قطعا شما نیز تجربه‌ی شرکت در جلسه کاری را داشته‌اید. جلسات کاری بهترین راه برای بهره‌مندی از تخصص و مهارت طیف وسیعی از افراد است. اما متأسفانه وقتی اسم جلسه به میان می‌آید، اکثر افراد یک گردهمایی خسته‌کننده و بی‌فایده را تصور می‌کنند. تصویری که در آن چندین نفر با گوشی‌های هوشمند خود بازی می‌کنند. عده‌ای چرت می‌زنند و تقریبا تمام افراد از خود می‌پرسند: کی این جلسه تمام می‌شود؟ تا از این محیط رهایی یابند.
مسلما چنین جلسات کاری تنها وقت افراد را هدر می‌دهند و هیچ سودی برای سازمان ندارند. از طرفی زمان زیادی برای این جلسات صرف می‌شود که عملا انجام کاری بی‌فایده برای ساعات طولانی است. به همین دلیل اکثر کارمندان از شرکت در این جلسات کاری گریزانند. پس باید چه کرد؟ آیا راهی وجود دارد تا این جلسات را به جلساتی مفید و دل‌چسب تبدیل کرد؟ چگونه می‌توان از پتانسیل افراد در این جلسات به بهترین شکل ممکن استفاده نمود؟
در این مقاله ۸ تکنیک مؤثر برای مدیریت جلسه کاری در اختیار شما قرار می‌دهیم. شما می‌توانید با بهره‌گیری از این تکنیک‌های مدیریتی نبض جلسات کاری را در دست بگیرید، انرژی کارمندان خود را افزایش دهید و آن‌ها را برای ادامه کار مشتاق‌تر کنید.
چرا برگزاری جلسه کاری برای سازمان حیاتی است؟
برگزاری جلسات جزء فعالیت‌های اجتناب‌ناپذیر سازمان است. درواقع بسیاری از موفقیت‌های سازمان در گرو برگزاری مفید و کارآمد این جلسات هستند و می‌توان چنین گفت که این گردهمایی‌ها فواید بسیاری برای سازمان، مدیران و کارمندان آن دارند. در ادامه به معرفی ۴ مورد از دلایل اهمیت این جلسات می‌پردازیم.
۱ـ تعامل بیشتر افراد با یکدیگر و تقویت مهارت‌های ارتباطی در سازمان
راه‌های بسیاری برای ایجاد ارتباط میان افراد سازمان وجود دارد. اما بهترین راه برای ایجاد جو صمیمی، تعامل و مشارکت میان آن‌ها ملاقات حضوری است. کارمندان یک سازمان یا گروه‌های تجاری مختلف در خلال این دیدارهای حضوری به یک تیم تبدیل می‌شوند. آن‌ها در قالب این تیم‌های کاری با مهارت‌های یکدیگر آشنا شده و از آن‌ها برای پیشبرد اهداف سازمان استفاده می‌کنند.
مطلب مرتبط: اهمیت کار تیمی و حل مسئله در موفقیت سازمان چیست؟
۲ـ بروز خلاقیت
بدون شک مهم‌ترین مهارت برای هر کسب‌وکاری، خلاقیت است. سازمان‌ها و تیم‌های کاری برای بروز خلاقیت کارکنان خود، گردهمایی کاری ترتیب می‌دهند. در این جلسات ایده‌ها و انرژی تمامی افراد در جهت حل مشکلات سازمان متمرکز می‌شود. زمانی که طیف گسترده‌ای از افراد با دیدگاه‌های متفاوت در کنار یکدیگر جمع می‌شوند، امکان بروز ایده‌های ناب در میان آن‌ها قوت می‌گیرد. سازمان‌ها نیز از این موضوع مطلع بوده و سعی دارند جلسات کاری متعددی را تشکیل دهند.
مطلب مرتبط: چرا خلاقیت مهم‌ترین مهارت برای موفقیت کسب‌وکارهاست؟
۳ـ آشنایی کارمندان تازه وارد با فرهنگ سازمان
جلسات کاری برای اهداف مختلفی تشکیل می‌شوند. یکی از این موارد آشنایی افراد با یکدیگر است. افراد تازه وارد به سیستم در این جلسات به سایر افراد معرفی‌شده و در جریان اهداف و برنامه‌های سازمان قرار می‌گیرند. البته این نوع از معرفی و آشنایی یکی از بهترین روش‌های ورود افراد جدید به سیستم است.
مطلب مرتبط: چگونه با کارمند تازه وارد خود رفتار کنیم تا موتورش گرم شود؟
۴ـ آگاهی از برنامه‌ها و اهداف یکدیگر و اطمینان یافتن از درست بودن مسیر حرکت سازمان
جلسات کاری تنها میان افراد یک سازمان تشکیل نمی‌شود. ممکن است این جلسات میان دو گروه تجاری برگزار شود. وجود این گردهمایی‌ها به آگاهی از برنامه‌ها و اهداف طرف مقابل کمک شایانی می‌کند. درواقع محتوای این قبیل جلسات کاری و مذاکرات بین سازمانی به شما کمک می‌کند تا بدانید آیا برنامه‌هایتان به‌خوبی تعیین شده‌اند و در مسیر درست اجرا می‌شوند یا خیر.
مطلب مرتبط: موفقیت سازمان در گرو چیست و موانع رسیدن به این موفقیت چیست؟
۸ تکنیک مؤثر مدیریت جلسه کاری موفق
مهم‌ترین نکته برای مدیریت تمامی جلسات کاری، انتخاب مدیری شایسته و کارآمد است. فردی که بتواند به‌راحتی با دیگر افراد ارتباطات برقرار کند، آن‌ها را مدیریت کرده و تعارضات میان آن‌ها را حل نماید. تجمع‌های کاری همیشه بدون مشکل سپری نمی‌شوند. ممکن است در حین یک جلسه کاری، تعارض و تنش ایجاد شود. در این زمان وظیفه مدیریت است که این تعارضات را حل کرده و افراد را به ادامه جلسه تشویق کند. برای تشخیص چنین افرادی می‌توانید از ابزارهای مختلفی کمک بگیرید. یکی از این ابزارها، تست رفتارشناسی DISC دیسک است.
مطلب مرتبط: ارتباطات سازمانی و مدیریت تعارضات و نقش تست دیسک در حل آن‌ها
۱ـ مخاطبتان را بشناسید
در جلسه کاری شناخت افرادی که روبه‌روی شما نشسته‌اند، راحت است. شما می‌توانید تغییرات رفتاری آن‌ها را تشخیص داده و بر اساس آن جلسه را مدیریت کنید. شناخت مخاطبتان به شما کمک می‌کند صحبت‌های خود را بر اساس نیازها، خواسته‌ها و اهداف فرد مقابل تنظیم کنید. در این خصوص بهره‌مندی از هوش هیجانی مهم‌ترین مهارت موردنیاز برای مدیران سازمان است. اگر مدیریت جلسه در دستان فردی با هوش هیجانی بالا باشد، به‌راحتی می‌تواند افراد حاضر در جلسه را هدایت و مدیریت کند.
۲ـ جلسه کاری را مطابق با برنامه‌ریزی، زمان‌بندی و چارچوب از پیش تعیین‌شده پیش ببرید
قبل از شروع جلسه، برنامه مشخصی برای خود ترسیم کنید. آگاهی از موارد موردبحث در جلسه، چارچوب کلی گردهمایی را مشخص می‌کند. شروع جلسات بدون دستور جلسه، نتیجه‌ی مطلوبی را به دنبال نخواهد داشت. چراکه به‌درستی به مباحث اصلی پرداخته نشده و جلسه از مسیر اصلی خود خارج خواهد شد.
۳ـ هدف خود را از برگزاری جلسه مشخص کنید
هر جلسه باید هدف مشخص و روشنی داشته باشد. قبل از برگزاری جلسه و دعوت دیگر افراد، از خود بپرسید هدفتان از تشکیل این جلسه چیست؟ در این جلسه چه منافعی به دست می‌آورید؟ این گردهمایی برای سایر افراد چه سودی خواهد داشت؟
۴ـ جلسه را به‌موقع شروع و به‌موقع هم تمام کنید
زمانی که مدیریت یک جلسه کاری با شماست، آن را در زمان مقرر آغاز کنید. شروع به‌موقع شما را فردی منظم و مقید به زمان‌بندی نشان می‌دهد. همچنین به سایر کارمندان نیز نشان می‌دهید که باید برای زمان دیگر افراد احترام قائل شده و بدقولی نکنند.
همان‌طور که زمان آغاز جلسه را مشخص می‌کنید، زمان اتمام آن را نیز اعلام کنید. اگر افراد حاضر در جلسه بدانند چقدر زمان دارند، بهتر آن را مدیریت کرده و تمرکز بیشتری برای پیشبرد جلسه خواهند داشت.
۵ـ جلسه را به نحوی مدیریت کنید تا همه‌ی افراد بتوانند اظهارنظر کنند
عدم مشارکت افراد حاضر در جلسه، یکی از مواردی است که جلسات را کسل‌کننده می‌کند. شما به‌عنوان مدیر یک جلسه وظیفه دارید فرصت مناسبی برای اظهارنظر همه‌ی افراد حاضر در جلسه فراهم کنید. این کار باعث مشارکت بیشتر افراد و تمرکز ذهنی بالای آنان می‌شود. یک مدیر موفق فردی است که به این موردتوجه ویژه نشان داده و تمامی افراد را ترغیب به فعالیت در جلسات نماید.
مطلب مرتبط: چگونه یک مدیر بهتر برای کارمندان خود باشم؟
۶ـ مدیریت زمان را فراموش نکنید
یکی از بزرگ‌ترین دغدغه‌های افراد در خصوص برپایی جلسات کاری، زمان زیادی است که صرف این جلسات می‌شود. جلسه‌ای موفق است که در کوتاه‌ترین زمان ممکن و با بیشترین کارایی انجام شود.
۷ـ از حضور افراد ضروری و تأثیرگذار در جلسه مطمئن شوید
افراد حاضر در اتاق جلسه یک عامل مهم در اثربخش بودن آن جلسه به‌حساب می‌آیند. بنابراین حتما افرادی را به جلسات دعوت کنید که وجود آن‌ها ضروری بوده و باعث اثربخشی جلسه می‌شوند. مثلا تصور کنید جلسه‌ای بدون حضور مدیر اجرایی برگزاری شود. مسلما در این جلسه نمی‌توانید هیچ تصمیم مهمی بگیرید. در حقیقت آن جلسه هیچ ارزشی ندارد. بهترین راه‌حل در این مواقع ایجاد لیستی از افراد مهم و ضروری برای حضور در جلسه است.
۸ـ نوشتن صورت جلسه را فراموش نکنید
همان‌طور که نوشتن دستور جلسه می‌تواند از بروز بی‌نظمی و پریشانی در طول جلسه خودداری کند، نوشتن صورت جلسه نیز می‌تواند تضمینی برای پیگیری بهتر توافق‌ها و تصمیم‌گیری‌ها باشد. حتی در جمع‌های کوچک نیز نوشتن صورت جلسه الزام دارد. چراکه با استناد به آن می‌توانید توافق‌ها و تصمیمات همه‌ی افراد حاضر در جلسه را مشخص کنید.
برای داشتن یک جلسه کاری موفق این نکات را به یاد داشته باشید:
- حتی‌الامکان از آوردن تلفن همراه و تبلت به جلسه خودداری کنید.
- در طول جلسات یادداشت‌برداری کنید.
- برای شرکت‌کنندگان در جلسه، پاداش در نظر بگیرید.
- در جریان برگزاری جلسه، هرازگاهی به جسم و ذهنتان استراحت دهید تا بتوانید تا انتهای جلسه متمرکز بمانید.
- موارد لازم برای جلسه را از پیش آماده و مهیا کنید.
- یک پذیرایی کوچک می‌تواند بازدهی افراد را بالا ببرد.
در آخر اینکه
جلسات کاری بخش جدایی‌ناپذیر از زندگی شغلی امروزی است. اما متأسفانه اغلب این جلسات با کمترین بازدهی به اتمام رسیده و تنها زمان افراد را به هدر می‌دهند. عده‌ای تصور می‌کنند نمی‌توان از این گردهمایی‌ها نتیجه‌ای مطلوب کسب کرد. درحالی‌که جلسات کاری می‌توانند باارزش و مولد باشند. تنها کافی است فوت‌وفن مدیریت آن را به‌خوبی بدانید. شما می‌توانید با به‌کارگیری موارد مهم مدیریتی در این مقاله، جلسات کاری خود را به‌آسانی و با بالاترین بهره‌وری پیش ببرید.
پیشنهاد: چگونه جلسات کاری خود را مدیریت کنیم؟
