترین افرادی هستند که با شغل موردنظر آشنا بوده و به‌راحتی می‌توانند تمام مشاهدات و اطلاعات کسب شده در طول خدمت خود را عرضه کنند.
هدف از مصاحبه به‌دست آوردن تمام حقایق مربوط به شغل است که می‌تواند اطلاعات مفیدی ارائه بدهد. بنابراین جمع‌آوری‌کننده اطلاعات و تحلیل‌گر شغل حتما باید قبل از انجام مصاحبه شغلی، آموزش‌های کافی را دیده باشد تا به‌درستی توجیه شود که مصاحبه به چه‌صورتی باید برگزار گردد.
مطلب مرتبط: بهترین روش استخدام کدام است؟ توجه به تناسب شغلی یا استخدام فردی با بالاترین استعداد
روش پرسشنامه
ساده‌ترین، کاربردی‌ترین و درعین‌حال کم‌هزینه‌ترین روش در بین روش‌های مختلف جمع‌آوری اطلاعات تجزیه و تحلیل شغل، روش پرسشنامه است. این روش زمانی بیشترین کاربرد را دارد که به‌دنبال جمع‌آوری اطلاعات وسیعی برای سازمان باشید. در این روش متخصصین پرسشنامه‌هایی از سؤالاتی استاندارد و سازمان‌یافته برای دریافت ویژگی‌های لازم هر شغل طراحی می‌کنند و از کارکنان می‌خواهند تا از طریق آن، وظایف و مسئولیت‌های شغل موردنظر را تعیین نمایند.
اغلب این سؤالات بسیار دقیق و جزئی هستند تا بیشترین میزان اطلاعات و داده‌ها در رابطه با آن شغل به‌دست بیاید و به افراد کمک کنند که جایگاه شغلی مدنظر خود را تجزیه و تحلیل نمایند. بنابراین باید برای تهیه پرسشنامه عواملی ازجمله استفاده دقیق از کلمات، جهت‌دار بودن سؤالات و بازوبسته بودن سؤالات پرسشنامه را درنظر گرفت تا بتوان براساس این عوامل پرسشنامه جامع و مانعی را تهیه کرد.
روش تحلیل اطلاعات جمع‌آوری شده
روش تحلیل اطلاعات جمع‌آوری شده یک تحلیل منظم از رفتار موردنیاز برای انجام وظایف با نگرش تشخیص ابعاد شغلی است که وسایل کمک آموزشی لازم برای موفقیت در آموزش شغلی را فراهم می‌کند. استفاده از این روش برای کارهای تکرارشونده می‌تواند خط تولید یک سازمان، بهترین عملکرد کاری و تناسب شغلی را به‌همراه داشته باشد.
با تحلیل مهارتها نه‌تنها می‌توان به جزئیات بیشتر درمورد آنچه شاغلان بایستی بدانند دست یافت، بلکه می‌توان به توانایی‌های ویژه‌ای که برای انجام آن کار نیاز دارند نیز پرداخت. بیشتر سازمان‌ها از این روش برای تعیین تعداد نیروهای کار در هر شیفت کاری، رسیدن به اهداف مشخص و میزان محصولات تولیدی مدنظر، بهره می‌برند. فقط باید زمان و تعداد بخشهای انجام یک کار دقیقا بررسی شده و تعیین گردد که برای تکمیل یک بخش چه‌میزان زمان و توانایی نیاز است و در هر شیفت کاری، چه‌مقدار کاری باید انجام گیرد.
مطلب مرتبط: فرآیند استخدام‌های موفق در سازمان‌ها چگونه‌اند؟
روش استفاده از داده‌ها
روش استفاده از داده‌ها، آخرین مرحله از مراحل تجزیه و تحلیل در سازمان‌ها است. اغلب در برخی مواقع، انجام تجزیه و تحلیل و یا استخدام افراد متخصص و کاربلد برای تجزیه و تحلیل شغل، به‌دلیل نبود بودجه کافی یا سایر مسائل و دلایل دیگر، غیرقابل انجام است. در این‌صورت بهتر است که از انواع داده‌ها و نرم‌افزارهای این حوزه بهره برد و مراحل تجزیه و تحلیل را با کمک ابزارهای موجود انجام داد.
باتوجه به این نکته پرونده‌های اطلاعاتی که معمولا در بیشتر سازمان‌های بزرگ یافت می‌شوند، می‌توانند منابع بسیار مناسبی برای دستیابی به اطلاعات مشاغل و تحلیل آنها باشند. درنتیجه از داده‌ها و اطلاعات به‌دست آمده به‌راحتی می‌توانید برای به‌روزرسانی احراز شغلی، عملکرد خوب، تعیین پاداش‌های متناسب، برنامه‌ریزی‌های توسعه کارکنان و یا سایر اهداف خود بهره ببرید.
روش مشاهده
مشاهده به‌معنای موردبررسی قرار دادن مشاغل حین انجام کار، باتوجه به آنچه انجام می‌گیرد و اینکه چه‌زمانی را به خود اختصاص می‌دهد، است. روش مشاهده برای جمع‌آوری اطلاعات درباره مشاغل نسبتا ساده است و برای مشاغلی که تکراری و زمان انجامشان کوتاه است، استفاده می‌گردد و برای مشاغلی که پیچیده هستند و یا مدت‌زمان طولانی نیاز دارند، هرگز امکان‌پذیر نیست.
در این روش مصاحبه‌هایی انجام می‌شود تا از مهارت‌های موردنیاز کارکنان برای انجام مشاغل مدنظر آگاهی یابند. همچنین برای انجام این روش بهتر است که با بیش از یک فرد مصاحبه شود تا اطلاعات جامع‌تری از آن نیز حاصل گردد. برای انجام مشاهده دقیقتر، باید افراد متخصصی که می‌دانند دنبال چه‌چیزی هستند و از چه چیزهایی باید یادداشت‌برداری کنند را به‌کار گرفت. به‌کارگیری این روش بسیار وقت‌گیر است و از این‌جهت بهتر است که از این روش برای سازمان‌هایی استفاده شود که بخشهای کمتری از مشاغل آنها نیاز به تجزیه و تحلیل دارند.
روش گروه متخصصین
این گروه شامل افراد ارشد هر جایگاه شغلی و سرپرستان بوده که دربرگیرنده دانش و تجربه قابل توجهی از سوی گروه شاغل است. در این روش، تحلیل‌گر مصاحبه‌ای را با گروه تنظیم کرده و جلساتی را تشکیل می‌دهد و از افرادی که دانش و اطلاعات زیادی درباره شغل دارند، نظرخواهی می‌کنند. زمانی‌که تحلیل‌گر نتوانسته باشد از مصاحبه‌های فردی اطلاعاتی را به‌دست بیاورد با انجام این روش و تعامل اعضاء گروه به‌راحتی می‌تواند دقت و بینش را در آنها به وجود آورده و اطلاعات مفیدی به‌دست بیاورد.
مطلب مرتبط: چرا برترین شرکت‌های دنیا از تست‌های شخصیت شناسی بهعنوان آزمون استخدام استفاده می‌کنند؟
چرا باید در زمان استخدام فرآیند تجزیه و تحلیل شغل انجام گیرد؟
در جهان امروز یکی از چالش‌های مدیریت منابع انسانی افزایش انگیزه، رضایت شغلی و تعلق سازمانی کارمندان در بلندمدت است. تعهد بلندمدت فرد شاغل نسبت به شغل مستلزم کاهش استهلاک شغلی است که می‌تواند با تقویت و افزودن ویژگی‌های مثبت و حذف و کاهش ویژگی‌های منفی شغل تحقق یابد. بنابراین حفظ و بهبود روابط شغلی و شاغل نیازمند غنی‌سازی شغل برمبنای تجزیه و تحلیل دقیق و هدفمند آن شغل است.
۱ـ آموزش منابع انسانی
تجزیه و تحلیل سطح استاندارد عملکرد شغلی را تعیین کرده و به مدیریت برنامه‌های توسعه یادگیری کمک بسیاری می‌کند. در بسیاری از سازمان‌ها ابتدا فردی را با ویژگی‌های مناسب شخصیتی استخدام می‌کنند و سپس بر اساس ویژگی‌های شغلی مرتبط او را آموزش می‌دهند. برای کارمندان این نوع آموزش از کسب اطلاعات درباره رویدادها و سیاست‌های شرکت کاملا جداست، اما برخی از آنها مهارت‌های آموزشی جامع را درحین کار دریافت می‌کنند.
قطعا هنگامی مسئول آموزش و بهبود منابع انسانی می‌تواند در زمینه محتوای برنامه‌های آموزشی سازمان خود بهترین تصمیم را بگیرد که از نتایج حاصله از تجزیه و تحلیل شغل اطلاع کافی داشته باشد. همچنین برای نیازسنجی این آموزش‌ها نیز می‌توانید از ابزار و روش پرسشنامه استفاده نمایید.
۲ـ سنجش میزان ایمنی کار
تجزیه و تحلیل در سازمان‌ها معمولا خطرهای موجود، روش‌های غلط انجام دادن کار یا فقدان ایمنی در محیط کاری را آشکار می‌سازد. در سازمان‌ها ممکن است شغل‌هایی وجود داشته باشند که کارمندان را در معرض خطر قرار بدهند. مثلا کارگرانی که با ابزار و تجهیزات سروکار دارند بیشتر در معرض این‌گونه خطرها هستند. اجرای درست و دقیق یک تجزیه و تحلیل در سازمان افراد را قادر به شناسایی موارد ضروری و مهم در انجام شغل و به‌کارگیری ابزار موردنیاز می‌سازد. همچنین این شناخت برای حفظ سلامت، بهداشت و ایمنی افراد بسیار مناسب است. درنتیجه از این طریق و سنجش شرایط مطلوب کاری به‌راحتی می‌توان ایمنی شغلی را بهبود بخشید.
۳ـ انتخاب درست و استخدام موفق
بیشترین هدف و کاربرد تجزیه و تحلیل شغل، ایجاد معیاری درست برای انتخاب و گزینش و درنتیجه شرط موفقیت فرآیند جذب نیرو است. در این فرآیند کوشش می‌گردد که ویژگی‌های شغلی و رفتاری فرد مرتبط با شغل به‌طور مشروح بیان شود. چراکه در فرآیند استخدام می‌تواند بسیار مفید و مؤثر باشد و موجب رضایت کارکنان شود. برای اینکه یک مجموعه تصمیم به استخدام یک نفر بگیرد، ابتدا صفات انسانی یا ویژگی‌های رفتاری فرد متقاضی بررسی می‌شوند. زیرا وجود این ویژگی‌ها در موفقیت شغلی هر فردی نقش بسیار مهمی را ایفا خواهد کرد.
بدین سبب تهیه و جمع‌آوری اطلاعات کافی، صحیح و معنادار درمورد جایگاه شغلی موردنظر، در تهیه آزمون‌های استخدامی و اجرای مصاحبه‌های استخدامی حرفه‌ای بسیار تأثیرگذار خواهد بود. بنابراین سازمان‌ها هرچقدر بیشتر برای جمع‌آوری اطلاعات دقیق و درست راجع به خصوصیات انسانی و شایستگی‌های شغلی تلاش نمایند، بیشتر قادر خواهند بود که فرد مناسب‌تری را برای جایگاه شغلی موردنیاز مجموعه استخدام کنند.
۴ـ ارزیابی شغلی و تعیین میزان حقوق و دستمزد
یکی از بیشترین مشکلات و دغدغه‌هایی که مدیران با آن مواجه‌اند ارزیابی صحیح دستمزد برای هر شغل است. درواقع ارزیابی شغلی فرآیندی است که تعیین می‌نماید که چه تعداد شغل برای سازمان‌ها ارزشمند است و با مقایسه مشاغل ارزیابی می‌کند که هر شغل چه ارزش پولی را برای سازمان خود دارد. درنتیجه ارزش نسبی آنها در کسب اهداف سازمانی را تعیین کرده و حدود ارزش پولی آن را نیز مشخص می‌کند. همچنین با توجه به این نکته بهتر است بدانید که تعیین موفق ارزش‌های مربوط به هر شغل در داخل سازمان مستلزم این است که شغل با درنظر گرفتن ویژگی‌های معین آنها تجزیه و تحلیل شود.
۵ـ ارزیابی عملکرد
تجزیه و تحلیل شغل مکمل ارزیابی عملکرد کارمندان است که سنجش چگونگی عملکرد فرد در انجام وظایفی که به او محول شده را بیان می‌نماید. یعنی همه سرپرستان و مدیران باید عملکرد کارکنان خود را حداقل یک‌بار در سال ارزیابی کنند تا بتوانند به زمان‌سنجی دقیق و مدیریت پیشرفت شغلی برسند. بنابراین برای اینکه تشخیص داده شود که عملکرد فرد در سطح موردانتظار، کمتر یا بیشتر از آن بوده است حتما باید شرح دقیقی از وظایف و کارهای شاغل وجود داشته باشد تا بر اساس آن نتیجه درستی گرفته شود. توجه کنید که تنها بر اساس چنین معیاری قضاوت درباره چگونگی عملکرد کاری فرد منصفانه‌تر خواهد بود.
پیشنهاد: با ۱۲ مورد از مهم‌ترین مهارت‌های مدیران موفق آشنا شوید
سخن نهایی
بدون شک در سال‌های اخیر یکی از چالش‌های مدیران منابع انسانی، افزایش انگیزه، ایجاد رضایت شغلی و درنتیجه تعلق سازمانی کارمندان در بلندمدت است. درواقع آنها با این سؤال روبه‌رو هستند که چگونه می‌توانند طراحی یک شغل و تدوین شرح وظایف را به‌طوری انجام بدهند که در بلندمدت متناسب با نیازها و خواسته‌های فرد باشد. درنتیجه یکی از راه‌های رسیدن به چنین هدفی، تجزیه و تحلیل شغل است.
تجزیه و تحلیل مشاغل یکی از مهم‌ترین فرآیندهای انجام‌شده در درون سازمان و مجموعه‌ها است و در بخشهای مختلفی نیز بسیار کاربرد دارد که یکی از اهداف اصلی آن یافتن بهترین و مناسب‌ترین فرد برای استخدام در موقعیت شغلی خاص است. درنتیجه با انجام تجزیه و تحلیل درست و به‌موقع به‌راحتی می‌توانید هزینه‌های استخدام افراد نامناسب را کاهش داده، فرآیندهای مختلف شغلی را آسان کرده و مسیر رسیدن به اهداف سازمان را مشخص نمایید.
