مذاکرات درون سازمان و ۱۰ چیزی که هرگز نباید در موردشان با کارکنان حرف بزنید؟

مذاکرات درون سازمان

همه‌ی ما در هر شغل و مقامی که قرار داریم نسبت به این موضوع واقف هستیم که نباید تمام اطلاعات فردی و اطلاعات مرتبط با سازمان را در اختیار دیگران قرار دهیم. فرقی نمی‌کند مدیر باشید یا کارمند. این موضوع در مورد تمامی افراد مشغول در سازمان صدق می‌کند. آیا شما در جایگاه مدیریت می‌دانید که چه مسائلی را باید با کارکنان خود در میان بگذارید و چه موضوعاتی را هرگز در جمع کارکنان مطرح نکنید؟ تا چه حد به اصول و فنون مذاکرات درون سازمان تسلط دارید؟ آیا شما به‌عنوان یک کارمند مسائل مرتبط با سازمان را در هر جمع و گروهی مطرح می‌کنید؟ تابه‌حال شده که از شنیدن حرفی از جانب مدیرتان تعجب کرده باشید؟ تسلط به اصول مذاکره درون سازمان تضمین‌کننده‌ی موفقیت مدیران خواهد بود. همه‌ی مدیران می‌دانند که عدم رعایت اصول و ملاحظات مذاکره می‌تواند عواقب غیرقابل جبرانی را داشته باشد.

بنابراین هر مدیری علاوه بر شناخت تعریف درستی از مدیریت، باید با تمام اصول و فنون مذاکرات درون سازمان آشنا باشد. شناخت و تسلط بر این موضوع به یک مدیر این قدرت را می‌دهد که به‌طور دقیق و بدون حاشیه مجموعه‌ی خود را به‌سوی موفقیت هدایت کند. اما برویم سراغ اصل مطلب یعنی اصول مذاکره در سازمان‌ها و هر آنچه لازم است در این خصوص بدانید.

مدیریت چیست؟

در ابتدا بهتر است بدانیم که مدیریت چیست؟ هر سازمان و مجموعه‌ای بدون استثنا نیاز به مدیر دارد. مدیریت از زمان سومری‌ها بوده و تا به امروز تغییراتی در تعاریف و وظایف آن ایجاد شده است، ولی آنچه امروزه به‌عنوان تعریف مدیریت از آن یاد می‌شود، این‌گونه است: مدیریت، هنر به انجام رساندن کار و رسیدن به هدف از طریق به‌کارگیری نیروی انسانی ویژه است. یک مدیر باید نسبت به صفر تا صد وظایف مدیریت آگاهی و تسلط داشته باشد تا بتواند تیم خود را به‌سوی پیروزی هدایت کند. همین امر به او کمک می‌کند که به‌طورقطع از ضعف‌های مدیریتی دور شده و به این آگاهی برسد که در جمع کارکنان علی‌الخصوص در مذاکرات درون سازمان چه مواردی را باید با کارکنان مطرح کند و بیان کردن چه مواردی ضرورتی ندارد. 

مدیر چه وظایفی دارد؟ آیا یادگیری اصول مذاکرات درون سازمان یکی از وظایف مدیریتی به شمار می‌آید؟

مذاکرات درون سازمانپیتر دراکر در کتابش وظیفه اصلی مدیران را ایجاد و افزایش «بهره‌وری در افراد» عنوان کرده است. او معتقد است که یک مدیر برای رسیدن به این هدف باید اصول پنج‌گانه‌ای را رعایت کند که این اصول توسط اغلب کارشناسان این حوزه تائید شده است.

  • برنامه‌ریزی

اولین و مهم‌ترین وظیفه‌ی مدیریت برنامه‌ریزی است. برنامه‌ریزی به‌عنوان اولین اصل مدیریتی دربرگیرنده پیش‌بینی عملیات سازمانی، تعیین کردن روش‌هایی برای رسیدن به آن‌ها و اجرای این عملیات به جهت دستیابی به اهداف یک سازمان است. عدم داشتن برنامه‌ریزی سبب تغییر مسیر فعالیت و پراکندگی در جهت‌گیری‌های اصلی می‌شود. 

  • سازمان‌دهی

اصل سازمان‌دهی برای مدیران به این معناست که تیم‌های اجرائی خود را دسته‌بندی کرده و شرح وظایف شغلی این تیم‌ها را مشخص کنند. این سازمان‌دهی باید بر اساس اهداف بلندمدت و کوتاه‌مدت، ماشین‌آلات و تجهیزات، منابع انسانی و مالی انجام گیرد. در حالت کلی می‌توان گفت که تهیه کردن چارت شغلی و تفویض اختیارات و تخصیص دادن منابع فعالیت‌هایی است که در اصل سازمان‌دهی باید موردتوجه قرار گیرند.

  • استخدام

انتخاب و پذیرفتن نیروی انسانی کارآمد یکی از مهم‌ترین وظایف مدیریتی است. یک سازمان برای اینکه بتواند در صحیح‌ترین حالت ممکن به سمت اهداف پیشی بگیرد باید نیروهایی را استخدام کند که برای نقش‌های مختلف مناسب هستند. استخدام یک نیروی کار اشتباه می‌تواند سازمان را در شرایط بسیار سختی قرار داده و آن را به زوال بکشاند.

پیشنهاد: پکیج‌های استخدامی جهت استخدام مناسب و بهتر

  • رهبری

رهبری به معنای تأثیر گذاشتن بر روی تیم کاری سازمان است که درنهایت سبب صحیح انجام داده شدن کارها و فعالیت‌هایشان می‌شود. یک مدیر باید نقش رهبری را نیز بر عهده داشته باشد تا نیروهای کاری با ذهن آزاد و علاقه و به‌ دور از اجبار، وظایف کاری خود را انجام دهند. ایجاد انگیزه در کارکنان، تقویت کیفیت ارتباطات میان آن‌ها، داشتن ابتکار، داشتن بینش و تمرکز و درنهایت رهبری یک مجموعه همه و همه تنها بخش کوچکی از وظایف یک مدیر محسوب می‌شوند.

  • کنترل

و اما اصل نهایی و بسیار مهم در حیطه‌ی وظایف مدیریتی، کنترل است. کنترل کردن سبب می‌شود که یک مدیر به‌طور کامل بتواند خطاهای موجود در سیستم را شناسایی کند و یا اطمینان حاصل کند که منابع به نحوی بهینه تخصیص‌یافته‌اند. ابزار کنترل باید بر روی تمامی منابع سازمانی از مالی تا نیروی انسانی اجرا شود. 

با توجه مطالب مطرح‌شده شما فکر می‌کنید مذاکرات درون سازمان چه نقشی در میان وظایف مدیریتی ایفا می‌کند؟ آیا غیرازاین است که در تمام وظایف مطرح‌شده مذاکره و تعامل یکی از ارکان اصلی آن‌ها به شمار می‌آید؟ برنامه‌ریزی، سازمان‌دهی، استخدام، رهبری و کنترل محقق نمی‌شوند مگر با بهره‌گیری از اصول و فنون مذاکرات در سازمان. 

مذاکرات درون سازمان چیست و چه کمکی به فرآیند مدیریت می‌کنند؟

مذاکرات درون سازماناصولا به مذاکرات درون سازمان، مذاکره‌های b2b و داخل سازمانی گفته می‌شود. این مذاکرات درعین‌حال که بسیار ساده هستند ولی اغلب اوقات فراموش می‌شوند که به‌درستی مورداستفاده قرار گیرند. هدف اصلی مذاکرات درون سازمان بالا بردن بهره‌وری به‌وسیله‌ی تقویت روابط مؤثر بین کارکنان است. این نوع مذاکرات دارای انواع مختلفی هستند که در ادامه به آن‌ها اشاره خواهد شد.

  • مذاکره درون‌سازمانی بین مافوق و کارکنان

مذاکره کارکنان با کارفرما و مدیر در حوزه‌های مختلف خود امری ضروری در یک سازمان به‌حساب می‌آید. اینکه هر یک از کارکنان بتوانند با مدیر خود هماهنگ و هم‌جهت باشند و از طریق مذاکره کردن وظایف و مسئولیت‌های متناسب با تخصصشان را بر عهده گیرند، بی‌تردید کمک بزرگی به پیشبرد اهداف سازمانی خواهد کرد.

  • مذاکرات درون‌سازمانی روزانه

صحبت‌های روزمره، جلسات، مذاکره‌ها و هماهنگی‌هایی که در طول روز با مدیران یا سایر همکاران به جهت پیشبرد صحیح کارها اتفاق می‌افتند همگی بخشی از مذاکرات روزانه به‌حساب می‌آیند.

  • مذاکرات درون‌سازمانی تجاری

این نوع از مذاکره‌ها عموما به‌صورت قرارداد و تفاهم‌نامه انجام می‌گیرند و حساس‌تر از مابقی مذاکرات هستند، زیرا در این ‌بین امضاهایی ردوبدل می‌شوند که هرکدام برای هر یک از طرفین تعهداتی را ایجاب می‌کنند. برای مثال فردی مسئول خرید میز و صندلی برای سازمان است. این فرد مذاکراتی را با فروشنده‌ی میز و صندلی انجام می‌دهد و بعد از رسیدن به یک نتیجه مشترک تفاهم‌نامه‌ای را امضا می‌کنند. این تفاهم‌نامه می‌تواند دارای جزئیاتی از قبیل قیمت نهایی، گارانتی، نوع، رنگ و حتی زمان و چگونگی تحویل کالا ‌باشد.

  • مذاکرات درون‌سازمانی با همکاران

این قبیل مذاکرات به جهت جلوگیری از ایجاد تنش و ناهماهنگی‌ها و بی‌نظمی‌ها و به‌منظور تقسیم‌کار صحیح، در بین همکاران انجام می‌گیرد.

مذاکره پیره

مذاکره ابزاری است برای رسیدن به هر آنچه لایق آن هستید. پیشرفت و توسعه‌ی فردی محقق نمی‌شود مگر با تسلط یافتن بر اصول و فنون مذاکره. علاوه بر این تمام نیازهای انسانی اعم از نیازهای مادی، معنوی، نیاز به بقا، نیاز به قدرت، نیاز به پیشرفت، نیاز به امنیت و احترام و درنهایت خودشکوفایی از طریق برقراری ارتباطات مؤثر با دیگران برآورده می‌شوند. شما با انجام یک مذاکره‌ی سازنده می‌توانید نگرش و رفتار افراد را به‌سادگی تحت تأثیر خود قرار دهید. ورود به تست مذاکره پیره>

۱۰ چیزی که هرگز نباید در موردشان با کارکنان حرف بزنید؟

مذاکرات درون سازمانهمان‌طور که گفته شد مدیریت باید در حین به انجام رساندن کار و رسیدن به اهداف تعیین‌شده از طریق به‌کارگیری نیروی انسانی، نوعی سبک رهبری و سیاست‌های خاص نیز در پیش بگیرد. در پروسه‌ی مدیریت ممکن است به‌کرات با موقعیت‌هایی مواجه شوید که آستانه‌ی صبر و تحملتان مورد ارزیابی قرار گیرد. اینکه بدانید در چنین شرایطی چگونه صحبت کنید و چه بایدها و نبایدهایی و رعایت کنید رمز موفقیت شما برای تحقق اهدافتان خواهد بود. با ما همراه باشید تا در ادامه‌ی مطلب با برخی از این موارد آشنا شوید:

هرگز نگویید که این تصمیم آسانی نبود

کارمندان بارها این جمله را شنیده‌اند و غالبا مواجه‌شدن با این جمله ناامیدی غیرقابل‌توجیهی را برای آن‌ها به دنبال دارد. پیامی که آن‌ها هنگام گفتن این جمله دریافت می‌کنند این است: “ببخشید متأسفم.” همه می‌دانیم که انتقال اخبار ناخوشایند برای هر مدیری امری سخت و پیچیده است. اما بهتر است به‌جای استفاده از یک اصطلاح کلیشه‌ای، به کارمند خود بگویید دقیقا به چه دلیل اتخاذ این تصمیم برای شما سخت و دشوار بوده است.

در یک کار تیمی هرگز از ضمیر اول‌شخص “من” استفاده نکنید 

یکی از ساده‌ترین اصول مذاکره درون سازمان که در عین سادگی می‌تواند به‌شدت تأثیرگذار باشد تأکید بر ما به‌جای من است. همه می‌دانند که از عهده‌ی کارهای تیمی برآمدن می‌تواند به‌مراتب سخت‌تر از کارهای انفرادی باشد. استفاده‌ی بیش‌ازحد از ضمیر «من» می‌تواند حامل این پیام باشد که شما در جایگاه مدیریت هیچ ارزشی برای تلاش همکاران خود قائل نیستید. این عبارت یکی از عباراتی است که شما هرگز نباید به کارمندان بگویید زیرا کمک‌های ارزشمندی که هر یک از کارمندان به تیم شما می‌کنند غیرقابل انکار هستند.

شما خوش‌شانس هستید که در این جایگاه شغلی قرار دارید

لطفا منت نگذارید. واقعیت این است که اگر کارمندی را استخدام می‌کنید، به دلیل مهارت و دانش اوست و شما به آن فرد نیاز دارید. لزومی ندارد که کارمندان همواره از شما برای استخدام آن‌ها سپاسگزار باشند. شک نکنید هیچ‌کس در محیطی که احساس می‌کند به‌نوعی به کارفرمای خود بدهکار است بتواند خوب کار ‌کند.

من نمی‌خواهم به شکایات شما گوش دهم

این مورد از آن دست اصول مذاکره در سازمان است که باید توجه ویژه‌ای به آن داشته باشید. زیرا به کار بردن چنین جمله‌ای نشان‌دهنده‌ی ضعف شما در سبک مدیریتی‌تان است. در جایگاه یک مدیر رسیدگی به شکایات و درخواست‌های کارمندان یکی از ارکان اصلی کار شماست. پس با دقت به صحبت‌هایشان گوش کنید. توجه به بازخوردها و شکایات کارکنان سبب می‌شود فرآیندها و عملکردهایی که نیاز به بهبود دارند شناسایی شوند.

اگر شما این کار را دوست ندارید، من شخصی را پیدا خواهم کرد که این کار را انجام دهد

تهدید کارمندان به از دست دادن شغل خود، به‌عنوان راهی برای ترغیب آن‌ها به انجام آنچه شما می‌خواهید، به‌هیچ‌عنوان راهکار مناسبی نیست. بهتر است بررسی کنید و ببینید مشکل از کجاست. ممکن است کارمندان همه‌ی تلاش خود را برای انجام وظایف خود بکنند اما به دلیل وجود مشکلی در سیستم عملکرد آن‌ها آن‌طور که بایدوشاید نتیجه‌بخش نیست. تهدید کردن تنها موجب می‌شود آن‌ها انگیزه‌ی خود را برای ادامه تلاش از دست بدهند.

متأسفانه من نمی‌توانم در این مورد به شما کمکی کنم

یک کارمند همیشه بر این باور است که مدیر توانایی انجام هر کاری را دارد. حتی در شرایطی که واقعا هیچ راه‌حل فوری برای خروج از آن مشکل نداشته باشید. کمترین کاری که می‌توانید انجام دهید این است که می‌توانید صحبت‌های کارمند را با جزئیات بشنوید و برای حل مشکلاتش با یکدیگر همفکری کنید. 

من روز جمعه اینجا بودم شما چرا نیامده بودید

اینکه شما بخواهید روزهای تعطیل کار کنید دلیلی ندارد که این انتظار را داشته باشید که سایر کارمندان شما نیز روز تعطیل سرکار بیایند. هرگز سبک زندگی خود را با آن‌ها مقایسه نکنید. کار کردن ۲۴ ساعته کارمندان بازدهی چندانی برای سازمان نخواهد داشت. نیاز به تفریح و استراحت آن‌چنان مهم و ضروری هستند که می‌توانند تضمین‌کننده‌ی افزایش کیفیت عملکرد کارکنان در آینده باشند. 

تعطیلات خود را لغو کنید

یکی از مهم‌ترین اصول مذاکره در سازمان این است که از کارمندان خود انتظارات عجیب‌وغریب نداشته باشید. اینکه یک مدیر به دلیل مشکلات پیش‌آمده در سازمان از کارمند خود بخواهد تعطیلات از پیش تعیین‌شده‌اش را لغو کند کاملا اشتباه است. این کار علاوه بر برنامه کارمند برنامه سایر افراد مانند خانواده و دوستان را نیز برهم می‌زند و باعث می‌شود این فرد از کار و محیط کاری‌اش دل‌زده شود.

باوجود بیماری بازهم باید کار کنید

وادار کردن کارکنان به کار کردن آن‌هم در زمان بیماری علاوه بر اینکه احتمال سرایت بیماری را در بین سایر همکاران افزایش می‌دهد موجب پایین آمدن کارایی و حتی تهدید سلامتی شخص نیز می‌شود. 

به خیریه کمک کنید

بسیاری از سازمان‌ها بدون اطلاع و رضایت کارکنان از حقوق آن‌ها به جهت کمک به مراکز خیریه کسر می‌کنند. هیچ‌کسی موظف نیست بخشی از حقوق خود را در اختیار خیریه‌ها قرار دهد. بهتر است پیش از اقدام برای این کار در جلسه‌ای خصوصی در رابطه با این موضوع با آن‌ها گفتگو کنید و از نظرات آن‌ها جویا شوید.

حرف آخر

در این مطلب تلاش کردیم تا به زبان ساده شما را با مفهوم مدیریت و وظایف آن آشنا کنیم. همچنین به بررسی انواع مذاکرات درون سازمان پرداختیم و با ذکر نکاتی ساده و تأثیرگذار اطلاعاتی را در خصوص اصول مذاکره در سازمان در اختیار شما قرار دادیم. این موضوع آن‌قدر حائز اهمیت است که بی‌تعارف می‌توان گفت عدم آگاهی نسبت به این موارد و در نظر نگرفتن آن‌ها در مسیر مدیریت می‌تواند در حکم یک ضعف عظیم مدیریتی تلقی شود. 

از سوی دیگر نشانه‌های ضعف در مدیریت فقط به همین‌جا محدود نمی‌شود. مطمئن باشید که راه درازی در پیش دارید. پیشنهاد می‌کنیم حالا که با این جنبه از مدیریت آشنا شدید به سراغ سایر نشانه‌های ضعف در مدیریت بروید. شاید تا به اینجای کار هم مرتکب اشتباهات بی‌شماری شده‌اید که از ماهیت نادرست آن‌ها مطلع نبودید. در نتیجه مقاله‌ی «نشانه‌های ضعف در مدیریت و چگونگی تبدیل آن‌ها به نقاط قوت» را از دست ندهید. چراکه پیشنهادات جذابی برای برطرف کردن نقاط ضعف در جایگاه مدیریت و تبدیل آن‌ها به نقاط قوت برای چشیدن هر چه زودتر طعم لذت‌بخش موفقیت برای شما ارائه کرده‌ایم. 

دسته بندی : ارتباطات و مذاکره, منابع انسانی

مطالب مرتبط

عضویت در خبرنامه

برای عضویت در خبرنامه ایمیل خود را وارد کنید.

تازه‌های امروز

آزمون‌های مرتبط با این پست

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

این فیلد را پر کنید
این فیلد را پر کنید
لطفاً یک نشانی ایمیل معتبر بنویسید.

فهرست