یکی ازدغدغه‌های مدیران این است که چرا بعضی از کارمندان وظایفشان را به‌موقع انجام می‌دهند و تعدادی دیگر به‌درستی عمل نمی‌کنند. امروزه افزایش بهره‌وری در سازمان به یکی از اهداف مهم هر سازمانی تبدیل شده است. شما مدیرِ محترم، بهره‌وری سازمان را چطور ارزیابی می‌کنید؟ کدام گروه از کارمندان کارشان را به‌درستی انجام می‌دهند؟ و کدام‌یک روزبه‌روز خروجی کارشان ضعیف‌تر می‌شود؟ نسبت به عملکرد تیمتان چقدر نظارت دارید و پروژه‌ها را چگونه شفاف سازی می‌کنید؟ برنامه‌های ارتباطی منظم و مناسبی با افراد تیم درنظر گرفته‌اید یا هنوز در چالش‌های مهارت‌های ارتباطی در چرخه‌ی معیوبی گرفتار شده‌اید؟
می‌دانید که بسیاری از شرکت‌ها و سازمان‌ها، بعد از مدتی دچار رکود می‌شوند و زمانی‌که علت را جویا می‌شوید، می‌بینید خدماتی که ارائه می‌کردند هیچ تناسبی با سودی که به دست می‌آورند نیست. بهتر است در وهله‌ی اول مفهوم بهره‌وری را بدانید و به‌دنبال آن اصولِ بیشتر شدنِ بهره‌وری را یاد بگیرید. دراین‌صورت است که کم‌کم راه‌های به‌دست آوردن سود هم برایتان روشن می‌شوند.
اما قبل‌ازاینکه به تعریف شفاف‌تری از بهره‌وری بپردازیم، بد نیست بدانید که بهره‌وری را از زاویه‌های متفاوتی می‌توان تعریف کرد. به‌طورمثال از زاویه‌ی اجتماعی یک تعریفی دارد و از زاویه‌ی اقتصادی تعریفی دیگر. فکر می‌کنید چه روندی شما را آگاه میکند که بهره‌وری در سازمان روبه رشد است و یا روبه ضعف است؟ شرایط و محیطِ کار چقدر در افزایش بهره‌وری تأثیرگذار هستند؟ کیفیت تولید محصولات و خدمات در کاهش و افزایش بهره‌وری چقدر اثرگذار است؟
در ادامه در مورد اینکه چه عواملی سبب می‌شوند که بهره‌روری کارکنان و بالطبع بهره‌وری سازمان کم شود یا افزایش یابد بیشتر صحبت خواهیم کرد. با ما تا انتهای مقاله همراه باشید.
چرا بهره‌وری مهم است؟
اگر می‌خواهید سازمان موفقی داشته باشید بهتر است بدانید که سنجش بهره‌وریِ کارکنان اهمیت زیادی دارد. درواقع نیروهای شما در مدت‌زمان مشخصی که مشغول به فعالیت هستند باید وظایف خود را به‌طورکامل و به‌شکل مطلوبی انجام دهند. طبیعتا زمانی‌که نیروها کارهای خود را به‌درستی انجام می‌دهند دستیابی به اهداف برای سازمان، آسان‌تر و هدر رفت نیروی انسانی کمتر خواهد بود.
اینکه کارکنان بتوانند در ازای حقوقی که دریافت می‌کنند با بهره‌وری بالایی کار کنند، بسیار ارزشمند است. پس بین کارمندی که با بهره‌وری بالا کار میکند و کارمندی که با بهره‌وری پایین کار میکند تفاوت چشمگیری وجود دارد. ازآنجایی‌که در دنیای امروز افزایش بهره‌وری برای سازمان مزیت رقابتی محسوب می‌شود، داشتنِ استراتژی مناسب، پیشرفتِ سازمان را تضمین میکند. می‌توان گفت بهره‌وری، میزان ورودی‌ها و میزان خروجی‌هاست. ورودی‌ها مثل: ابزار، سرمایه، مکان و نیروی کار. خروجی‌ها مثل محصولی که تولید می‌شود. زمانی‌که از بهره‌وری در قالب خدمات صحبت می‌شود، میزان اندازه‌گیری و سنجش آن پیچیده‌تر می‌شود.
آیا بهره‌وری را می‌توان اندازه‌گیری کرد؟
می‌دانید که سنجشِ بهره‌وری درمورد کسب‌وکاری که خدمات ارائه میکند سخت است و پیچیدگی‌های خاص خودش را دارد. بنابراین بخش کیفیت خیلی پررنگ‌تر می‌شود. هر کسب‌وکاری ورودی‌های متفاوتی دارد. پس توضیح درمورد بهره‌رویِ آن به‌مراتب سخت‌تر خواهد بود. افزایشِ بهره‌وری یکی از مسئولیت‌های سنگینِ مدیران است. یک مدیر باید شناسایی و ارزیابی دقیق را بلد باشد. درواقع یکی از روش‌های رسیدن به بهبودِ بهره‌وری اندازه‌گیریِ آن است. شما می‌توانید با اندازه‌گیری بهره‌وری، عواملی که در افزایش آن مؤثر هستند را شناسایی و امکان بالا بردنِ آن را تضمین کنید. بسیاری از مدیران با گسترده‌تر شدنِ کسب‌و ، اقدام به استخدام نیروی جدید می‌کنند. در ادامه به موانع و عوامل مؤثر در کاهش و افزایش بهره‌وریِ کارکنان اشاره خواهیم کرد.
۶ عامل مؤثر در افزایش بهره‌وری کارمندان
۱ـ استخدام کارآمد
یکی از مهم‌ترین عوامل اثرگذار بر کاهش و افزایش بهره‌وری استخدام حساب‌شده و اصولی کارمندان است. بسیاری از مدیران به‌محض اینکه شرایط مطلوبی را در کسب‌وکارشان تجریه می‌نمایند اقدام به استخدام نیروهای جدید می‌کنند. اما آیا واقعا به‌اندازه‌ی تمام این کارمندان تازه وارد شرح شغلی و مسئولیت وجود دارد؟ آیا می‌توان تمام ساعات کاری این افراد را با وظایف مشخص پر کرد؟ هر شرکتی برای رشد و پیشرفت و افزایش بهره‌وری نیاز به نیروهای کارآمد و متخصص دارد. کارمندانی که انگیزه‌ی لازم برای پیشرفت و موفقیت داشته باشند. پس بهتر است قبل از هرگونه اقدامی برای استخدام نیروی جدید به‌طوردقیق بررسی کنید که آیا حجم کار موجود را می‌توان بین کارمندان فعلی تقسیم کرد یا اینکه هیچ راهی به جز استخدام وجود ندارد؟
می‌دانید که نیروی خلاق و کارآمد از چالش‌ها و تغییرات هراسی ندارد و در هرشرایطی می‌تواند بالاترین بهره‌وری را داشته باشد. کارمندِ توانمند علاقه‌ی زیادی به یادگیری دارد و از انجام به‌موقع کارها لذت می‌برد. اگر شیوه‌ی مدیریتی صحیح را به‌کار بگیرید کارمندان هماهنگ با اهداف سازمانِ شما حرکت می‌کنند.
مطلب مرتبط: چرا فرآیند تجزیه‌وتحلیل شغل برای استخدام ضروری است؟
۲ـ مدبرانه رهبری کنید
به‌عنوان یک مدیر کارآمد به راهکارهایی بیندیشید که چرخه‌ی بهره‌وری را به سمت بهتر شدن هدایت کند. باید بتوانید اهداف را به‌نحوی اولویت‌بندی کنید که وظایف هم به‌دنبال آن روشن شوند. شما مدیران با ویژگی شخصیتی و مهارت‌های خاصی که دارید، می‌توانید استراتژی‌های خود را درست پیاده کنید. چون اگر نقش رهبری را به‌درستی ایفا کنید می‌توانید الگوی مناسبی برای نیروهای جدید باشید. برای افزایش بهره‌وریِ کارمندان ابزارهای مناسب را تعبیه کنید و به نیازها و تفاوت‌های فردی آن‌ها توجه کنید. مثلا دوره‌های آموزشی برگزار کنید. قطعا این دوره‌ها و آموزش تمام اصول و فنون توسط سازمان شما به افزایش بهره‌وری کارمندان کمک میکند.
۳ـ وظایف کارمندان جدید را شفاف‌سازی کنید
هر وظیفه‌ای که به کارمندان محول می‌کنید باید شفاف و روشن باشد. درغیر این‌صورت انتظار نداشته باشید که از عهده‌ی انجام آن‌ها به‌خوبی برآیند. زمانی‌که کارمند جدید استخدام می‌کنید این حق اوست که بداند قرار است مسئولیت چه کارهایی را برعهده داشته باشد و این موضوع به‌مراتب بهره‌وری‌اش را افزایش خواهد داد. چون به هرحال تکلیفش با خودش مشخص می‌شود و می‌داند که باید به‌دنبال برآورده ساختن چه انتظاراتی باشد.
۴ـ به‌اندازه‌ی مناسب به کارمندان مسئولیت بدهید
سعی کنید با آگاهی و متناسب با توانمندی‌هایی که کارمندتان دارد، مسئولیت‌هایش را مشخص کنید. گاهی به‌عنوان مدیر تشخیص می‌دهید که کارمندتان ویژگی‌های شخصیتی منحصربه‌فردی دارد که او را به یک فرد چندپتانسیلی تبدیل کرده است. پس سعی کنید از توانمندی‌های او غافل نشوید. البته باید مسئولیت‌هایی به این افراد محول کنید که منجربه افزایش بهره‌وریشان شود. چراکه بابت استخدام هزینه کرده‌اید و قرار نیست درابتدا نیرویی از دست بدهید. درنتیجه بهتر است فرآیند جذب و استخدام را به‌نحوی حرفه‌ای پیش ببرید.
مطلب مرتبط: تحلیلی بر تقسیم کار در سازمان‌ها؛ ضرورت، مزایا و معایب آن
۵ـ به آن‌ها آزادی بیان دهید
سعی کنید که از نظر و پیشنهاد کارمندانتان در جهت بهتر شدن و ارتقا سازمان بهره ببرید. چراکه کارمندانتان احساس مسؤلیت بیشتری خواهند کرد و تلا ش می‌کنند کارایی خود را بالا ببرند. خوب است که در یک سری از موارد به کارمندان اجازه‌ی تصمیم‌گیری و اظهارنظر دهید. گاهی لازم است فضای دوستانه ایجاد کنید تا سیستم ارتباطیِ کارمندان از این طریق تقویت شود. برای افزایش بهره‌وری از آن‌ها قدردانی کنید و با تحسینِ تلاش‌هایشان عزت نفسشان را تقویت کنید. به نظراتشان گوش کنید و با مشارکت دادن آن‌ها در امور مختلف کاری کنید که احساس تعهد بیشتری در آن‌ها ایجاد شود.
۶ـ برنامه‌هایی را برای افزایش کیفیت عملکرد و توسعه‌ی کارمندان تعبیه کنید
افزایش توانمندی و توسعه‌ی مهارت‌های کارمندان باعث می‌شود که اعتمادبه‌نفسشان بالا رود. ازاین‌رو ایجاد برنامه‌های تفریحی و فراهم کردن آموزش‌های لازم برای آماده کردن کارکنان جهت روبه‌رو شدن با چالش‌های پیش‌رو برای هر سازمانی ضروری است. این برنامه‌ها را جدای از تمام اقداماتی که باید برای توسعه‌ی فردی کارکنان انجام دهید، درنظر بگیرید. برنامه‌ی توسعه‌ی کارمندان را همگام با اهداف سازمان برای برطرف کردن خواسته‌های آینده‌ی سازمان اجرا کنید. توجه به روند تغییر چشم‌انداز مسیرتان را روشن میکند.
چه عواملی منجربه کاهش بهره‌وری کارمندان می‌شود؟
تبعیض قائل شدن بین کارکنان
یکی از رفتارهایی که کیفیت عملکرد افراد را پایین می‌آورد این است که استعداد کارمندان نادیده گرفته می‌شود. چرا مسئولیت‌های مهم را به کارمندانی محول می‌کنید که آمادگی و مهارت‌های لازم را ندارند؟ شاید یک نیرو هنوز آمادگی ندارد که با پروژه و چالش‌های جدید روبه‌رو شود. گاهی بی‌عدالتی و پارتی بازی باعث می‌شود که برخی افراد احساس مفید بودن نداشته باشند. گاهی میزان حقوق دریافتی با میزان کاری که کارمندان انجام می‌دهند برابری نمی‌کند.گاهی بدون هیچ دلیل منطقی امکانات و محیط کار بهتری را در اختیار برخی کارکنان قرار می‌دهیم و بی‌مناسبت و بامناسبت از زحماتشان قدردانی می‌کنیم. شکی نیست که در چنین فضای مسمومی نباید انتظار افزایش بهره‌وری داشت.
مطلب مرتبط: ۸ پیامد مهم تبعیض جنسیتی در محیط کار
عدم وجود امنیت شغلی
اگر کارمندتان در جایگاه شغلی خود به تخصص کافی دست پیدا کرده چه ضرورتی دارد که مدام جایگاه او را تغییر دهید؟ اگر خواهان افزایش بهره‌وری در نیروها هستید چرا به علاقه‌مندی‌ها و روحیات کارمندان توجه نمی‌کنید؟ درواقع احساس آرامش و امنیت شغلی در محیط کار زمانی از بین می‌رود که نیازها و انتظارات کارمندان نادیده گرفته شوند. به‌همان اندازه که کارکنان در قبال اهداف و خواسته‌های سازمان متعهد هستند مدیران نیز باید با شناخت روحیات و شخصیت کارکنان شرایط مطلوبی را برای آن‌ها فراهم نمایند.
مطلب مرتبط: ۱۲ انتظار مهم کارمندان از مدیران
۲ـ عدم وجود برنامه و استراتژی مشخص
زمانی‌که حتی خودتان در جایگاه مدیر و کارفرما نمی‌دانید که دقیقا چه برنامه‌ای دارید و قصد دارید چه کاری انجام دهید دیگر چه انتظاری از کارمندان خود دارید؟ اگر برنامه‌های پیش‌رو کسب‌وکارتان را به‌درستی تدوین نکنید مستقیما روی عملکرد کارکنان تأثیر مخرب می‌گذارید. آیا برنامه‌هایی که تدوین کرده‌اید قابلیت پیاده‌سازی دارند؟ برای پیاده‌سازی برنامه‌ها چه الگوهایی را درنظر گرفته‌اید؟ برنامه‌های سازمان شفاف و نقش‌ها به‌درستی تعریف شده‌اند؟ کارمندان باید چه اقداماتی در راستای افزایش بهره‌وری و کارایی خود بردارند؟
عدم وجود تناسب بین شغل و شاغل
آیا همه‌ی کارمندان در مناسب‌ترین جایگاه شغلی قرار گرفته‌اند؟ آیا محیط کار و شرح وظایف آن‌ها با روحیه و ویژگی‌های شخصیتی و الگوی رفتاریشان در تناسب است؟ اگر سازمانتان روزهای سختی را پشت سر گذاشته و بعد از خلاص شدن ازاین روزها توجهی به انگیزه‌ی خودتان و کارمندانتان ندارید سرعت کم شدن بهره‌وری در سازمان افزایش پیدا میکند. باتوجه به اینکه بی‌انگیزگی روزبه‌روز بیشتر می‌شود شک نکنید که خیلی زود سازمان ازهم می‌پاشد. آیا در کسب‌وکار شما علایق کارمندان منطبق با کاری که انجام می‌دهند، هست؟ از نقاط قوت و ضعف کارمندان آگاهی دارید؟ می‌دانید تحت چه شرایطی بالاترین بهره‌وری را خواهند داشت؟
پیشنهاد: تحلیلی بر تناسب بین شغل و شخصیت
جمع‌بندی
به‌عنوان یک مدیر باید بدانید که هیچ‌چیز به‌اندازه وجود تناسب بین جایگاه شغلی و شخصیت شاغل نمی‌تواند تضمین‌کننده افزایش بهره‌وری باشد. عملکرد خوبِ کارکنان را به‌موقع تشویق و تأیید کنید. مشتاقانه با کارمندان حرف بزنید و سعی کنید آن‌ها را درگیر چالش‌های موجود در سازمان کنید که ایده‌هایشان شکوفا شوند. دست از پارتی بازی و توجه به افرادی که نسبت فامیلی با شما دارند بردارید. زمانی‌که نیروی جدیدی استخدام می‌کنید به میزان کارآمد بودن و تخصصی که دارد توجه کنید. البته کارآیی نیروهای جدید با روش‌های مختلفی قابل ارزیابی است. منتهی زمانی‌که تخصص با تجربه همراه می‌شود بهره‌وری کارمندان نیز افزایش پیدا میکند.
