طبق تحقیقات حدود ۷۰ درصد پروژه‌های تغییرات در سازمان با شکست مواجه می‌شوند! این آمار ساده نشان می‌دهد که اغلب تغییرات سازمان با مقاومت و بحران روبه‌رو شده و درنهایت کنار گذاشته می‌شوند. اما چرا؟ باتوجه به این آمار باید از تغییرات جدی در سازمان پرهیز کنیم؟ آیا تنها کارمندان باید تغییر کنند یا مدیران نیز مشمول این تغییرات می‌شوند؟ بیشترین مقاومت در سازمان‌ها از کجا نشئت می‌گیرد؟ مدیریت تغییر در سازمان برعهده‌ی کیست؟
متأسفانه اغلب مدیران ایرانی تصور می‌کنند، تغییرات در سازمان تنها درگرو تغییرات کارمندان آنان است. این دسته از مدیران پس از مدتی از عدم اثربخشی مدیریت تغییرات در سازمان گله کرده و کل فرآیند را زیر سؤال می‌برند. این‌گونه است که بیشتر سازمان‌ها و سیستم‌های ایرانی نمی‌توانند با تغییرات جهانی همسو شده و از پیشرفت عقب می‌مانند. در این مقاله سعی داریم ماهیت مدیریت تغییرات سازمان، اهمیت آن و اصول مدیریت تغییر موفق را بررسی نماییم.
مدیریت تغییر در سازمان از کجا شکل گرفت؟
در زمان‌های گذشته مدیران سازمانی تنها به‌دنبال یک ثبات و نقطه‌ی امن برای کسب‌وکار خود بودند. در بازار تجاری توسعه نیافته‌ی آن زمان، تنها به اندکی تلاش و ایجاد تغییرات کوچک نیاز بود تا کسب‌وکارها به موفقیت برسند. اما امروزه بازار تجاری دائما در حال تغییر است. تحرک نیروی کار، جریان سرمایه‌داری جهانی و ارتباطات لحظه‌ای، شرکت‌ها را با چالش‌های ناشناخته‌ای روبه‌رو می‌نماید. این تغییرات دائمی، کسب‌وکارها را نیز وادار به تغییر می‌کنند تا به موفقیت برسند.
چالش‌ها و تغییرات عمده، مدیران را مجبور کرد تا در پی تدوین بهترین نقشه‌ها و استراتژی‌های ممکن باشند. اما آن‌ها به‌تدریج متوجه شدند که نقشه و استراتژی‌های انتخاب شده به‌تنهایی نمی‌توانند ارزش‌های مدنظر سازمان را محقق نمایند. بلکه برای تغییرات ریشه‌ای و تأثیرگذار باید رفتار جمعی و تمام عوامل سازمان دچار تغییروتحول شوند. امروزه برای تسهیل فرآیند تغییرات در سازمان‌ها، مدیریت تغییرات شکل گرفته‌است.
مطلب مرتبط: نقش مدل دیسک در ساختن تیم، کار تیمی و تغییرات سازمانی
مدیریت تغییر در سازمان به چه معناست؟
برای ایجاد سازمانی جدید در سایه تغییرات و پیاده‌سازی فناوری‌های نوین، به‌همراهی تمام افراد سازمان احتیاج است. مدیریت تغییر شامل فرآیندها و تکنیک‌هایی است که برای مدیریت جنبه انسانی تغییرات سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرد. مسلما نتیجه‌ی این نوع از مدیریت، موفقیت و نتایج مطلوب برای سازمان‌ها است.
آیا در مدیریت تغییرات، مدیران نیز باید تغییر کنند؟
بنا به گفته‌ی دکتر دنینگ، ۸۵ درصد مشکلات سازمان‌ها ناشی از سیستم‌ها و ساختارهای آنان بوده و تنها ۱۵ درصد ناشی از عملکرد کارمندان است. درواقع مدیر سازمان مسئول ۸۵ درصد مشکلات سازمان بوده چراکه مدیر، مسئول شکل‌دهی ساختارها و سیستم‌های سازمان است. اگر تک‌به‌تک کارمندان سازمان نیز آموزش دیده و تغییرات را اعمال کنند، اما مدیریت تغییر نکند، هیچ فایده‌ای ندارد.
تصور کنید مدیری که از افکار و عقاید قدیمی خود حمایت می‌کند، چطور می‌تواند حامی تغییرات نوین سازمان باشد؟ اگر همه‌ی کارمندان نیز نسبت به تغییرات جدید انعطاف به‌خرج دهند، بازهم تصمیمات نهایی سازمان برعهده‌ی مدیری با افکار قدیمی است. اما اگر سیستم و ساختاری قدرتمند شکل گرفته و مدیریت نیز پشتیبان آن باشد، حتی مقاوم‌ترین کارمندان نیز مجبور می‌شوند تابع تغییرات سازمان باشند.
مدیریت تغییر در سازمان درگرو چیست؟
هر سازمان بزرگ و کوچکی دربرابر تغییرات اساسی مقاومت نشان داده و مشکلات جمعی را ایجاد می‌کند. چراکه ممکن است در طی این تغییرات پروتکل‌ها، متدها، قوانین، نیروی کار یا حتی مدیران دچار تحول و جایگزینی شوند یا افراد سازمان مجبور شوند مهارت‌ها و توانایی‌های جدیدی را فراگرفته و آن‌ها را توسعه دهند.
به‌خوبی مشخص است که کارمندان نسبت به شرایط جدید تردید کرده و به‌سختی آن را می‌پذیرند. دراین‌لحظه نقش مدیران برای مدیریت تغییر در سازمان پررنگ می‌شود. مدیران باید در مرحله‌ی اول خود را تغییر دهند تا روند تغییرات در سازمان توسعه یابد. اگر مدیران نتوانند در این مرحله خود را کنترل و مدیریت کنند، قطعا نمی‌توانند سازمان و عوامل انسانی آن را نیز با تغییرات همسو نمایند. درواقع، توسعه‌ی رهبری و بهبود کسب‌وکارها به شناخت مدیران از مدل‌های رفتاری افراد بستگی دارد.
برای ایجاد تغییر در سازمان باید از کجا شروع کنیم؟
مدیری را تصور کنید که قصد دارد تغییراتی، هرچند کوچک را در سازمان ایجاد نماید. او برای اجرای درست این تغییرات باید در مرحله‌ی اول خود و مدل رفتاریش را شناخته، سپس در پی آگاهی از مدل‌های رفتاری کارمندانش برآید. این شناخت به او کمک می‌کند تا مدیریت مناسبی نسبت به رفتار و احساسات خود داشته باشد. درنهایت نیز واکنش درستی به رفتار، مقاومت و ارتباطات کارمندان نشان دهند. درحقیقت، مدیری که توانایی مدیریت کردن خود را نداشته باشید هیچ وقت قادر به مدریت درست کارمندان نیز نیست.
تست دیسک جزء کاربردی‌ترین تست‌های رفتارشناسی در دنیا است. این تست می‌تواند بهترین روش برای آگاهی از مدل رفتاری خود و دیگر افراد باشد. برای درک بهتر به مثال‌های زیر دقت نمایید:
افرادی با مدل رفتاری D، برای رهبری ساخته شده‌اند. این افراد صریح، محکم، رک، مطمئن، مسئولیت‌پذیر و… هستند. درمقابل بی‌ملاحظه و عجول بوده و کمتر به دیگران اهمیت می‌دهند. اگر مدیریت این افراد را در سمت فروش یا بازاریابی قرار دهد، مطمئنا عملکرد خوبی نخواهند داشت. حالا تصور کنید که فردی با این مشکلات در رابطه با سمت شغلی خود، با تغییرات عدیده‌ای نیز روبه‌رو شود. مسلما این فرد تغییرات پیش آمده را نپذیرفته و مقاومت نشان می‌دهد. چراکه از همان ابتدا در جایگاه اشتباه قرار گرفته و درمقابل شرایط جدید از خود انعطاف و انطباق نشان نخواهد داد.
الگوی رفتاری I بهترین افراد برای بازاریابی و فروش هستند. برونگرایی، محبوبیت، تأثیرگذاری، شوخ طبعی و سخنور بودن ویژگی‌های افرادی با مدل رفتاری I هستند. درمقابل این افراد بدون نظم و ترتیب، احساسی و بدون پشتکار هستند که به‌راحتی به همه اعتماد می‌کنند. حال تصور کنید چنین افرادی در سمت حسابداری قرار بگیرند. در این شغل دقت و منطق حرف اول را می‌زند که متأسفانه در افراد گروه I کمتر دیده می‌شود. این افراد در حالت عادی نیز مناسب این سمت نبوده و احتمالا با آن به مشکل برمی‌خورند. بنابراین، قطعا در شرایط بحرانی و تغییرات اساسی سازمان این افراد از خود مقاومت بیشتری نشان داده و کندتر عمل می‌کنند.
مطلب مرتبط: ۲۵ ویژگی فروشنده موفق؛چرا الگوی رفتاری I بهترین افراد برای فروشندگی هستند؟
الگوی رفتاری باثبات یا S، استعداد ذاتی افراد برای ایجاد آرامش را نشان می‌دهد. این افراد آفریده شدند تا با دیگران همکاری کرده و به آن‌ها کمک نمایند. افرادی با بعد رفتاری S، آرام، دل‌نشین، صبور، یکنواخت و تودار هستند. از طرفی آن‌ها توانایی نه گفتن نداشته، ریسک‌پذیری پایینی دارند و از تغییرات پرهیز می‌کنند. اگر این افراد در سمت‌های مدیریتی یا رهبری قرار بگیرند، سازمان را با مشکل مواجه می‌کنند. چراکه نمی‌توانند درمواقع حساس تصمیم گرفته و ریسک‌ها را به جان بخرند. این افراد بهترین عملکرد را در شغل‌های مشاوره‌ای داشته و برای این کار ساخته شده‌اند. مدیریت تغییر در سازمان به‌معنای انتصاب درست این افراد در جایگاه مناسبشان است.
آخرین الگوی رفتاری در تست دیسک، الگوی رفتاری وظیفه‌گرا یا C است. این افراد منطقی، متخصص، بامهارت، متفکر و باسیاست هستند. آن‌ها به‌شدت برنامه‌ریز و دقیق بوده اما در شرایط استرس‌زا ترش‌رو و کج‌خلق می‌شوند. مسلما این افراد در شغل‌هایی که نیازمند خلاقیت و معاشرت زیاد هستند، فوق‌العاده ظاهر نمی‌شوند. این قبیل کارها انرژی درونی و کارایی آن‌ها را کاهش می‌دهد. مدیریت تغییر در سازمان یعنی افرادی با مدل رفتاری C در جایگاه‌های تخصصی خود قرار گرفته تا سازمان را به سمت موفقیت سوق دهند.
ورود به تست رفتارشناسی دیسک DISC
۶ اصل مدیریت تغییر موفق در سازمان‌ها
اغلب مدیرانی که سازمان آن‌ها در حال تغییر است، نگران واکنش کارکنان و مدیریت آن‌ها هستند. درواقع مدیران نمی‌دانند نسبت به مقاومت افراد در سازمان، ارتباط آن‌ها با یکدیگر و مدیریت برای گذر از این وضعیت، چه کاری باید انجام دهند. متأسفانه اکثریت مدیران تنها به فکر داشتن یک برنامه استراتژیک قوی هستند و زمانی به خود می‌آیند که دیگر کار از کار گذشته و شکست خورده‌اند.
هیچ روش و متد ثابتی برای مدیریت درست تغییرات در سازمان‌ها وجود ندارد. هر سازمان باید با توجه به پتانسیل کارکنان، جایگاه‌های درست شغلی و شناخت مناسب از کارکنان، مدیریت تغییرات را پیش ببرد. اما برخی اصول مدیریتی وجود دارند که با توجه به آن‌ها می‌توان با موفقیت از این مراحل عبور کرد. در ادامه با ۶ اصل مدیریتی از اصول مدیریت تغییر در سازمان آشنا خواهید شد.
۱ـ به سرمایه انسانی سازمان توجه ویژه نشان دهید
مدیریت تغییر در سازمان شامل تغییرات پرسنل نیز بوده و ممکن است مهارت‌ها، رفتار و دیدگاه‌های آنان را نیز تغییر دهد. این تغییرات سخت‌ترین و مهم‌ترین بخش از فرآیند تغییرات سازمان است. در این مرحله باید با اتخاذ برنامه‌ها و تصمیم‌های حساب‌شده تغییرات اعمال شوند. درواقع مدیریت تغییر در سازمان باید با ارزیابی دقیق پیشینه، آمادگی و ظرفیت سازمان دست به تغییرات بزند. درغیراین صورت تغییرات سازمان در همین مراحل نخست شکست‌خورده و به بن‌بست می‌رسد.
۲ـ تغییرات را از رده‌های بالا شروع کنید
باز شدن پای تغییرات در سازمان، به طور ذاتی ناراحت‌کننده است. در این زمان تمام عوامل سازمان به مدیریت چشم دوخته و عملکرد آن را می‌سنجند. درواقع سایر کارکنان سازمان از افراد رده بالا الگو گرفته و طبق رفتار آنان عمل می‌کنند. به همین دلیل تغییرات باید از رده‌های بالای سازمان به‌خصوص مدیران آغاز شود.
۳ـ ساختاری رسمی برای تغییرات درنظر بگیرید
برای شروع تغییرات در سازمان باید ساختار رسمی تدوین کرده و آن را مکتوب کنید. مکتوب کردن ساختار رسمی همبستگی و تعهد لازم را در تیم‌های سازمان ایجاد کرده و هماهنگی آن‌ها را افزایش می‌دهد. در اصل با تدوین یک ساختار مشخص، کارکنان سازمان متوجه می‌شوند که در چه راستایی و برای چه هدفی باید تلاش کنند.
۴ـ در افراد حس مالکیت ایجاد کنید
کارمندانی که تغییرات را پذیرفته و برای اجرای آن تلاش می‌کنند، یک تعلق خاطر و حس مالکیت خاصی به سازمان دارند. چراکه تنها با وجود احساس مالکیت می‌توان زیر بار عملکرد بیش‌ازحد توان و برنامه‌های عظیم تغییر رفت. ازآنجایی‌که مدیریت تغییر در سازمان با مقاومت کارکنان روبه‌رو می‌شود؛ قبول این تغییرات و کاهش مقاومت، تنها با ایجاد مسئولیت‌پذیری و حس مالکیت در افراد ایجاد می‌شود. مدیران می‌توانند با در نظر گرفتن پاداش و مشوق‌های مختلف حس مالکیت را در کارکنان ایجاد نمایند.
مطلب مرتبط: ۱۰ موردی که باید به خاطر آن به کارکنانتان پاداش دهید
۵ـ برای اتفاقات غیرمنتظره آمادگی داشته باشید
ممکن است مدیریت تغییر در سازمان طبق برنامه پیش نرود. به همین دلیل مدیران باید هرلحظه منتظر واکنش‌های غیرمنتظره‌ای از سوی کارکنان سازمان باشند. اگر می‌خواهید مدیریت تغییر در سازمان به شکل مؤثری اتفاق بیفتد، باید به‌صورت دائمی و هشیارانه درمقابل واکنش‌های منفی کارکنان مقاومت کنید.
۶ـ میان افراد سازمان ارتباطات مؤثری ایجاد نمایید
جریان‌های ارتباطی میان افراد سازمان گسترده شده‌اند. هدف این جریان‌ها انتقال پیام‌های سازمان و هماهنگی بیشتر افراد است. در زمان مدیریت تغییر در سازمان باید کیفیت این ارتباطات بهبود یابد تا پیام‌ها با سرعت و دقت بیشتری انتقال یابد. نتیجه‌ی این امر آگاهی یافتن از تغییرات سازمان و ایجاد واکنش‌های صحیح میان افراد است.
مطلب مرتبط: ۱۸ مهارت ارتباطی مؤثر در محیط کار که شما را به موفقیت شغلی می‌رساند
سخن آخر اینکه
در این مقاله سعی داشتیم به این سؤال مهم جواب دهیم که برای مدیریت تغییر در سازمان، مدیران باید تغییر کنند یا کارمندان؟ همان‌طور که متوجه شدید، تغییرات باید از سطوح بالای مدیریتی شروع شوند تا به سایر بخش‌های سازمان برسد. هدف مدیران از اجرای این پروسه، هماهنگی بیشتر کارکنان با تغییرات پیش‌روی سازمان است. مسلما تسلط بر نیروهای انسانی به‌راحتی بیان آن نیست! امیدواریم اصول یادشده در این مقاله راهنمای خوبی برای شما باشند.
پیشنهاد: با ۱۲ مورد از مهم‌ترین مهارت‌های مدیران موفق آشنا شوید
