امروزه یکی از اساسی‌ترین اهداف کسب‌وکارهای مختلف، افزایش بهره‌وری در سازمان‌ها است که به‌عنوان یک وسیله کنترل در فرآیند تولید و معیار مقایسه عملکرد کارکنان در مؤسسات مورداستفاده قرار می‌گیرد. بهره‌وری یکی از موضوعات اساسی است که در سطوح مختلف و در فعالیت‌های گوناگون بشری، سابقه چند صدساله دارد. بدون شک در میان سرمایه‌های موجود، نیروی انسانی جایگاهی برجسته و والا را به خود اختصاص داده است.
بهره‌وری فراتر از یک معیار و شاخص اقتصادی جهت کسب‌وکارهای مختلف است. به‌طوری‌که به‌عنوان یک رویکرد جامع، فرهنگ و نگرش نظام‌گرا می‌تواند هر یک از جنبه‌های اجتماعی، اقتصادی و فرهنگی کشور، سازمان و یا افراد را تحت تأثیر متقابل قرار دهد. در جهان رقابتی امروزه که بهره‌وری در تمامی زمینه‌ها افزایش یافته است، تنها سازمان‌هایی می‌توانند در این دنیای پرتلاطم باقی بمانند که به بهترین نحو ممکن از منابع خودشان استفاده نموده و بیشترین بهره‌وری را داشته باشند، یکی از منابع مهم سازمانی نیروی انسانی است.
البته معمولاً این موضوع از جوانب تیم منابع انسانی نادیده گرفته می‌شود. چراکه متخصصان منابع انسانی بر این باور هستند که وظیفه آن‌ها تنها ایجاد سیاست، روش‌ها و مدیریت و عملکرد کارکنان یک مجموعه است. بدین سبب اغلب از برقراری ارتباط میان این عناصر و افزایش بهره‌وری در راستای عملکرد کارکنان مجموعه غافل هستند. اما نظام‌های ارزیابی عملکرد، فاقد کارایی لازم در جهت ارتقای بهره‌وری نیروی کار سازمان‌ها هستند. زیرا نیاز به تغییر جهت از این نوع نظام‌ها به نظام‌های نوین مدیریت عملکرد بیش‌ازپیش احساس خواهد شد. بنابراین مدیریت عملکرد کارکنان به‌عنوان یکی از راهبردهای توسعه و به‌‌روزآوری منابع انسانی و در نهایت بهبود بهره‌وری نیروی کار به‌شمار می‌رود.
بهره‌وری یعنی چه؟
بهره‌وری در سازمان‌های مختلف به یک دیدگاه فکری اشاره دارد که در آن سعی بر این است که وضعیت فعلی را به‌بهترین شکل ممکن عوض نماید. در این دیدگاه به تلاش کارکنان برای بهبود شرایط خود و سازمان تأکید بیشتری شده است تا باتوجه به آن به مقایسه عملکرد کارکنان پرداخته شود. به‌طوری‌که افراد بایستی با تلاش بیشتر، وظایفشان را بهتر از قبل انجام دهند. درواقع هدف اصلی بهره‌وری انجام وظایف فعلی به شیوه‌ای است که منجربه نتایج سودمندتر گردد و به‌دنبال آن زندگی بهتری را برای همه اعضای مجموعه فراهم آورد.
در سازمان‌ها افزایش بهره‌وری به‌منظور افزایش استفاده از منابع نیروی انسانی و دیگر اجزای سازمان است که به کاهش هزینه‌ها و افزایش رضایت‌مندی کارکنان و مدیران سازمان ختم می‌شود. بهره‌وری دارای دو مؤلفه اصلی است که در ادامه به بررسی آن‌ها می‌پردازیم. مؤلفه اول کارایی بوده و به بیان ساده‌تر به معنای درست انجام دادن کاری است که همین حالا مشغول انجام آن هستید.
اگر شما وظیفه خود را کاملاً به‌درستی انجام دهید، پس شما مؤلفه کارایی از بهره‌وری را دارا هستید. مؤلفه دوم اثربخشی است که در این مؤلفه بررسی می‌گردد، آیا کاری که شما در آن کارایی دارید به هدف از پیش تعیین شده منجر خواهد شد؟ یا آیا کاری که شما آن را انجام می‌دهید در راستای اهداف اصلی قرار دارد؟ اگر جواب تمامی این سؤالات مثبت باشد قطعاً شما مؤلفه دوم یعنی اثربخشی را نیز خواهید داشت.
بدین سبب برای اینکه این دو مؤلفه به‌خوبی انجام شوند و بهره‌وری کارکنان و سازمان افزایش یابد، باید نکات و اصول مختلفی ازجمله مشخص شدن اصولی وظایف کارمندان، استخدام بر اساس شایستگی‌های افراد، نظام پرداخت عادلانه، راهنمایی‌های سرپرستان، مدیران و … رعایت گردد. در غیر این صورت کارمندان به دلیل سرخوردگی، انگیزه لازم جهت بهره‌وری بیشتر را هرگز نخواهند داشت و ما شاهد کاهش بهره‌وری کل سازمان خواهیم بود.
مطلب مرتبط: آیا استخدام نیروی کار جدید می‌تواند بهره‌وری سازمان را افزایش دهد؟
منظور از سیستم ارزیابی عملکرد کارکنان چیست؟
این سیستم مجموعه اقداماتی است که برای ارتقای عملکرد کارکنان جهت دستیابی هرچه بهتر و سریع‌تر به اهداف سازمانی صورت می‌گیرد. در سیستم ارزیابی عملکرد کارکنان به بررسی همه‌ی جوانب منابع انسانی یک سازمان پرداخته می‌شود. به‌طوری‌که همه کارهایی که برای بهبود عملکرد فردی کارمندان انجام می‌گیرد، در زیرمجموعه سیستم مقایسه عملکرد کارکنان قرار دارند. کارهایی ازجمله تأمین منابع جدید، تغییر در میزان دستمزدها و پاداش‌ها، آموزش‌های جدید برای اعضای تازه وارد و … ازجمله فعالیت‌های این سیستم هستند.
در این سیستم بررسی میزان توانایی‌ها و انگیزه افراد برای انجام فعالیت‌های روزمره خودشان به‌صورت منظم مورد ارزیابی قرار می‌گیرند. هدف از انجام این مقایسه‌ها دستیابی به بهترین عملکرد نیروی کار و به‌دنبال آن بهترین عملکرد سازمانی است. همچنین این سیستم دو حالت رسمی و غیررسمی دارد که در سازمان‌های مختلف مورداستفاده قرار می‌گیرند. در سیستم رسمی مقایسه عملکرد کارمندان، افرادی که وظیفه جمع‌آوری اطلاعات کارمندان را برعهده دارند، اطلاعات مدنظر را به مدیر منابع انسانی تحویل می‌دهند. پس از آن مدیر با بررسی گزارش‌های به‌دست آمده ارزیابی خود را از کارکنان به عمل می‌آورد. در سیستم ارزیابی عملکرد غیررسمی نیز مدیریت سازمان خودش با صحبت‌ها و ارتباطاتی که با کارکنانش دارد، اطلاعات موردنیاز جهت ارزیابی کارمندان را جمع‌آوری و مورد بررسی قرار می‌دهد.
چرا ارزیابی عملکرد کارکنان برای افزایش بهره‌وری کسب‌وکارها اهمیت دارد؟
مدیریت عملکرد، رویکردی دوطرفه است که در بین مدیران سازمان و کارکنان سازمان وجود دارد. به‌طوری‌که از این طریق انتظارات مدیران به کارمندان انتقال می‌یابد. ازطرفی دیگر درخواست‌های کارکنان برای ایجاد محیطی مناسب و راحت برای کار به مدیران می‌رسد و این تعامل دوطرفه درنهایت به تحقق اهداف سازمانی منجر می‌گردد. چراکه همه تلاش سازمان برای دستیابی به اهداف موردنظر است. پس اگر در این راستا ضعف‌هایی در مقایسه عملکرد کارکنان سازمانی باشد، بسیار مهم است که از جانب مدیران سازمان این ضعف‌ها شناسایی شده و سریعاً راه‌حل‌هایی برایشان تدبیر گردد.
این ضعف‌ها در سیستم مقایسه عملکرد کارمندان شناسایی شده و برای داشتن عملکردی مطلوب ابتدا مدیران با راه‌های مختلف برای بهبود مشکل اقدام کرده و سپس برای عدم تکرار این ضعف‌ها تدابیر مؤثری را می‌اندیشند. به‌صورتی‌که مدیران ضعف‌ها و قوت‌های نیروهای خود را می‌شناسند و در مواردی که ضعف نیرو با آموزش قابل حل باشد راهکار آموزش را انجام می‌دهند. یا اگر به تعدیل نیرو نیاز باشد، می‌دانند که ابتدا کدام نیرو را باید اخراج کنند. همچنین مدیران به نقاط قوت نیروهای خود نیز اهمیت می‌دهند و با تعیین پاداش‌هایی به نوعی کارکنانشان را ترغیب می‌نمایند تا عملکرد خود را بهتر کنند. از سویی دیگر کارمندان وقتی می‌بینند که عملکردشان به‌طور مداوم بررسی می‌گردد، برای انجام وظایف خود به نحواحسن تلاش می‌نمایند.
مقایسه عملکرد کارکنان بر چه اساسی انجام می‌گیرد؟
قطعاً هر سازمان و شرکتی استانداردهایی را جهت محاسبه عملکرد درنظر می‌گیرد. اگر به‌عنوان یک کارمند، قصد دارید که با داشتن عملکردی موفق تبدیل به یک کارمند نمونه شوید و یا یک مدیر یا رهبر هستید که باید به ارزیابی عملکرد کارمندانتان بپردازید، بایستی با معیارهای بررسی عملکرد به‌خوبی آشنا باشید. شما می‌توانید با کمک گرفتن از موارد زیر شاخصی را جهت مقایسه درنظر داشته باشید:
سنجش غیبت کارمندان
سنجش غیبت کارکنان یکی از موارد منفی در مقایسه عملکرد کارکنان است که با بررسی آن می‌توانید شناخت مناسبی از این ویژگی منفی به‌دست بیاورید. میزان غیبت کارکنان را با یک عدد می‌سنجند که برای به دست آوردن آن بایستی تعداد روزهای غیبت کارمند خود را بر تعداد کل روزهای حضورش در سازمان تقسیم نمایید. عددی که به دست می‌آید، داده‌ای است که می‌توانید میزان مشارکت کارمندانتان را در فعالیت‌های سازمان ارزیابی کنید. فقط دقت داشته باشید که هرچقدر این عدد کوچک‌تر باشد، نمره مثبتی برای کارمند موردنظر محسوب می‌گردد. به عبارتی کارمندی عملکرد بهتری دارد که این عدد برای وی کوچک باشد.
هزینه غیبت
زمانی‌که کارمندی در محل کارش حضور پیدا نمی‌کند باید وظایف او به افرادی دیگر محول گردند. بدین جهت پیدا کردن فرد جایگزین و پرداخت حق و حقوق وی امری هزینه‌بر خواهد بود و باید در این شاخص مورد ارزیابی قرار بگیرند. برای این منظور نرم‌افزارهایی وجود دارند که برای مدیریت حضور و غیاب کارمندان در محیط کار برنامه‌ریزی شده‌اند. شما می‌توانید با استفاده از چنین نرم‌افزارهایی، داده‌های مربوط به شاخص ذکر شده را به‌دست بیاورید و با بررسی آن‌ها عملکرد کارکنانتان را در این زمینه ارزیابی نمایید.
البته توجه داشته باشید باید نرم‌افزاری را انتخاب کنید که خیلی سریع عمل نماید و به‌گونه‌ای نباشد که وقت کارکنان در حین استفاده از آن گرفته شود.
میزان گردش مالی
این شاخص جهت ارزیابی وضعیت رقابتی سازمان در مقایسه با سایر سازمان‌ها تهیه و مورد بررسی قرار می‌گیرد. برای این منظور باید حقوق و مزایای پرداختی و سایر گردش‌های مالی سازمان خود را با رقبایتان مقایسه نمایید. نرخ رقابت‌پذیری، داده‌ای است که از تقسیم میانگین حقوق پرداختی در سازمان خود بر میانگین پرداختی سازمان‌های رقیب به‌دست می‌آید. اگر عدد نرخ رقابت‌پذیری از یک بزرگ‌تر باشد، یعنی سازمان شما در میزان حقوق پرداختی نسبت به رقبا جلوتر است. اما اگر این نرخ از یک کمتر باشد به معنای عقب افتادگی سازمانتان در زمینه میزان پرداختی‌ها است.
مطلب مرتبط: چگونه جبران خدمات کارمندان بهره‌وری سازمان را افزایش می‌دهد؟
معیار رضایت کارکنان
امروزه سازمان‌های بزرگ و موفق به‌خوبی اهمیت رضایت کارکنان از سازمان را درک کرده‌اند. مقایسه عملکرد کارکنان و کارایی آن‌ها که در محیط کاری مثبت و صمیمی حضور داشته باشند، قطعاً نسبت به سایرین بسیار بالاتر است. بدین سبب باید به‌عنوان مدیر شرکت به این مسئله اهمیت زیادی داده و همیشه جهت راحتی کارمندان تلاش نمایید.
برای این امر می‌توانید نظرسنجی‌های گوناگونی در زمینه‌های رفاه کارکنان خود تهیه کنید. داده‌هایی که از این نظرسنجی‌ها به‌دست می‌آورید را بررسی و موردارزیابی قرار دهید تا بتوانید شناخت مناسبی از میزان رضایت کارکنانتان به‌دست بیاورید.
مطلب مرتبط: ۸ نشانه نارضایتی شغلی در محیط کار
مقایسه عملکرد کارکنان چگونه بهره‌وری سازمان را بالاتر می‌برد؟
هر شرکتی برای مقایسه عملکرد کارکنان خود جهت سنجش بهره‌وری، روش‌های خاص خودش را دارد. زیرا روش‌های متنوع بیان‌گر این موضوع هستند که هر شرکت یا سازمانی از نظر ساختار و حوزه تمرکز متفاوت است. بدین جهت شرکت‌ها معمولاً ابزارهای سنجش بهره‌وری را متناسب با نیازهایشان تنظیم می‌نمایند. قطعاً دسته‌بندی‌های گسترده‌ای جهت اندازه‌گیری بهره‌وری وجود دارند که در طول زندگی حرفه‌ای خود با آن‌ها روبه‌رو خواهید شد که ما در ادامه در مورد آن‌ها با شما صحبت خواهیم کرد.
داشتن تمرکز کافی بر روی سود
برای کسب اطلاع از میزان سودآوری و بهره‌وری یک شرکت یا سازمان در جهت مقایسه عملکرد کارکنان، ساده‌ترین روش سنجش میزان سود و زیان شرکت در یک بازه زمانی مشخص است. به‌طور مثال شرکتی در یک بازه زمانی یک ساله در سال اول یک میلیون دلار و در سال دوم دو میلیون دلار کسب سود داشته است. درنتیجه با بررسی این داده ساده می‌توانید به بهره‌وری مثبت یک سازمان یا شرکت پی ببرید. همچنین در مواردی که سنجش بهره‌وری در یک بازه زمانی خاص دشوار باشد، می‌توانید از تمرکز بر سود بهره بگیرید.
مثلاً تیم تبلیغاتی یک شرکت تصمیم گرفته است که به جای به‌دست آوردن مشتریان جدید و زیاد، چند مشتری بزرگ و عمده را حفظ نماید. بدین سبب مدیران سازمان برای ارزیابی بهره‌وری تصمیم می‌گیرند بر تصمیماتی که سودآوری آن‌ها از احتمال موفقیت بالایی برخوردار است، حمایت کنند و با تمرکز بر سودآوری میزان بهره‌وری مجموعه خود را ارزیابی می‌نمایند.
اجرای کار
در این روش از ارزیابی عملکرد بر تعداد کارهای تکمیل شده توسط کارمندان تمرکز می‌نماییم. به بیانی ساده‌تر اگر قرار است یک پروژه بزرگی انجام گیرد، ابتدا باید آن را به بخش‌های کوچک تقسیم کار کرد و بعد وظیفه هر شخص را به وی اطلاع داد. با بررسی تعداد کارهای کوچکی که توسط کارمندان انجام می‌گیرند، به میزان تکمیل پروژه و به‌دنبال آن میزان کسب سود پی خواهیم برد.
در این روش زمان نقش مهمی دارد و کارکنان باید در زمان کمتر وظایف محوله را به اتمام برسانند تا میزان بهره‌وری مثبت ارزیابی گردد. توجه مدیران در این روش پیوسته به کارهای تکمیلی توسط کارکنان است و آن‌ها باید مطمئن شوند که کارمند وظیفه موردنظر را حتما به انجام می‌رساند.
مطلب مرتبط: با این ۱۳ روش کارمندان خود را مسئولیت‌پذیر کنید!
مدیریت کردن زمان
بدون شک زمان یکی از اصلی‌ترین و مهم‌ترین مؤلفه‌ها در موفقیت هر سازمان و شرکتی است. اگر شرکتی در مدیریت زمان فعالیت کارمندان خود به‌درستی عمل کند، احتمال موفقیت و کسب سود و داشتن بهره‌وری مثبت در آن شرکت بالا خواهد رفت. شرکت‌ها برای مقایسه عملکرد کارکنان، از مدیریت زمان بهره می‌گیرند. آن‌ها از کارمندان خود می‌خواهند زمانی‌که صرف انجام یک وظیفه مشخص کرده‌اند را ثبت نمایند. مدیران با بررسی و ارزیابی این زمان متوجه می‌شوند که آیا بهره‌وری این کارمند ثابت مانده یا کاهش یا افزایش یافته است. مزیتی که این روش دارد این است که به سازمان‌ها این اجازه را می‌دهد تا برای تک‌تک دقیقه‌های کارکنانشان برنامه‌ریزی نمایند و هیچ اتلاف وقتی صورت نگیرد.
مطلب مرتبط: مدیریت زمان چطور فشار کاری ما را بالا می‌برد؟
بازخورد و ارزیابی همکاران
در محیط‌های کاری کوچک یا تیم‌هایی که به‌صورت منظم هر روز باهم در تعامل هستند، مقایسه عملکرد کارکنان بر اساس اطلاعاتی که از همکاران آن‌ها دریافت می‌گردد، صورت می‌پذیرد. در این روش ارزیابی عملکرد هر فرد بر اساس اطلاعاتی سنجیده می‌شود که از همکار نزدیک آن فرد به دست می‌آید. باید دقت کرد که این روش تنها در مواردی کاربردی است که میزان ارتباطات اعضای تیم بسیار بالا باشد. به‌صورتی‌که فرد بتواند کاملاً راحت و صادقانه درمورد همکارانش صحبت نماید. همچنین اطلاعات ذکر شده را باید از فردی پرسید که آگاهی کافی از کاری که همکارش انجام می‌دهد، داشته باشد.
مطلب مرتبط: ۱۲ روش ارائه بازخورد مؤثر به کارکنان برای افزایش بهره‌وری آن‌ها
مقایسه زمان کار با میزان کالای تولید شده
یک روش بسیار عالی جهت مقایسه عملکرد کارکنان و افزایش بهره‌وری در سازمان‌ها، محاسبه نسبت کل زمان کار به بازده سازمان است. برای این کار می‌توانید ساعات کاری سازمان در یک بازه زمانی مشخص را بر تعداد کل کالاهای تولید شده توسط شرکت در آن بازه زمانی تقسیم نمایید. درنتیجه عددی که به دست می‌آید برای ارزیابی میزان مفید بودن کار کارمندان به کار می‌رود. در این روش شما می‌فهمید که کارمندانتان با میزان کار مشخصی که انجام می‌دهند، چه مقدار برای شرکت مفید هستند. همچنین با این روش شما نسبت هزینه به سود یک کارمند را به‌دست آورده و به‌راحتی می‌توانید درمورد تغییراتی که باید اعمال کنید تا این نسبت بهبود یابد، تصمیم درستی می‌گیرید.
نظارت کافی بر روی میزان پیشرفت کارکنان
نظارت دقیق و منظم بر روی میزان پیشرفت کارمندان یکی دیگر از روش‌های مقایسه عملکرد کارکنان است. برای این کار می‌توانید جلسه‌های روزانه‌ای را تدارک ببینید که در آن در مورد کارهایی که توسط کارکنان انجام شده بحث و گفت‌وگو صورت گیرد. با بررسی این اطلاعات که از گفت‌وگوهای مطرح شده در جلسات مختلف به‌دست آمده، می‌توانید به پیشرفت یا پسرفت کارمندان خود پی ببرید.
حتی می‌توانید برای بهبود این وضعیت چاره‌ای بیندیشید که درنهایت منجربه بهره‌وری هرچه بیشتر سازمان می‌گردد. همچنین در جلسات ذکر شده می‌توانید از نظرات و پیشنهادات و ایده‌های مطرح شده توسط اعضای تیم نیز کمک بگیرید تا با مدیریت صحیح شرایطی را پدید آورید که به روند رو به رشد سازمانتان کمک نماید.
بهره‌گیری از بازخوردهای مشتریان
یکی از روش‌های پرکاربرد در مقایسه عملکرد کارکنان که در شرکت‌های خدمات محور فعالیت می‌نمایند، استفاده از نظرات و بازخوردهای مشتریان است. در این روش از مشتریان خواسته می‌شود که در پایان تماس یا خدمات حضوری به‌صورت کاملاً کوتاه میزان رضایت‌مندی خودشان را از عملکرد کارمند موردنظر بیان نمایند. بررسی این نظرات اطلاعات روشن و مفیدی در مورد عملکرد کارمندان در اختیار مدیران قرار می‌دهد که در این روش مدیران می‌توانند به‌سادگی در زمینه عملکرد آن‌ها تصمیم‌گیری کنند.
نکته مهمی که در این سیستم ارزیابی وجود دارد این است که وقتی دو کارمند را با این روش ارزیابی می‌کنید، باید دقت داشته باشید که تمام شرایط برای این دو کارمند یکسان باشد تا نتایج ارزیابی صحیح‌تر و عادلانه‌تر شوند. به‌عنوان مثال شما نمی‌توانید عملکرد دو کارمندی که اولی در یک بازه زمانی مشخص پاسخ‌گوی ۱۰۰ مشتری است و دومی پاسخ‌گوی ۶۰ مشتری است را باهم مقایسه نمایید. چراکه قطعاً حجم بالای کار نفر اول بر کیفیت عملکردش تأثیر خواهد گذاشت.
پیشنهاد: آیا ویژگی‌های شخصیتی افراد در میزان رضایت شغلی آن‌ها اثرگذار است؟
سخن نهایی
یکی از مهم‌ترین اهداف کلیدی برای هر کسب‌وکار، به حداکثر رساندن بهره‌وری و مقایسه عملکرد کارکنان است. این کار زمانی می‌تواند به‌درستی انجام گیرد که کارکنان به‌موقع و به‌طور مفید بازخورد دریافت نمایند. ازطرفی امروزه داشتن بهره‌وری و ارتقای آن، یک نیاز غیرقابل انکار برای هر سازمان یا شرکتی است. مدیریت عملکرد کارکنان از طریق بهبود جو سازمانی و ایجاد همدلی میان کارمندان و همسویی در بین اهداف آن‌ها و اهداف سازمانی ایجاد می‌گردد. چراکه می‌کوشد تا با هدایت کارکنان در دستیابی به اهداف سازمانی از روش تقویت عملکرد مطلوب و حذف عملکرد نامطلوب با استفاده از بهره‌وری نیروی انسانی و پرداخت تشویقی بتواند بهره‌وری کل سازمان را افزایش دهد.
بنابراین هرچه مدیریت عملکرد در رسیدن به اهداف مذکور موفق‌تر واقع شود، بهره‌وری نیز افزایش می‌یابد. درنتیجه این روند سبب افزایش سود مالی، ایجاد تداوم و بقای سازمان در دنیای رقابتی و پرتلاطم امروزی خواهد شد.
