تشویق کارکنان یکی از استراتژی‌های مهم مدیران موفق است. آن‌ها به‌خوبی می‌دانند چه زمانی وقت پاداش و چه زمانی وقت تذکر دادن است. در مقابل مدیرانی هستند که هنوز سیستم زورگویی را حفظ کرده‌اند و اجازه نمی‌دهند که کارکنان آن‌طور که باید پیشرفت لازم را داشته باشند. شما جزء کدام دسته هستید؟ مدیران مستبد؟ یا مدیران منعطف؟ آیا کارمندانتان در چارچوبی سفت‌وسخت کار می‌کنند؟ یا برای دستیابی به موفقیت در بسیاری از موارد اجازه‌ی اظهارنظر، انتقاد و پیشنهاد دارند؟
برای رسیدن به پاسخ این سؤالات باید عملکرد کارکنان را بررسی کنید و ببینید در چه زمان‌هایی بهره‌وری بالایی دارند؟ برخی از نیروها توجهی به رشد و اهداف سازمان ندارند و تنها به این دلیل که حقوقی بگیرند کار انجام می‌دهند. این کارکنان نه به توسعه‌ی خود کمک می‌کنند و نه به رشد سازمان. اگر خودتان طبق برنامه‌ای منسجم پیش نمی‌روید و برای بهتر شدن اوضاع سازمان تلاشی نمی‌کنید، نباید انتظار داشته باشید نیروهایتان به درستی کار انجام دهند. شاید تصور می‌کنید تشویق کارکنان نتیجه‌ای جز کارشکنی آن‌ها ندارد؟ بهتر است دست نگه دارید و به عواقب تنبیه بار دیگر نگاهی بیندازید.
ارزیابی کنید کی و چه موقع انگیزه‌ی برخی نیروها برای ادامه کم می‌شود و چه مواقعی با انگیزه‌ی بالا کار می‌کنند. ناگفته نماند که تشویق‌های نابجا هم کار دستتان می‌دهند و تأثیری معکوس دارند. با این حساب تشویق کارکنان چگونه و در چه زمانی باید انجام شود؟ افزایش بهره‌وری کارمندان با چه روش‌هایی اتفاق می‌افتد؟ بهترین ابزارهای تشویق کارکنان چیست؟ کدام دسته از کارکنان باید مورد عنایت شما واقع شوند؟ و برای کدام دسته از کارمندان لازم است مواردی از تنبیه را درنظر گرفت؟
چه زمانی باید کارمندان را تشویق کنیم و کدام نیروها شایسته‌ی تقدیر هستند؟
برای پاسخ به این سؤالات ابتدا باید بررسی کنید که عملکرد کارکنان به چه صورت است؟
برای مثال منعطف بودن آن‌ها را در شرایط مختلف مدنظر قرار دهید. ببینید مهارت‌های ارتباطیشان با همکاران و مشتری‌ها به چه نحوی است. آیا برای رشد شخصیت و توسعه‌ی کار برای خودشان قدمی برداشته‌اند؟ به هرحال تلاش کارمندان برای پیشرفت قابل شناسایی است و می‌توان به راحتی تشخیص داد. ارزیابی شایستگی‌های رفتاری امروزه برای مدیران اهمیت زیادی دارد. قاعدتا کارمندی که تعاملات مؤثر و وجدان اخلاقی بالایی دارد شایسته‌ی تشویق است. زمانی‌که از توافق‌پذیری و انعطاف‌پذیریشان مطمئن شدید از تشویق کارکنان غافل نشوید. کارکنانی که مسئولیت‌پذیرند وجدان کاری خوبی دارند. بنابراین بهره‌وری سازمان را بالا می‌برند.
مطلب مرتبط: چگونه جبران خدمات کارمندان بهره‌وری سازمان را بالا می‌برد؟
چه زمانی نباید کارمندان را تشویق کنیم؟
حتما تجربه‌ی استخدام کارمندانی که از مسئولیت فرار می‌کنند را داشته‌اید. همان کسانی که همیشه دنبال راهی برای انجام ندادن کارها می‌گردند. ظرفیت کمی دارند و انتقادپذیر نیستند. برای کارهای انجام نشده دنبال بهانه هستند و از اینکه کارمندان دیگر وظایف این افراد را انجام دهند خجالت نمی‌کشند. مسلماً اگر ابتدای استخدام به ارزیابی شخصیت این افراد می‌پرداختید کار به اینجا نمی‌کشید.
کسانی که از آن‌ها با عنوان کارمند سمی یاد می‌کنیم هزینه‌های جبران‌ناپذیری به سازمان تحمیل می‌کنند. حتی ممکن است کارمندان پرتلاش را فراری دهند. درواقع شِگردِ این افراد همین است. پس قبل از اینکه کار از کار بگذر این افراد را بشناسید و از استخدامشان صرف‌نظر کنید. گرچه شناسایی این افراد کار هزینه‌بر و پیچیده‌ای است. اما ارزش این را دارد که بتوانید از تصمیم‌گیری اشتباه جلوگیری کنید. حتما به جلسات استخدام بها دهید و با ژرف‌اندیشی عمیقی به ارزیابی بپردازید.
مطلب مرتبط: کارمند خوب از دید سازمان چه ویژگی‌هایی دارد؟
تنبیه یا تشویق کارکنان؟ کدام‌یک به نفع کسب‌وکار شماست؟
اگرچه تنبیه و تشویق کارکنان به وقت مناسب مؤثر خواهند بود. اما به‌عنوان مدیر سازمان باید توجه داشته باشید که هدفتان از این کار چیست؟ آیا قرار است انگیزه‌بخشی داشته باشید یا به نوعی تأدیب کنید؟ به هرحال رفتاری که درنظر گرفته‌اید باید پیام مطلوبی را در ذهن نیروها القا کند تا اثری انگیزه‌بخش داشته باشد. اگر هدفتان این است که رفتار مخربی را در سازمان از بین ببرید باید از سیستم تنبیه استفاده کنید.
دور از انتظار نیست که گاهی برای متنبه کردن بعضی از کارمندان، آن‌ها را از یکسری پاداش‌ها محروم کنید. با این حساب اثربخشی این روش را خواهید دید. حال اگر هدفتان ترویج است درنظر داشته باشید که باید نظام تعریف شده‌ای داشته باشید. چراکه قرار است رفتاری را تقویت و محیط سازمان را پرانگیزه کنید. برای مثال پاداشی که برای کارمندان درنظر گرفته‌اید باید به اهداف سازمانتان گره خورده باشد و درواقع رفتاری که به توسعه‌ی این هدف کمک می‌کند به نوعی تقویت شود. البته تشویق کارکنان نباید بعد از مدتی منجر به طلبکار شدن آن‌ها شود. بنابراین لازم است پاداش‌ها تنوع داشته باشند. یادتان نرود که انگیزه به خودی خود در بین کارمندان به وجود نمی‌آید. اثری که امید در انگیزه‌بخشی کارمندان دارد به مراتب بیشتر از تنبیه است.
شما تاکنون چه راهکارهایی را برای انگیزه‌بخشی به کارکنان درنظر گرفته‌اید؟ اگر هدفتان این است که نیروهایی با انگیزه و خلاق پرورش دهید باید محیطی پرشور و پویا بسازید.
مطلب مرتبط: ۱۰ موردی که باید به خاطر آن به کارکنانتان پاداش دهید!
تشویق به‌موقع چه مزایایی دارد؟
اولین فایده‌ی تشویق مؤثر و به‌موقع این است که سازمانتان توسعه پیدا می‌کند. درنظر گرفتن پاداش به‌منظور تشویق کارکنان باعث می‌شود اعتمادبه‌نفس و عزت‌نفسشان تقویت شود و حس ارزشمندی و مفید بودن داشته باشند. تشویق باعث می‌شود کارمندان رفتارهای مطلوبی از خود نشان دهند. زمانی‌که حس درونی مثبتی را تجربه می‌کنند، احساس رضایتمندی هم به آن اضافه می‌شود و درنتیجه وفاداریشان نیز به سازمان افزایش پیدا می‌کند. درحقیقت افسردگی و بی‌انگیزگی کمتری را تجربه می‌کنند. توجه داشتن به اصول سیستم تشویق شما را هدایت می‌کند تا به نیازهای کارکنان توجه لازم و کافی را داشته باشید.
روش‌های تشویق کارمندان
۱ـ کارمندان شایسته مشتاق آموزش دیدن هستند.
اگر دقت کرده باشید کارمندان خوب از پیشرفت استقبال می‌کنند. مدام دنبال توسعه‌ی شخصی و شغلی هستند. تمایل دارند از یکنواختی فاصله بگیرند و احساس مفید بودن کنند. پس آموزش و برگزاری کلاس آموزشی به شدت تأثیرگذار خواهد بود. چون زمانی‌که آگاهیشان به‌روز می‌شود، هم به نفع خودشان است هم به نفع سازمان.
مطلب مرتبط: ۱۰ تکنیک ساده برای ترغیب کارکنان به آموزش
۲ـ روش‌های مختلفی را برای تشویق کارمندان درنظر بگیرید.
مواردی همچون سرویس ایاب‌وذهاب، مرخصی و وجود فضای مناسب برای رفع خستگی. درنظر گرفتن تفریحات سالم، تنظیم کردن خدمات درمانی مناسب مثل چکاپ پزشکی. ازجمله مواردی هستند که بهره‌وری کارمندان را افزایش می‌دهد. تشویق‌ها باید بر اساس وضعیت و نیاز کارمندان تعیین شوند.
مطلب مرتبط: پاداش‌های غیرمالی یک کارمند چیست؟
۳ـ از ارتقا شغلی کارمندان سخت‌کوش غافل نشوید.
یکی از مهم‌ترین روش‌های تشویق کارکنان ارتقا شغلی است. نیروهای شما زمانی‌که برنامه‌ها را به درستی انجام می‌دهند شایسته‌ی ترفیع هستند. این پاداش به خاطر رشد و عملکرد بالای کارمندان است. نیروهایی که منعطف هستند و در انجام وظایفشان کوتاهی نمی‌کنند همواره در زمره‌ی کارکنان پرتلاش قرار می‌گیرند. ارزیابی عملکرد به شما کمک خواهد کرد تا بهتر و دقیق‌تر بتوانید تشخیص دهید که چه کسانی شایسته‌ی ارتقا هستند.
مطلب مرتبط: بهترین زمان برای ارتقا شغلی کارمندان چه موقع است؟
۴ـ کارمندان خلاق نیاز دارند که در بعضی از تصمیم‌گیری‌ها مستقل عمل کنند.
در پاره‌ای از موارد داشتن استقلال انگیزه‌شان را زیاد می‌کند تا بتوانند پروژه‌های بعدی را به درستی انجام دهند. کارمندان خلاق از انجام پروژه‌های سخت لذت می‌برند. فقط کافی است استقلال داشته باشند. همین مستقل بودن انعطاف‌پذیرشان را نه‌تنها بیشتر می‌کند بلکه باعث می‌شود رویکردی کارآمد داشته باشند.
و اما چند دستورالعمل ساده برای تشویق کارکنان:
- مشخص کردن نوع تشویق کارکنان بستگی زیادی به نیاز آن‌ها دارد و شما باید شناخت خوبی از تیپ شخصیتی و ویژگی‌های رفتاری کارمندانتان داشته باشید.
- حتی پاداش هم باید هدفمند و سیاست‌مدارانه باشد. باید منافعشان را حفظ کنید و طوری رفتار کنید که کارمندان احساس ارزشمندی کنند.
- از یکنواختی در ارائه پاداش دوری کنید. شاید بهتر باشد نظر کارمندان را در این مورد جویا شوید.
- درِ اتاقتان را به روی کارکنان نبندید. با آن‌ها در تعامل باشید تا با مدل‌های رفتاری و نیازهای کارمندان بهتر آشنا شوید.
- متعادل رفتار کنید و برای تشویق و یا حتی تنبیه، پای‌بند به اصول و قواعد سازمان باشید.
- در پاداش دادن تقدم و تأخر نداشته باشید. به یاد داشته باشید، رعایت زمان، اصل مناسبی برای استراتژی پاداش خواهد بود.
- کارمندان وفادار که قدمت چندساله در سازمان دارند و همواره لیاقتشان به سازمان ثابت شده است، شایسته‌ی تقدیر هستند.
ابزارهای تنبیه در پیشبرد اهداف سازمان
تنبیه کارمندان به عواقب یا مجازات‌هایی گفته می‌شود که توسط مدیریت یا سرپرستان، در واکنش به رفتار نادرست کارمند، نقض قوانین یا عدم برآورده کردن انتظارات عملکردی، انجام می‌گردد. این اقدامات انضباطی، با هدف اصلاح رفتار نامطلوب، اجرای سازش با خط مشی‌ها یا مقررات و حفظ یک محیط کاری سازنده و محترمانه است. عدم صداقت، نافرمانی و سرپیچی از قوانین، عدم حضور به موقع در محیط کار یا جلسات گروهی سازمان، آزار و اذیت سایر همکاران، غیبت‌های مکرر و غیرموجه، ترک ساعات کاری و رفتن مرخصی‌های بدون اطلاع و تأیید قبلی، سرقت، به خطر انداختن جان خود و دیگران نمونه‌هایی از رفتارهای نادرست در سازمان است. برای تنبیه کارمندان یک راه درست و چندین راه نادرست وجود دارد که اکنون بهتر است راه‌های نادرست را فراموش نمود و از حالا به بعد به راه درست بپردازید.
تذکر شفاهی
این نوع ابزار تنبیه شایع‌تر از همه است و اغلب مدیران برای اصلاح کارایی کارمندها در ابتدا این کار را انجام می‌دهند. بدون شک هر مدیری در طول روز بارها به کارمندهایش تذکر شفاهی می‌دهد. تذکر شفاهی می‌تواند از یک تذکر ساده در راهروی کسب‌وکار مثلاً (زمانی که یک مشتری مشکلی دارد، حتماً باید به من اطلاع بدهید) شروع گردد و می‌تواند به یک جلسه رسمی‌تر در دفتر کار شما مثلاً (نگرانم که تو اهمیت بررسی نشانی‌ها قبل از ارسال آن را نمی‌دانی) منتهی شود. به‌طور معمول تذکر شفاهی را در پرونده کارمند ثبت نمی‌کنند. در بسیاری از موارد سوء رفتار، همین تذکر شفاهی به کارمند نشان می‌دهد که شما نسبت به رفتارهای آن‌ها آگاه هستید و برای برطرف شدن مشکل کفایت می‌کند.
تذکر کتبی
متأسفانه اخطار شفاهی در مورد همه کارمندها جواب نمی‌دهد و ممکن است شدت سوء رفتار به حدی باشد که ترجیح بدهید از اول به کارمند اخطار کتبی بدهید. به‌طوری‌که اگر کارمند پاسخ مطلوب را به تذکر شفاهی نداد و یا اگر شدت مشکل بالاتر از حد یک تذکر شفاهی باشد، باید به تذکر کتبی فکر نمایید. تذکر کتبی درواقع فرآیند تذکر و ضعف کارایی کارمند را به شکل رسمی ثبت می‌نماید. تذکر کتبی باید در جلسه‌ای رودررو در دفتر مدیر توسط سرپرست یا مدیر به‌طور مستقیم به کارمند ارائه گردد. پس از اینکه کارمند متن تذکر را خواند، می‌توانید به‌صورت شفاهی درباره برنامه کارمند برای رفع مشکل کارایی‌اش صحبت نمایید. این سند در پرونده کارمند قرار می‌گیرد و به کارمند می‌فهماند که شما چقدر جدی هستید.
تنزل رتبه
قطعاً چندین بار ارزیابی کارایی منفی یا حتی نقص کارایی شدید می‌تواند دلیلی باشد برای آنکه موقعیت کارمند را در سلسله مراتب تنزل بدهید. معمولاً پس از تنزل رتبه، دستمزد کارمند نیز خودبه‌خود کم خواهد شد. ولی باید واقعیت را پذیرفت که برخی از کارمندها برای موقعیت‌های شغلی خاصی استخدام می‌شوند و یا به آن ترقی پیدا می‌نمایند که نمی‌توانند از پس آن بربیایند.
این عیب و کاستی آن‌ها نیست، اما شما هم نمی‌توانید در صورتی که از بالا رفتن کارایی آن‌ها در این موقعیت ناامید شدید، بگذارید وضع به همین منوال ادامه پیدا نماید. ازاین‌رو، هر چند که تنزل رتبه به شدت روحیه کارمند را تضعیف می‌کند، ولی باعث می‌گردد تا هر کارمند در موقعیتی قرار بگیرد که توانایی پذیرش مسئولیت آن را دارد. بنابراین پیش از آنکه تنزل رتبه بدهید، همیشه سعی کنید موقعیتی را برای کارمند بیابید که از نظر سازمانی هم سطح موقعیت قبلی‌اش باشد، اما بتواند از پس مسئولیت آن نیز بربیاید. درنتیجه این کار کمک خواهد کرد تا اعتمادبه‌نفس و انگیزه کارمند حفظ گردد و درواقع هم کارمند برنده باشد و هم کسب‌وکار.
پایان خدمت
در سوء رفتارهای جدید و شدید، امکان دارد اخراج اولین انتخاب شما برای تنبیه یک کارمند باشد. به عبارتی، وقتی همه راه‌ها به شکست می‌انجامد، خاتمه خدمت آخرین راه برای تنبیه کارمندی است که کارایی رضایت‌بخش ندارد. به‌خصوص در موارد تخلف از قواعد ایمنی، دزدی، نافرمانی بارز و سوء رفتارهای جدی دیگر. هر مدیری که تجربه اخراج کارمندان را دارد به‌خوبی می‌داند که اخراج کارمندها اصلا مفرح و لذت‌بخش نیست. بدین سبب باید بعد از اینکه در همه راه‌ها به بن‌بست رسیدید به خاتمه خدمت روی بیاورید. امروزه که قوانین کار دست کارفرماها را می‌بندد، باید تمام ضعف‌های کارایی را به‌صورت مستند ثبت کرده باشید.
کسر از حقوق کارمندان
ابزارهای تنبیه در پیشبرد اهداف سازمان، کسر از حقوق کارمندان به خاطر غیبت و تأخیر حضور در محیط کار است. معمولاً کارفرمایان برای جلوگیری از این مشکلات و نظارت بر رفت‌وآمد کارمندان خودشان از دستگاه‌های ثبت ورود و خروج استفاده می‌نمایند. حال اگر کارمند برای چندین بار دیرتر در محیط کارش حاضر گردد، کارفرما به جریمه کردن او پرداخته و جریمه را از حقوقش کسر می‌کند.
مورد دیگر نیز مربوط به غیبت کارمندان است. گاهی اوقات ممکن است کارمند برای چند روز در ماه غایب شده و در محل کار خودش حاضر نشود. درواقع در این شرایط غیبت کارمند کاملاً غیرموجه است و کارفرما ادعاهای او را مبنی بر خارج از اراده بودن وی را هرگز نمی‌پذیرد. پس اگر غیبت کارمند از سوی کارفرما غیرموجه تلقی گردد، کارفرما این امکان را دارد تا از حقوق او مبلغی را به عنوان جریمه کسر نماید.
پیشنهاد: چگونه ارتقا شغلی بگیریم؟
جمع‌بندی
لازم است همه‌ی مدیران روش‌های تشویق کارکنان و سیاست پیاده کردن به‌موقع آن را یاد بگیرند. اگر نمی‌دانید چطور و چگونه تشویق کنید می‌توانید آموزش ببینید. مدیران موفق هم خودشان و هم تیمشان همواره در حال آموزش دیدن هستند. استراتژی‌های مدیریتی آن‌هم با روش مناسب سازمانتان را توسعه می‌دهد.
تشویق درست را بر اساس مسئولیتی که به اعضای تیم محول کرده‌اید مشخص کنید. فراموش نکنید مهم‌ترین دلیل تشویق کارکنان ایجاد انگیزه است. هرگز به خاطر یک اشتباه و یا به خاطر کاری نادرست شخصیت کارکنان را مورد هدف قرار ندهید. شما قرار است کار و عملکرد آن‌ها را تشویق و یا تنبیه کنید. در آخر بدانید که توسعه‌ی سازمان در گرو توسعه‌ی کارمندان است.
