این‌بار میخواهیم برای کمک به شخص مصاحبه کننده توضیحاتی ارائه دهیم و در واقع مهارتهایی را بررسی کنیم که یک مصاحبه کننده ی موفق به آن نیاز دارد. مصاحبه، به‌تنهایی، نمیتواند راهی کامل و قابل اطمینان برای انتخاب افراد یک شرکت باشد، بهتر است در انتخاب کارجویان از انواع آزمون‌های شخصیتی، ارائه، حل مسائل مرتبط با جایگاه شغلی و … در کنار مصاحبه استفاده کنید.
فهرستی از تست های شخصیت‌شناسی حوزه منابع‌انسانی که در روز مصاحبه به کمک مصاحبه کننده ی موفق می‌آید.
حتی اگر در مصاحبه کردن مهارت بالایی دارید و یک مصاحبه کننده ی موفق هستید، سعی کنید هرگز آن را به تنهایی انجام ندهید. بهتر است مصاحبه با افراد را به صورت گروهی از مصاحبه کنندگان شامل حداقل ۲ نفر برگزار کنید تا بدون تعصب و قضاوت شخصی بتوانید افراد مناسب را انتخاب کنید.
کلید این راه، آمادگی کافی برای انجام مصاحبه است. چیزی که باید انجام دهید با توجه به نقش شما متفاوت است.
اگر مدیر استخدام باشید، پس شخصی هستید که همیشه فرایند استخدام افراد را مدیریت میکنید. در این صورت به احتمال زیاد بیشترین درک و تجربه را از نیازمندی‌های شغلی دارید.
اگر شخصی هستید که قرار است به‌عنوان دستیار برای اظهار نظر در مورد داوطلبان به مصاحبه کننده ی اصلی کمک کند معمولا لازم است دانش حداقلی در مورد نیازمندی‌های شغلی داشته باشید.
نقش دیگری که شاید در آن قرار داشته باشید یک ارزیاب مستقل یا نماینده‌ی منابع انسانی است. در این صورت احتمالا برای مدیریت فرآیند و اطمینان از عادلانه انجام شدن مصاحبه برای همه ی داوطلبان در آنجا حضور دارید. در این نقش معمولاً نیازی به دانش دقیق راجع به نیازمندی‌های شغلی نیست.
یک مصاحبه ی موفق چگونه است؟
می‌توان گفت مهمترین نکته در مصاحبه موفق این است که بدانید در یک داوطلب چه چیزی را باید جستجو کنید.
اولین نکته ی مهم آن است که یک توصیف دقیق از شغل موردنظر و ویژگی های فرد مناسب برای این جایگاه شغلی داشته باشید تا بدانید که دقیقا از مصاحبه شونده چه میخواهید.
سعی کنید فرم درخواست تمام داوطلبانی که قرار است با آنها مصاحبه کنید را بخوانید و به هرکدام بر اساس معیار های مورد نظرتان یک نمره اختصاص دهید.
مورد دیگر آن است که در صورت گروهی بودن مصاحبه کنندگان، اعضای هیئت مصاحبه یکدیگر را از قبل ملاقات کرده و در مورد روش‌های مصاحبه و معیارهایشان تا حدودی صحبت کنند. همچنینو به توافق برسند که چه کسی باید سوال ها را بپرسد یا چه زمینه هایی در انتخاب فرد مناسب مهم تر بوده و چه موضوعاتی میتواند به صورت بررسی نشده رها شود.
در نهایت، هیئت مصاحبه‌کننده باید در مورد پاسخ مناسب برای هر سوال و مدت زمان مورد نیاز برای رسیدن به این پاسخ مناسب به توافق برسند.
مصاحبه کننده‌ها میتوانند، لیست کوتاهی از نمره های داده شده به هر داوطلب تهیه کرده و بعد از مقایسه ی آنها با یکدیگر بر سر یک نمره ی کلی توافق کنند.
یک مصاحبه کننده ی موفق در روز مصاحبه چه کاری باید انجام دهد؟
یکی از مهارت های مهم برای مصاحبه کننده ی موفق این است که بتواند یک رابطه ی دوستانه با داوطلب ایجاد کرده و به حفظ آرامش او کمک کند. با اینکار شما به عنوان مصاحبه کننده، افراد توانایی که شاید فقط مصاحبه کردن نقطه ضعفشان باشد را نیز میتوانید به درستی و بر اساس توانایی‌هایشان ارزیابی کنید.
شما به عنوان یک مصاحبه کننده ی موفق، هنگام ملاقات با داوطلبان بهتر است با آنها تماس چشمی برقرار کنید. به آنها دست داده و لبخند بزنید. اگر بتوانید به آنها نشان دهید که استرسشان را درک میکنید، قطعا از اضطراب آنها کم خواهد کرد.
توجه داشته باشید که قرار نیست داوطلبان را شکست داده و به آنها ثابت کنید که برای شرکتتان مناسب نیستند. شما آنجا هستید که نزدیکترین فرد را به فرد ایده ال برای جایگاه شغلی مورد نظر خود پیدا کنید.
سعی کنید به صندلی مورد نظر اشاره کرده و از داوطلب بخواهید که بنشیند. با اینکار نگرانی او در مورد اینکه باید چه‌کاری انجام دهد را برطرف خواهید کرد.
به‌طورکلی، این مصاحبه‌کننده است، که مصاحبه را هدایت میکند.
او باید:
- پس از معرفی اعضای هیئت مصاحبه، فرآیند مصاحبه را به‌طورکلی توضیح دهد.
- شفافانه شرح دهد که قرار است مصاحبه چه چیزهایی را پوشش دهد و چه کسی سؤالات را می‌پرسد.
- و فرآیند را با پرسیدن سوالاتی مثل “به ما بگویید در شغل فعلی خود به چه‌کاری مشغول هستید؟” شروع کند.
ارائه‌ها:
اگر قرار است داوطلبان ارائه ای داشته باشند، ابتدا با آن شروع کنید.
بعدازآن میتوانید در بین سوالات مصاحبه جزئیات بیشتری درمورد ارائه‌ی آنها بپرسید. حداقل ۱۰ دقیقه برای پرسش‌های مربوط به ارائه نیاز است.
سؤال پرسیدن:
پرسش‌های مصاحبه معمولا به سه شکل طرح میشوند:
پرسش‌های مبتنی بر شایستگی و تجربه، پرسش‌های فرضی و پرسش‌های آگاهی شخصی.
پرسش‌های مبتنی بر تجربه
سوالات این دسته به‌منظور کشف اقدامات و مهارتهایی که داوطلب قبلاً از خود نشان داده است، طراحی میشوند. و معمولاً به شکل زیر هستند:
- “راجع به زمانی که ….. بگویید”
- “چگونه مشکل خاصی که در کار با آن روبه‌رو شده‌اید را حل کرده‌اید؟”
البته مشکل بزرگ این سؤالات این است که آنها توانایی‌های بالقوه را آشکار نمی‌کنند. چرا که ممکن است کاری که داوطلب قبلاً انجام داده است، در سازمان شما هرگز اتفاق نیفتد یا او توانایی هایی داشته باشد که فرصت استفاده از آنها در شغل های قبلی برایش به وجود نیامده باشد.
مخصوصا اگر با داوطلبانی مصاحبه کنید که تجربه‌ی کاری زیادی ندارند، اثبات مهارت هایی که در گذشته داشته اند برای آنها مشکل خواهد بود. پس بهتر است، از چند سؤال فرضی استفاده کنید.
پرسش‌های فرضی
این سؤالات برای کشف چگونگی مواجهه داوطلب با مشکلات احتمالی شرکت طراحی میشوند. میتوانید شرحی نوشته‌شده از مشکل را ارائه داده و از آنها بخواهید که راه حل های مورد نظرشان برای حل مشکل را ارائه دهند. این روش برای درک نوع مواجهه افراد با مسائل بسیار موثر و کارامد است.
آگاهی شخصی
این دسته برای کشف سازگاری بین نیازهای داوطلبان و موردی که شغل یا سازمان میتواند ارائه دهد، طراحی میشوند. مثلا، ممکن است از داوطلب بخواهید چیزی را که به او انگیزه میدهد یا توانایی‌هایی که با خود به سازمان می‌آورد را بازگو کند. این گونه سوالات باعث میشود داوطلب نیازمندی‌ها و توانایی‌های خود را برای شما رتبه‌بندی کند. با این کار شما قادر به ارزیابی آن هستید که داوطلبان تا چه حد نسبت به خود آگاهی دارند.
همچنین این مورد نیز برای شما روشن خواهد شد که آیا شرکت شما میتواند انگیزه‌های ضروری را برای آنها فراهم کرده یا از توانایی‌های آنها استفاده کند؟
برخی از پرسش‌ها عبارت‌اند از:
“لطفاً پنج عاملی که شمارا در شغل خود باانگیزه نگه می‌دارد، را به ترتیب نزولی بیان کنید.”
“مؤثرترین راه‌ها برای مدیریت شما چه هستند؟”
“آخرین بازخورد و ارزیابی پیشنهادشده‌ای که در یک زمینه برای کارهای بعدی دارید چیست و چگونه به آن رسیدگی میکنید؟”
این نکته را هرگز فراموش نکنید که در یک مصاحبه‌ی جدی برای پرسش‌های غیرمعمول و بی‌معنی جایی وجود ندارد، پرسش هایی از قبیل “اگر شما یک ماشین/حیوان/کشور بودید چه‌کار می‌کردید؟ و یا امثال این پرسش هایی که هیچ پاسخ منطقی و معقولی برای آنها وجود ندارد.
کسی که خود را شایسته‌ی احترام میداند، پاسخی سرسری آماده کرده و شما چیزی از پاسخ او متوجه نخواهید شد. پس وقت خودتان و دیگران را با این‌گونه سؤالات تلف نکنید.
پس از آنکه پرسیدن پرسش‌های خود را به پایان رساندید، به داوطلب فرصتی برای پرسیدن سؤال‌هایش بدهید.
این پرسش‌ها احتمالا برای شما نیز منجر به شفاف‌سازی بیشتری خواهند شد.
یادداشت‌برداری و امتیازدهی:
شخصی که سؤال می‌پرسد باید تا پایان پاسخ داوطلب تمام حواس خود را بر او متمرکز کرده و به تماشای زبان بدن و توجه کامل به صحبت های داوطلب بپردازد.
هنگام پاسخ دادن داوطلب بهتر است یادداشت‌برداری نکنید، و این کار را به زمانی که صحبت او به پایان رسید موکول کنید.
هر عضو یا مصاحبه‌کننده همان‌طور که مصاحبه پیش می‌رود باید به داوطلب در هر معیار موردنظر امتیاز بدهد.
همیشه امکان اصلاح ارزیابی قبلی وجود دارد، اما این نکته را نیز فراموش نکنید که بعد از ۴۵ دقیقه پاسخ‌های قبلی را به‌وضوح به خاطر نخواهید آورد.
به همین دلیل، بهتر آن است که هیئت مصاحبه پس از آنکه داوطلب اتاق را ترک کرد در مورد او گفت‌وگو کرده و در مورد امتیاز وی با توجه به معیارها به توافق برسند.
تصمیم‌گیری:
تصمیم نهایی شما باید بر اساس امتیازاتی باشد که به هر داوطلب داده‌اید.
اگر در انتهای فرآیند یک یا چند نفر از هیئت مصاحبه‌کننده با داوطلب موفق شده موافق نبوده و نسبت به انتخاب او شک دارند، بهتر است دوباره معیار های مورد نظرتان و مهارت های شغلی فرد مذکور را بررسی کنید. آیا داوطلب چیزی گفته است که باید منجر به نمره‌ی پایین‌تری می‌شده است؟
کل فرآیند را بازنگری کرده و به پاسخ متفاوتی برسید تا زمانی که داوطلب درخواست تجدیدنظر کرد بتوانید او را توجیه کنید.
در این مرحله، نقش ارزیاب مستقل، درصورتی‌که وجود داشته باشد، این است که مطمئن شود فرآیند برای تمامی داوطلبان عادلانه بوده است.
اخطار
حس ششم یا احساسات درونی، ابزاری به شدت ضعیف برای انتخاب اند.
اگر کسی را در طی مصاحبه دوست داشتید فقط به این معناست که آن شخص یا مهارت بالایی در ایجاد ارتباط دوستانه دارد یا شما را به یاد شخصی که دوست دارید می‌اندازد.
به همین ترتیب، دوست‌نداشتن افراد نیز از همین الگو پیروی میکند و فقط به این معناست که آن شخص یا عصبی و مضطرب بوده یا حرفی زده که شمارا به یاد شخصی که دوست ندارید انداخته است.
این موضوع هیچ ربطی به چگونگی انجام کار توسط آن شخص ندارد، فقط شاید بتواند نشان دهد که او تا چه حد با تیم کاری سازگار است.
اما به این نکته نیز توجه کنید که هر صدف برای ساخت مروارید به شن و ماسه نیاز دارد و هر تیم نیز نیازمند شخصی است که هرلحظه با توافق اکثریت مخالفت کند.
سخن آخر
مهارت در مصاحبه و پیدا کردن فرد مناسب برای سازمان، یکی از مهمترین المان‌های توسعه فردی برای صاحبان کسب و کار یا مسئولین اجرایی و مدیریتی است.
هنگام مصاحبه سعی کنید خودتان را جای کارجویان گذاشته وشرایطی که در آن قرار دارند را درک کنید. به این فکر کنید که در این شرایط چه چیزهایی استرستان را بیشتر میکند و چه مواردی آرامش خاطر و اعتماد بنفستان برای نمایش توانایی هایتان را افزایش میدهد و سپس آن اقدامات را در مصاحبه تان نسبت به داوطلبان انجام دهید.
در آخر به انتخابتان ایمان داشته باشید. به فردی که استخدام شده است اعتماد کرده و از توانایی های او برای پیشرفت سازمان بهره مند شوید. این نکته را فراموش نکنید که مهارت ها دست یافتنی اند و این شخصیت مناسب است که باید استخدام کنید.
