بگذارید در همین ابتدای کار با کمک علم آمار با شما سخن بگوییم!
– شرکت‌ها ۱۷ درصد پرسنل خود را به‌خاطر ورود بد کارمند تازه وارد به سازمان از دست می‌دهند!
-۲۵ درصد ترک سازمان توسط پرسنل، در همان ۴۵ روز اول استخدام اتفاق می‌افتد!
– هزینه ی خروج کارمندان تازه وارد بین ۶ تا ۹ ماه حقوق یک کارمند است!
این اعداد و ارقام نشان می‌دهند، برای استخدام نیروی جدید باید وقت و انرژی بسیاری به کار گرفته شود. اما صرف این زمان و هزینه الزاما به معنای ماندگاری و حضور دائم کارمندان نیست. ممکن است شما تصور کنید همه‌چیز به‌خوبی پیش می‌رود. کارمند جدیدی را استخدام کرده‌اید و وظایف او را گوشزد نموده‌اید. اما به‌یک‌باره همه‌چیز به‌هم‌ریخته و او شرکت را ترک می‌کند. مشکل از کجاست؟ چرا کارمندان تازه وارد به‌خوبی با محیط شغلی جدید خود خو نمی‌گیرند؟ آیا اشکال کار از مدیریت است؟ مدیران در رابطه با این مسئله چه راهکاری باید پیش گیرند؟
عده‌ای تصور می‌کنند با پایان مصاحبه و استخدام کارمند جدید، پرونده‌ی این کار بسته می‌شود. درحالی‌که اصلا این‌طور نیست. اگر بعد از ساعت‌ها مصاحبه و مذاکره فردی را استخدام کرده و در همان روزهای ابتدایی با او به مشکل بخورید، یعنی تمام تلاش‌های شما بی‌نتیجه بوده است. نحوه‌ی برخورد کارفرمایان در چندین روز اول با یک کارمند جدید نقش بسیار مهمی در حضور دائم او در شرکت خواهد داشت. این موضوع، یعنی نوع رفتار مدیران و سایر کارمندان، موضوعی است که باید در سازمان‌ها برای آن اهمیت ویژه‌ای قائل شد. این پروسه در شرکت‌ها و سازمان‌ها به نام آنبوردینگ شناخته می‌شود. شاید از خود بپرسید آنبوردینگ چیست و چه اهمیتی دارد؟
آنبوردینگ یا همسوسازی چیست؟
آنبوردینگ، همان فرآیند ادغام کارکنان تازه وارد در یک شرکت یا سازمان است. زمانی که فردی جدید به یک مجموعه اضافه می‌شود، انجام وظایف رسمی تنها چالش پیشروی او نیست. هر سازمان در کنار رویه‌های رسمی، فرهنگ منحصربه‌فردی نیز دارد. این فرهنگ سازمانی شامل انتظارات خاص از هر فرد، ارتباط با سایر اعضا و گروه‌های غیررسمی مجموعه است. حال هر فرد تازه وارد باید با این فرهنگ خو گرفته و ارتباط برقرار کند.
برای آنکه کارمند تازه وارد در شرکت احساس رضایت داشته باشد، باید علاوه بر وظایف رسمی، از تعامل با فرهنگ و گروه‌های غیررسمی سازمان نیز احساس رضایت کند. در غیر این صورت همین عوامل می‌توانند کارمند جدید را از محیط کاری مأیوس و دلسرد کنند. در این میان مدیران سازمان وظیفه دارند به مدت حداقل ۳ ماه فرآیند آنبوردینگ را اجرا کنند تا کارمند تازه وارد به بازدهی کاری موردنظر برسد.
مطلب مرتبط: فرهنگ سازمانی چیست؟ اجرای آن چه مزایایی برای سازمان دارد؟
دلایل اهمیت آنبوردینگ در سازمان
- کاهش نرخ ترک خدمت
- تسریع فرآیند رسیدن به حداکثر میزان بهره‌وری
- کاهش استرس و اضطراب کارمندان
چرا رفتار مناسب با کارمند تازه وارد مهم است؟
استخدام نیروی جدید چالشی است که قطعا تمامی مدیران و کارمندان با آن روبه‌رو شده‌اند. زمانی که سازمان با کمبود نیرو مواجه شود اقدام به انتشار آگهی استخدام و سپس مصاحبه می‌کند. با صرف زمان و هزینه بالاخره کارمند جدید استخدام‌شده و وارد سیستم می‌شود. گاهی در همان مراحل ابتدایی، عضو جدید سازمان را ترک می‌کند. حتی ممکن است طی مدت‌زمان بسیار کارمند جدید به بازدهی لازم نرسد.
تمامی این موارد چالش‌هایی هستند که با ورود عضوی جدید ممکن است اتفاق بیفتند. در این میان آنچه اهمیت دارد رفتار درست در بدو ورود و روزهای اولیه‌ی حضور این افراد در سازمان است. نوع برخورد و رفتار شما در اولین دیدار خاطره‌ای پررنگ در ذهن نیروی تازه وارد ایجاد می‌کند. بنابراین رفتار درست شما در برخورد با عضو جدید سازمان می‌تواند تعیین‌کننده حضور یا عدم حضور او در روزهای آینده باشد.
مطلب مرتبط: رفتار سازمانی چیست؟ مدیریت رفتار سازمانی چه کمکی به سازمان‌ها می‌کند؟
در ادامه به بررسی سه مورد از مهم‌ترین دلایل اهمیت رفتار مناسب با کارمند تازه وارد می‌پردازیم:
۱ـ ایجاد حس تعلق‌خاطر نسبت به سازمان در نیروی جدید
زمانی که معارفه‌ی درست در بدو ورود انجام شود. عضو جدید با همه‌ی افراد و بخش‌های سازمان آشنایی پیدا می‌کند. اهداف و مسیر پیشروی سیستم را درک کرده و خود را عضوی از یک سیستم یکپارچه می‌داند. شکل‌گیری این حس تعلق‌خاطر، بهره‌وری بالایی در افراد ایجاد می‌کند. به‌این‌ترتیب شما کارمندی خوب و قابل‌اعتماد به مجموعه خود اضافه کرده‌اید.
مطلب مرتبط: کارمند خوب از دید سازمان چه ویژگی‌هایی دارد؟
۲ـ کمک به هماهنگی و انطباق هر چه سریع‌تر کارمند جدید
در خلال معارفه و مذاکره با نیروی تازه وارد، مسئولیت‌ها و وظایف تعیین می‌شوند. ارتباط با سایر افراد شکل می‌گیرد. جهت‌گیری‌های سازمان و افراد مشخص می‌شوند. تمامی این موارد سبب هماهنگی بیشتر عضو جدید با کلیت سازمان خواهد شد.
۳ـ آگاهی بهتر کارمند تازه وارد از مسئولیت‌ها، اهداف و استراتژی‌های سازمان
بهترین زمان برای بیان مسئولیت‌ها و شرح وظایف هر فرد، در زمان استخدام است. لازم است کلیت این موارد قبل از ورود به شرکت مشخص شود. این کار از بروز بسیاری از مشکلات آتی جلوگیری می‌کند. بنابراین لازم است قبل از شروع هرگونه همکاری در مورد موارد مهم استخدامی ازجمله وظایف و حقوق صحبت شود.
مطلب مرتبط: مهم‌ترین نکاتی که کارفرما و کارجو باید در فرآیند استخدام رعایت کنند
البته می‌توان موارد جزئی را در زمان معارفه عضو جدید بیان کرد تا بیشتر با وظایف خود و رویکرد سازمان آشنا شود. اما بهترین زمان بیان این موارد حیاتی در فرآیند استخدام است.
۷ راهکار مؤثر در برخورد با کارمند تازه وارد
قطعا اولین روز کاری جزء پراسترس‌ترین روزهای زندگی هر فرد است. این استرس ممکن است تا چندین روز طول کشیده و عملکرد فرد را مختل کند. حتی ممکن است حس عدم آشنایی با افراد و محیط، بهره‌وری او را به‌شدت تحت تأثیر قرار دهد. در این موارد وظیفه‌ی مدیر آگاه و باتدبیر، ایجاد جوی صمیمی و دوستانه در همان بدو ورود است. تا از بروز چنین مشکلاتی جلوگیری کند. در ادامه ۷ مورد طلایی برای برخورد با کارمند تازه وارد را بررسی می‌کنیم. اگر در مقام مدیریت مجموعه‌ای هستید با ما همراه باشید تا بتوانید در این موقعیت حساس با درایت و هوشمندی عمل کنید.
۱ـ موارد موردنیاز اولیه را از قبل آماده کنید
قبل از ورود و شروع به کار عضو جدید، از آماده بودن وسایل موردنیاز وی اطمینان حاصل کنید. اولین چیزی که موردتوجه کارمند جدید قرار می‌گیرد، محل کار و امکانات میز و اتاقش است. بهتر است لپ‌تاپ، میز، تلفن، نرم‌افزارها و… از قبل آماده باشند.
۲ـ خوشامدگویی رسمی و درعین‌حال دوستانه داشته باشید
برگزاری یک جلسه معارفه ساده اما صمیمی می‌تواند تأثیرگذارترین رفتار در بدو ورود کارمندان جدید باشد. پیام خوشامدگویی دوستانه از طرف مدیر و کارمندان قدیمی در ابتدای کار نیروی جدید انرژی و رویکردی مثبت در او ایجاد می‌کند. برای این کار می‌توانید از فردی خوش‌برخورد در میان منابع انسانی سازمان کمک بگیرید.
۳ـ شنونده فعالی برای گوش دادن به حرف‌های عضو جدید باشید
در اولین روزهای کاری سؤالات زیادی در ذهن فرد تازه وارد به وجود می‌آید. شما می‌توانید در زمان استراحت به سؤال‌های او جواب بدهید یا یک جلسه‌ی غیررسمی کوتاه با او ترتیب دهید. بهترین مدیران به سخنان و دغدغه‌های کارمندان تازه وارد خود گوش می‌دهند. این کار علاوه بر کسب اطلاعات، نظرات و دیدگاه‌های جدیدی را پیشروی آن‌ها قرار می‌دهد. گوش شنوا داشتن تنها مختص کارمندان تازه وارد نیست. بلکه برای همه اعضا کاربرد دارد. این مورد قطعا یکی از ویژگی‌های مهم مدیران خوب است.
مطلب مرتبط: مدیر خوب کیست؟ چگونه یک مدیر بهتر برای کارمندان خود باشیم؟
۴ـ از کارمند تازه وارد فیدبک بگیرید
برای اطمینان از عدم وجود هرگونه مشکل، از کارمند تازه‌وارد خود بازخورد بگیرید. از او بخواهید در طول اولین روز کاری به شما گزارش کار دهد. این کار را تا ده روز اجرا کنید. با این رفتار اهمیت حضور و کارش را توأمان به او یادآور شده و رضایت شغلی او را بالا می‌برید.
۵ـ شرح وظایف و برنامه کاری مشخصی برای او تنظیم کنید
نحوه‌ی انجام درست کارها و اولویت‌بندی آن‌ها از موارد دشوار برای اعضای تازه وارد است. به همین دلیل توصیه می‌شود برای مدت یک هفته برنامه‌ای مشخص از کارها و نحوه‌ی انجام آن‌ها تهیه کرده و در اختیار نیروی جدید خود قرار دهید. همچنین می‌توانید از یکی از نیروهای باتجربه‌ی خود بخواهید در مشکلات کاری یاری‌دهنده‌ی عضو جدید باشد. این کار به ایجاد صمیمیت و ارتباطی مؤثر با سایر اعضا کمک شایانی می‌نماید. در خلال این برنامه کاری می‌توانید قوانین و مقررات شرکت را یادآوری کنید تا عضو جدید با این موارد نیز آشنا شود.
۶ـ زمان کافی برای آموزش نیروی جدید در نظر بگیرید
در برخی از شرکت‌ها و سازمان‌ها نیاز به فراگیری موارد جدید وجود دارد. مثلا ممکن است نرم‌افزار اختصاصی برای سازمان وجود داشته باشد که نیاز به آموزش آن احساس شود. در این مواقع، زمان مناسبی را برای آموزش نیروی تازه وارد خود در نظر بگیرید. البته انتظار نداشته باشید که تمام موارد آموزشی را در طول این دوره و یکجا آموزش ببیند و آن‌ها را بدون کم‌وکاست به کار گیرد. بهتر است قدری به او زمان دهید تا خودش را با روند کاری جدید تطبیق دهد و برای آموزش و توسعه کارمند تازه واردتان برنامه‌ای جامع و هدفمند تدارک ببینید تا بتوانید از بروز اشتباهات احتمالی جلوگیری کنید.
۷ـ همانند یک مربی عمل کنید
منتقدی سرسخت بودن تنها شما را از کارمندان خود دور می‌کند. درواقع شما باید همانند یک مربی عمل کنید. علاوه بر یک برنامه‌ریز، مشاور و کمک‌رسان آن‌ها نیز باشید. در این میان کارمندان تازه وارد نیاز به رفتار دوستانه‌تری از جانب شما دارند. به همین دلیل نباید خود را محدود به تصورات سنتی در رابطه با جایگاه مدیریت کنید. به یاد داشته باشید که پیشرفت همه اعضای سازمان پیشرفت شماست.
در این راه می‌توانید در قبال پیشرفت‌های هرچند کوچک پاداش در نظر بگیرید. این پاداش‌ها می‌توانند به‌صورت مالی و غیرمالی باشند. حتی می‌توانید در زمان استخدام یا مذاکره در خصوص پاداش‌های غیرمالی صحبت کرده و به‌عنوان امتیازی مثبت از آن‌ها نام ببرید.
در آخر اینکه
در سازمان‌ها خواه‌ناخواه نیاز به کارمند جدید احساس می‌شود. تعریف سمت‌های جدید با بازنشسته شدن نیروهای قدیمی این نیاز را به وجود می‌آورد. نحوه‌ی ارتباط مدیران با کارمند تازه وارد در اولویت برنامه‌های بهبود ارتباط درون‌سازمانی بوده است. ازآنجاکه محیط کار تنها شامل مدیران نمی‌شود، نحوه‌ی ارتباط کارکنان دیگر با کارمند جدید نیز در درجه دوم اهمیت قرار دارد.
به‌عنوان یک مدیر شما باید شرایطی را فراهم کنید تا کارمندان جدید در اولین روز کاری خود تجربه‌ای بسیار دل‌چسب و فراموش‌نشدنی داشته باشند. تا از ملحق شدن به مجموعه شما احساس رضایت کنند. امیدواریم با رعایت موارد ذکرشده در این مقاله کارمند جدیدتان حس بهتری برای ملحق شدن به مجموعه شما داشته باشد.
پیشنهاد: ۱۸مهارت ارتباطی مؤثر در محیط کار که شما را به موفقیت شغلی می‌رساند
