بدون شک همه مدیران در دوران مدیریت خود با اتلاف وقت در محیط کار مواجه شده‌اند و حداقل یک کارمند داشته‌اند که مشکل‌ساز بوده است. داشتن کارمندی که به‌درستی کارش را انجام نمی‌دهد انگار بخشی جدانشدنی از تجربه دوران مدیریت هر مدیری است. معمولاً کارمند یا کارمندانی در سازمان‌ها هستند که وظایفشان را بادقت و به‌طور صحیح انجام نمی‌دهند، یا برقراری ارتباط با آن‌ها دشوار بوده و یا به سختی با دیگر اعضای تیم متحد می‌شوند. متأسفانه در چنین وضعی بیشتر کارفرمایان مجبور هستند که زمان و انرژی بیشتری را صرف آموزش و انگیزه دادن به چنین کارمندانی کنند.
بیشتر مدیران در بسیاری از مواقع به فکر اخراج این دسته از کارمندان می‌افتند، اما درنهایت به دلایل مختلفی از تصمیم خودشان منصرف می‌شوند. امروزه یکی از مشکلات جدی بسیاری از سازمان‌ها اتلاف وقت کارمندان با گوشی است که آن‌ها را از بسیاری از فعالیت‌های مفید دیگر و وظایف کاریشان باز می‌دارند و ممکن است بهره‌وری آن‌ها را نیز پایین‌تر بیاورد. زیرا وسایل الکترونیکی به شما این امکان را می‌دهند که بدون توجه به محیط اطراف ساعت‌ها غرق در فضای دیگری شوید و هر کاری که دلخواهتان است انجام دهید. بنابراین استفاده بی‌موقع و نامناسب از این وسایل می‌تواند تمرکز شما را از بین برده و بر کارایی‌تان تأثیر منفی بگذارد. به‌همین علت مدیران می‌توانند برای کارمندانشان قوانینی وضع کنند که به کاهش تمرکز، دست رد زده و کارایی آن‌ها را افزایش بدهد.
البته ناگفته نماند که اتلاف وقت در محیط کار تنها مشمول کارمندان نمی‌شود. بسیاری از مدیران و مدیران ارشد نیز ساعات کاری خود را با هر امری پر می‌کنند به جز انجام وظایف کاری.
آیا اتلاف وقت در محیط کار تنها مختص کارمندان است؟
اتلاف وقت یا وقت تلف کردن دقیقا به چه معناست؟ آیا شما هم جزء آن دسته از افرادی هستید که زمانشان را در محیط کار هدر می‌دهند؟ به نظر شما چگونه می‌توان از اتلاف وقت در محیط کار جلوگیری کرد؟ می‌خواهیم درمورد مسئله‌ای حرف بزنیم که امروزه مشکل عده بسیاری از مردم حتی افراد موفق است. اگر شما همین الان در حال خواندن این مقاله هستید یعنی به اهمیت زمان آگاهید. زمان مسئله بسیار مهم و حتی باارزش‌تر از طلا در زندگی همه افراد است و همه می‌دانیم که به هیچ‌وجه قابل تجدید نیست.
بدین سبب باید دنبال راه‌هایی باشیم که در فعالیت‌های روزمره خود از زمانی‌که در اختیار داریم به‌طور مناسب و بهینه استفاده نماییم. اگر شما هم جزء آن دسته از افرادی هستید که برایتان مهم نیست روزتان چگونه می‌گذرد و مهم نیست که چه کارهایی را در طول روز انجام می‌دهید، در حال اتلاف وقت خود هستید. اتلاف وقت عادت بدی بوده و باید بدانید که ترک عادات بد بسیار سخت است. عادت اتلاف وقت مشکل شایعی در دنیای امروزی است که هیچ‌کس حتی افراد موفق و مشهور نیز از دست آن هرگز در امان نیستند. اتلاف وقت مانع بزرگی است که در مقابل رسیدن ما به اهدافمان ایستاده است و اگر خواهان دستیابی به اهدافمان هستیم حتماً باید برای مشکل اتلاف وقت چاره‌ای بیندیشیم.
آیا مهارت مدیریت زمان می‌تواند اتلاف وقت در محیط کار را کاهش دهد؟
مهارت مدیریت زمان چگونه شکل می‌گیرد؟ یا چگونه می‌توانیم به تمام کارهای خود در طول روز برسیم؟ یکی از مبحث‌هایی که در مقابله با اتلاف وقت در محیط کار کمک شایانی به ما خواهد کرد کسب مهارت مدیریت زمان است. مدیریت زمان یعنی زمان خود را به‌صورت مؤثر و بر اساس اولویت‌هایی که داریم بین فعالیت‌هایمان تقسیم نماییم. با این کار درواقع در فاصله‌های زمانی مختلف فعالیت‌های برنامه‌ریزی شده‌ای انجام خواهیم داد و از وقت خود به‌بهترین نحو ممکن استفاده خواهیم کرد.
قطعاً می‌دانید که در مدیریت زمان برای کدام کار باید وقت بیشتر و برای کدام یک وقت کمتری اختصاص دهید یا کدام کار را زودتر انجام داده و کدام کار را به زمانی دیگر موکول نمایید. مدیریت زمان در افراد مختلف باتوجه به سبک زندگی که دارند، می‌تواند آسان یا دشوارتر باشد. مطمئناً افرادی که در زندگی خود به نظم و برنامه‌ریزی اهمیت خاصی می‌دهند، به‌راحتی قادر به مدیریت زمان خود نیز خواهند بود. اهمیت ندادن به مدیریت زمان آثاری همچون: اتلاف وقت، کار بی‌کیفیت، افزایش سطح استرس، عدم تعادل بین کار و زندگی و … را به‌دنبال خواهد داشت. بدین سبب برای جلوگیری از اتلاف وقت و داشتن زندگی کاری و شخصی متعادل حتماً ضروری است که از مهارت مدیریت زمان به‌خوبی استفاده نماییم و از این راهکار نجات‌بخش غافل نباشیم.
مطلب مرتبط: ۷ قدم تا رسیدن به ایجاد تعادل بین کار و زندگی
چگونه می‌توانیم زمان خود را مدیریت کنیم؟
یکی از دغدغه‌های اصلی مدیران در سازمان‌ها، مدیریت زمان است. ما در طول روز افراد بسیاری را می‌بینیم که سعی دارند به همه‌ی کارهای خود برسند، اما بااین‌حال از بسیاری از کارهایشان نیز عقب هستند. مدیریت زمان مانند هر مهارت دیگری راه‌وروش‌های مخصوص به خود را دارد که قابل یادگیری است. زمان با ارزش‌ترین دارایی هر شخصی است و اگر نتواند به‌راحتی آن را مدیریت نماید، هرگز نمی‌تواند از آن محافظت کرده و دستاوردهای بزرگی را برای خود خلق کند. اما برای یادگیری این مهارت باید چه اقداماتی انجام دهیم:
برنامه‌ریزی کنید
راهکار اصلی و مفیدی که می‌تواند هر فردی را در امر مقابله با اتلاف وقت به‌خصوص در محیط کار یاری نماید، داشتن برنامه‌ریزی است. برنامه‌ریزی به سازماندهی کلی فعالیت‌ها کمک کرده و موجب می‌گردد دیدی کلی به تمام کارهایی که در طول روز باید انجام دهید، داشته باشید. برنامه‌ریزی می‌تواند روزانه، هفتگی یا ماهانه انجام گیرد. روش‌های مختلفی ازجمله تهیه لیست انجام کارها، یادداشت کردن، استفاده از تقویم محتوایی و… برای برنامه‌ریزی وجود دارند که می‌توانند در این مسیر اثرگذاری ویژه‌ای داشته باشند.
شما در ابتدا باید کارهایی که در طول روز انجام می‌دهید را اولویت‌بندی نمایید و مشخص کنید که کدام کار را باید فوری انجام دهید و کدام‌یک را بعداً نیز می‌توانید انجام دهید. تا زمانی‌که در حال انجام کار فعلی هستید هرگز به کار تازه دیگری فکر و ورود نکنید. بعد از اتمام هر کار در لیست وظایفتان، جلوی کار موردنظر علامت یا تیک قرار دهید. این موارد تکنیک‌هایی هستند که در برنامه‌ریزی مورداستفاده قرار می‌گیرند و با انجام این کارها به‌طور قابل ملاحظه‌ای می‌توانید جلوی اتلاف وقت در محیط کار را بگیرید.
مطلب مرتبط: ۱۰ استراتژی اولویت‌بندی کارها در محیط کار
یک سیستم مدیریت زمان خوب پیدا کنید
یکی از کارهای اصولی برای مدیریت زمان در محیط کار و جلوگیری از اتلاف آن، یافتن یک سیستم زمانی خوب است. سیستم زمانی به شما کمک می‌کند که بدانید برای انجام دادن کارهای مختلف چقدر زمان لازم دارید؟ یا کارهایتان را کی باید شروع نمایید؟ با این مزیت شما قادر خواهید بود وقت خود را مدیریت کرده و از اتلاف وقت در هر محیطی جلوگیری کنید. یکی از سیستم‌های زمانی که می‌توان مثال زد سیستم چارک است. در این سیستم کارها به چهار قسمت تقسیم می‌شوند:
چارک اول: کارهای مهم و ضروری
چارک دوم: کارهای مهم و غیرضروری
چارک سوم: کارهای غیرمهم و ضروری
چارک چهارم: کارهای غیرمهم و غیرضروری
این سیستم به‌نوعی به کارهای ما نظم می‌بخشد و می‌توانیم به‌راحتی زمان خود را مدیریت نماییم و از هدر رفتن زمان برای کارهای بیهوده جلوگیری کنیم.
اهدافتان را شفاف‌سازی کنید
تعیین اهداف یکی از اصلی‌ترین راه‌های جلوگیری از اتلاف وقت در محیط کار است. می‌خواهیم با یک مثال اهمیت این موضوع را برای شما روشن‌تر نماییم. راننده‌ای را فرض کنید که باید به آدرس معینی برود اما مسیر را بلد نیست. آیا این راننده می‌تواند در کوتاه‌ترین زمان ممکن به مقصد موردنظر برسد؟ آیا راننده اصلاً می‌تواند به مقصد برسد؟ پس بدون تعیین هدف هرگز نمی‌توانیم از وقت خود به‌درستی استفاده کنیم و همواره شاهد اتلاف آن خواهیم بود.
بعد از تعیین اهداف راهکارهای رسیدن به آن‌ها و هزینه‌ها را هم حتما پیش‌بینی نمایید. با داشتن نقشه کار دقیق بدون اتلاف وقت می‌توانید وظایف خود را سر موعد انجام داده و زمانی را که در اختیار دارید به‌صورت صحیح مدیریت کنید. توجه داشته باشید که گاهی اهداف موجب اتلاف وقت نیز می‌شوند. شاید برای شما عجیب باشد ولی باید بگوییم زمانی‌که اهدافی را انتخاب می‌کنیم که دست‌نیافتنی هستند خودبه‌خود زمان خود را در راه رسیدن به این‌گونه اهداف هدر می‌دهیم. بدین سبب شایسته است که در انتخاب اهداف خارج از منطق و عقل عمل نکنیم.
مهارت نه گفتن را یاد بگیرید
در دنیای امروزی چیزهایی وجود دارند که نمی‌توان آن‌ها را با هیچ پولی خرید. یکی از این چیزها زمان بوده که از ارزش بسیاری برخوردار است. برای اینکه از وقت باارزش خود بهترین استفاده را ببریم حتما باید با نه گفتن آشنایی کافی داشته باشیم. برای جلوگیری از اتلاف وقت در محیط کار باید بتوانید به بسیاری از کارهایی که مهم و واجب نیستند یا از اهمیت کمی برخوردارند، نه بگویید. به‌علاوه گاهی نه نگفتن به کارهایی که از دایره تخصص ما خارج هستند وقت و زمان زیادی را از ما خواهند گرفت. به‌عنوان‌مثال در محیط کار زمانی‌که شخصی از شما کمک می‌خواهد اگر در توان شما نیست که به او کمک کنید هیچ‌گاه این کار را نپذیرید و به‌راحتی با یک نه گفتن از زمان و وقت گران‌بهای خود حفاظت نمایید.
مطلب مرتبط: چگونه همیشه با همه‌چیز موافق نباشیم؟
۷ راهکار هوشمندانه برای جلوگیری از اتلاف وقت در محیط کار
همه ما می‌دانیم که زمان، به‌خصوص در محیط کار چه اندازه می‌تواند مهم باشد. اگر زمان تلف شود حتما بر روی کیفیت انجام کار و نتیجه آن نیز تأثیر می‌گذارد. قطعاً هر شخصی اتلاف وقت در محیط کار را تجربه کرده است. به‌همین علت در ادامه راهکارهایی را به‌منظور جلوگیری از هدر دادن زمان در محل کار را برایتان توضیح می‌دهیم تا به شما کمک کنیم که در زمان صرفه‌جویی کرده و از هدر رفتن آن نیز جلوگیری نمایید.
۱ـ واگذاری مسئولیت و تقسیم کارها
همه ما باید بپذیرم که بدون‌شک کار گروهی نسبت به کار فردی در بحث صرفه‌جویی در زمان بسیار نتیجه بخش‌تر است. یعنی برای اینکه در وقت خود صرفه‌جویی نمایید کار موردنظر را بین اعضا گروه خود تقسیم کرده و در کوتاه‌ترین زمان ممکن کار را به‌طور تیمی انجام دهید. امروزه بسیاری از کارها را می‌توان به‌صورت مجازی به دیگران واگذار کرد. اگر متنی را باید تایپ کنید به‌راحتی می‌توانید آن را به افرادی که کارشان تایپ کردن است بسپارید تا آن کار را برایتان انجام دهند. در این روش هم می‌توانید برای خودتان زمان بخرید، اما به شرطی که در واگذاری کارها انتظار و کیفیتی که مدنظرتان است را به‌صورت واضح توضیح دهید. درغیر این صورت هم زمان خود را از دست می‌دهید و هم از نظر هزینه‌های مالی دچار ضرر خواهید شد.
مطلب مرتبط: تحلیلی بر تقسیم کار در سازمان‌ها؛ ضرورت، مزایا و معایب آن
۲ـ در ساعات مشخصی تلفن خود را در حالت پرواز قرار دهید
امروزه تلفن‌های هوشمند علاوه‌بر مزایای فراوانی که دارند به‌راحتی می‌توانند حواس شما را از کارهای مهمی که دارید پرت کنند و بدین ترتیب زمان زیادی را از شما بگیرند. پیامک‌های تبلیغاتی، اعلان‌های مختلف از اپلیکیشن‌های گوناگون نمونه‌ای از هزاران مثال ممکن هستند که می‌توانند موجب اتلاف وقت در محیط کاری شوند. ماهیت شبکه‌های اجتماعی این‌گونه است که مخاطب را جذب خود کرده و ساعت‌ها مشغول خود کنند. ولی محیط کار جای چنین سرگرمی‌هایی نیست و بدین سبب بهتر است در محیط کاری با قرار دادن تلفن خود در حالت پرواز باعث حفظ وقت و دور شدن از اتلاف آن شویم.
مطلب مرتبط: هر آن چیزی که باید درباره‌ی اعتیاد به اینترنت بدانید!
۳ـ استفاده از وبسایت به‌جای اپلیکیشن
استفاده از شبکه‌های اجتماعی و پیام‌رسان‌ها اگر بدون حدومرز باشد به مدیریت زمان شما آسیب‌های زیادی وارد می‌کند و موجب اتلاف وقت قابل توجهی در محیط کار خواهد شد. بدین سبب باید برای استفاده از چنین بسترهایی فکر اساسی کرد. تقریباً همه شبکه‌های اجتماعی موجود نسخه وبسایت دارند که نسبت به اپلیکیشن آن کند عمل می‌کنند. بهعنوان مثال برای استفاده از شبکه اجتماعی موردنظرتان باید مرورگر را باز کرده و آدرس سایت را تایپ کنید و سپس منتظر بمانید تا صفحه بالا بیاید. این دشواری در استفاده به مرور سبب خواهد شد که در محیط کار به استفاده از فضای مجازی رغبتی نداشته باشید و از اتلاف وقت جلوگیری به عمل خواهد آورد.
۴ـ تمرین کنید که تحت هرشرایطی به تعهداتتان پای‌بند بمانید
قطعاً عاملی که نبودنش موجب کم‌رنگ‌تر شدن سایر راهکارهای جلوگیری از اتلاف وقت می‌شود، وجدان کاری است. وجدان کاری یعنی داشتن اخلاق حرفه‌ای در محیط کار. اخلاق حرفه‌ای باعث می‌گردد که کارمندان وظایف خود را با تمام توان انجام دهند و در ساعات کاری از پرداختن به سایر فعالیت‌های حاشیه‌ای پرهیز کنند. داشتن اخلاق حرفه‌ای باید توسط مدیران در بین کارمندان ایجاد و تقویت گردد. مدیرانی که وجدان کاری دارند و با رفتارهای خود سعی در انتقال آن به کارمندانشان هستند، بهترین و مؤثرترین اقدام برای جلوگیری از اتلاف وقت در محیط سازمانی خودشان را انجام می‌دهند.
کارمندی که اخلاق حرفه‌ای را رعایت می‌کند، می‌داند چه زمانی باید کارش را شروع کند و یا چه مواقعی باید کارش را تمام کند. به‌طورکلی به وظایف خود در قبال سازمان واقف است و نیازی ندارد کسی این موضوع را به او گوشزد نماید. بدین سبب یکی از کاربردی‌ترین و مؤثرترین راهکارهای جلوگیری از اتلاف وقت در محیط کاری ایجاد و گسترش اخلاق حرفه‌ای بین کارمندان است.
مطلب مرتبط: ۶ دلیل اهمیت اخلاق کاری در موفقیت سازمان
۵ـ عوامل ایجاد حواس‌پرتی را از خودتان دور کنید
در محیط‌های کاری متنوع عوامل مختلفی وجود دارند که باعث ایجاد حواس‌پرتی فرد می‌گردند. به‌طورمثال رفت‌وآمدهای مکرر، سروصداهای زیاد، بهم ریختگی محیط کار، سؤالات غیرضروری که دیگران حین کار از شما می‌پرسند و… عواملی هستند که با هر بار پرت کردن حواستان شما را مجبور به گذاشتن وقت بیشتر بر روی کارهایتان می‌کنند. پس اگر عوامل ایجاد حواس‌پرتی کنترل نشوند اتلاف وقت بسیار زیادی در روند کاری خود خواهید داشت.
هرچقدر بیشتر در معرض مکالمه بین افراد باشید، بیشتر تمرکز خود را از دست خواهید داد. بنابراین تا جایی‌که می‌توانید محیط خلوتی را برای انجام فعالیت‌هایتان انتخاب نمایید. لازم نیست خود را زندانی کرده و با همه قطع ارتباط کنید ولی در مواقعی که نیاز به تمرکز دارید حتما انتخاب شما یک محیط مناسب و کم سروصدا باشد.
۶ـ از شتاب‌زدگی در انجام کارها اجتناب نمایید
شتاب‌زدگی و عجله داشتن در تمام کردن کارها هرگز مدیریت زمان محسوب نمی‌شود، بلکه برعکس موجب اتلاف وقت نیز خواهد شد. شاید برایتان عجیب باشد که چگونه انجام دادن سریع‌تر کارها با مدیریت زمان و صرفه‌جویی در وقت مغایرت دارد؟ زمانی‌که شما به انجام چندین کار مشغول هستید و تصور می‌کنید که با اتمام سریع این کارها در زمان صرفه‌جویی می‌کنید بدانید که سخت در اشتباه هستید. شاید در ظاهر شما با شتاب‌زدگی بتوانید کار را سریع‌تر تمام کنید اما در ادامه زمانی‌که صرف رفع نواقص احتمالی خواهید کرد نماد اتلاف وقت خواهد بود.
علاوه‌براین شتاب‌زدگی در کیفیت کاری که انجام می‌دهید نیز تأثیر منفی خواهد گذاشت. پس برای جلوگیری از اتلاف وقت در محیط کاری منطقی‌ترین راه همراه کردن دقت در انجام فعالیت‌هایتان است.
۷ـ فرسودگی شغلی؛ عامل مخفی اتلاف وقت در محیط کار
یکی از دلایلی که می‌تواند موجب اتلاف وقت از جانب کارکنان شود، فرسودگی شغلی است. فرسودگی شغلی نوعی خستگی عاطفی، بی‌انگیزه بودن و احساس منفی فردی است. یعنی فرسودگی شغلی خستگی و ناکامی است که به‌دنبال از خودگذشتگی فراوان شخص در ارتباطاتش ایجاد می‌گردد. جالب است بدانید که فرسودگی شغلی با ویژگی‌های شخصیتی افراد ارتباط مستقیمی دارد.
به‌عنوان‌مثال شخصی که اعتمادبه‌نفس بالایی دارد بهتر می‌تواند با محیط‌های کاری پرتنش سازگار باشد. پس برای اینکه با فرسودگی شغلی روبه‌رو نشویم یا اثرات آن را به حداقل برسانیم باید هنگام استخدام کارکنان دقت کافی را داشته باشیم و متناسب با ویژگی‌های شخصیتی افراد و ویژگی‌های شغلی دست به استخدام بزنیم. با این روش به‌صورت قابل توجهی می‌توانیم با فرسودگی شغلی مقابله نماییم. درنتیجه وقتی ریشه‌ی فرسودگی شغلی را شناسایی و مهار کنیم در مقابله با اتلاف وقت کارمندان در محیط کار نیز می‌توانیم قدم‌های مؤثری برداریم.
آیا شما دچار فرسودگی شغلی شده‌اید؟
ورود به تست فرسودگی شغلی مسلش
سخن نهایی
راهی که افراد در مواجهه با مشکلات خود درنظر می‌گیرند نمونه‌ای از عملکرد آن‌ها در مقابل مسائل زندگی و شغلی است. مدیریت زمان یکی از روش‌های رایج برای کاهش استرس و جلوگیری از اتلاف وقت در محیط کار است. درواقع مدیریت زمان بهعنوان منبعی برای ایجاد انگیزه و افزایش اعتمادبه‌نفس افراد، موجب انجام حجم کارهای زیاد در زمان محدود می‌گردد. حتی می‌تواند سبب رشد و پیشرفت افراد و سازمان‌ها شود.
گاهی افراد با شرایط خاصی روبه‌رو می‌شوند که کارهای زیادی برای انجام دادن دارند و همین موضوع باعث می‌شود که نتوانند عملکرد و یا بهره‌وری بالایی داشته باشند. به‌همین دلیل به ابزارهایی همچون مدیریت زمان و اولویت‌بندی کارها نیاز دارند تا به‌راحتی بتوانند کارهای مهم و فوری را در زمان مشخص خود به انجام برسانند. این کار بهعنوان یک روش هوشمندانه برای جلوگیری از فرسودگی شغلی و پای‌بندی به پروژه‌های کاری و درنتیجه جلوگیری از اتلاف وقت در سازمان‌ها به‌شمار می‌آید.
