این‌بار می‌خواهیم برای کمک به شخص مصاحبه کننده توضیحاتی ارائه دهیم و درواقع مهارت‌هایی را بررسی کنیم که یک مصاحبه کننده‌ی موفق به آن نیاز دارد. مصاحبه به‌تنهایی نمی‌تواند راهی کامل و قابل اطمینان برای انتخاب افراد یک شرکت باشد، بهتر است در انتخاب کارجویان از انواع آزمون‌های شخصیتی، ارائه حل مسائل مرتبط با جایگاه شغلی و … در کنار مصاحبه استفاده کنید.
فهرستی از تست های شخصیت‌شناسی حوزه منابع‌انسانی که در روز مصاحبه به کمک مصاحبه کننده ی موفق می‌آید.
حتی اگر در مصاحبه کردن مهارت بالایی دارید و یک مصاحبه کننده‌ی موفق هستید، سعی کنید هرگز آن را به‌تنهایی انجام ندهید. بهتر است مصاحبه با افراد را به صورت گروهی از مصاحبه کنندگان شامل حداقل ۲ نفر برگزار کنید تا بدون تعصب و قضاوت شخصی بتوانید افراد مناسب را انتخاب کنید. کلید این راه، آمادگی کافی برای انجام مصاحبه است. چیزی که باید انجام دهید با توجه به نقش شما متفاوت است.
اگر مدیر استخدام باشید، پس شخصی هستید که همیشه فرآیند استخدام افراد را مدیریت می‌کنید. در این صورت به احتمال زیاد بیشترین درک و تجربه را از نیازمندی‌های شغلی دارید. اگر شخصی هستید که قرار است به‌عنوان دستیار برای اظهارنظر در مورد داوطلبان به مصاحبه کننده‌ی اصلی کمک کند معمولا لازم است دانش حداقلی در مورد نیازمندی‌های شغلی داشته باشید.
نقش دیگری که شاید در آن قرار داشته باشید یک ارزیاب مستقل یا نماینده‌ی منابع انسانی است. در این صورت احتمالا برای مدیریت فرآیند و اطمینان از عادلانه انجام شدن مصاحبه برای همه ی داوطلبان در آنجا حضور دارید. در این نقش معمولاً نیازی به دانش دقیق راجع به نیازمندی‌های شغلی نیست.
مصاحبه موفق اساس استخدام فرد مناسب در یک سازمان
استخدام فرد صحیح در یک سازمان یک فرآیند بسیار حیاتی است که اساساً بر مصاحبه موفق و اثربخش بنا شده است. در این راستا، مصاحبه نقش بسیار مهمی در ارزیابی مهارت‌ها، تجربیات و شخصیت فرد دارد. این جلسه ارتباطی به کارفرما این امکان را میدهد که از نزدیک با نامزدان پیش‌رو آشنا شود و به صورت مستقیم با ایشان درباره مهارت‌ها، انگیزه و سازگاری با فرهنگ سازمانی صحبت کند. مصاحبه همچنین به فرد فرصت میدهد تا نشان دهد چگونه می‌تواند به بهترین شکل در تیم کاری یا پروژه‌ای که مسئولیت آن به عهده‌اش خواهد بود، عمل کند.
علاوه‌بر این، مصاحبه به عنوان یک فرآیند دوطرفه، فرد متقاضی را هم قادر به ارزیابی بهتری از سازمان و موقعیت شعف‌آوری که ارائه میدهد، می‌کند. همچنین این امکان را به افراد میدهد که با بررسی نحوه رفتار مسئولین سازمان و درک بهتر از فرهنگ سازمانی، تصمیم به پیوستن به یک محیط کاری خاص بگیرند. ازاین‌رو، مصاحبه به‌عنوان یک ابزار تعیین کننده در فرآیند استخدام، نقش بسیار مؤثری در جذب و حفظ نیروهای باکیفیت برای سازمان ایفا می‌کند.
مصاحبه نه تنها یک فرصت برای ارتقاء توانمندی‌ها و تجارب فرد است، بلکه از طریق این فرآیند، می‌توان اطمینان حاصل کرد که انسان‌های جدید که به سازمان پیوسته‌اند، با اهداف و ارزش‌های آن هم‌خوانی دارند. همچنین مصاحبه فرصتی است تا به متقاضیان فرصت داده شود تا نیازها و توقعات خود را اعلام کنند و سؤالاتی که در ذهن دارند را مطرح نمایند. این تبادل اطلاعات در طول مصاحبه، به سازمان کمک می‌کند تا نه تنها بهترین انتخاب را انجام دهد، بلکه ارتباط مثبتی را با کارمندان جدید برقرار کند که این امر اساسی برای موفقیت و پیشرفت سازمان است.
درکل، مصاحبه به عنوان یک ابزار ارتباطی اساسی در فرآیند استخدام، از نظر دو طرف یعنی سازمان و فرد متقاضی بسیار حیاتی است. این فرآیند به افراد فرصت میدهد تا همدیگر را بهتر بشناسند و اطمینان حاصل کنند که هم‌گرایی ایدئولوژیکی و کاری وجود دارد. ازاین‌رو، مصاحبه موفق به ترتیب می‌تواند به افراد این احساس را بدهد که در یک محیط کاری مطمئن و متنوع قرار گرفته‌اند و به سازمان کمک کند تا به نیروهای بااستعداد و سازگار با اهداف خود دست یابد.
یک مصاحبه‌ی موفق چگونه است؟
می‌توان گفت مهم‌ترین نکته در مصاحبه موفق این است که بدانید در یک داوطلب چه چیزی را باید جستجو کنید. اولین نکته‌ی مهم آن است که یک توصیف دقیق از شغل موردنظر و ویژگی‌های فرد مناسب برای این جایگاه شغلی داشته باشید تا بدانید که دقیقا از مصاحبه شونده چه می‌خواهید.
سعی کنید فرم درخواست تمام داوطلبانی که قرار است با آن‌ها مصاحبه کنید را بخوانید و به هرکدام بر اساس معیارهای موردنظرتان یک نمره اختصاص دهید. مورد دیگر آن است که در صورت گروهی بودن مصاحبه کنندگان، اعضای هیئت مصاحبه یکدیگر را از قبل ملاقات کرده و در مورد روش‌های مصاحبه و معیارهایشان تا حدودی صحبت کنند. همچنین به توافق برسند که چه کسی باید سؤال‌ها را بپرسد یا چه زمینه‌هایی در انتخاب فرد مناسب مهم‌تر بوده و چه موضوعاتی می‌تواند به صورت بررسی نشده رها شوند.
درنهایت، هیئت مصاحبه کننده باید در مورد پاسخ مناسب برای هر سؤال و مدت زمان مورد نیاز برای رسیدن به این پاسخ مناسب به توافق برسند. مصاحبه کننده‌ها می‌توانند، لیست کوتاهی از نمره‌های داده شده به هر داوطلب تهیه کرده و بعد از مقایسه‌ی آن‌ها با یکدیگر بر سر یک نمره‌ی کلی توافق کنند.
مطلب مرتبط: ۱۱ سؤال روانشناسی در مصاحبه استخدامی
۴ ویژگی مهم مصاحبه کنندگان موفق
۱ـ توانایی گوش دادن فعال
مصاحبه‌کنندگان موفق باید توانایی گوش دادن فعال را داشته باشند. به این معنا که آن‌ها به دقت به متقاضیان گوش می‌دهند و به سؤالات و پاسخ‌هایشان واکنش نشان می‌دهند. این توانایی به آن‌ها کمک می‌کند تا بهترین تصمیم‌ها را اتخاذ کنند.
مطلب مرتبط: مهارت گوش دادن فعال چیست؟
۲ـ توانایی ایجاد روابط میان فردی
مصاحبه‌کنندگان موفق باید توانایی ایجاد روابط مثبت با متقاضیان را داشته باشند. این ارتباطات می‌توانند به افزایش اطمینان متقاضیان و تسهیل فرآیند مصاحبه کمک کنند.
۳ـ انعطاف‌پذیری
در مصاحبه‌های شغلی، امکان مواجهه با شرایط متغیر و متنوع وجود دارد. به همین علت است که مصاحبه کنندگان موفق باید توانایی انعطاف‌پذیری را داشته باشند و بتوانند در مواجهه با تغییرات ناگهانی و متغیرهای مختلف، به خوبی عمل کنند.
۴ـ توانایی ارزیابی
ارزیابی توانمندی‌ها و توانایی‌های متقاضیان بخش مهمی از مصاحبه است. مصاحبه کنندگان موفق باید توانایی ارزیابی دقیق را داشته باشند تا بتوانند افراد مناسبی را انتخاب کنند.
یک مصاحبه کننده‌ی موفق در روز مصاحبه چه کاری باید انجام دهد؟
یکی از مهارت‌های مهم برای مصاحبه کننده‌ی موفق این است که بتواند یک رابطه‌ی دوستانه با داوطلب ایجاد کرده و به حفظ آرامش او کمک کند. با اینکار شما به عنوان مصاحبه کننده، افراد توانایی که شاید فقط مصاحبه کردن نقطه ضعفشان باشد را نیز می‌توانید به‌درستی و بر اساس توانایی‌هایشان ارزیابی کنید.
شما به‌عنوان یک مصاحبه کننده‌ی موفق، هنگام ملاقات با داوطلبان بهتر است با آن‌ها ارتباط چشمی برقرار کنید. به آن‌ها دست داده و لبخند بزنید. اگر بتوانید به آن‌ها نشان دهید که استرسشان را درک می‌کنید، قطعا از اضطراب آن‌ها کم خواهد کرد.
توجه داشته باشید که قرار نیست داوطلبان را شکست داده و به آن‌ها ثابت کنید که برای شرکتتان مناسب نیستند. شما آنجا هستید که نزدیک‌ترین فرد را به فرد ایده آل برای جایگاه شغلی مورد نظر خود پیدا کنید. سعی کنید به صندلی مورد نظر اشاره کرده و از داوطلب بخواهید که بنشیند. با اینکار نگرانی او در مورد اینکه باید چه‌کاری انجام دهد را برطرف خواهید کرد. به‌طورکلی، این مصاحبه‌کننده است، که مصاحبه را هدایت می‌کند. او باید:
- پس از معرفی اعضای هیئت مصاحبه، فرآیند مصاحبه را به‌طورکلی توضیح دهد.
- شفافانه شرح دهد که قرار است مصاحبه چه چیزهایی را پوشش دهد و چه کسی سؤالات را می‌پرسد.
- و فرآیند را با پرسیدن سؤالاتی مثل “به ما بگویید در شغل فعلی خود به چه‌کاری مشغول هستید؟” شروع کند.
ارائه‌ها:
اگر قرار است داوطلبان ارائه‌ای داشته باشند، ابتدا با آن شروع کنید. بعدازآن می‌توانید در بین سؤالات مصاحبه جزئیات بیشتری درمورد ارائه‌ی آن‌ها بپرسید. حداقل ۱۰ دقیقه برای پرسش‌های مربوط به ارائه نیاز است.
سؤال پرسیدن:
پرسش‌های مصاحبه معمولا به سه شکل طرح می‌شوند:
پرسش‌های مبتنی بر شایستگی و تجربه، پرسش‌های فرضی و پرسش‌های آگاهی شخصی.
پرسش‌های مبتنی بر تجربه
سؤالات این دسته به‌منظور کشف اقدامات و مهارت‌هایی که داوطلب قبلاً از خود نشان داده است، طراحی می‌شوند. و معمولاً به شکل زیر هستند:
- “راجع به زمانی که ….. بگویید”
- “چگونه مشکل خاصی که در کار با آن روبه‌رو شده‌اید را حل کرده‌اید؟”
البته مشکل بزرگ این سؤالات این است که آن‌ها توانایی‌های بالقوه را آشکار نمی‌کنند. چراکه ممکن است کاری که داوطلب قبلاً انجام داده است، در سازمان شما هرگز اتفاق نیفتد یا او توانایی‌هایی داشته باشد که فرصت استفاده از آن‌ها در شغل‌های قبلی برایش به وجود نیامده باشد.
مخصوصا اگر با داوطلبانی مصاحبه کنید که تجربه‌ی کاری زیادی ندارند، اثبات مهارت‌هایی که در گذشته‌اند برای آن‌ها مشکل خواهد بود. پس بهتر است، از چند سؤال فرضی استفاده کنید.
پرسش‌های فرضی
این سؤالات برای کشف چگونگی مواجهه داوطلب با مشکلات احتمالی شرکت طراحی می‌شوند. می‌توانید شرحی نوشته‌شده از مشکل را ارائه داده و از آن‌ها بخواهید که راه‌حل‌های مورد نظرشان برای حل مشکل را ارائه دهند. این روش برای درک نوع مواجهه افراد با مسائل بسیار مؤثر و کارآمد است.
آگاهی شخصی
این دسته برای کشف سازگاری بین نیازهای داوطلبان و موردی که شغل یا سازمان می‌تواند ارائه دهد، طراحی می‌شوند. مثلا ممکن است از داوطلب بخواهید چیزی را که به او انگیزه میدهد یا توانایی‌هایی که با خود به سازمان می‌آورد را بازگو کند. این‌گونه سؤالات باعث می‌شود داوطلب نیازمندی‌ها و توانایی‌های خود را برای شما رتبه‌بندی کند. با این کار شما قادر به ارزیابی آن هستید که داوطلبان تا چه حد نسبت به خود آگاهی دارند.
همچنین این مورد نیز برای شما روشن خواهد شد که آیا شرکت شما می‌تواند انگیزه‌های ضروری را برای آن‌ها فراهم کرده یا از توانایی‌های آن‌ها استفاده کند؟
برخی از پرسش‌ها عبارت‌اند از:
“لطفاً پنج عاملی که شما را در شغل خود باانگیزه نگه می‌دارد، را به ترتیب نزولی بیان کنید.”
“مؤثرترین راه‌ها برای مدیریت شما چه هستند؟”
“آخرین بازخورد و ارزیابی پیشنهاد شده‌ای که در یک زمینه برای کارهای بعدی دارید چیست و چگونه به آن رسیدگی می‌کنید؟”
این نکته را هرگز فراموش نکنید که در یک مصاحبه‌ی جدی برای پرسش‌های غیرمعمول و بی‌معنی جایی وجود ندارد، پرسش‌هایی از قبیل “اگر شما یک ماشین/حیوان/کشور بودید چه‌کار می‌‌کردید؟ و یا امثال این پرسش‌هایی که هیچ پاسخ منطقی و معقولی برای آن‌ها وجود ندارد.
کسی که خود را شایسته‌ی احترام می‌داند، پاسخی سرسری آماده کرده و شما چیزی از پاسخ او متوجه نخواهید شد. پس وقت خودتان و دیگران را با این‌گونه سؤالات تلف نکنید. پس از آنکه پرسیدن پرسش‌های خود را به پایان رساندید، به داوطلب فرصتی برای پرسیدن سؤال‌هایش بدهید. این پرسش‌ها احتمالا برای شما نیز منجر به شفاف‌سازی بیشتری خواهند شد.
مطلب مرتبط: مصاحبه‌گری و استخدام موفقیت‌آمیز
یادداشت‌برداری و امتیازدهی:
شخصی که سؤال می‌پرسد باید تا پایان پاسخ داوطلب تمام حواس خود را بر او متمرکز کرده و به تماشای زبان بدن و توجه کامل به صحبت های داوطلب بپردازد. هنگام پاسخ دادن داوطلب بهتر است یادداشت‌برداری نکنید و این کار را به زمانی که صحبت او به پایان رسید موکول کنید. هر عضو یا مصاحبه کننده همان‌طور که مصاحبه پیش می‌رود باید به داوطلب در هر معیار موردنظر امتیاز بدهد.
همیشه امکان اصلاح ارزیابی قبلی وجود دارد، اما این نکته را نیز فراموش نکنید که بعد از ۴۵ دقیقه پاسخ‌های قبلی را به‌وضوح به خاطر نخواهید آورد. به همین دلیل بهتر آن است که هیئت مصاحبه پس از آنکه داوطلب اتاق را ترک کرد در مورد او گفت‌وگو کرده و در مورد امتیاز وی با توجه به معیارها به توافق برسند.
تصمیم‌گیری:
تصمیم نهایی شما باید بر اساس امتیازاتی باشد که به هر داوطلب داده‌اید.
اگر در انتهای فرآیند یک یا چند نفر از هیئت مصاحبه‌کننده با داوطلب موفق شده موافق نبوده و نسبت به انتخاب او شک دارند، بهتر است دوباره معیار های مورد نظرتان و مهارت‌های شغلی فرد مذکور را بررسی کنید. آیا داوطلب چیزی گفته است که باید منجر به نمره‌ی پایین‌تری می‌شده است؟
کل فرآیند را بازنگری کرده و به پاسخ متفاوتی برسید تا زمانی که داوطلب درخواست تجدیدنظر کرد بتوانید او را توجیه کنید. در این مرحله، نقش ارزیاب مستقل، درصورتی‌که وجود داشته باشد، این است که مطمئن شود فرآیند برای تمامی داوطلبان عادلانه بوده است.
اخطار
حس ششم یا احساسات درونی، ابزاری به شدت ضعیف برای انتخاب است.
اگر کسی را در طی مصاحبه دوست داشتید فقط به این معناست که آن شخص یا مهارت بالایی در ایجاد ارتباط دوستانه دارد یا شما را به یاد شخصی که دوست دارید می‌اندازد. به همین ترتیب، دوست نداشتن افراد نیز از همین الگو پیروی می‌کند و فقط به این معناست که آن شخص یا عصبی و مضطرب بوده یا حرفی زده که شما را به یاد شخصی که دوست ندارید انداخته است. این موضوع هیچ ربطی به چگونگی انجام کار توسط آن شخص ندارد، فقط شاید بتواند نشان دهد که او تا چه حد با تیم کاری سازگار است. اما به این نکته نیز توجه کنید که هر صدف برای ساخت مروارید به شن و ماسه نیاز دارد و هر تیم نیز نیازمند شخصی است که هرلحظه با توافق اکثریت مخالفت کند.
پیشنهاد: از دیدگاه مدیران منابع انسانی اشتباهات رایج در مصاحبه شغلی چیست؟
سخن آخر
مهارت در مصاحبه و پیدا کردن فرد مناسب برای سازمان، یکی از مهم‌ترین المان‌های توسعه فردی برای صاحبان کسب‌وکار یا مسئولین اجرایی و مدیریتی است. هنگام مصاحبه سعی کنید خودتان را جای کارجویان گذاشته و شرایطی که در آن قرار دارند را درک کنید. به این فکر کنید که در این شرایط چه چیزهایی استرستان را بیشتر می‌کند و چه مواردی آرامش خاطر و اعتمادبه‌نفستان برای نمایش توانایی‌هایتان را افزایش میدهد و سپس آن اقدامات را در مصاحبه‌تان نسبت به داوطلبان انجام دهید.
در آخر به انتخابتان ایمان داشته باشید. به فردی که استخدام شده است اعتماد کرده و از توانایی‌های او برای پیشرفت سازمان بهره‌مند شوید. این نکته را فراموش نکنید که مهارت‌ها دست یافتنی‌اند و این شخصیت مناسب است که باید استخدام کنید.
