نیروی انسانی یکی از مهم‌ترین سرمایه‌های سازمان‌ها است که هرچقدر این سرمایه بهره‌وری مطلوب‌تری داشته باشد، احتمال موفقیت، پایداری، بقا و ارتقای سازمان بیشتر خواهد شد. از طرفی نیروی انسانی وفادار، سازگار با اهداف و ارزش‌های سازمانی و عضوی که حاضر است فراتر از وظایف مقرر فعالیت نماید، می‌تواند عامل مهمی در اثربخشی سازمان باشد. یافتن شغل متناسب به خودی خود فرآیندی پیچیده و زمان‌بر برای هر شخصی است. با این حال در برخی مواقع، تغییرات پیش‌بینی نشده‌ای که در زندگی افراد رخ می‌دهد می‌تواند این فرآیند را بیش از پیش دشوارتر نماید. زیرا انتخاب و استخدام کارمندانی که بتوانند برای سازمان مفید باشند، مسیری چالش برانگیز و با اهمیت است، اما مهمتر از آن، نگهداشت کارمندان است.
به‌طوری‌که مدیران منابع انسانی و کارشناسان جذب و استخدام نیز در همان روزهای ابتدایی آغاز به کارشان، در زمینه مصاحبه نگهداشت آموزش می‌بینند. به همین علت، در هنگام بررسی رزومه‌ها حتماً به این نکته دقت می‌کنند و در جلسه مصاحبه در مورد این فواصل موجود بین سوابق کاری سؤال می‌نمایند. مصاحبه نگهداشت را باید به‌طور مداوم و در دوره‌های زمانی مختلف انجام دهید تا بفهمید که احساس کارکنان شما چگونه است و آیا تغییری ایجاد شده یا نه.
البته باید درنظر داشته باشید که اگر متقاضیان کار بتوانند پاسخ و توضیحات قانع‌کننده‌ای درباره این وقفه‌های کاری ارائه نمایند، روند مصاحبه به شکل دیگری تغییر خواهد یافت. درنتیجه کارکنان باید بتوانند این فاصله بین سوابق کاری را در رزومه خود و در مصاحبه‌های نگهداشت خودشان به خوبی توضیح بدهند.
مصاحبه نگهداشت چیست؟
مصاحبه نگهداشت، مصاحبه نماینده سازمان با کارمندانی است که درحال‌حاضر در داخل مجموعه مشغول به کار هستند. نماینده‌ای که این مصاحبه را انجام می‌هد می‌تواند مدیر، مدیر منابع انسانی، یا یک فرد بی‌طرف باشد. هدف از انجام این مصاحبه شناسایی موانع حفظ کارکنان و جمع‌آوری بازخوردهای ارزشمند آن‌ها است که کمک می‌کند تا افراد مؤثر مجموعه همکاری خود با سازمان را تداوم ببخشند.
مصاحبه نگهداشت، یک مکالمه نسبتاً غیررسمی بین مدیر و کارمند است که مجموعه‌ای از سؤالات از پیش تعیین شده را شامل می‌شود. مصاحبه نگهداشت به تصمیم‌گیران و مدیران ارشد سازمان کمک می‌کند تا بدانند که کدام کارمند ناراضی است و چه دلایلی در آینده ممکن است باعث رفتن او از سازمان شوند! یا برعکس چرا با وجود اینکه از کارش ناراضی است ولی هنوز تصمیم به ترک سازمان نگرفته است. این مدل مصاحبه‌ها در طول حضور کارمند در سازمان انجام می‌شوند تا نقاط ضعف درحفظ کارکنان شناسایی شده و از خروج نیروهای توانمند و متخصص جلوگیری به عمل آید.
مطلب مرتبط: ۱۱ سؤال روانشناسی در مصاحبه‌ی استخدامی
چرا باید مصاحبه نگهداشت را انجام دهیم؟
بهبود وضعیت و نگهداری کارمندان
یک مصاحبه نگهداشت صحیح می‌تواند بینش فوق‌العاده‌ای در مورد نقاط قوت و ضعف در مورد محرک‌های اصلی گردش مالی سازمان همچون فرهنگ‌های خصومت‌آمیز موجود در محیط کاری، بسته‌های حقوق و مزایا و کمبود فرصت‌های رشد در سازمان شما را آشکار سازد. به‌عنوان مثال، فرض نمایید که از هر ۱۰ مصاحبه شونده، ۶ نفر احساس می‌کنند که به حد کافی از آن‌ها قدردانی نمی‌شود. درنتیجه اجرای یک برنامه ساده قدردانی به راحتی می‌تواند دلبستگی کارمندان را تقویت کرده و نرخ حفظ آن‌ها را بهبود ببخشد.
مطلب مرتبط: ۱۰ موردی که باید به خاطر آن به کارکنانتان پاداش دهید.
بهبود فرآیند استخدام
در سازمان‌ها از طریق مصاحبه نگهداشت مزایایی که برای کارکنان مهم است شناسایی می‌شوند. منابع انسانی در فرآیند استخدام می‌توانند این مزایا را لحاظ کنند و در مصاحبه‌های غربالگری بر روی آن‌ها تأکید نمایند. علاه‌بر آن به ویژگی‌‌های شخصی‌تر که در تشخیص مناسب بودن یا مناسب نبودن کارمندان برای سازمان ضروری هستند، می‌پردازند.
مطلب مرتبط: ۶ اشتباه مدیران در استخدام؛ چرا استخدام نیروی کار ماهر سخت است؟
بهبود یادگیری و توسعه
اغلب مصاحبه نگهداشت فرصت‌هایی را جهت بهبود مسیرهای آموزشی و توسعه به سازمان نشان داده و به سازمان کمک می‌نماید تا مطمئن شود استعدادهای برتر نیازی به جست‌وجوی مکان‌های دیگری برای رشد ندارند. امروزه با وجود بازار رقابتی استعدادها، کارفرمایان باید رویکردی فعالانه جهت حفظ و نگه داشتن کارمندان خود در سازمان داشته باشند.
مصاحبه‌های نگهداشت به منابع انسانی و مدیران کمک خواهند کرد تا عواملی را که موجب حفظ و ماندگاری کارمندان می‌شوند، درک نمایند. همچنین می‌تواند درک خود را از مسائلی که کارکنان وفادار را به ترک شغل خود وا می‌دارد سبب شود.
بهبود کارکرد و مشارکت کارمندان
مصاحبه نگهداشت به‌خودی‌خود ترفندی برای افزایش مشارکت کارمندان است. به‌خصوص زمانی‌که این مصاحبه‌ها با نظرسنجی همراه باشند، داده‌های به‌دست آمده در تشخیص اینکه کدام مورد از استراتژی‌های تعامل مفید است و کدام مورد کارایی خود را از دست داده است، به منابع انسانی کمک می‌نمایند. بدین سبب انجام این مصاحبه با کارکنان جدید، این امکان را در اختیار سازمان‌ها قرار می‌دهد تا قبل از آن‌که دیر گردد و کارکنان تصمیم بگیرند شغل خود را ترک نمایند، مسائل مربوط به کار را با کارفرمای خودشان حل‌وفصل کنند.
مطلب مرتبط: مهارت یا شخصیت؟ کدام‌یک برای استخدام مهمتر است؟
دریافت بازخورد از کارمندان
امکان دارد فکر کنید که دقیقاً می‌دانید چرا کارمندان دوست دارند برای شرکت شما کار کنند. مثلاً داشتن همکاران عالی و کاربلد، پروژه‌های چالش برانگیز، فرهنگ خوب و یا شاید حتی همه موارد فوق. اما واقعیت این است که کارمندان شما به دلیل انعطاف‌پذیری، خودمختاری در تصمیم‌گیری و فرصت‌هایی که سازمان برای پیشرفت حرفه‌ای به آن‌ها می‌دهد، می‌خواهند بمانند.
درحقیقت تا موقعی که از آن‌ها نپرسید قطعاً نمی‌دانید. بدین سبب قبل از انجام دادن کاری که فکر می‌کنید کارمندان مشتاق آن هستند، بهتر است بازخورد آن‌ها را در طول یک مصاحبه نگهداشت جمع‌آوری نمایید.
مطلب مرتبط: ۱۲ روش ارائه بازخورد مؤثر به کارکنان برای افزایش بهره‌وری آن‌ها
چگونه یک مصاحبه نگهداشت را انجام دهیم؟
اگر در تیم کارفرمایی مشغول به کار هستید، چندان نیازی نیست که خودتان وارد عمل شده و مصاحبه نگهداشت را انجام دهید. تنها کافی است نتایج این مصاحبه را از تیم منابع انسانی گرفته و از آن‌ها استفاده نمایید. اما اگر تصمیم دارید که خودتان این مصاحبه‌ها را به انجام برسانید به موارد زیر دقت کنید.
۱ـ مصاحبه‌کننده را با دقت انتخاب نمایید.
تیم منابع انسانی می‌تواند مصاحبه نگهداشت را به انجام برساند. اما اگر این مصاحبه را به مدیر مستقیم کارمند بسپارید، تأثیر بیشتری بر روی وی خواهد داشت. زیرا مدیر مستقیم کارمند با او ارتباط قوی‌تر و قابل اعتمادتری داشته و کارمند، مکالمه راحت‌تری را با او تجربه می‌کند. با این حال، به یاد داشته باشید که ممکن است نیاز به آموزش کوتاهی در مورد نحوه برگزاری مصاحبه نگهداشت داشته باشند.
ولی حواستان باشد که کلاً این مصاحبه باید توسط شخصی که به کارمند نزدیک‌تر است، انجام گردد تا بتواند بازخوردهای بیشتری از او بگیرد. اگر کارمندی با تیم منابع انسانی راحت‌تر بود و احساس نزدیکی بیشتری در مقایسه با مدیرش داشت، بهتر است این تیم مصاحبه را انجام دهد.
مطلب مرتبط: مصاحبه کننده موفق کیست؟
۲ـ کارمندان موردنظر را به خوبی بشناسید.
مصاحبه نگهداشت نباید بدون برنامه انجام شود و حتماً لازم است که از قبل برای آن آماده شده و برنامه‌ریزی کافی داشته باشید. سعی کنید قبل از انجام این مصاحبه، در مورد کارمند خود کمی تحقیق کنید تا او را بهتر بشناسید. پس از آن با او صحبت کرده و هدف از برگزاری مصاحبه را برایش کامل توضیح دهید و سپس زمان مصاحبه را با هماهنگی خود کارمند انتخاب نمایید. یک سری از سؤالات کلی را آماده نمایید و قبل از روز مصاحبه برای وی بفرستید تا به آن‌ها فکر کرده و آماده باشد.
مطلب مرتبط: با ۱۵ مورد از رایج‌ترین سؤالات مصاحبه استخدامی و نحوه‌ی پاسخ‌گویی به آن‌ها آشنا شوید!
۳ـ سؤالات خود را با دقت انتخاب نمایید.
پرسیدن سؤالات صحیح، هسته‌ی اصلی یک مصاحبه نگهداشت مؤثر است. در ابتدا، مصاحبه‌های نگهداشت را باید به گونه‌ای شروع کنید تا کارمند شما احساس راحتی کرده و بتواند به سؤالات پاسخ بدهد. به‌طوری‌که نباید مصاحبه شما شکل یک مصاحبه رسمی باشد و باید همچون یک گفت‌وگوی دوستانه با کارمند پیش بروید. در هنگام شروع مصاحبه این اطمینان را بدهید که می‌خواهید شرایط کاری را برای کارمندانتان بهتر نمایید.
به آن‌ها بگویید که تصمیم دارید نقاط ضعفشان را پیدا کرده و بر روی آن‌ها کار کنید. همچنین بگویید که می‌خواهید نقاط قوت محیط کاری را از دیدگاه کارکنانتان پیدا کرده و آن‌ها را گسترش دهید. شما می‌توانید در شروع کار سؤالات مختلفی مثلاً در مورد خود کارمند، فرهنگ سازمانی، محیط کار، تکنولوژی‌های مورد استفاده و … از کارمندان بپرسید.
فقط توجه داشته باشید که هر کدام از سؤالات ممکن است در چند دسته مختلف جای بگیرند و حتی امکان دارد که برخی از سؤالات، متناسب با کسب‌وکار شما نباشند. درنتیجه طبق نیاز خودتان از بین سؤالات چند مورد را انتخاب نمایید. به‌عنوان مثال اگر کارمندتان دورکار است، دیگر نیاز نیست سؤالات مربوط به محیط کاری را از وی بپرسید.
۴ـ با دقت گوش کنید.
گوش دادن در مصاحبه نگهداشت، بسیار پراهمیت است. بدین سبب که باید از میان جواب‌هایی که می‌گیرید سؤالات جدیدی را طراحی نمایید و سپس بپرسید تا بتوانید بیشتر وارد جزئیات شده و بازخورد بیشتری از کارمندان بگیرید. علاوه‌بر آن هنگامی‌که سؤالی را می‌پرسید حتماً ساکت شوید و با دقت گوش دهید. به‌طوری‌که مدام وسط حرف کارکنان نپرید و یا اگر انتقادی دارد هرگز توجیه نکنید. درحقیقت در این مصاحبه باید کارمند بیشتر حرف زده و شما کمتر صحبت کنید.
۵ـ به‌موقع اقدام کنید.
مصاحبه نگهداشت می‌تواند در راضی نگه داشتن کارمندان شما، افزایش وفاداری و تعهد سازمانی مؤثر واقع گردد. ولی تنها در صورتی که بازخورد آن‌ها را جدی گرفته و در صورت لزوم اقدام نمایید. چراکه اگر بعد از این مصاحبه، هیچ اقدام عملی انجام ندهید، درواقع خود و کسب‌وکارتان را بی‌ارزش کرده و از چشم کارمندان می‌اندازید.
حتماً از نتایجی که به دست آورده‌اید یک سند ساخته و داده‌ها را مرتب نمایید. سپس با همکاری تیم‌ها و مجموعه‌های دیگر، برنامه‌ریزی کرده و شروع به رفع مشکلات و حل انتقادات کنید. حتما هم کارمند خود را در جریان کلیات کارهایی که انجام می‌دهید، قرار داده و او را مطمئن نمایید که حضور، پیشرفت و نظرات وی برای کسب‌وکارتان بسیار مهم و با ارزش هستند.
سخن نهایی
در مواقعی که بخش قابل توجهی از نیروی کار جهانی به ترک سازمان خود فکر می‌کنند، نگاه دقیق به دلبستگی و رضایت کارمندان باید در اولویت باشد. بدین جهت مصاحبه نگهداشت می‌تواند ابزار بسیار مفیدی برای این کار و ارزیابی دلایل ماندن کارمندان شما و شناسایی نقاط قابل بهبود باشد.
بنابراین رویکردی فعال و آگاهانه برای حفظ کارمندانتان به کار بگیرید و از این مصاحبه برای حفظ نیروهای مؤثر و متخصص سازمان و کاهش هزینه‌های استخدام مجدد استفاده نمایید. درنتیجه اگر شما هم قبلاً از مصاحبه نگهداشت استفاده نمی‌کردید، اکنون زمان شروع استفاده از آن فرا رسیده است. پس پیشنهاد ما به شما این است که در اولین فرصت با یک طراحی صحیح و اصولی، شروع به استفاده از مصاحبه‌های نگهداشت کنید.
