نگاهی به لیست سودآورترین شرکت‌های دنیا بیندازید. به نظر شما علت موفقیت آن‌ها چه چیزهایی میتواند باشد؟ اگر کمی جستجو کنید بی‌شک متوجه خواهید شد که این کسب‌وکارها از مزایای تقسیم کار در سازمان‌ها بهره می‌برند. مدیران رتبه‌های بالا برای داشتن فرصت کافی به‌منظور انجام وظایف مدیریتی و تمرکز بیشتر، ناگزیر به تفویض اختیارات خود به مدیران زیردست و کارمندان دیگر هستند. شاید با دیدن عبارت تفویض اختیار به فکر معنی آن افتاده باشید. باید بگوییم که این عبارت در مقاله‌ی پیش‌رو زیاد تکرار شده است پس خوب است که در همین ابتدا به تعریف آن بپردازیم.
به‌طورکلی منظور از تفویض اختیار فرآیندی است که مدیر بدون انتقال مسئولیت نهایی خود، بخشی از اختیار مشروعش را به کارمند تحت نظارتش واگذار می‌کند.
اگرچه ممکن است یک مدیر وسوسه شود که تمام کارها را به‌تنهایی انجام دهد. اما تجربه ثابت کرده است که چنین کاری بسیار غلط است. در جریان تفویض اختیار، دادن آزادی عمل برای ابتکار به خرج دادن و شکوفایی استعدادهای کارمندان امری ضروری به نظر می‌رسد و یک مدیر باهوش می‌داند که چگونه وظایف را تخصیص دهد و چه کسی برای انجام چه کار خاصی شایسته‌تر است. در مقاله‌ی پیش‌رو به مراحل، مزایا و موانعی که در راه تفویض اختیار و تقسیم کار در سازمان‌ها بر سر راه مدیران قرار می‌گیرند صحبت می‌کنیم.
چگونه باید تفویض اختیار کنیم؟
به‌طورکلی تفویض اختیار در چهار مرحله صورت می‌گیرد:
۱ـ شفاف‌سازی و مشخص کردن موضوع:
شما باید برای کارمندتان کاملا مشخص کنید که چه امکاناتی را قرار است به او بدهید و در ازای آن انتظار دارید چه نتیجه‌ای را کسب کنید؟ این بسیار اشتباه است که فکر کنیم آن کارمند خودش با سازمان آشنایی دارد و نیازی به توضیح شنیدن در مورد دغدغه‌ی ما ندارد.
۲ـ آموزش:
باید زمانی را برای آموزش فردی که به او مسئولیت‌هایی را محول کرده‌اید، اختصاص دهید. این آموزش‌ها می‌توانند تجربه‌ی شما یا کارمندان دیگر و یا دانش فنی در مورد آن کار باشد.
۳ـ ارزیابی میزان وظیفه‌شناسی و مسئولیت‌پذیری فرد:
باید به میزان مسئولیت‌پذیری افراد در هنگام تقسیم کار در سازمان‌ها توجه کنید. افرادی که برای انجام ندادن کارهایشان به دنبال بهانه هستند مسلما گزینه‌ی خوبی برای تفویض اختیار نیستند.
۴ـ توجه به میزان پاسخ‌گویی فرد:
این مورد بسیار مهم است و معنایش این است که کارمند باید یک درگاه پاسخ‌گویی داشته باشد و به شما توضیح دهد که با امکاناتی که در این مدت داشته است چه کارهایی را بهبود بخشیده و پیش برده است؟
۴ مزیت تفویض اختیار برای مدیران سازمان
۱ـ افزایش بازدهی کارکنان
بزرگ‌ترین مزیت تقسیم کار در سازمان‌ها بالا رفتن بهره‌وری و بازدهی تک‌تک اعضای یک گروه است و همین موجب می‌شود تا در آینده بهره‌وری حقیقی کل سازمان نیز افزایش یابد. مدیری که فرصت انجام یک کاری را ندارد آن را به فرد دیگری محول می‌کند و به این طریق هر فردی یک وظیفه‌ی مشخص پیدا می‌کند و واگذاری فعالیت‌ها باعث افزایش خروجی مجموعه می‌گردد.
مطلب مرتبط: ۱۰ راهکار مؤثر که مدیران حرفه‌ای برای افزایش بازدهی کارمندان از آن‌ها استفاده می‌کنند!
۲ـ کشف و شکوفایی استعدادها و پرورش مهارت‌های شغلی کارکنان
با تقسیم کار در سازمان‌ها توانمندی‌ها و شایستگی‌های کارکنان نیز پرورش می‌یابد. همان‌طورکه می‌دانیم افراد از ظرفیت‌ها و استعدادهای متفاوتی برخوردارند که می‌توانند کار همدیگر را تکمیل کنند. یک مدیر نمی‌تواند همه‌ی کارها را از صفر تا صد خودش انجام دهد و مسلما در برخی بخش‌ها توانایی و مهارتش بالاتر و در برخی قسمت‌ها کمتر است. برای بالا بردن کارایی یک سازمان باید هر وظیفه به فردی که بالاترین توانایی را دارد سپرده شود.
تفویض اختیار به کارمندان همچنین باعث می‌شود که آن‌ها در کارشان ماهر و حرفه‌ای شوند. حتی اگر در ابتدای کار مهارت چندانی نداشته باشند؛ چراکه آن کار را به‌صورت مداوم باید انجام دهند و همین استمرار باعث می‌شود که چیزهای زیادی بیاموزند. از طرفی یک مدیر با تقسیم کار در مجموعه خود و دادن اختیار در کار باعث رشد کارمندانش می‌شود و به‌تدریج آن‌ها را برای تصدی‌های بالاتر آماده می‌کند تا در صورت غیبتش بتوانند تا حدودی جای خالی‌اش را پر کنند.
مطلب مرتبط: مدیریت استعدادیابی و جانشین‌پروری چیست؟
۳ـ صرفه‌جویی در زمان
وقتی کارمندان یک کار تکراری را در درازمدت انجام می‌دهند زمان مفید زیادی را صرفه جویی می‌کنند. چراکه در طول زمان جزئیات زیادی را درباره‌ی آن وظیفه یاد گرفته‌اند و می‌توانند بدون ذره‌ای اتلاف وقت کار را با سرعت بالایی انجام دهند. این در حالی است که اگر فرد ناآشنا و تازه واردی بخواهد همان کار مشابه را انجام دهد لازم است تا دوره‌های آموزشی زیادی ببیند تا بتوانند با مهارت و سرعت بالا از عهده آن برآید. مدیر با تقسیم کار در سازمان میتواند علاوه‌بر صرفه‌جویی، زمان بیشتری را برای برنامه‌های استراتژیک و خط مشی‌ها اختصاص دهد.
۴ـ افزایش انگیزه‌ی کارکنان
وقتی یک کارمندی بارها و بارها یک کار را انجام می‌دهد به‌صورت ناخودآگاه ایده‌های جدیدی در ارتباط با چگونگی انجام کار به روش‌های خلاقانه‌تر به ذهنش می‌رسد و وقتی می‌بیند که ایده‌هایش مفید هستند و دیده شدند انگیزه‌اش برای انجام آن وظیفه دوچندان می‌شود. نتیجه این می‌شود که کاری که یک مدیر با بی‌حوصلگی به پایان می‌رساند یک کارمند مشتاق با جان و دل انجام می‌دهد و کیفیت کار را بالا می‌برد.
اینجاست که ممکن است ببینیم تقسیم کار در سازمان‌ها باعث تولیدات ارزان قیمت‌تری هم شود چون زمان تولید محصول کاهش پیدا کرده و از لوازم و دستگاه‌های کمتری استفاده شده است. پس به بهای کمتری فروخته می‌شود و امکان خرید برای اقشار ضعیف‌تر هم فراهم می‌شود.
مطلب مرتبط: ۱۴ گام مؤثر برای ایجاد انگیزه در کارکنان
آیا تقسیم کار میتواند برای سازمان‌ها معایبی داشته باشد؟
ما در این قسمت موانع و معایبی را که از دید برخی مدیران و کارمندان وجود دارند را بررسی می‌کنیم و می‌فهمیم که چرا برخی مدیران از تفویض اختیار ممانعت می‌کنند؟ چرا کارمندانی هستند که از پذیرش این پیشنهاد می‌ترسند؟
۵ دلیل مهمی که مدیران از تفویض اختیار اجتناب می‌کنند؟
۱ـ خودشان را در انجام وظایف تواناتر می‌بینند:
برخی از مدیران به تقسیم کار در سازمان‌ها اعتقادی ندارند و متمایل به مدیریت اختاپوسی هستند. یعنی مثل اختاپوس دست‌های زیادی برای چنگ انداختن به امور خرد و کلان دارند و فکر می‌کنند که فقط خودشان می‌توانند وظایف را به‌درستی به سرانجام برسانند و بهتر از دیگران تصمیم‌گیری می‌کنند. آن‌ها خوب می‌دانند که توضیح ابعاد مختلف مسئولیت به زیردستان چقدر نیازمند به صرف وقت زیاد است و شکیبایی لازم برای تشریح، سرپرستی و تصحیح اشتباهات را ندارند. افرادی که با این نوع از مدیران کار می‌کنند، قبلا مسئولیت‌های دشواری به آن‌ها داده نشده است پس در ارتقای مقام به مشکل برمی‌خورند.
۲ـ عدم وجود احساس امنیت و اطمینان نسبت به کارمندان:
بعضی از مدیران ترجیح می‌دهند که خودشان تمام اختیارات را برعهده بگیرند و تقسیم کاری در سازمان نداشته باشند. چراکه به کارمندانشان اعتماد ندارند و نمی‌خواهند که در مقابل رؤسای خود سرافکنده شوند. همچنین ممکن است با دیدن توانایی بیشتر زیردستانشان در مقام رقابت با آن‌ها قرار بگیرند و احساس ترس کنند که مبادا قدرتشان را از دست بدهند.
۳ـ ناتوانی در توضیح دادن دقیق و شفاف وظایف به کارمندان:
مدیرانی هستند که توانایی سازماندهی و انتقال دادن افکار و اندیشه‌هایشان را به کارمندان ندارند، نمی‌توانند توضیح لازم و کافی بدهند و فعالیت‌ها را به‌خوبی و سیستماتیک تشریح نمی‌کنند. این نوع از مدیران به این خاطر که از ضعف خودشان آگاه هستند اعتماد به نفسی برای تفویض اختیار به کارمندان ندارند و نمی‌خواهند خودشان را در معرض انتقاد قرار دهند.
۴ـ انحصاری بودن خدمات و فعالیت‌های سازمان:
اکثر سازمان‌های دولتی خدمات انحصاری دارند و رقیبی برای خود نمی‌بینند و همین باعث بی‌تفاوتی و عدم پاسخ‌گویی صحیح آن‌ها می‌شود. درصورتی‌که با وجود رقیب، برای حفظ موقعیت و بقای خود، مشارکت همه جانبه‌ی کارکنان خود را خواستار می‌شوند و چاره ای جز تقسیم کار در سازمان‌ها ندارند.
۵ـ وجود ملاحظات سیاسی و سعی در مخفی نگاه داشتن برخی از مسائل و اطلاعات سازمان
چرا برخی از کارمندان پیشنهاد تفویض اختیار را نمی‌پذیرند؟
۱ـ نداشتن انگیزه‌ی کافی برای تقبل مسئولیت‌های بیشتر:
بدین معنی که اگر کارمند بداند که پاداش کافی به‌صورت حقوق‌ومزایای مناسب یا فرصت‌های ترفیعی در کار نیست، از پذیرش اختیار بیشتر امتناع می‌کند و انگیزه‌ای برای این کار نخواهد داشت.
مطلب مرتبط: ۱۴ راهکار طلایی برای گرفتن ترفیع شغلی در کمترین زمان ممکن
۲ـ ترس از مورد انتقاد و سرزنش قرار گرفتن:
این امر مخصوصا در کارمندانی که قبلا هم مرتکب اشتباهاتی شده‌اند ییشتر به چشم می‌آید. همچنین ممکن است کارمند به توانایی‌اش برای انجام وظیفه اعتماد نداشته باشد و سعی در پنهان کردن آن دارد.
مطلب مرتبط: چگونه به شیوه‌ای مؤثر به انتقاد دیگران پاسخ دهیم؟
در زمان تفویض اختیار باید به چه نکاتی توجه کنیم؟
۱ـ مدیر برای تفویض اختیار باید یک سری خصوصیات داشته باشد از جمله اینکه:
- برخورداری از روحیه همکاری و به‌کار گیری نظرات دیگران.
- به زیردستانش اعتماد کند.
- در زمان تصمیم‌گیری به کارمندانش آزادی عمل بدهد.
- فرهنگ سازمان را به‌درستی تجزیه‌وتحلیل کند.
- در مورد اینکه چه کارهایی را به چه کسانی محول کند، تصمیم بگیرد.
- سیستم بازخورد نتایج ایجاد کند و معیار سنجی داشته باشد.
۲ـ او باید بداند چه مهارت‌ها و ویژگی‌هایی لازم است تا به فردی اختیاراتی را محول کند. این مهارت‌ها در سه دسته‌ی زیر می‌گنجند:
- مهارت تصمیم‌گیری
- مهارت مدیریت اولویت‌ها
- مهارت مدیریت برنامه‌ریزی
۳ـ یک مدیر باید بداند که چه چیزی را می‌خواهد تفویض اختیار کند. چند موردی که او میتواند برای کارکنانش توضیح دهد به شرح زیر هستند:
- مدت زمان لازم برای انجام کار را برای آن‌ها توضیح دهد.
- روش‌هایی را که مایل به تعقیب آن‌هاست را به‌طورشفاف بیان کند.
- چه نوع نتایجی را انتظار دارد و چه اهدافی را دنبال می‌کند؟
- فرد مجاز به انجام چه نوع تصمیم‌گیری‌هایی است و از چه منابعی میتواند استفاده کند؟
- در چه مواقعی و چگونه باید به مدیر گزارش دهد؟
علاوه‌براین
۴ـ خوب است مدیر توجه داشته باشد که برای تفویض اختیار، کارکنان باید به روشی مناسب انتخاب شوند و آموزش‌های لازم را ببینند. برای این منظور میتواند ده درصد کل زمان پیش‌بینی‌شده پروژه را با شخص موردنظر همراه شود و باهم برروی پروژه کار کنند. این ده درصد حکم همان زمانی است که باید صرف آموزش و انتقال تجربه به افراد کند. مدیر باید در این دوره‌ی زمانی مسائل غیرشفاف را برای فرد مشخص کند. این کار در وقت و هزینه صرفه‌جویی می‌کند و باعث ارتباط و اعتماد بیشتر مرئوسان و رئیسان می‌شود.
۵ـ مدیران باید توجه داشته باشند که کارمندانشان از نظر شخصیتی و مدل رفتاری باهم یکسان نیستند و به لحاظ خلق‌وخو با یکدیگر فرق دارند. در طی سال‌های اخیر درباره‌ی گونه‌های شخصیتی ارزیابی‌های مختلفی صورت گرفته است که یکی از بهترین آن‌ها آزمون دیسک است. این آزمون نقاط قوت و ضعف، اهداف، امیال و توانمندی‌های بالقوه‌ی افراد را مشخص می‌کند. پس به نظر می‌رسد که استفاده از آن برای تقسیم کار در سازمان‌ها اولویت داشته باشد.
ورود به تست رفتارشناسی دیسک DISC
کلام آخر
مانند بسیاری از مهارت‌های دیگر، تقسیم کار در سازمان‌ها نیز قابل یادگیری است. اگر اینکار به‌درستی انجام شود سازمان شما را به سمت چابکی برده و در صورت تکرار در طول سالیان دراز سودآوری شما را بالا می‌برد. باید توجه داشته باشید که امروزه سود لزوما در فروش بیشتر و جذب پول نیست. بلکه با حذف هزینه‌ها به‌نوعی می‌توانید سود خود را افزایش دهید و این اقدام به کمک تفویض اختیار قابل اجرا است.
