گاهی اوقات ممکن است به عنوان یک رهبر در شرایطی قرار بگیرید که مجبور به تکرار حرف‌ها و گفته‌هایتان باشید. در چنین شرایطی بهتر است تیمی داشته باشید که بتواند کارها و پروژه‌ها را به‌درستی دریافت نموده و آن‌ها را تکمیل کنند. اگر موانع تفویض اختیار برای کارمندان به‌صورت صحیح برطرف گردد و شرح شغل‌های مشخصی به اشخاص اختصاص داده شود، زمان زیادی در سازمان صرفه‌جویی شده و نیازی نخواهد بود تا هر روز وظایف و مسئولیت‌ها گوشزد شوند. زیرا یکی از اصول و مفاهیم اساسی در مدیریت و سازماندهی سازمان‌ها، آشنایی با مفهوم تفویض اختیار است که هم می‌تواند مؤثر و یا در برخی مواقع مشکل‌ساز باشد.
فرآیند تفویض اختیار، یک هنر در مدیریت است که همه مدیران و رهبران باید تسلط کافی بر آن داشته باشند. چراکه درک چگونگی و زمان مناسب برای محول کردن مسئولیت به دیگران برای بالا بردن سطح بهره‌وری، چه در سطح شخصی و چه در سطح سازمانی، امری ضروری است. بدین سبب یادگیری چگونگی تفویض اختیار برابر با ایجاد یک تیم کارآمد و منسجم خواهد بود که می‌تواند ضرب‌الاجل پروژه‌ها را به خوبی رعایت نماید.
منظور از تفویض اختیار چیست؟
تفویض اختیار یک مفهوم کلیدی در حوزه‌های مدیریت، حقوقی و سازماندهی است که به توزیع و انتقال اختیارات، وظایف و مسئولیت‌ها از یک شخص یا گروه به دیگری اشاره دارد. به عبارتی تفویض اختیار، یعنی واگذاری مسئولیت یک کار به دیگران است که این واگذار نمودن اختیارات به‌صورت گسترده در محیط‌های سازمانی، سیاستی و اقتصادی اعمال می‌شود. این مؤلفه بر اساس اعتماد و مشارکت میان افراد یا واحدهای سازمانی اتفاق می‌افتد و در جهت افزایش بهره‌وری، بهبود عملکرد، تسهیل تصمیم‌گیری و معین‌سازی مسئولیت‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد.
تفویض اختیار از تعیین اهداف و انتظارات واضح و دقیق شروع شده و با انتخاب مسئولیت‌ها، اختصاص دادن منابع، نظارت و ارزیابی پیش می‌رود. بدین جهت وقتی به عنوان یک مدیر، اختیارات را تفویض می‌کنید، اساساً بخش‌هایی از کارتان را به دیگران واگذار می‌نمایید و آن‌ها را در قبال کارهایشان مسئول می‌دانید. معمولاً یک مدیر و کارمند ارشد به زیردستان خود، اختیاراتی را تفویض می‌نماید تا سرعت تصمیم‌گیری در مورد موضوعات مختلف افزایش یابد. درنتیجه واگذاری اختیارات به سایر افراد، وظایف جزئی را از دوش مدیر برداشته و به او فرصت کافی جهت تمرکز بر روی موضوعات کلیدی را می‌دهد. سپردن مسئولیت تصمیم‌گیری درباره موضوعات مختلف به کارکنان حس بهتری می‌دهد و آن‌ها مطمئن می‌شوند که در کسب‌وکارشان نقش محوری دارند و شغلشان معنادار است.
مطلب مرتبط: تحلیلی بر تقسیم کار در سازمان‌ها؛ ضرورت، مزایا و معایب آن
عناصر اصلی تفویض اختیار
اختیار
اختیار، عاملی است که یک مدیر برای واگذاری وظایف، تخصیص کارآمد منابع، تصمیم‌گیری و دستور دادن به سایرین، جهت دستیابی به اهداف کسب‌وکار از آن استفاده می‌نماید و به‌صورت بالا به پایین در سازمان جاری است.
مسئولیت
مسئولیت، وظیفه یک شخص برای انجام و تکمیل وظایفی است که به وی داده شده است که می‌بایست با اختیارات کافی همراه باشد. در غیر این صورت موجب ایجاد نارضایتی در عملکرد خواهد شد. مسئولیت در سازمان بیشتر مربوط به مدیریت در سطح متوسط و پایین است که جریان پایین به بالا دارد.
تعهد
تعهد تفویض اختیار به کیفیت پاسخگو بودن نسبت به یک مسئولیت دلالت دارد. تعهد، ارتباط نزدیک و تنگاتنگی با عنصر مسئولیت دارد. به‌طوری که وقتی یک شخص در سازمان مسئولیت یک کار را برعهده می‌گیرد، به‌طور خودکار نسبت به آن کار، متعهد نیز می‌گردد.
موانع تفویض اختیار در مدیریت
عدم اطمینان و اعتماد به دانش و توانایی کارمندان
گاهی اوقات برخی از مدیران به هیچ وجه حاضر نیستند به کارمندان خودشان و توانایی آن‌ها اعتماد داشته باشند و کارهای مهم را به آن‌ها بسپارند. برای این موضوع دو علت می‌تواند وجود داشته باشد. ابتدا اینکه نیروی‌های کاری دانش و توانایی کافی ندارند و اصلاً افرادی نیستند که بتوانند کارها را به‌درستی به انجام برسانند. البته این موضوع به مدیریت ارتباط دارد که نتوانسته نیروی کاری شایسته‌ای را در سازمانش استخدام نماید و برای موفقیت در این موضوع نیاز است فرآیند استخدام را مورد بازنگری قرار دهد. دومین علت می‌تواند بدبینی مدیر نسبت به کارکنانش باشد که به‌طور معمول در بیشتر مواقع این اتفاق رخ می‌دهد و مدیر نمی‌خواهد به کارمندان خودش اعتماد نماید. در چنین مواردی زیاد دیده می‌شود که کارمندی توانایی بالایی دارد، ولی مدیر هیچ کار و اقدامی را به او واگذار نمی‌کند.
داشتن ترس و اضطراب از رقابت با رده‌های پایین‌تر
یکی از موارد مهم موانع تفویض اختیار، داشتن ترس و اضطراب از رقابت با رده‌های پایین‌تر از خود در مدیران است. گاهی اوقات مدیران دچار این ترس می‌شوند که اگر وظایف خودشان را به کارمندان تحت مدیریت خود بسپارند، امکان دارد آن‌ها وظایف سپرده شده را بهتر از خودشان انجام دهند. ازاین‌رو، همین ترس موجب می‌گردد که برخی از مدیران، از برون‌سپاری کارها و تفویض اختیار خودداری نمایند. بهتر است بدانید که بزرگان مدیریت، همواره تأکید دارند که کارمندان باهوش‌تر و بهتر از خودتان را استخدام نمایید تا بتوانند به بهترین نحو، کارها را انجام دهند و بخشی از بار مسئولیت را از روی دوش مدیران بردارند.
ترس از متهم شدن به تنبلی و مورد سرزنش قرار گرفتن
بسیاری از مدیران به دلیل ترس از اینکه مبادا دیگران و یا هیئت مدیره، آن‌ها را به تنبلی متهم نکنند، یا به واسطه گرفتن تصمیمات اشتباه و نامعقول، مورد انتقاد و سرزنش قرار بگیرند یا اخراج شوند، از تفویض اختیار طفره رفته و سعی می‌کنند تا همه کارها را خودشان انجام بدهند. اما این امر به‌خصوص در موقعیت‌هایی که فرد قبلاً نیز مرتکب اشتباهاتی شده است، بیشتر به چشم می‌خورد.
ازطرفی هم برخی از مدیران بر این عقیده هستند که اگر یک کار ساده و پیش پا افتاده را به کارمندان خودشان محول کنند، ممکن است به آن‌ها توهین گردد و این کار عادلانه و اخلاقی نیست. اما باید بدانید که رفتار شما زمانی ناعادلانه می‌شود که تصور کنید خودتان کاری را بهتر از سایر افراد انجام می‌دهید و از سپردن وظایف به افرادی که در آن کارها مهارت دارند، خودداری نمایید و فرصت یادگیری و تجربه را از آن‌ها دریغ کنید.
نپذیرفتن عملکرد سایر افراد
در موانع تفویض اختیار، مدیر اعتقاد دارد که تنها خودش می‌تواند کارها را به‌خوبی انجام دهد. زیرا به این تصور و تفکر رسیده که تا کاری را خودش انجام ندهد، هرگز خوب اجرا نخواهد شد. به همین دلیل بسیاری از مدیران و افراد سعی دارند تا تمامی کارها را خودشان انجام دهند و ازاین‌رو معمولاً نمی‌توانند هیچ کدام از کارهایشان را به درستی به انجام برسانند. به‌طور معمول شخصی که در حوزه‌ای تخصص دارد، یا مدیر و صاحب کسب‌وکار است، می‌تواند با سرعت بالاتری کارهایش را انجام دهد و وقتی می‌بیند که یکی از کارکنانش همان کار را با سرعت پایین‌تری انجام می‌دهد، عصبانی شده و تصمیم می‌گیرد تا خودش کارها را به سرانجام برساند. درنتیجه نپذیرفتن عملکرد کارکنان باعث ایجاد فشار کاری و خستگی مضاعف و دلسردی شخص از کارش خواهد شد.
مطلب مرتبط: با این ۱۳ روش کارمندان خود را مسئولیت‌پذیر کنید!
تصور به خطر افتادن جایگاه در صورت سپردن وظایف
هنگامی که مهارت‌های خودتان را به سایر کارمندان یا همکاران آموزش می‌دهید و مسئولیت‌های خود را در بین آن‌ها تقسیم می‌کنید، ممکن است این باور در شما ایجاد گردد که شاید جایگاه شغلیتان در مجموعه چندان مهم و ضروری نباشد. این تفکرات موجب ایجاد تنش در سازمان و مانع رشد و توسعه کل گروه خواهد شد. درواقع، حقیقت این است که سرمایه‌گذاری بر روی دیگران، این فرصت را در اختیار شما می‌گذارد تا در سایر زمینه‌های مرتبط نیز پیشرفت نمایید و ارزش جایگاه خودتان را در سازمان چندین برابر کنید.
چگونه تفویض اختیار مؤثری داشته باشیم؟
اولویت‌ها را مشخص نمایید.
درک اولویت و میزان دشواری و پیچیدگی کارها، تفویض اختیار را برای شما آسان‌تر خواهد کرد. اگر کاری اولویت بالایی دارد و یا باید به زودی انجام گیرد، می‌توانید تصمیم بگیرید که آن را خودتان انجام دهید یا آن را به شخص دیگری واگذار نمایید. بهترین راه جهت شفاف‌سازی اولویت‌ها، سنجش میزان ارتباط این کار با اهداف تیم و سازمان است. درنتیجه زمانی که شما و تیم‌تان در مورد چرایی اهمیت کارتان شفافیت داشته باشید، اولویت‌بندی مؤثر و انجام کارهای مهم آسان‌تر خواهد بود.
افراد توانمند برای انجام وظایف بر اساس مهارت‌ها را شناسایی نمایید.
برای تفویض اختیار مؤثر سعی کنید افرادی را که می‌توانند وظایف فرعی را بسته به مهارت‌هایشان و نیازهای پروژه، انجام دهند را شناسایی کنید. با شناسایی افراد توانمند و دسته‌بندی مهارت‌های آن‌ها، مدیر سازمان به راحتی می‌تواند مسئولیت‌ها را به اشخاص کارآمد و متخصص تفویض نماید و فرآیند رشد و توسعه فردی اعضاء را سرعت ببخشد. همچنین این کار باعث می‌شود تا افراد بر روی امور تخصصی خودشان متمرکز شده و از توانایی‌هایی که دارند در راستای انجام وظایف خود استفاده نمایند.
بازخورد ارائه دهید.
تفویض کار، فرصت بسیار خوبی جهت بازخورد و ارتباط دو طرفه است. بدین جهت اطمینان حاصل نمایید شخصی که کار را به او واگذار کرده‌اید، راهی برای ارتباط با شما دارد. وقتی فردی که به او تفویض اختیار انجام کاری را داده‌اید، آن کار را تمام کرد، باید آن را بررسی نموده و بازخورد خودتان را ارائه دهید. هنگامی که فرد کار خود را به‌خوبی انجام داده باشد، نشان دادن بازخورد، می‌تواند به نوعی قدردانی شما از او باشد. همچنین به یاد داشته باشید که تفویض اختیار، یک مهارت طولانی مدت است و بنابراین درخواست بازخورد به شما کمک خواهد کرد تا برای موفقیت بلندمدت آماده شوید.
نقاط قوت هر یک از افراد تیم را شناسایی نمایید.
بخشی از تفویض اختیار مؤثر این است که مطمئن شوید شخصی که کار را به او واگذار می‌کنید، برای موفقیت آماده شده است. برای انجام این کار، بهتر است مطمئن شوید که به وضوح نقاط قوت هر یک از اعضای تیم و همچنین علایق آن‌ها را درک نموده‌اید. حتماً در جلسات یک‌به‌یک خود کمی وقت بگذارید و از اعضای تیم بپرسید که در چه اموری مهارت دارند که می‌خواهند بیشتر توسعه دهند و یا در چه زمینه‌هایی علاقه‌مند به افزایش مهارت هستند.
مطلب مرتبط: چطور یک هم‌تیمی خوب باشیم؟
برای آموزش سرمایه‌گذاری نمایید.
امکان دارد کاری باشد که هیچ فردی در تیم، به جز شما نتواند آن را انجام دهد. بعضی از مدیران فکر می‌کنند این بدان معناست که نمی‌توانند آن کار را واگذار نمایند. بدین سبب بسته به اولویت‌هایتان، می‌توانید با آموزش به اعضای تیم کمک کنید تا بتوانند آن وظیفه را به انجام برسانند. به آموزش به عنوان سرمایه‌گذاری بر روی اعضای تیم و کم کردن حجم کاری خودتان در آینده فکر نمایید. به مرور، زمانی را که صرف آموزش کارکنانتان کرده‌اید، جبران خواهد شد. علاوه‌بر آن، بخشی از آموزش کارکنان این است که بجای ارائه فوری راه‌حل، به آن‌ها فضایی جهت حل مشکلات بدهید. اگر فردی که کار به او سپرده شده، به مانعی برخورد کرد، بجای ارائه راه‌حل، سعی کنید از خودش پیشنهاداتی بخواهید تا به او کمک نمایید مهارت‌هایش را توسعه دهد.
سخن پایانی
تفویض اختیار یک راه عالی جهت ایجاد و یا توسعه مهارت‌های مدیریتی و همچنین حمایت از توسعه حرفه‌ای اعضای تیم است که در سازمان‌ها از اهمیت زیادی برخوردار است. زیرا به مدیران این امکان را می‌دهد تا تمرکز بیشتر بر روی وظایف کلیدی داشته باشند و تنها راه توسعه سازمانی است. بدین سبب مدیران باید از موانع تفویض اختیار، به‌خوبی آگاهی داشته باشند تا بتوانند به توسعه فرهنگ سازمانی مبتنی بر اعتماد و توانمندسازی به درستی کمک نمایند.
به‌دست آوردن اطمینان، آموزش، کوچینگ و نظام‌های انگیزشی در کنار یکدیگر می‌توانند به کمک هم بیایند، تا هم افراد فرصت توسعه را در سازمان‌ها پیدا کنند و هم خود کسب‌وکار از منافع تفویض اختیار بهره‌مند گردد. بنابراین اگر مدیر یک سازمان و یا کسب‌وکار هستید، باید مهارت و موانع تفویض اختیار در مدیریت را بیاموزید، در غیر این صورت سرعت رشد کسب‌وکارتان به شدت کاهش می‌یابد.
