بهترین روش‌های ارتباط با کارمندان چیست؟ ۱۲ راهکار پیشنهادی برای بهبود ارتباط مدیر و کارمند

تاکنون فکر کرده‌اید که به چه کسی مدیر خوب می‌گویند؟ یا مدیر خوب باید چه ویژگی‌هایی داشته باشد؟ هنگامی فرد به‌عنوان یک مدیر خوب شناخته می‌شود که بتواند وظایف خود را با موفقیت به انجام برساند و توانایی‌های خود را نشان دهد. هرکسی ممکن است شایستگی مدیریت نداشته باشد چراکه بودن در این جایگاه قدرت، ذکاوت و ویژگی‌های خاص خودش را می‌طلبد. بنابراین اگر یک مدیر آشنایی و تسلط کافی برای انجام وظایف خود را نداشته باشد، نتایج منفی و جبران‌ناپذیری در پی خواهد داشت. در جایگاه مدیریت اهمیت ارتباطات دوچندان می‌شود. از ارتباط با کارمندان گرفته تا ارتباط با گروه‌های رسمی و غیررسمی، ارتباط رودررو یا تلفنی و ارتباط با مشتریان همگی نقش مهمی در  پیشبرد اهداف مجموعه ایفا می‌کنند.

چرا کیفیت برقراری ارتباط با کارمندان برای موفقیت سازمان مهم است؟

این موضوع بسیار مهم است که یک مدیر در محل کار خود چه نوع ارتباطی با کارمندانش دارد یا اینکه بداند مؤثرترین روش ارتباط با کارمندان چگونه خواهد بود؟ شما در هر شغل و جایگاه اجتماعی که قرار بگیرید بیشترین زمان و وقت خود را با کارمندانتان می‌گذرانید، بنابراین باید علاوه بر حفظ ارتباط خود با کارمندانتان باید برای داشتن ارتباط مؤثر با کارمندان بیش‌ازپیش تلاش کنید.

 ایجاد یک رابطه پربار، محترمانه، اصولی و مثبت با کارمندان کلید موفقیت یک تیم کاری پویا و هدفمند است. چراکه رابطه محترمانه و سالم به بهبود روحیه و درنهایت افزایش بهره‌وری کارمندان کمک می‌کند و همچنین باعث می‌شود که رفتار سازمانی حرفه‌ای‌تر شده و به سمت پیشرفت حرکت کند. برای بهبود روابط با کارمندان حتما باید برای شناخت آن‌ها وقت کافی بگذارید و نوع شخصیتشان را تشخیص دهید. چراکه شناخت هر یک از افراد کلید موفقیت در ارتباط سازمانی است، درنتیجه نحوه ارتباط با کارمندان در محیط کاری امری بسیار مهم و ضروری است.

۱۲ راهکار پیشنهادی برای داشتن بهترین نوع ارتباط با کارمندان

در بحث رابطه مدیر با کارمندان باید بدانید که هرچقدر هم اوضاع خوب پیش برود هرگز نمی‌توانید کارمندانتان را به کسانی که نیستند تغییر بدهید. شما فقط می‌توانید به آن‌ها در راه‌های کسب مهارت‌های جدید و بهبود عملکردهای کاری کمک کنید. درنتیجه مدیران آگاه و حرفه‌ای روابط آسیب‌دیده را به حال خود رها نمی‌کنند. بلکه برای بهبود رابطه با کارمندان خود پیش‌قدم می‌شوند تا از بروز مشکلات احتمالی در آینده جلوگیری کنند.

۱ـ مورد اعتماد و ثابت‌قدم باشید

برای ایجاد اعتماد بین همکاران و کارمندان خود باید در برقراری روابط کاری قابل‌اعتماد، ثابت‌قدم و حمایتگر باشید، چراکه در هر رابطه کاری اعتماد از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. هنگامی‌که مردم به شما اعتماد می‌کنند برای نظرات، کارها و تجربیات شما ارزش خاصی قائل خواهند شد، پس در قدم اول سعی کنید تا حس قوی اعتماد را در روابط خود با همکارانتان ایجاد کنید. ایجاد تعامل همراه با اعتماد نقش خاص و مثبتی در مشارکت اعضای تیم شما و کاهش استرس‌های روزمره‌تان خواهد داشت.

درواقع به ایجاد اتحاد و همدلی بین کارمندان و تقویت توانمندی مدیریت شما در آن سازمان کمک می‌کند. با حمایت کارمندان خود و کمک کردن به آن‌ها در مواقع نیاز سعی کنید تا اعتمادشان را جلب کنید به‌طوری‌که اگر همکاران بتوانند به یکدیگر اعتماد کنند، می‌توانند در جلسات کاری ایده‌های خود را ارائه داده و کار خود را در زمان مقرر تحویل بدهند.

۲ـ شفاف و روشن ارتباط برقرار کنید

یکی از مهم‌ترین جنبه‌های ارتباط مؤثر با کارمندان در محیط کاری داشتن ارتباط شفاف و واضح ازجمله گوش دادن فعال، ارتباط چشمی اثرگذار، صحبت کردن و تصمیمات کاری است. شما باید به‌روشنی با کارمندانتان صحبت کرده یا شنونده خوبی باشید تا با نظرات و شرایط شخصی آن‌ها نیز آشنا شوید. با برقراری ‌ارتباط روشن و حرفه‌ای می‌توانید شادابی و آسایش را در محیط کارتان افزایش دهید و به حل اختلافات بپردازید و از ایجاد سوءتفاهم‌ها جلوگیری کنید. همچنین این کار موجب ایجاد احساس راحتی در محیط کارتان می‌شود و محیطی بدون استرس به همراه خواهد داشت.

مطلب مرتبط: مهارت گوش دادن فعال چیست؟چگونه با تقویت آن ارتباطات مؤثرتری داشته باشیم؟

۳ـ با کارمندان خود صادق و صریح باشید

برای داشتن ارتباط مؤثر با کارمندان داشتن صداقت و صراحت کلام یکی از مهم‌ترین موضوع‌ها در سازمان است که سبب ایجاد اعتماد بین شما و کارمندانتان می‌شود. سعی کنید هیچ‌گاه با گوشه و کنایه یا طعنه زدن با کارمندان خود صحبت نکنید تا باعث ایجاد ابهام و ایجاد سوءتفاهم در فرد شنونده نشود. چراکه این کار نتیجه‌ای جزء ایجاد ناراحتی و رنجش برای کارمندان نخواهد داشت. دلیل این ناراحتی هم این است که آن‌ها منظور و هدف شما را دقیق متوجه نمی‌شوند و چندین تفسیر در ذهنشان ایجاد می‌گردد.

 بنابراین همیشه سعی کنید با کارمندان خود صادق بوده و با صراحت کامل صحبت کنید، در غیر این صورت این موضوع موجب دوری و جدایی کارمندان از شما خواهد شد.

۴ـ حدومرزهای ارتباط با کارمندان را مشخص کنید

برای برقراری ارتباط با کارمندان حتما در اولین قدم مرزهای ارتباطی خود را مشخص کنید تا این ارتباط به‌طور صحیح شکل بگیرد. شما به‌عنوان یک مدیر خوب باید از همان ابتدا طوری با کارمندانتان رفتار کنید که آن‌ها احساس کنند شما با حفظ شرایط و مرزهای مشخص در یک فضای کاری با آن‌ها همراه، همدل و همفکر هستید و به این علاقه‌ دارید تا روحیات و شرایط آن‌ها را بشناسید. این کار سبب ایجاد روابط صحیح در سازمان و ایجاد پایه‌های احترام و اعتماد متقابل بین مدیر و کارمندان می‌شود.

۵ـ به کارمندان خود پاداش دهید

پاداش به‌عنوان یک عملکرد محرک برای کارمندان است که با دادن پاداش‌های متنوع می‌توانید کارمندان شاد و باانگیزه‌ای داشته باشید و تردیدی نیست که اگر انگیزه کارمندان با پاداش گره‌خورده باشد حتما به‌مرورزمان افزایش پیدا خواهد کرد. چراکه کارمندان علاوه بر دریافت حقوق و مزایای بهتر که نیازهای اولیه و معیشتی آن‌ها را تأمین می‌کند به پاداش‌ها و قدرشناسی‌هایی هم نیاز دارند تا عملکرد و موفقیت آن‌ها نیز مورد تأیید قرار بگیرند.

این قبیل جبران خدمات باید به‌گونه‌ای انجام شود که برای کارمندان دارای ارزش بسیاری داشته باشد، بنابراین بهتر است که از خود کارمندانتان بپرسید و بدانید به چه چیزی نیاز دارند تا هم از پاداش‌های مالی و هم از پاداش‌های غیرمالی استفاده کنید. چراکه آن‌ها علاوه بر اینکه پرداخت‌های نقدی را دوست دارند می‌توانند خاطرات شیرینی از پاداش‌های غیرمالی نیز در فکر و ذهن خود داشته باشند. همچنین پیشنهاد می‌کنیم قدری خلاقیت به خرج داده و زمان و ماهیت پاداش‌ها را متنوع کنید. زیرا پاداش‌های مشابه و یکنواخت پس از گذشت مدتی کهنه و قدیمی خواهند شد. بنابراین تلاش کنید تا با شیوه‌ها و روش‌های نوین و به‌یادماندنی و در زمان‌های غیرمنتظره به کارمندان خود پاداش دهید.

مطلب مرتبط: ۱۰ موردی که باید به خاطر آن به کارکنانتان پاداش دهید!

۶ـ از کارمندان خود حمایت و پشتیبانی کنید

یکی از بهترین و مؤثرترین راه‌های برقراری ارتباط خوب با کارمندان حمایت و پشتیبانی از آن‌ها است تا بتوانند با عملکردی بهتر و سرعت بیشتر به اهداف شغلی و شخصی خویش برسند. شما باید سعی کنید تا کارمندانتان را به بهترین نحو ممکن راهنمایی کنید و به آن‌ها آموزش‌های لازم را بدهید و بر روی دستاوردها و کارهایشان تمرکز خاصی داشته باشید.

با انجام دادن این کارها به ایجاد فرهنگ حمایت و پشتیبانی در سازمان کمک خاصی می‌کنید و احترام و حمایت همکاران را نیز نسبت به خود کسب خواهید کرد. به‌طور مثال می‌توانید هرچند وقت یک‌بار با آن‌ها ملاقاتی دوستانه ترتیب دهید و با آن‌ها در مورد اهداف سازمان و مسیر پیش رو گفتگو کنید. این کار باعث می‌شود کارمندانتان با اهداف و استراتژی‌های سازمان به‌راحتی آشنا شوند و کارشان را به‌درستی انجام دهند.

۷ـ جلسات حضوری یا تصویری داشته باشید

برای ایجاد یا بهبود ارتباط با کارمندان و اعتمادسازی مؤثر حتما جلسات تصویری داشته باشید یا دیدارهایی را ترتیب بدهید تا کارمندان بتوانند در جریان مسائل تازه قرار بگیرند. جلسات حضوری یا تصویری کمک می‌کنند تا روابط با کارمندانتان به‌خوبی شروع شوند و با گذشت زمان رشد بسیار مطلوبی داشته باشید. بنابراین شما باید علاوه بر دریافت گزارش‌های مستقیم زمان بیشتری را به جلسات حضوری یا تصویری اختصاص دهید تا از بروز مشکلات احتمالی پیشگیری شود و رابطه شما و کارمندانتان روزبه‌روز قوی‌تر شود.

 شما حتی می‌توانید گاهی اوقات به‌صورت خصوصی با تک‌تک کارمندانتان دیدار داشته باشید یا کنفرانس‌هایی را برگزار کنید که اعضای گروه و کارمندانتان در کنار یکدیگر قرار بگیرند تا فرصتی برای تبادل‌نظر و حل مسائل و اختلافات فراهم شود.

۸ـ از دامن زدن به شایعات جدا خودداری کنید

اگر می‌خواهید که روابط کاری مثبت و مفیدی را در محل کار و با کارمندان خود ایجاد کنید حتما از شایعات و غیبت کردن دوری کنید. بااینکه غیبت و شایعه‌پراکنی در محیط کاری به‌سرعت پخش می‌شوند، اما تعاریف و صحبت‌های مثبت نیز می‌توانند به همان اندازه گسترش یابند. اگر با کارمندی مشکلی دارید حتما سعی داشته باشید که به‌طور مؤدبانه با او صحبت کنید و هنگام صحبت حتما به ویژگی‌های مثبت او اشاره کنید تا مشکلتان فارغ از هرگونه دشمنی و به نحوی حرفه‌ای حل شود.

۹ـ از کارمندان خود نظرسنجی کنید

برای ارتباط خوب حتما از کارمندان خود در زمان‌های مناسب نظرسنجی کنید و میزان رضایتشان را موردبررسی قرار دهید. حتما در نظرسنجی‌ها همه موارد مهم ازجمله آموزش، میزان حقوق و دستمزد، شرایط حاکم بر محیط کار، فرهنگ سازمانی، مدیریت و رضایت شغلی را در نظر بگیرید. زیرا رضایت کارمندان در عملکرد و رفتارهای بعدی آن‌ها نیز بسیار تأثیرگذار خواهد بود.

شما می‌توانید در طول هرسال با روش‌های مختلف با کارمندانتان در ارتباط باشید و سؤالاتی را بپرسید تا با توجه به آن سؤالات بتوانید کشف کنید که در ذهن و فکر آن‌ها چه چیزی می‌گذرد. درنهایت سالی یک‌بار می‌توانید از طریق بررسی و نظرسنجی اطلاعات دقیق‌تری را به دست بیاورید.

مطلب مرتبط: اهمیت فیدبک مثبت و نحوه‌ی ارائه‌ی آن به کارکنان   

۱۰ـ خود واقعی‎‌تان باشید

در برقراری ارتباط با کارمندان هیچ‌چیز بهتر و تأثیرگذارتر از نشان دادن خود واقعی‌تان نیست. شما به‌عنوان یک مدیر باید سعی کنید شخصیت واقعی خود را فارغ از هرگونه نقابی به کارمندان نشان دهید و با ایجاد محیطی امن و به‌دوراز استرس برای کارمندان احترام را برای خودتان به ارمغان آورید. این کار به شما در ایجاد رابطه مثبت و قوی با کارکنانتان بسیار کمک خواهد کرد.

۱۱ـ با صدای بلند و لحن تند و خشن صحبت نکنید

صحبت کردن با صدای ملایم و کنترل خشم جزء مهم‌ترین مهارت‌های برقراری ارتباطات مؤثر در سازمان است. صحبت کردن با صدای بلند در نزد دیگران به‌طورمعمول نشانه‌ای از خشم و روان رنجوری فرد شناخته می‌شود. بنابراین هنگامی‌که با صدای بلند صحبت می‌کنید سایر افراد چندان تمایلی برای شنیدن صحبت‌های شما ندارند یا حتی ممکن است اصلا متوجه منظورتان نشوند. درنتیجه شما نمی‌توانید با سلاح عصبانیت و پرخاشگری در دیگران نفوذ کنید و حرف خود را بر کرسی بنشانید.

۱۲ـ شنونده خوبی باشید

همه قطعا می‌دانیم که بخش مهم و اثربخشی از تعاملات مدیر با کارمندان را گوش دادن فعال تشکیل می‌دهد. برای برقراری روابط مؤثر و سازنده بهتر است در ابتدا به آنچه دیگران می‌گویند حتما با نهایت دقت گوش دهید تا بتوانید پاسخی متفکرانه و منطقی به آن‌ها ارائه دهید. این کار نشان می‌دهد که شما ایده‌ها و دیدگاه آن‌ها را به‌خوبی درک کرده و در نظر گرفته‌اید.

پیشنهاد: ۱۸ مهارت ارتباطی مؤثر در محیط کار که شما را به موفقیت شغلی می‌رساند

سخن نهایی

همان‌طور که گفته شد هنگامی فرد به‌عنوان یک مدیر خوب شناخته می‌شود که بتواند وظایف خود را با موفقیت به سرانجام برساند و توانایی‌های خود را نشان دهد. شما در هر شغل و جایگاه اجتماعی که قرار بگیرید بیشترین زمان و وقت خود را با کارمندانتان می‌گذرانید. داشتن ارتباط با کارمندان یکی از مؤثرترین مهارت‌هایی است که باعث رشد و پیشرفت سازمان می‌شود. ضمن اینکه کارمندانتان در چنین شرایطی احساس ارزشمندی و راحتی بیشتری می‌کنند.

دسته بندی : ارتباطات و مذاکره

مطالب مرتبط

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.

این فیلد را پر کنید
این فیلد را پر کنید
لطفاً یک نشانی ایمیل معتبر بنویسید.

فهرست