تصمیم‌گیری، نیروی حیات یک سازمان به حساب می‌آید و جلسات کاری جایی است که این تصمیمات مهم اتخاذ می‌شوند. اما با این وجود مدیران بسیار زیادی را در سازمان‌ها می‌بینید که در برگزاری و مدیریت جلسات کاری خود دچار ضعف هستند و هنگامی که از آن‌ها درباره تجربیات جلساتشان سوال می‌پرسید پریشان می‌شوند.
بسیاری از رهبران کسب‌و‌کارها را می‌بینید که همیشه از زمان زیادی که مدیریت جلسات کاری از آن‌ها می‌گیرد، شکایت می‌کنند. اما واقعا چطور باید این جلسات را مدیریت کنید؟ چگونه باید به نتیجه بهتر در جلسات کاری در مدت زمان کوتاه برسید؟
یکی از چالش‌هایی که امروزه در بسیاری از سازمان‌ها مشاهده می‌کنید این است که هنوز تیم‌های مدیریت در جلسات خود نمی‌توانند برای سازمان و یا شرکت خود تصمیمی درست و کارآمد بگیرند. اما برای رفع این چالش باید چه کرد؟
در نظرسنجی که اخیرا توسط مک کنزی گرفته است، ۶۱ درصد مدیران بیان کرده‌اند که حداقل نیمی از زمانی که صرف تصمیم‌گیری می‌کنند و بیشتر آن را در جلسات حضور دارند، بی‌نتیجه است و فقط ۳۷ درصد رهبران از جلسات خود رضایت داشته‌اند و گفتند که تصمیمات درستی را در این زمان اتخاذ کرده‌اند. آن‌ها می‌گویند جلساتشان از کیفیت خوبی برخوردار بوده است.
اما مدیران چگونه می‌توانند در دل جلساتی که در آن شرکت می‌کنند یا هدایت آن را بر عهده دارند، تصمیم‌های کسب‌و‌کاری سریع‌تری بگیرند؟
برای اینکه بتوانید جلسات کاری کارآمدی را تجربه کنید همین الان که در حال خواندن این مقاله هستید، دفتر و یا سررسید جلسات خود را بیاورید و جلسات باقی‌مانده آخر سال خود را بر اساس این سه سؤالی که در ادامه مطرح می‌کنیم مرور کنید تا مشکل کار خود را متوجه شوید. این سؤالات باعث می‌شود کیفیت مدیریت جلسه کاری خود را ارتقا دهید.
سؤال ۱: آیا اصلا باید جلسه برگزار شود؟
گاها ما جلساتی را تشکیل می‌دهیم که اصلا ضروری نیستند. پس اولین گام بزرگی که باید بردارید حذف و لغو جلسات غیرضروری است. در ابتدا از جلسات روتین شروع کنید، چراکه این جلسات معمولا در بسیاری از سازمان‌ها به یک دورهمی دوستانه تبدیل شده است و فایده‌ای در تصمیم‌گیری شما ندارد. این جلسات روتین را کنترل شده برگزار کنید و واقعا اهداف جلسه ماهانه و هفتگی و … را مشخص کنید تا بتوانید به یک جمع‌بندی و یک نتیجه‌گیری درست برسید.
سؤال ۲: این جلسه برای چه برگزار می‌شود؟
در بسیاری از مواقع جلسات معمولا با موضوعات مشخصی برگزار و مدیریت می‌شود. اما باید برای برگزاری هر جلسه این سؤال را از خود بپرسیم که این جلسه برای چه باید تشکیل شود؟ هدف به اشتراک‌گذاری اطلاعات است؟ و یا موضوع مهم و قابل بحثی وجود دارد که باید درباره آن تصمیم‌گیری کنید؟
در این صورت کاملا مشخص خواهد شد که باید کدام جلسه را تشکیل دهیم و کدام را نه. اگر جلسه شما صرفا قرار است جهت اطلاع‌رسانی و یا اشتراک‌گذاری باشد نیاز به برگزاری ندارد چراکه شما می‌توانید این اشتراک‌گذاری را به روش‌های مختلف انجام دهید. اما اگر بحث مهمی وجود دارد که باید درباره آن تصمیمی اتخاذ گیرد، باید حتما این جلسه‌ای را برگزار کنید.
سؤال ۳: نقش هر فرد چیست؟
همان‌گونه که هدف از تشکیل جلسه بسیار مهم است؛ افرادی که در آن جلسه باید حضور داشته باشند هم مهم هستند. باید نقش هر فرد در جلسه با توجه موضوع قابل بحث مشخص باشد. یعنی باید مشخص باشد که تصمیم‌گیرنده نهایی در آن جلسه چه کسی است؟
حتی اگر به طور واضح مشخص نباشد که تصمیم‌گیرنده نهایی در جلسه چه کسی است اما با این وجود بازهم باید نقش حضار جلسه مشخص باشد، چرا که نقش شرکت‌کنندگان دیگر و نحوه اثرگذاری آن‌ها بر نتیجه نهایی، ساختار برگزاری یک جلسه را تشکیل می‌دهد.
اگر نقش افراد در جلسات کاری مشخص نباشد، بهره‌وری و کارایی آن جلسه کاهش می‌یابد و تصمیم‌گیری را در جلسه سخت‌تر کرده و ممکن است مدت زمان خیلی زیاد جلسه کاری زمان ببرد اما هیچ نتیجه‌ای را دریافت نکنیم.
مسئولیت‌های نامشخص در دورانی که سرعت و چابکی در سازمان‌ها یک مزیت رقابتی محسوب می‌شود، میتواند نتیجه معکوس داشته باشد.
۶ نکته طلایی برای مدیریت جلسات کاری و نتیجه‌گیری بهتر:
- برنامه و ساختاری منظم ایجاد کنید؛
- زمان پایان جلسات را تعیین و اجرا کنید؛
- آمادگی داشته‌باشید؛
- در برگزاری جلسات از ابزارهای مختلف استفاده کنید؛
- فرصت صحبت کردن را در اختیار همه قرار دهید؛
- زمان اجرای برنامه‌های خود را روشن و مشخص کنید.
جهت مدیریت جلسات کاری برنامه و ساختاری منظم ایجاد کنید:
شما باید برای مدیریت جلسات کاری، دستورجلسه‌ی مشخصی را دنبال کنید. چراکه این کار باعث می‌شود شرکت‌کنندگان در آن جلسه با تمرکز بیشتری برنامه‌های مدوّن و پیش‌بینی شده را دنبال می‌کنند. اگر شما مسئول برنامه‌ریزی جلسات هستید، با توجه به نوع و مدل جلسه می‌توانید از حاضران در جلسه چشم‌اندازها را بپرسید و یا به آن‌ها اجازه دهید خودشان جلسه را مدیریت کنند. پرسش درباره چشم‌اندازهای فرد قبل از شروع جلسه باعث می‌شود، او بتواند با آمادگی بیشتری در جلسه حضور پیدا کند.
همچنان همیشه یادتان باشد که نکات کلیدی، سرفصل‌ها و موارد مهم را در دستور جلسات خود قرار دهید. این کار باعث می‌شود حاضرین تمرکز بیشتری بر روی هدف اصلی داشته باشند و در نتیجه به نتیجه و تصمیم درست‌تری خواهید رسید.
اگر ساختار و دستور جلسه را یک روزقبل برای تمامی حضار جلسه بفرستید تا آن‌ها نیز فرصت مطالعه داشته باشند، میتواند به تصمیم‌گیری و نتیجه درستتر کمک کند.
زمان پایان جلسات را تعیین و اجرا کنید:
برای جلسات خود یک زمان پایان قرار دهید، چراکه افراد با دیدن زمان پایان می‌دانند که جلسه شما زمان مشخصی دارد و در این حالت در طول جلسه تمرکز بیشتری برروی مطالب دارند و دائما به ساعت خود خیره نمی‌شوند.
آمادگی داشته باشید:
آمادگی، کلید موفقیت و کارآیی در امر مدیریت جلسه است. اگر شما قبل از جلسه نیاز به اطلاعاتی دارید که باید قبل از جلسه توسط شرکت‌کنندگان جمع‌آوری شود باید به آن‌ها از چندروز قبل بگویید تا بتوانند با آمادگی کامل بر سر جلسه حضور پیدا کنند. برای مثال اگر برای تصمیم‌گیری دقیق نیاز به امور حساب‌های سازمان دارید باید به حسابدار خود از قبل بیان کنید تا در روز جلسه به دنبال سیستم برای پاسخگویی به شما نباشد.
در برگزاری جلسات از ابزارهای متنوع استفاده کنید:
دربرگزاری جلسات کاری حتما باید به این نکته توجه کنید که از ابزارهای مختلف، متناسب و مورد نیاز جلسه خود استفاده کنید. برخی از این ابزارها استراتژی‌های ارتباطی هستند که با وجود آن‌ها، همه می‌توانند فرصت صحبت‌کردن داشته باشند.
اگر موضوع قابل بحث در جلسه بسیار مهم و حساس است. بنابراین در مورد ضبط جلسه و اشتراک‌گذاری آن از ابزارهای رکورد استفاده کنید.
فرصت صحبت کردن را در اختیار همه قرار دهید:
اگر می‌خواهید در جلسات کاری خود به یک نتیجه و تصمیم درستی برسید، باید به همه افراد در فرصت بدهید تا افکار و نظراتشان را بیان کنند. افرادی که در جلسه حاضرند باید بتوانند درباره یک ایده، ارائه پیشنهاد یا مخالفت و یا موافقت مشارکت کنند.
زمان اجرای برنامه‌های خود را روشن و مشخص کنید:
درباره اهداف، چشم‌اندازها و تصمیمات در جلسه با ذهنی باز و شفاف در جلسه صحبت کنید تا شرکت‌کنندگان بعد از جلسه گنگ و مبهم نباشند. همچنین همه مواردی که با ابزارهای خاص رکورد شده و یا یادداشت‌های اصلی را به دست آن‌ها برسانید تا بتوانند بعد از جلسه از آن‌ها استفاده کنند.
پیشنهاد: ۸ تکنیک مؤثر مدیریت جلسه کاری موفق
