آیا با مهارت‌های ارتباطی و روابط کاری در سازمان آشنا هستید؟ آیا در مورد نحوهی برقرای ارتباط با همکاران و مشتری‌ها اطلاعات کافی دارید؟ شما چه اندازه در برقراری ارتباط، موفق و مؤثر عمل می‌نمایید؟ احتمالاً شما هم مثل من علاقه‌مند هستید تا بدانید که راه داشتن روابط عمومی قوی‌تر و بهتر چیست؟ و یا اصلاً در فکر این هستید که چرا باید روابط اجتماعی بالایی در محیط کار داشته باشیم؟
امروزه در دنیایی زندگی می‌کنیم که ناگزیر به ارتباط و گفت‌وگو با سایر افراد هستیم. به‌طوری‌که هیچ شخصی قادر نیست بدون کمک و همیاری و ارتباط با دیگران، نیازهای معمولی خودش را برطرف سازد. بشر موجودی معاشرتی است و باید با اطرافیان خودش در ارتباط باشد تا از راه تعاملات و روابط اجتماعی، بتواند نیازهای مادی و عاطفی خود را برطرف نماید. ارتباط در محیط کار نیز از این اصل جدا نیست و فردی که با همکارانش رابطه‌ای قوی و گسترده برقرار کرده، بهتر می‌تواند در مسیر رشد و ارتقاء حرکت کند و وظایف خود را به نحوی مطلوب به انجام برساند.
اما از جهتی دیگر، افراط در ایجاد ارتباط با همکاران نیز همانند افراط در هر کار دیگری، زیان‌آور خواهد بود. بدین سبب باید آگاهی داشته باشیم که چگونه می‌توانیم با همکارانمان رابطه‌ای پایدار و مفید برقرار کنیم که به رشد و موفقیت شغلی ما کمک نماید. حفظ ارتباط مؤثر در محیط کار، یکدلی، هم‌رأیی و هم‌‌نظری میان مدیریت و تیم‌های کاری را تضمین می‌کند. این بدین معناست که کارمندان، با اعتمادبه‌نفس قوی و اطمینان بالا به کار خود ادامه می‌دهند و مدیران نیز از اینکه اعضای تیم، کار خودشان را به‌درستی انجام می‌دهند، خاطرجمع هستند.
بنابراین برقراری ارتباطی سودمند در محیط کار می‌تواند فعالیت‌های تیمی را استحکام ببخشد و موجب شکل‌گیری همکاری عالی در سطح سازمان گردد.
۱۳ تکنیک برای داشتن روابط عمومی بالا در محیط کار
مهارت‌های ارتباطی به شما کمک خواهند کرد تا چالش‌ها و مشکلاتی که امکان دارد در تعامل با دیگران برایتان پیش بیاید را آسان‌تر حل‌وفصل نمایید. پس داشتن روابط عمومی بالا در محیط کار به شما کمک خواهد کرد تا دیگران را بهتر درک نمایید و رویکردی مؤثر برای همکاری با سایر افراد داشته باشید که درنتیجه شما را به فردی توانمند در محیط کار تبدیل خواهد کرد.
روابط بین فردی در محیط کار یکی از مهم‌ترین چالش‌های انسان در عصر تکنولوژی بوده و برای کارفرما موضوعی بسیار پراهمیت است. در زمانه‌ای که به‌روزترین و نوین‌ترین ابزارهای ارتباطی مورد استفاده افراد مختلف قرار می‌گیرند، هنوز هم افراد بسیاری هستند که در ایجاد و برقراری روابطی پایدار ناتوان‌اند.
داشتن روابط بین فردی قوی در روند مصاحبه‌ی شغلی به شما کمک بسیاری خواهد کرد. به‌طوری‌که بسیاری از کارفرمایان در جذب و استخدام افراد، علاوه‌بر مهارت‌های سخت، به این نوع مهارت که جزئی از مهارت‌های نرم نیز محسوب می‌گردد توجه بسیاری دارند. چراکه اکثر کارفرمایان به‌دنبال اشخاصی هستند که از روانشناسی ارتباط در محیط کار آگاهی داشته باشند تا بتوانند به‌خوبی با دیگران ارتباط برقرار کنند. بنابراین آشنایی با تکنیک‌های داشتن روابط کاری مفید و مؤثر برای هر فردی، بسیار مهم و حائز اهمیت است.
۱ـ اعتمادبه‌نفس بالایی داشته باشید.
قطعاً یکی از مهم‌ترین تکنیک‌ها در داشتن روابط کاری مؤثر و رسیدن به موفقیت، افزایش اعتمادبه‌نفس است. زیرا میان اعتمادبه‌نفس و نحوه ارتباط همکاران در محیط کار ارتباط مستقیمی وجود دارد. هرچقدر که اعتمادبه‌نفس شخص بیشتر باشد، در برقراری ارتباط با سایر افراد راحت‌تر عمل نموده و روابط قوی‌تر و محکم‌تری را تجربه خواهد کرد. ولی متأسفانه، عدم اعتمادبه‌نفس یک مشکل شایع و اساسی در بین افرادی است که در محیط‌های کاری با آن روبه‌رو هستند.
این مشکل میان تمامی کارکنان در همه سطوح دیده می‌شود که می‌تواند به عنوان یک مانع ارتباطی بزرگ جهت برقراری ارتباط مؤثر در محیط کار به‌حساب بیاید و در اشکال مختلف مانند بی‌حوصلگی، ناراحتی و … ظاهر گردد. بدین سبب این موضوع، نه تنها بر تعامل کارکنان با یکدیگر اثر گذاشته، بلکه باعث سرکوب آن‌ها نیز خواهد شد تا در بسیاری از مواقع از حقوق خودشان بگذرند و نظراتشان را اعلام نکنند. بنابراین تا می‌توانید بر روی این مهارت تمرکز کرده و آن را در خودتان تقویت نمایید.
۲ـ مهارت‌های گوش دادن فعال را در خودتان تقویت نمایید.
گوش دادن فعال یکی از مهم‌ترین مهارت‌هایی است که باید برای داشتن روابط عمومی قوی آن را یاد بگیرید. گوش دادن فعال تنها به‌معنای دانستن کلماتی که شخص مقابل به شما می‌گوید نیست، بلکه به‌معنای درک و فهم کامل احساسات فرد مقابلتان است. یعنی پیش از اینکه سخنران خوبی باشید باید مهارت گوش کردن را در خود تقویت کرده و برای بالا بردن روابط کاری در سازمان شنونده خوبی باشید.
گوش دادن فعال به‌معنای گوش دادن به سایرین با هدف گرد‌آوری اطلاعات و داشتن تعامل با سخنران است که این افراد از بروز رفتارهای منحرف‌کننده هنگام گفت‌وگو با دیگران پرهیز می‌نمایند. بنابراین گوش کردن به سخن و کلام دیگری سبب خواهد شد تا فرد درنهایت آرامش خیال، به‌طور واقع، نیت قلبی و احساساتش را با شما در میان بگذارد و برایتان احترام قائل گردد و همچنین آماده شنیدن نظراتتان شود. درنتیجه با افزایش تمرکز خود در درست گوش دادن می‌توانید پایه‌های روابط بین فردی در محیط کار را قوی و عمیق‌تر کنید.
مطلب مرتبط: مهارت گوش دادن فعال چیست؟ چطور با تقویت آن ارتباطات مؤثرتری داشته باشیم؟
۳ـ بازخورد بگیرید و بازخورد دهید.
یک راه‌حل اثربخش برای داشتن روابط کاری مفید و خوب و ارتقاء کیفیت کار، بازخورد دادن است. اکثر سازمان‌ها در تلاش هستند که محیط پویایی ایجاد نمایند تا بتوانند خیلی سریع با عوامل داخلی و خارجی سازگار شوند. بدین سبب برای انجام مؤثر این کار، به حلقه بازخورد باز و سازنده نیازمند هستند.
ضروری است که میان شخصی که کار را انجام می‌دهد و شخصی که کار را تفویض می‌کند، ارتباط مستمری وجود داشته باشد. زمانی که فردی وظایف محوله را به‌خوبی انجام داد، می‌تواند در مورد مراحل کاری بازخورد ارائه بدهد. مدیر نیز در پایان کار، درباره کیفیت انجام کار نظر داده و از آن شخص می‌خواهد که اصلاحات موردنیاز را به انجام برساند.
درنتیجه افراد با انتقادهای سازنده‌ای که از همدیگر می‌کنند، می‌توانند کیفیت کار تیمی را افزایش داده و یک ارتباط مفید در محیط کار پرورش دهند. بنابراین، روابط بین فردی در محیط کار موجب ایجاد روابط عمومی بالا و ایجاد محیطی پویا با حلقه بازخوردهای سازنده خواهد شد.
مطلب مرتبط: ۱۲ روش ارائه بازخورد مؤثر به کارکنان برای افزایش بهره‌وری آن‌ها
۴ـ حد و مرزهای دوستی و صمیمیت با همکاران را رعایت کنید.
جهت آگاهی داشتن از روانشناسی ارتباط در محیط کار باید برای خودتان حدومرزهای مشخصی داشته باشید و آن‌ها را مدیریت کنید. قطعاً درست است که همه ما دوستان و همکاران خوب و صمیمی در محیط کاری می‌خواهیم، ولی گاهی اوقات امکان دارد که یک دوستی شغل ما را تحت‌تأثیر منفی قرار بدهد. به‌خصوص هنگامی که یک دوست یا همکار وقتمان را بیش‌ازحد به خودش اختصاص می‌دهد و زمان کار و بازدهی شغلی ما را کاهش می‌دهد.
بدین جهت اگر این مورد اتفاق افتاد، بسیار مهم است که شما حدومرزهای خودتان را قاطعانه حفظ نمایید و بدانید چه میزان زمان را در روز می‌توانید به روابط عمومی خود با دیگران اختصاص دهید. همچنین اگر می‌خواهید حدومرزتان را مدیریت کرده و روابط کاری مثبتی را در محیط کاری خود ایجاد نمایید، بهتر است از غیبت کردن و شایعه‌سازی در محیط کار جدا خودداری کنید. درنتیجه اگر درخصوص همکار دیگری شایعه‌ای شنیدید، در آن بحث شرکت نکنید. یا اگر با همکار خود مشکلی دارید، سعی کنید تا به‌طور مؤدبانه با او صحبت نمایید.
مطلب مرتبط: حدومرزهای سالم صمیمیت در محیط کار؛ بررسی مزایا و معایب ارتباط صمیمانه با کارمندان
۵ـ در برقراری ارتباط در محیط کار، ارتباط غیرکلامی را فراموش نکنید.
حتماً به یاد داشته باشید که جهت برقراری ارتباط مؤثر در محیط کار، زبان بدن بسیار حائز اهمیت است. نوع حرکات، حالت چهره، لحن صدا، نحوه نشستن و یا ایستادن شما، همه در پیامی که می‌خواهید با کلام به مخاطب خودتان انتقال دهید، تأثیر دارند. این اثربخشی می‌تواند مفید و یا مخرب واقع گردد. به‌طوری‌که، زبان بدن هم می‌تواند سوء‌تفاهم‌ها را از بین ببرد و هم می‌تواند موجب ایجاد سوءتفاهم گردد.
زیرا هر کدام از حرکات ما نشان‌دهنده احساسات جاری در همان لحظه چه در مقام گوینده و چه در جایگاه شنونده ما است. مثلاً گاهی در تأیید حرف مخاطبمان از زبان بدن خود کمک می‌گیریم و گاهی نیز با لبخند یا اخمی پاسخ شخص مقابل را محترمانه می‌دهیم. بنابراین برای داشتن مؤثرترین روابط بین فردی در محیط کار می‌توانید ژست و رفتار صمیمانه‌تری هنگام گفت‌وگو با مخاطب خود داشته باشید و یا با حرکات دست و سر و چشم صحبت‌های وی را تأیید نمایید.
۶ـ سپاس‌گزاری و قدرشناسی خودتان را بیان نمایید.
همه افراد وقتی احساس کنند که در محیط کاری خود مورد تقدیر و توجه قرار نمی‌گیرند، برای آن‌ها بسیار سخت خواهد بود، درک نمایند که پیشرفت و ترقی چه فایده‌ای دارد. اگر شخصی متوجه کار و تلاشش نشود، انگیزه خود را برای تلاش بیشتر از دست خواهد داد. درست همین موقع است که باید وارد عمل شد و برای اثربخشی نحوهی ارتباط با همکاران خود تشکر و سپاس‌گزاری کرد.
چه مدیر، چه رئیس و چه فقط یک همکار باشید، تلاش کنید تا با یک سپاس‌گزاری روابط کاری را بهبود ببخشید و به کار خوب دیگران اعتبار دهید. به عنوان مثال اگر همکارتان در انجام وظیفه‌ای، عملکرد بسیار خوبی داشته، قدردانی از تلاش‌های او تأثیر بسیار زیادی در ایجاد ارتباط مفید خواهد داشت. همین پیام ساده سبب خواهد شد که همکارانتان درمورد تلاش‌هایی که انجام داده‌اند، احساس خوبی داشته باشند و دیگر حس نکنند که از آن‌ها قدردانی نمی‌شود و کسی ارزش کارهایشان را نمی‌داند.
مطلب مرتبط: با این ۱۰ روش به کارمندانتان احساس ارزشمندی بدهید!
۷ـ برای ایجاد روابط بین فردی در محیط کار، تا می‌توانید آماده کمک‌رسانی باشید.
گاهی اوقات برای هر فردی پیش می‌آید که در محیط کارش احساس نماید، آسیب‌پذیر است و نیاز به کمک دارد. مثلاً در شروع پروژه‌ای جدید، زمانی که طرح پروژه برای آن‌ها آشنا نیست و باید تعریف گردد، یا وقتی که در وسط راه یا مراحل انتهایی پروژه با مشکلی مواجه می‌شوند. سعی کنید در هر یک از این شرایط حساس و دشوار پیش‌آمده برای همکارانتان آگاه باشید و به آن‌ها کمک نمایید.
شما باید پیش‌بینی کنید که چه موقعی وظیفه یا پروژه‌ای که همکارانتان مشغول کار بر روی آن هستند، امکان دارد که به مشکل بربخورد و هر موقعی که می‌توانید به آن‌ها پیشنهاد کمک بدهید. شما مجبور نیستید که هر روز با این افراد در گفت‌وگو باشید تا متوجه شوید چه زمانی می‌توانند کارهایشان را به‌خوبی به انجام برسانند. تنها کافی است که به روند انجام کارهای خودتان و طرح‌های بزرگی که کل گروه شما انجام می‌دهد، توجه نمایید و از آن به عنوان مبنایی جهت اطلاع یافتن از مشکلات همکارانتان و کمک به آن‌ها استفاده نمایید.
۸ـ با همکاران خود با عزت و احترام رفتار کنید.
اگر در محیط کارتان، همکارانی هستند که برقراری ارتباط و تعامل با آن‌ها کمی سخت و دشوار است، هرگز با این افراد بدرفتاری نکنید. زیرا این کار ناخودآگاه بر فرصت‌های شغلی شما در محیط کارتان تأثیر منفی می‌گذارد. حتماً به یاد داشته باشید که استخدام همکاران شما نیز همانند استخدام شما با دقت بیشتری انجام گرفته است. بدین سبب اگر به آن‌ها بی‌احترامی کنید، یعنی شعور کارفرمایتان را هم نادیده گرفته‌اید و درحقیقت به وی اهانت کرده‌اید.
درنتیجه وقتی شما به کسانی که در محیط کارتان هستند احترام می‌گذارید، درواقع برای حضورشان، کارهای حاصل از حضور آن‌ها و همچنین ایده‌هایشان ارزش قائل هستید و آن‌ها نیز در مقابل برای شما و ایده‌هایتان ارزش قائل خواهند شد. در این حالت زمانی که با احترام با همکاران خود رفتار می‌کنید، به‌خوبی خواهید توانست روابط کاری در سازمان و تفکر و خلاقیت گروهی برای توسعه کارتان را بهبود ببخشید.
مطلب مرتبط: ۱۴ راهکار هوشمندانه برای مقابله با همکار زیرآب زن
۹ـ مهارت سخنوری و اصول و فنون مذاکره را بیاموزید.
مهارت در سخنوری و مذاکره کردن نه‌تنها در روابط کاری مؤثر است، بلکه در زمینه‌های دیگر ازجمله بحث پیشنهادات کاری، فروش و جذب مشتری بیشتر، بازاریابی، دریافت حقوق و مزایای بهتر نیز به شما کمک خواهد کرد. وقتی به شناخت کافی از مخاطب خودتان دست یافتید و مهارت سخنوری و اصول مذاکره را در خودتان تقویت کردید، حال نوبت آن است تا با بیانی قوی‌تر مخاطب را جهت انجام آنچه که در ذهن شما است، ترغیب و متقاعد نمایید. چراکه تسلط و توانایی اشخاص بر شیوه بیان موضوع، بیشترین تأثیر را بر روی مخاطب می‌گذارد و او را برای شنیدن ایده‌هایتان ترغیب می‌کند.
بنابراین اگر در شیوه‌های گفتاری و نوشتاری از توانمندی کافی برخوردار باشید، در نحوهی ارتباط با همکاران راحت‌تر عمل کرده و موفقیت از آن شما خواهد بود.
۱۰ـ تلاش کنید سوء‌تفاهم‌ها را برطرف کنید.
در هر رابطه‌ای، احتمال به وجود آمدن سوء تفاهم وجود دارد. مخصوصا به وجود آمدن سوء تفاهم در محل کار بیشتر است. چونکه روابط حالت رسمی دارند و افراد باوجود اینکه زیاد باهم در تعامل هستند، اما صمیمی نیستند. پس خیلی مهم است که حواستان به سوء تفاهم‌ها باشد. باید یاد بگیرید که واضح و شفاف منظور خود را به همکارانتان برسانید. از طرفی از آن‌ها هم بخواهید خواسته‌هایشان را شفاف توضیح دهند.
۱۱ـ تحلیل هیجانی، راه‌حلی کارساز برای بالا بردن روابط عمومی در محل کارتان است.
تحلیل هیجانی به معنای درک و مدیریت هیجانات خود و دیگران است. این مهارت به شما کمک می‌کند تا بهتر درک کنید که هیجانات چگونه رفتار و روابط در محیط کار را تحت تأثیر قرار می‌دهند و چگونه می‌توانید آن‌ها را بهبود ببخشید. تسلط بر هیجانات، کنترل عصبانیت و احساس تداوم هیجانات (دمدمی مزاج نبودن) ازجمله مهارت‌های مهم در این زمینه هستند.
۱۲ـ ارائه بازخورد سازنده را دست کم نگیرید.
فکر کنید که شما یک همکار داشته باشید که به شما ایده‌های خوبی برای بهیود عملکردتان می‌دهد، درعین‌حال اینکه حرف‌هایش ناشی از انتقاد منفی نیست. شما چه حسی خواهید داشت؟ طبیعتا داشتن چنین همکاری یک موهبت است. وقتی شما سعی کنید به همکارانتان بازخورد سازنده بدهید و راه‌های عملی برای بهبود عملکردشان ارائه دهید، طبیعتا بین همکارانتان محبوب خواهید شد.
۱۳ـ مدیریت مشکلات بین فردی و تعارض را یاد بگیرید.
در محیط کار طبیعتا قرار نیست همیشه منافع و خواسته‌های شما با همکارانتان همسو باشند. شما باید یاد بگیرید که چگونه تعارض‌ها و تضادهایی که بینتان به وجود می‌آید را مدیریت کنید، طوری که نه شما آسیب ببینید و نه همکارانتان.
پیشنهاد: ۱۸ مهارت ارتباطی مؤثر در محیط کار که شما را به موفقیت شغلی می‌رساند!
سخن نهایی
در یک محیط کاری، مهارت ارتباطی خوب در روابط کاری، کلید رسیدن به موفقیت محسوب می‌شود. اگر به‌دنبال پیشرفت و ارتقاء شغلی، کسب یک پروژه بزرگ و … هستید، ارتباط مؤثر و مفید می‌تواند به شما در رسیدن به اهداف و مقصدتان کمک نماید. توجه رئیس و مدیر، حمایت زیردستان، ارتباط اثربخش با مشتریان، فروش بیشتر و رضایت شغلی همگی از تأثیرات ارتباطات کارآمد بوده و لازمه ارتباط اثربخش آگاهی از روابط بین فردی در محیط کار است.
ما در این مقاله به بررسی تکنیک‌های داشتن روابط عمومی بالا در محیط کار پرداختیم و راجع به نکات مهم درخصوص آن صحبت کردیم. حتماً به یاد داشته باشید که هر کدام از این تکنیک‌ها، نیازمند تمرین هستند و اگر می‌خواهید روابط سالم‌تری با همکارانتان داشته باشید، باید به‌دنبال تقویت آن‌ها در خودتان باشید. درنتیجه با این کار می‌توانید موقعیت شغلی خود را حفظ کرده و با همکاران خود روابط خوبی داشته باشید و موجب پیشرفت شرکتتان شوید.
