احتمالا بارها و بارها این موقعیت و تجربه کردین که کارهای زیادی دارید اما زمان کمی داشته‌اید! آیا شده به خاطر این زمان کم، استرس بگیرید و آرزو کنید کاش وقت بیشتری داشتید؟ تابه‌حال شده از کمبود زمان بنالید و آرزو کنید که کاش روزها بیشتر از ۲۴ ساعت می‌بود تا بتوانید به کارهایتان برسید؟ چقدر اهل مدیریت زمان در محیط کار و زندگی شخصی هستید؟ فکر می‌کنید تاچه‌اندازه در ایجاد تعادل بین کار و زندگی شخصی مهارت دارید؟
مدیریت زمان از آن دسته مهارت‌هایی است که همه ما به آن نیاز داریم. چه برسد که مسئولیت‌های بیشتری روی دوشمان باشد و نه‌تنها در زندگی روزمره، بلکه در محیط کار هم به آن نیاز داشته باشیم.
مزایای مدیریت زمان در محیط کار
کاهش استرس و افزایش آرامش
اگر شما هم به دلیل مشغله کاریتان، زمان‌های زیادی کارتان به دقیقه ۹۰ افتاده است کاملا درک خواهید کرد که استرس ناشی از عدم مدیریت زمان در محیط کار چقدر طاقت‌فرسا می‌تواند باشد. کاهش کارآمدی در اثر استرس را حتی آمار هم تأیید می‌کند. بر اساس آمار مؤسسه استرس آمریکا، ۴۱ درصد کارگران گفته‌اند که استرس باعث کاهش کارآمدی آن‌ها می‌شود و ۳۳ درصد ادعا داشتند که این موضوع باعث می‌شود که اغلب اوقات مشارکت کمتری داشته باشند.
البته فقط لازم نیست کارتان به دقیقه ۹۰ بیفتد تا دچار استرس شوید، همین مشغله ذهنی ناشی از کارهای زیاد پیش‌رو هم باعث استرس می‌گردد. مدیریت زمان باعث می‌شود بتوانید ذهنتان را آرام‌تر کنید و با آرامش بیشتر کارتان را جلو ببرید.
همیشه به‌عنوان فردی وقت‌شناس شناخته می‌شوید.
وقتی کارهایتان را سروقت انجام می‌دهید، مدیر شما، مشتری شما و …به شما اعتماد بیشتری می‌کنند و بین آن‌ها به وقت‌شناسی معروف می‌شوید. همین دید مثبت آن‌ها حتی باعث می‌شود در آینده راحت‌تر بتوانید جایگاه شغلی خود را ارتقا بدهید یا اگر شغل آزاد دارید می‌توانبد مشتری‌های بیشتری را جذب کنید.
مطلب مرتبط: ۱۴ راهکار طلایی برای گرفتن ارتقا شغلی در کمترین زمان ممکن
افزایش اعتمادبه‌نفس
وقتی کارهایتان را سروقت انجام دهید و متوجه توانایی خودتان در مدیریت زمان در محیط کار بشوید، نسبت به خودتان احساس رضایت بیشتری خواهید داشت و اعتمادبه‌نفستان بالاتر می‌رود. ناگفته نماند افزایش اعتمادبه‌نفس نه فقط برای افزایش حس رضایت خودتان کاربرد دارد بلکه باعث می‌شود دیگران هم به شما بیشتر اعتماد کنند و شخصیت کاریزماتیکی پیدا کنید.
دیگران از شما به‌عنوان فردی موفق الگوبرداری می‌کنند.
وقتی شما به مدیریت زمان در محیط کار اهمیت بدهید و کارهایتان را سروقت تحویل دهید و به‌موقع در محیط کار حاضر شوید و… بقیه افرادی که با شما کار می‌کنند هم از شما یاد می‌گیرند و متوجه خواهند شد که در محیط کار شما زمان اهمیت زیادی دارد. حتی اگر کارمند هم باشید، این کار برای جلب رضایت مدیرتان اهمیت زیادی دارد. پس آن را دست‌کم نگیرید.
افزایش کیفیت زندگی فردی
مدیریت زمان در محیط کار نه فقط در محیط کار بلکه حتی روی زندگی شخصی شما هم تأثیر دارد. وقتی شما بتوانید زمانتان را مدیریت کنید، می‌توانید زمان استراحت بیشتری داشته باشید و از زمان استراحتتان لذت مضاعفی ببرید. علاوه‌بر این، خود این لذت بردن از زمان استراحتتان باعث می‌شود کارآیی زمان کارتان هم بیشتر شود.
مدیریت زمان در محیط کار شما را هر روز بیشتر عاشق شغلتان می‌کند.
از خودتان بپرسید برای چه چیزی کار می‌کنید؟
احتمالا جواب بسیاری از افراد این است که بتوانید با پولی که درمی‌آورید رفاه زندگی‌تان را بالاتر ببرید. هرچند برای بعضی‌ها در کنار رفاه بحث علاقه به کارشان هم وجود دارد. اما اگر کارهای تلنبار شده و مدیریت نشده باعث شوند که استرس زیادی پیدا کنید و به خاطر این استرس نتوانید از زندگی لذت ببرید و رفاه زندگی‌تان از بین برود چی؟ در این صورت شما برای پیدا کردن آسایش از آرامشتان باید بگذرید.
اما تا وقتی راه‌حل هست چرا خودتان را اذیت کنید؟ یکی از راه‌حل‌هایی که برای افزایش آرامش و لذت از کارتان به شما کمک می‌کند همین توانایی مدیریت زمان در محیط کار است. وقتی توانایی و مهارت مدیریت زمان را پیدا کنید از کارتان لذت بیشتری می‌برید و دل زده نمی‌شوید.
مطلب مرتبط: افسردگی شغلی چیست؟ چگونه بر افسردگی در محیط کار غلبه کنیم؟
افزایش بازده کاری
وقتی شما توانایی مدیریت زمان در محیط کار را پیدا کنید، باعث می‌شود بازده کاریتان بالاتر برود. توجه داشته باشید که لازم نیست حتما با مدیریت زمان بتوانید کارهای بیشتری انجام بدهید، همین که بتوانید کیفیت انجام دادن وظایفتان را بالاتر ببرید یعنی مدیریت زمان به شما کمک کرده است.
۱۸ تکنیک مدیریت زمان در محیط کار
۱ـ حتما برنامه‌ریزیتان را روی کاغذ بنویسید!
شاید شما با خودتان بگویید که برنامه‌ریزی کارها را در ذهنتان می‌توانید به خاطر بسپرید. اما وقتی برنامه‌ریزی را مکتوب می‌کنید باعث می‌شود ذهنتان برای انجام دادن آن مصممم‌تر شود و همین‌طور برنامه‌ریزیتان واضح‌تر و ملموس‌تر می‌گردد و شما برای انجام آن پای‌بندتر خواهید بود.
۲ـ از ماتریس آیزنهاور کمک بگیرید.
یکی از کارهای مهمی که در برنامه‌ریزی باید انجام دهید، اولویت‌بندی کارها است. شما باید بدانید چه کارهایی اهمیت بیشتری دارند تا با انجام دادن کارهای کم اهمیت‌تر آخر روز حس نکنید هیچ کاری انجام نداده‌اید! ماتریس آیزنهاور هم راهی برای اولویت‌بندی حرفه‌ای‌تر کارهاست. بر اساس ماتریس آیزنهاور کارها به ۴ دسته مهم فوری، مهم غیرفوری، غیرمهم فوری، غیرمهم غیرفوری تقسیم می‌شوند.
شما باید تمرکزتان را روی کارهای مهم فوری بگذارید و برای کارهای مهم غیرفوری برنامه‌ریزی کنید تا بعدا آن‌ها را انجام دهید. ازطرفی کارهای غیرمهم فوری را به بقیه بسپرید و سراغ کارهای غیرمهم فوری نروید. با این نوع دسته‌بندی حالا تکلیفتان با کارهایتان روشن است.
۳ـ زمان‌های پیک کارتان را بشناسید.
وقتی شما بتوانید زمان‌های پیک کار را بشناسید، از قبل خودتان را آماده می‌کنید که در زمان پیک کار فشار زیادی را متحمل نشوید. مثلا حواستان هست که کارهای دیگر را به آن زمان موکول نکنید.
ازطرفی وقتی زمان‌هایی با کار کمتر را شناسایی می‌کنید، می‌توانید طوری برنامه‌ریزی کنید که در این زمان کارهای عقب افتاده‌تان را انجام دهید یا در این زمان کارهایی انجام دهید که به انرژی شما می‌افزاید. مثلا خوردن یک فنجان قهوه یا هر کاری که انرژی شما را بالا می‌برد.
مطلب مرتبط: مدیریت زمان چطور فشار کاری ما را بالا می‌برد؟
۴ـ برنامه‌ریزیتان را شخصی‌سازی کنید.
برای مدیریت زمان در محیط کار باید خودتان و بدنتان را خوب بشناسید و تنها کسی که این الگوها را می‌شناسد خودتان هستید و هیچ‌کس دیگری نمی‌تواند در این موضوع به شما کمک کند. مثلا شما باید درنظر بگیرید چه کارهایی در وقت استراحت بیشترین انرژی را به شما می‌دهند؟ یا مثلا اینکه در برنامه‌ریزیتان بهتر است چه نوع برنامه‌ریزی را انجام دهید؟ برنامه‌ریزی دقیق یا تنظیم یک برنامه‌ی کلی؟ برنامه‌ریزی ساعتی یا برنامه ریزی کلی برای یک روز.
ازطرفی یکی دیگر از راه‌هایی که باعث شخصی‌سازی برنامه شما می‌شود شناسایی ساعت بدن خودتان هست. همه ما آدم‌ها یک ساعت‌هایی را در روز داریم که در آن ساعات انرژیمان بالاتر می‌رود و کارایی بیشتری داریم و برعکس برخی ساعات هم انرژیمان پایین می‌آید. مثلا بعضی‌ها صبح زود انرژی بالایی دارند و برخی دیگر اول ظهر. مهم این است که بتوانید خودتان را بشناسید تا در آن ساعات پرانرژی برای کارهای سنگین‌تر برنامه‌ریزی کنید و کارهای سبک را برای ساعاتی بگذارید که انرژیتان پایین است.
۵ـ مدت زمان لازم برای انجام هر کاری را تخمین بزنید.
برای برنامه‌ریزی کردن لازم است بدانید هر کاری چقدر طول می‌کشد تا برنامه‌ریزی دقیق‌تری داشته باشید. برای این کار باید چندین بار برنامه‌ریزی خود را اجرایی کنید تا بالاخره تخمین‌هایتان واقعی‌تر شوند.
۶ـ برنامه‌ریزی‌های سنگین و غیرواقع‌بینانه انجام ندهید.
از قدیم گفتن سنگ بزرگ علامت نزدن است.
برنامه‌ریزی شما باید واقع‌گرایانه باشد. وقتی برنامه‌ریزی‌هایتان سنگین و دور از واقعیت باشند نمیتوانید به آن‌ها پای‌بند بمانید و سرخورده می‌شوید. شما یک انسان عادی هستید که توانایی‌هایش محدود است و نمیتوانید در یک روز کارهای خیلی زیادی را انجام دهید. توانایی‌های خودتان را بشناسید و کمال‌گرایی مخرب نداشته باشید و به اندازه توانایی‌هایتان برنامه‌ریزی کنید.
۷ـ دقیقه نودی نباشید.
انجام دادن کار در آخرین لحظات، هم به شما استرس زیادی وارد می‌کند هم باعث می‌شود وقت‌شناس بودن شما برای بقیه زیرسؤال برود. اینکه شما کارهایتان را در آخرین زمان ممکن تحویل می‌دهید می‌تواند هم به خاطر اهمال کاری باشد که در این صورت باید برای رفع اهمال کاری تلاش کنید. ازطرفی هم می‌تواند نشان دهنده مدیریت زمان ناکارآمد شما باشد که در این صورت باید بیشتر برای مدیریت زمانتان بکوشید.
مطلب مرتبط: برای مقابله با اهمال کاری چیکار کنیم؟ ۱۵ راهکار ساده برای رسیدن به انضباط شخصی
۸ـ به کمک یادآور مدیریت زمان در محیط کار را برای خودتان تسهیل کنید.
تنظیم کردن یادآور شاید یک دقیقه هم از شما وقت نگیرد. اما به شدت کارآمد است. مخصوصا اگر کارهای زیادی دارید و احتمال فراموش کردن کارهایتان وجود دارد. در این صورت وجدان کاریتان پیش بقیه زیر سؤال نمی‌رود.
ازطرفی شاید شما بگویید که کارهایتان هرگز از یادتان نمی‌روند و همیشه همه‌چیز را به خاطرتان می‌سپرید، اما حتی در این صورت هم بهتر است که یادآور تنظیم کنید! چرا؟ شاید خودتان هم متوجه نشوید اما همیشه قسمتی از مغز شما درگیر این است که کارها را یادش نرود و وقتی یادآور تنظیم می‌کنید آن بخش از مغزتان آزاد می‌شود و حس سبکی ذهنی بیشتری خواهید داشت.
۹ـ دزدهای زمان را بشناسید.
تابه‌حال شده که گوشی دستتان بگیرید و بعد به ساعت نگاه کنید و ببینید که زمان زیادی گذشته درحالی‌که فکر می‌کردید زمان کمی گذشته است؟ یک سری کارها مثل همین استفاده از گوشی همراه، صحبت کردن با همکاران و… باعث می‌شوند بسیاری از اوقات زمان از دستتان در برود.
بر اساس تحقیقات مجله telegraph کارمندان حدودا ۷۵۹ ساعت در سال را تلف می‌کنند! سعی کنید بببینید در محیط کارتان چه کارهایی دزد زمان شما هستند و بعد برای انجام دادن آن کارها برای خودتان خط قرمز تعیین کنید تا زمانتان را هدر ندهید.
مطلب مرتبط: ۷ راهکار برای مدیریت اتلاف وقت در محیط کار
۱۰ـ خوب بخورید و خوب بخوابید!
سعی کنید در خانه استراحت خوبی داشته باشید و کیفیت زندگی شخصیتان را با کارهایی مثل خوب خوابیدن و غذاهای سالم و مفید خوردن و داشتن روابط خوب و سازنده بالا ببرید تا در محیط کار هم بازدهی بیشتری داشته باشید. وقتی بازده بیشتری داشته باشید می‌توانید کارهایتان را در زمان کمتری هم انجام دهید و درنتیجه مدیریت زمان در محیط کار برایتان راحت‌تر می‌شود.
مطلب مرتبط: هر آن چیزی که باید درباره‌ی سلامت روان در محیط کار بدانید.
۱۱ـ از ارزیابی خودتان غافل نشوید.
زمان‌هایی را برای ارزیابی کارآمد بودن کارهایتان و مدیریت زمان بگذارید. وقتی ارزیابی کنید به‌خوبی متوجه خواهید شد که نقطه ضعف‌های مدیریت زمانتان در محیط کارتان چیست یا مثلا چه کارهایی بهره‌وریتان را بالاتر یا پایین‌تر می‌برند.
۱۲ـ کارهایتان را تیک بزنید، مغزتان تیک خوردن را دوست دارد!
این کار هرچند کوچک و بی‌اهمیت به نظر می‌آید اما جالب است بدانید که تیک خوردن کارها برای مغزتان مثل یک پاداش است و وقتی کارها را تیک بزنید، حس خوبی که مغزتان از این کار می‌گیرد باعث می‌شود انگیزه بگیرید که کارهای بیشتری را در طول روز انجام دهید.
۱۳ـ همه کارها را لازم نیست خودتان انجام دهید!
اگر مدیر هستید یا اگر کار تیمی دارید این ترفند خیلی به کارتان می آید. بعصی ها از سپردن کاری به کس دیگر هراس دارند و میترسند که طرف مقابلشان کارش را به درستی انجام ندهد. برای همین ترجیح می‌دهند که خودشان اذیت شوند اما کار را به فرد دیگری نسپرند.
اما باید قبول کنید که شما هم یک آدم عادی هستید و انرژی و زمانتان محدود است و نمیتوانید انتظار داشته باشید که هم‌زمان جای چند نفر کار کنید. اگر برایتان خیلی سخت است می‌توانید برای کسانی که کارها را به آن‌ها واگذار می‌کنید راهنمایی‌های کارآمد داشته باشید و اشتباهات کارشان را به آن‌ها گوش‌زد کنید.
مطلب مرتبط: کار تیمی موفق به سبک مدل رفتارشناسی دیسک DISC
۱۴ـ قورباغه‌تان را همان اول قورت دهید!
در کتاب قورباغه‌ات را قورت بده، برایان تریسی کارهای سخت را به قورباغه‌ای تشبیه کرده که دیر یا زود باید قورت بدهیم. پس چه بهتر است که آن قورباغه‌ها را همان اول قورت بدهید که هم نگرانیتان از آن کار سخت تمام شود و هم اعتمادبه‌نفس بیشتری برای قورباغه‌های کوچک‌تر پیدا کنید. چون می‌بینید که توانسته‌اید کار سخت را همان اول روز انجام دهید و انجام دادن کارهای ساده‌تر دیگر چندان سخت نیست.
۱۵ـ به قانون ۲۰ ۸۰ (قانون پارتو) عمل کنید.
بر اساس قانون پارتو ۸۰ درصد خروجی کار بر اساس ۲۰ درصد ورودی شما برای انجام آن کار شکل می‌گیرد. به عبارتی ۲۰ درصد کارهایی که می‌کنید بیشترین تأثیر را در بازده کاری شما دارند. حالا شما باید در کسب‌وکار خودتان آن ۲۰ درصد کارهای مهم را پیدا کنید و انرژی و توجه بیشتری را برای انجام آن کارهای مهم بگذارید.
مطلب مرتبط: ۱۰ استراتژی اولویت‌بندی کارها در محیط کارها
۱۶ـ به موقع نه گفتن را یاد بگیرید.
شما نمیتوانید همه‌ی کارها را خودتان انجام دهید و مجبور هستید روی کارهای کمی تمرکز کنید تا بازدهی‌تان بالا رود و زمان کافی برای انجام دادن کارهایتان داشته باشید. پس اگر کسی به شما کاری را محول کرد که شما وقت انجام دادنش را ندارید محترمانه نه بگویید و انتظارات آرمان‌گرایانه و کمال‌گرایانه از خودتان نداشته باشید.
مطلب مرتبط: چگونه همیشه با همه‌چیز موافق نباشیم؟
۱۷ـ از قانون پارکینسون کمک بگیرید.
بر اساس قانون پارکینسون کار به اندازه‌ای گسترش پیدا می‌کند که شما برایش وقت می‌گذارید. مثلا اگر شما برای کار الف همیشه یک ساعت وقت می‌گذاشتید، اگر مجبور شوید آن را در ۴۵ دقیقه هم می‌توانید انجام دهید. به عبارتی محدودیت زمانی باعث می‌شود بتوانید کارهایتان را تندتر جلو ببرید.
هرچند باید حواستان باشد که زمان اختصاص یافته به کارهایتان را آنقدر کم نکنید که کیفیت کارتان پایین بیاید و دقیقا سخت‌ترین بخش عمل به قانون پارکینسون همین است که بتوانید زمان مناسبی که نه کم و نه زیاد باشد را پیدا کنید.
۱۸ـ به کمک تکنولوژی سرعت عملتان را بالا ببرید.
برنامه‌های زیادی برای مدیریت زمان هستند که می‌توانید از آن‌ها برای مدیریت زمان در محیط کار استفاده کنید. کافی است یک سرچ ساده در گوگل انجام دهید تا با انواع برنامه‌ها آشنا شوید. مزیت این برنامه‌ها نسبت به استفاده از کاغذ این است که گوشی شما همیشه همراهتان هست. اما کاغذ همیشه در دسترستتان نیست. ازطرفی جذابیت این برنامه‌ها باعث می‌شود که به برنامه‌ریزی کردن علاقه پیدا کنید.
پیشنهاد: افسردگی شغلی چیست؟ چگونه بر افسردگی در محیط کار غلبه کنیم؟
حرف آخر
مدیریت زمان در محیط کار از مهارت‌های نرمی است که به تدریج می‌توانید آن را تقویت کنید و انتظار نداشته باشید که یک‌شبه به مهارت عجیب‌غریبی در مدیریت زمان در محیط کارتان دست پیدا کنید. الان که شما دارید این مقاله را می‌خوانید، یعنی خودتان دنبال آگاهی پیدا کردن هستید و این یعنی قدم اول برای موفقیتتان. اما قدم بعدی و مرحله سخت مسیر این است که بتوانید این کارها را عملی کنید!
سعی کنید از همین امروز تلاش کنید تکنیک‌های مدیریت زمان در محیط کار را عملی کنید تا نتایجش را در زمانی نه چندان دور در پیشرفت کاریتان ببینید.
