زمان مناسب ارتقا کارمندان همواره یکی از مهم‌ترین دغدغه‌های مدیران بوده و هست. یکی از کارمندان توانمندم بعد از هفت سال درخواستِ ارتقای شغلی داشت. باتوجه به قابلیت‌هایی که از او سراغ داشتم، متوجه شدم که درخواستش کاملا منطقی است و ارتقا این کارمند معقول و به‌جا است. اما چاره چه بود؟ ازطرفی نگران این موضوع بودم که نیرویی به توانمندی این کارمند پیدا نکنم، چون مسائل و چالش‌هایی در سازمان وجود داشتند که این کارمند کاملا از عهده حل‌وفصل آن‌ها برآمده بود و نسبت به توانمندی او در مواجهه با موقعیت‌های پرتنش شکی نداشتم. ازطرفی دیگر انگیزه‌ی روزهای قبل را نداشت و شرایط را یکنواخت می‌دید، علاوه‌براین آثار این بی‌انگیزگی در کارمندان دیگر هم قابل مشاهده بود.
اما نمی‌دانستم بهترین زمان ارتقا کارمندان چه‌موقع است؟ بعضی از کارمندان سال‌های سال در یک بخش مشغول به فعالیت هستند و به یک متخصص در حوزه کاری خود تبدیل می‌شوند. طبیعتا پیدا کردن جانشین برای این گروه از افراد پیچیدگی‌های خاص خودش را دارد. از سوی دیگر بعدازمدتی شرایط را خسته کننده می‌بینند و به‌دنبال ارتقا شغلی هستند.
به‌عنوان یک مدیر حرفه‌ای چقدر به فکر پایش عملکرد کارمندان هستید؟ چه زمانی را برای ارزیابی کارمندان مناسب می‌دانید؟ آیا همه‌ی کارمندان شرایط مشابه بهم دارند؟ چه فاکتورهایی عملکرد کارمندان را از یکدیگر متمایز می‌کند؟ کدام کارمندان مناسب ترفیع و تشویق سازمانی هستند؟ آیا ویژگی‌های شخصیتی و رفتاری کارمندان در ارتقا آن‌ها تأثیری دارد؟ بر اساس چه معیارهایی باید زمان مناسب ترفیع را تشخیص دهیم؟
ارتقا کارمندان چه مزایایی برای کسب‌وکار شما دارد؟
روحیه‌ی کارمندان بالا می‌رود
با تشویق به‌موقع کارمندتان حس مثبت در او ایجاد می‌کنید. زمانی‌که به ارتقا کارمندان اهمیت می‌دهید، تلاششان چندبرابر می شود.بهتر است غیرمنتظره قدردانی کنید. به فعالیت‌هایی که سبب می‌شوند کارمندان نسبت به یکدیگر حس همدلی داشته باشند، توجه مضاعفی کنید. مثلا: فعالیت‌های تفریحی که خارج از سازمان انجام می‌شوند. افرادی‌که بااشتیاق و متعهدانه کار می‌کنند همیشه دنبال این هستند که چالش‌ها را حل کنند یا به سایر افراد در انجام بهتر امور کمک نمایند. گاهی برای تشویق این افراد زمانی را درنظر بگیرید که به علاقه‌های شخصیشان برسند. برای بهبودی روحیه و تجدید قوا کارکنان یک روز تعطیل را برای استراحتشان اختصاص دهید.
ارتقا کارمندان، آن‌ها را نسبت به سازمان متعهد و وفادار می‌کند
برای وفادار کردنِ کارمندانِ شایسته چه اصولی را پیاده می‌کنید؟ نگهداشتِ نیروی انسانی در سازمان یکی از چالش‌های مهم همه ی سازمان‌هاست. دقت کنید که چه نیرویی را انتخاب می‌کنید؟ ببینید که چه سبک رفتاری و چه تیپ شخصیتی دارد؟ برای مثال یکی از مدل‌های رفتاری که غالباً و تحت هرشرایطی نسبت به سازمان متعهد و وفادار می‌ماند الگوی رفتاری S است. اما گاهی به‌دلیل بی‌توجهیِ شما، کارمندانِ شایسته احساس می‌کنند کارشان بی‌ارزش است. همواره نیروهای خوب اثر زیادی در ارتقای سازمان دارند، اما قبل از آن لازم است که به ارتقا کارمندان جدی‌تر فکر کنید.
مطلب مرتبط: چرا کارمندان توانمند را از دست می‌دهیم؟
گسترش رقابت سالم در سازمان
چنانچه فرهنگ ارتقا کارمندان در کسب‌وکار شما وجود داشته باشد این امر می‌تواند زمینه‌ساز ایجاد و گسترش رقابت سالم در محیط کار گردد. اگر کارمند توانمندی دارید که مسئولیت‌هایش را به‌درستی و به‌موقع انجام می‌دهد این نکته اهمیت دارد که بتوانید با بهره‌گیری از همین موضوع میان کارکنان رقابتی سالم ایجاد کنید. اما منظور از رقابت سالم چیست؟ و چگونه ایجاد می‌شود؟
با ایجادِ گفتگوی سازنده بین کارمندان آن‌ها را ترغیب به انتقاد کردن از نحوه‌ی عملکرد یکدیگر کنید. به نظراتشان احترام بگذارید. چراکه با این کار خلاقیتشان شکوفا می‌شود و شما شاهد وجوه مختلف توانمندی‌های آنان خواهید بود. نیروهای شما باید با تمام وجود احساس کنند که عضو مؤثری از مجموعه شما هستند. هدف از رقابت را مشخص کنید. قرار است همگی به هدفی مشترک برسید. شفافیت هدف، تلاش کارمندان را بیشتر می‌کند. چون قرار است کارمندان نسبت به همدیگر شناخت کافی پیدا کنند. اگر تلاش بعضی از نیروها قابل توجه بود، حتما از ایشان قدردرانی کنید. درواقع رقابت باید مثل یک بازی باشد. حتما سرگرمی‌هایی را در راستای تقویت کار تیمی و تحقق رقابت سالم ایجاد کنید.
پیدا کردن استعدادِ رهبری و جانشین پروری
زمانی‌که شما تمایل دارید کارمندتان را به دلیل تلاش‌ها و توانمندی‌هایش ارتقاء دهید، درواقع با این کار ویژگی‌های رهبری را در او تقویت می‌کنید. کارمندی که خلاقیت بالایی دارد سبک و مدل شخصیتی‌اش او را به سمت رهبریِ یک گروه سوق می‌دهد. ارتقا کارمندان به‌نوعی آماده ساختن آن‌ها برای پذیرش مسئولیت‌های بیشتر و سنگین‌تر است. ایجاد توانایی تصمیم‌گیری و حل مسئله به‌طورمستقل موجب می‌شود تا کارمندان برای انجام هر امر کوچک و بزرگی به مدیران و سرپرستان خود نیاز نداشته باشند. درنتیجه در عصری که همواره نیاز به مدیران لایق و شایسته احساس می‌شود ارزیابی مستمر و مداوم عملکرد کارکنان، شناخت و کشف استعدادها و پرورش مهارت‌ها و درنهایت ارتقا کارمندان برای توسعه‌ی هر کسب‌وکاری ضروری به‌نظر می‌رسد.
مطلب مرتبط: مدیریت استعدادیابی و جانشین پروری چیست؟
افزایش کارایی و بهره‌وری سازمان با ارتقا کارمندان
بدون‌شک هیچ‌کس از تشویق و حمایت ناراحت نمی‌شود. دیده شدن تلاش‌های افراد و دریافت پاداش به‌ازای تمام دل‌سوزی‌ها و اقداماتی که در راستای تحقق تمام اهداف کسب‌وکار شما انجام می‌دهند می‌تواند تأثیر چشمگیری در بالا رفتن کارایی و بهره‌وری سازمان داشته باشد. کارمندانی که تشویق می‌شوند طبیعتا رضایت شغلی بیشتری را هم تجربه می‌کنند. عواملی مثل واگذاری مسئولیت ِبزرگ‌تر، احساس توانمندی را در افراد تقویت می‌کند. خصوصا زمانی‌که این مسئولیت را بدونِ کم وکاستی انجام می‌دهند. اگر ارتقا کارمندان معقول باشد، صددرصد رضایتمندی و به‌تبع آن بهره‌وری و اثربخشی هم بیشتر خواهد شد.
مطلب مرتبط: آیا استخدام نیروی کار جدید می‌تواند بهره‌وری سازمان را افزایش دهد؟
چه زمانی باید برای ارتقا کارمندان اقدام کنیم؟
ارزیابی عملکرد کارکنان
بی‌تردید در وهله‌ی اول ارزیابی عملکرد کارکنان مشخص می‌کند که آیا موعد ارتقا برای آن کارمند فرارسیده یا خیر؟ ارزیابی عملکرد به این دلیل مهم است که می‌تواند عاملی باشد برای آگاهی نسبت به اینکه هریک از کارمندان تا چه حد در روند موفقیت سازمان اثرگذار هستند. با ارزیابی عملکرد که سالیان زیادی است انجام می‌شود می‌توانید توانمندی‌ها و میزان نقص‌های کارمندان را موردبررسی قرار دهید. البته خیلی کم پیش می‌آید که ارزیابی به‌موقع و درست انجام شود. بسیاری اوقات ارزیابی‌ها درست از آب درنمی‌آیند و نه‌تنها مؤثر نخواهند بود بلکه باعث می‌شوند کارمندان خوب نیز استعفا دهند.
سنجش میزان آمادگی کارمندان
اگر قصد ارتقا کارمندان را دارید بهتر است شرایط روانی و شخصی آن‌ها را درنظر بگیرید. درست است که کارمندتان مدت طولانی در سازمان خدمت کرده است، منتهی باید برای دریافت ارتقا شغلی آمادگی لازم را داشته باشد. فکر می‌کنید کارمند مدنظر شما انگیزه‌ی کافی برای مسئولیت‌های بالاتر را دارد؟ گاهی شما تصمیم می‌گیرید که فردی را به مقامی بالاتر در سازمان ارتقا دهید. درصورتی‌که او مسائل و مشکلاتی دارد که شما از آن‌ها اطلاعی ندارید. علاوه‌براین شناخت و توجه به ویژگی‌های شخصیتی و رفتاری افراد به شما کمک می‌کند تا مناسب‌ترین فرد را برای جایگاه شغلی مدنظرتان انتخاب نمایید.
مطلب مرتبط: تحلیلی بر تناسب بین شغل و شخصیت
توجه به شایستگی‌های فنی و رفتاری
آیا برای ارتقا کارمندان شایستگی‌های فنی و رفتاریشان را بررسی کرده‌اید؟ درکنار اینکه ویژگی‌های شخصیتی و رفتاری افراد تا حد زیادی می‌توانند در کیفیت عملکرد افراد اثرگذار باشند مهارت‌های شغلی که آن‌ها در طول عمر فعالیت حرفه‌ای خود به‌دست می‌آورند می‌توانند تأثیر بسزایی در به‌سرانجام رسیدن امور به‌نحو احسن داشته باشند. افرادی که پس از ماه‌ها و سال‌ها کار کردن رغبتی برای پیشرفت و به‌روز کردن اطلاعات خود ندارند و از روحیه آموزش‌پذیری پایینی برخوردار هستند نمی‌توانند گزینه‌های مناسبی برای ترفیع باشند و انتظارشان برای ارتقا شغلی سرابی بیش نیست.
مطلب مرتبط: ۶ دلیل اهمیت شایستگی شغلی در موفقیت سازمان
اگر متوجه این موضوع شده‌اید که یکی از کارمندان توانمندتان مسئولیتی را برای مدت طولانی عهده دار است و شرایط مناسب است که به ارتقا شغلی‌اش فکر کنید پس این فرصت را در اختیار او قرار دهید تا توانمندی‌های دیگرش را امتحان کند. گاهی بعضی از کارمندان پتانسیل بالایی برای پیشرفت دارند. از ارتقا این کارمندان غافل نشوید.
تعهد و وفاداری کارمندان
بعضی از کارمندان وظیفه‌شان را به‌درستی انجام می‌دهند و نیازی نیست که کارها را به آن‌ها مدام یادآوری کنید. نیروهای خوبی که از وجدان اخلاقی برخوردار هستند. اهداف مدیر و اهداف سازمان برایشان حائز اهمیت است و بی‌وقفه تلاش می‌کنند تا سازمان به اهداف خود دست پیدا کند. ممکن است کارمندانی که تازه‌وراد سازمان شده‌اند در جایگاهی پایین‌تر مشغول به کار شوند. اما قابلیت و پتانسیل خوبی برای قبول کردنِ کارهای جدید داشته باشند. هرچه کارمندانتان در انجام کارها تعهدشان بیشتر شود موفقیتشان حتمی خواهد بود.
انعطاف‌پذیری و آموزش‌پذیری
یکی دیگر از ملاک‌های تشخیص زمان ارتقا کارمندان توجه به روحیه انعطاف‌پذیری و آموزش‌پذیری افراد است. توانایی و استعداد کارمندان بسیار مهم است اما نکته مهم اینجاست که کارمندان باید بتوانند با شرایط مختلف خودشان را وفق دهند و همواره دانش و مهارت خود را برای انجام بهتر و سریع‌تر امور افزایش دهند. همچنین کارمندانی که مهارت‌های ارتباطی قوی با همکاران دارند و درواقع به دلیل حسن نیتشان به‌راحتی ارتباط برقرار می‌کنند و از کمک کردن و نوع‌دوستی نسبت به سایر افراد حاضر در سازمان دریغ نمی‌کنند.
داشتن انعطاف و ارتباطات مؤثر این امتیاز را به کارمندان می‌دهد که خودشان را در هرشرایطی توانمند سازند. کارمندانی که بزرگ فکر می‌کنند و رؤیای رسیدن به موفقیت‌های بالاتری را دارند همواره روی اهدافشان متمرکز هستند و دست از یادگیری و تلاش برنمی‌دارند. همچنین کارمندان منعطف به میزان کمتری در معرض فرسودگی شغلی هستند. ازاین‌رو شما مدیران می‌توانید با درنظر گرفتن این نکات مثبت تصمیم بگیرید که به این کارمندان ارتقا شغلی دهید ی خیر؟
برای سنجش و ارزیابی دقیق میزان انعطاف‌پذیری و آموزش‌پذیری کارکنان می‌توانید از تست پنج عامل شخصیت نئو NEO استفاده نمایید.
مقاومت دربرابر تغییرات
اساسا تغییر و چالش جزء لاینفک هر کسب‌وکاری به‌شمار می‌آیند. اما افراد باتوجه به ویژگی‌های شخصیتی و مدل رفتاری که دارند واکنش‌های متفاوتی در مواجهه با تغییرات نشان می‌دهند. تسلط کارمندان در مدیریت مسائل و مشکلات سازمان خیال شما را از بابت پذیرش مسئولیت‌های سنگین‌تر راحت می‌کند. کارمندانی که نسبت به حل چالش‌ها شجاعت دارند و همیشه دنبال حل کردن مسئله‌ای هستند از قرار گرفتن در جایگاه‌های بالاتر هراسی ندارند. افرادی که همیشه آمادگی دارند با چالش‌ها روبه‌رو شوند و با خلاقیت و ایده‌پردازی مسائل را مدیریت و حل کنند. این نیروها گزینه‌ی مناسبی برای ترفیع شغلی هستتد.
بنابراین باید در قدم اول مدل رفتاری و نحوه مواجهه افراد با تغییرات را بشناسید سپس در رابطه با ارتقا کارمندان و سپردن مسئولیت‌های بیشتر به آن‌ها واقع‌بینانه تصمیم‌گیری کنید.
مطلب مرتبط: نقش مدل دیسک در ساختن تیم، کار تیمی و تغییرات سازمانی
۳ پیامد منفی ارتقا نگرفتن کارمندان
- کارکنان توانمند دوست ندارند در محیطی کار کنند که جای پیشرفت نداشته باشند. درواقع اگر شرایط کاری به‌نحوی باشد که کارمندتان احساس کند که زحمت‌هایش دیده نمی‌شود کم‌کم ناامید و سرخورده می‌شود و سازمان شما را برای همیشه ترک می‌کند.
- اگر شما برای اهداف کارمندان هیچ ارزشی قائل نشوید روحیه کارمندان به‌مرور تضعیف و عملکرد و بهره‌وری آن‌ها پایین می‌آید. کارمندان بااستعداد نمی‌توانند در جایی کار کنند که برای زحمت و تلاششان ارزشی قائل نمی‌شوند.
- کارمندان خوب ترجیح می‌دهند کارشان دیده شود. قدردانی و بازخورد حتی در حد تشویق کلامی در افزایش بهره‌وری کارمندان تأثیر زیادی دارد. اگر از همین قدردانی زبانی هم دریغ می‌کنید دیریازود باید منتظر فرسودگی شغلی و البته افسردگی شغلی نیروها باشید.
پیشنهاد: ۱۴ راهکار طلایی برای گرفتن ترفیع شغلی در کمترین زمان ممکن
جمع‌بندی
ارتقا کارمندان مناسب کسانی است که تلاش بسیاری برای اهداف خود و سازمان می‌کنند. مدیر هر سازمان و کسب‌وکاری که باشید باید به ارتقا شغلی کارمندان اهمیت بدهید. با ترفیع به‌موقع به پیشرفت کارمندان و اهداف سازمان کمک کنید و یاد بگیرید که با تشویق به‌موقع عملکردشان را بالا ببرید.
