آیا در مورد مهارت ارتباطی و چگونگی برقراری ارتباط با همکاران و مشتری‌ها اطلاعات کافی دارید؟ شما در برقراری ارتباط چقدر موفق و مؤثر عمل می‌کنید؟ به نظر شما داشتن روابط عمومی بالا در محیط کار تا چه حد در میزان موفقیتتان تأثیرگذار است؟ مهارت ارتباطی در محیط کار به همان اندازه که فناوری‌های جدید در موفقیت کسب‌وکار مهم هستند، اهمیت دارند. با توجه به شیوع COVID-19، در چنین شرایطی مهارت برقراری ارتباط مؤثر برای افرادی که از راه دور کار می‌کنند در جذب مشتری و فروش و ارائه خدمات بسیار ضروری و مهم است. متأسفانه بسیاری از افراد در بیان خواسته‌ها و نیازهای خود خیلی راحت نیستند و مهارت چندانی ندارند.
این موضوع نه‌تنها به‌صورت فردی آسیب‌رسان است. بلکه باعث تحمیل ضررهای سنگین به سازمان نیز می‌شود. زیرا اگر کارمندان با یکدیگر یا رئیس با کارمندان ارتباط مؤثری نداشته باشند، بهره‌وری کاهش می‌یابد. مهارت ارتباطی به شما کمک می‌کنند تا چالش‌ها و مشکلاتی که ممکن است در تعامل با دیگران برای شما پیش بیاید را راحت‌تر حل‌وفصل کنید. هنگامی‌که چگونگی ارتباط مؤثر در محیط کار را بدانید در مواجهه با هر مشکلی می‌توانید آرامش خود را حفظ کنید و در کمال خونسردی به دیگران پاسخ دهید. با ما همراه باشید تا با اصول برقراری ارتباط مؤثر در محیط کار آشنا شوید.
۱۸ مهارت ارتباطی مؤثر در محیط کار که باید بیاموزید
مهارت ارتباطی مؤثر یعنی «داشتن صفات مختلفی که فرد به‌واسطه‌ی آن‌ها قادر است به‌خوبی با دیگران تعامل و ارتباط داشته باشد.» گاهی این صفات، در دو ویژگی دوست‌داشتنی بودن یا داشتن شخصیت خوب خلاصه می‌شوند. اما برای داشتن همین دو ویژگی باید صفات دیگری نیز در ما شکل بگیرد تا درنهایت، زمینه‌ساز ایجاد ارتباطی مؤثر و سازنده شوند. در ادامه به معرفی تکنیک‌های برقراری ارتباط مؤثر در محیط کار می‌پردازیم.
۱ـ اعتمادبه‌نفس داشته باشید
قطعا یکی از مهم‌ترین تکنیک‌ها در داشتن ارتباط مؤثر، با اعتمادبه‌نفس بودن است. افزایش اعتمادبه‌نفس برای رسیدن به موفقیت ضروری و لازم است. افرادی که اعتمادبه‌نفس بالایی دارند نسبت به خود احساس بهتری داشته و از قابلیت‌ها و مهارت‌هایشان بهتر استفاده می‌کنند. اگر توانایی‌های خود را دست‌کم می‌گیرید و بیشتر وقتتان را صرف این می‌کنید که دیگران در مورد شما چه قضاوتی دارند. پیشنهاد می‌کنیم این ۹ مهارت را برای افزایش اعتمادبه‌نفس خود به‌کارگیرید.
- مدیتیشن کنید.
- یک زبان خارجی یاد بگیرید.
- از سلامت جسم و روانتان مراقبت کنید و از تناسب‌اندامتان غافل نشوید.
- کتاب بخوانید. داشتن اطلاعات نه‌تنها جهان‌بینی شما را تغییر می‌دهد، بلکه یکی از مهم‌ترین ابزارهای برقراری ارتباط مؤثر به شمار می‌رود.
- وقتتان را هدر ندهید. با برنامه‌ریزی و مدیریت زمان بهترین استفاده را از زمان برای رشد و پیشرفت خود انجام دهید.
- اعتمادبه‌نفس را کپی کنید. با تقلید کردن از رفتار یک انسان با اعتمادبه‌نفس.
- واژگان نمی‌توانم، بی‌عرضه و بدبخت و بدشانس هستم، هیچ کاری بلد نیستم را از دایره‌ی لغاتتان حذف کنید و به‌جای آن‌ها از جملات انگیزشی استفاده کنید.
- افراد سمی و منفی نگر را از زندگی خود حذف کنید. همان کسانی که اعتمادبه‌نفس شما را پایین می‌آورند.
- تقویت اعتمادبه‌نفس با میکرو اکشن‌ها: اعمال کوچکی که برای رسیدن به یک هدف بزرگ انجام می‌دهیم. مثلا هرروز ده دقیقه ورزش کنید.
۲ـ حاشیه پردازی و عدم تمرکز شما را از تعامل سازنده دور می‌کنند
وقتی با یک بحران یا بحث مواجه می‌شوید، ارتباط دادن آن با چیزی در گذشته طبیعی است. اما وقتی این اتفاق روی می‌دهد، در اکثر مواقع بحث از موضوع اصلی خارج‌شده و ممکن است شرایط پیچیده‌ای به وجود آید. یکی از اصلی‌ترین مهارت‌هایی که نه‌تنها برای برقراری ارتباط تحت‌فشار لازم است، بلکه تمامی انواع ارتباطات از گفتگوهای در حین صرف ناهار تا بحث‌های رسمی و جدی را شامل می‌شود، حفظ تمرکز است. اگر تمرکزتان را از دست بدهید، نتیجه نهایی به تعامل سازنده ختم نمی‌شود. بدون پیش‌داوری، قضاوت، برچسب زدن، پیش‌بینی صحبت و رفتار طرف مقابل و بدون حواس‌پرتی و توجه به موضوعات مختلف روی صحبت و رفتارش تمرکز کنید.
۳ـ گوش دادن فعال را یاد بگیرید
شما دو گوش و یک دهان دارید، یعنی پیش از اینکه سخنران خوبی باشید باید مهارت گوش کردن را در خود تقویت کنید. «شنیدن» و «گوش کردن» دو مقوله جدا هستند. گوش کردن فرآیندی آگاهانه است. یک شنونده‌ی خوب به مخاطب خود توجه می‌کند. زمانی را صرف تحلیل گفته‌های مخاطبش می‌کند و سپس به گفته‌های او واکنش مناسب نشان می‌دهد. هرچند افراد فکر می‌کنند که به سخنان دیگران گوش می‌دهند. اما درواقع آن‌ها در حال برنامه‌ریزی برای آن چیزی هستند که می‌خواهند بگویند. این کاری است که ما اغلب اوقات انجام می‌دهیم.
مطلب مرتبط: مهارت گوش دادن فعال چیست؟
۴ـ برای درک دیدگاه دیگران تلاش کنید، اگر به دنبال افزایش مهارت ارتباطی خود هستید
در اکثر ارتباطات، ما انتظار داریم دیگران سخنان ما را بشنوند و درک کنند. ما درباره دیدگاه خود صحبت کرده و سعی می‌کنیم طرف مقابل را مجبور کنیم تا آن را بپذیرد. به خاطر داشته باشید، دیگران نیز همین کار را انجام می‌دهند! اگر می‌خواهید آن‌ها به سخنان شما گوش دهند، شما نیز باید شنونده‌ی خوبی برای صحبت‌های آن‌ها باشید. اگر واقعا بتوانید دیدگاه دیگران را به‌درستی درک کنید، می‌توانید دیدگاه خودتان را به شیوه‌ای واضح‌تر و قابل‌قبول‌تر توضیح دهید.
۵ـ ظرفیت انتقادپذیری خود را بالا ببرید
گاهی اوقات ما در مقابل انتقادات دیگران به‌شدت جبهه می‌گیریم. چون انتقاد ارتباط تنگاتنگی با احساسات دارد. می‌تواند به‌آسانی ما را آشفته سازد. اما در ارتباطات، مهم است که به مشکلات و سختی‌های طرف مقابل نیز گوش داده و با وی همدردی نمایید. هم‌زمان، سعی کنید واقعیت‌ها و حقایق را از گفته‌های آنان بدون قضاوت استخراج کنید. تقویت ظرفیت انتقادپذیری مهارت ارتباطی حائز اهمیتی است که باعث می‌شود شما با طیف وسیعی از نظرات دیگران آشنا شوید. آیا می‌دانید چگونه به انتقاد دیگران پاسخ دهید؟
مطلب مرتبط: چگونه به شیوه‌ای مؤثر به انتقاد دیگران پاسخ دهیم؟
۶ـ مسئولیت‌پذیر باشید
قبول مسئولیت فردی یک قدرت است. وقتی صحبت از ارتباط مؤثر می‌شود، اعتراف به کارهای اشتباهی که انجام شده است، مورداحترام و ضروری است. اکثر مواقع، بسیاری از افراد هستند که در بروز یک تضاد و مغایرت مسئولیت داشته و دخیل هستند. در این موارد، بهتر است مسئول آنچه بر عهده شماست، باشید. این رفتار نشان‌دهنده بلوغ شما بوده و نوعی الگوسازی برای دیگران است. رفتار شما احتمالا دیگران را ترغیب می‌کند تا مسئولیت وظایف و اعمال خود را بپذیرند. متأسفانه مسئولیت‌پذیری مهارت ارتباطی کمیابی در روزگار فعلی است.
۷ـ در صورت لزوم مصالحه کنید
همواره می‌خواهیم در مناظرات برنده باشیم. اما در چند درصد موارد پس از پیروزی در یک بحث از درون احساس پوچی کرده‌اید؟ گاهی اوقات برنده شدن در یک بحث آن‌قدر هم که فکرش را می‌کنید، ارزشمند نیست. شما ممکن است در بحث برنده شده باشید. اما همکاری و همراهی دیگران را از دست داده‌اید. شما ممکن است لازم باشد در بعضی امور مصالحه نمایید تا از بروز اتفاقات بدتر جلوگیری کنید.
۸ـ سکوت به‌جا و به‌موقع: یک مهارت ارتباطی مهم و تأثیرگذار
گاهی اوقات، شما باید در میانه بحث با سکوتتان یا اختصاص دادن زمانی برای بازیابی انرژی و تمدد اعصاب یک وقفه ایجاد کنید. اگر ارتباطات فشرده باشند، ممکن است الگوی ارتباطی ناکارآمد پدیدار شود. وقتی چنین الگوهایی را تشخیص دادید، بایستی یک وقفه در بحث ایجاد کرده و پس از مدتی آن را ادامه دهید. هنگامی‌که پس از کمی استراحت بحث را ادامه می‌دهید، تمامی افراد حاضر در جلسه قادر خواهند بود مشارکت سازنده‌تری داشته باشند.
۹ـ برای رسیدن به اهدافتان از ابزارهای مختلف ارتباطی کمک بگیرید
هرچند ممکن است موانع زیادی بر سر راه شما وجود داشته باشند. اما از جنگیدن برای آنچه می‌خواهید دست برندارید. بدون شک ممکن است گاهی مصالحه لازم باشد. اما آشکارا بر آنچه به آن باور دارید، ثابت‌قدم بمانید. خودتان را به ابزار مهارت ارتباطی مجهز کنید تا از هرکدام در بهترین موقعیت استفاده نمایید. در هنگام ارتباط، تمام طرفین دخیل بایستی از نتایج به‌دست‌آمده راضی باشند.
۱۰ـ مشورت با افراد صاحب‌نظر منجر به تقویت مهارت ارتباطی شما می‌شود
گاهی اوقات ممکن است در برقراری ارتباط با بعضی افراد دچار مشکل شوید. این امر ممکن است به دلیل مسئله‌ای که با حرمت‌ها یا موضوعات دیگری در ارتباط باشد، به وجود آید. در این موارد بهتر است از دیگران کمک بگیرید. به‌طور مثال مدیر شما می‌تواند یکی از بهترین افراد برای کمک در این خصوص باشد.
۱۱ـ مهارت سخنوری را بیاموزید
مهارت ارتباطی دیگر، یادگیری اصول و فنون مذاکره است. تسلط ما بر شیوه‌ی بیان موضوع، بیشترین تأثیر را بر مخاطب می‌گذارد و او را برای شنیدن ایده‌های ما ترغیب می‌کند. با مهارت در سخنوری، ایجاد تعامل امکان‌پذیر می‌شود. اگر در شیوه‌های گفتاری و نوشتاری، از توانمندی کافی برخوردار باشید، موفقیت از آن شما خواهد بود. در جهان امروز که وقت بسیار مغتنم است و تکنولوژی اسباب ارتباط مستمر و دائم را فراهم آورده، بیان واضح و روشنِ مسائل بسیار حائز اهمیت است.
چون جهان‌بینی افراد و درک آن‌ها از مسائل، با ما تفاوت دارد باید از بروز ابهامات معنایی در کلام خود جلوگیری کنید. افرادی که به اصول ارتباطات آگاه هستند با شفاف‌سازی گفتار خود از بروز ابهام در کلامشان خودداری می‌کنند.
مطلب مرتبط: ۱۰ دلیل اهمیت هوش کلامی برای موفقیت در زندگی شخصی و کار
۱۲ـ همدلی کنید
برای درک شرایط دیگران باید خود را در جایگاه آن‌ها قرار دهید. در زندگی شغلی، حمایت و همدلی خود را به دیگران نشان دهید. این رفتار‌ها فیدبک مثبتی از سوی مخاطبتان ایجاد می‌کند. همدلی باارزش‌ترین مهارت ارتباطی است. جهان ایده آل، جهان بدون مشکل است. اما در زندگی واقعی، با چالش‌های فراوانی روبرو هستیم. برای داشتن رابطه‌ای سازنده باید بدانید چه وقت به کمک دیگران بشتابید.
۱۳ـ لطفا انعطاف‌پذیر باشید
«داشتن شخصیت خوب» و «دوست‌داشتنی بودن» به‌شدت به یکدیگر وابسته‌اند. این دو ویژگی تابع شرایط هستند. مثلا یک فرد زندانی شخصیت مورد قبولی در جامعه ندارد. اما اگر توانایی بالایی در برقراری ارتباط داشته باشد، می‌تواند شرایط را به نفع خود تغییر دهد. اگر بتوانید در اعتقادات و قوانین خود انعطاف‌پذیر باشید و در مواجه‌شدن با افراد مختلف بلافاصله گارد نگیرید و برای ایجاد ارتباط تلاش کنید. به یک شخصیت دوست‌داشتنی تبدیل خواهید شد.
۱۴ـ عدم تظاهر به توجه کردن، مهارت ارتباطی است که شانس تداوم رابطه را افزایش می‌دهد
مخاطب باید توجه واقعی شما را نسبت به خودش احساس کند. اگر تظاهر کنید که به او توجه می‌کنید، درواقع شانس خود را برای ادامه رابطه از دست می‌دهید. یکی از راه‌های نشان دادن علاقه‌ی واقعی به مخاطب، به خاطر سپردن نام‌ها، تاریخ‌ها و رویدادهای مهم است. همچنین داشتن ارتباط چشمی مؤثر می‌تواند به‌خوبی نشان‌دهنده‌ی علاقه‌مندی و توجه شما به مخاطبتان باشد.
۱۵ـ خودتان را به مذاکره‌کننده‌ای حرفه‌ای تبدیل کنید
وقتی به شناخت کافی از مخاطب خود دست یافتید و مهارت سخنوری را در خودتان تقویت کردید. حال نوبت آن است تا با بیانی قوی مخاطب را برای انجام آنچه در ذهن شما است، ترغیب و متقاعد کنید. مهارت در مذاکره کردن نه‌تنها در بحث پیشنهادات کاری و دریافت حقوق و مزایای بهتر به شما کمک می‌کند. بلکه در زمینه‌های دیگر از قبیل بازاریابی، فروش و جذب مشتری بیشتری برگ برنده‌ی شما خواهد بود. مثلا به‌عنوان یک ویزیتور، مهارت مذاکره کردن به شما کمک می‌کند مشتری خود را متقاعد کنید که محصول شما بهترین و درست‌ترین گزینه برای او است.
۱۶ـ خودتان را برای «نه» گفتن آماده کنید
در برخی مواقع چشم و بله گفتن به رئیس و دیگر همکاران ممکن است خوب به نظر برسد. اما از سوی دیگر می‌تواند برای شما دردسرساز شود. وقتی قرار است به شما وظیفه‌ای محول گردد یا همکارتان از شما می‌خواهد که کاری برایش انجام دهید، ابتدا تمامی جوانب را در نظر بگیرید و مطمئن شوید وقت کافی برای انجام آن را دارید. بنابراین گاهی اوقات نه گفتن بهتر از این است که وجهه خود را خراب کنید و دیگران نتوانند به شما اعتماد کنند. در تجارت و محل کار اعتبار، اعتماد و احترام بسیار اهمیت دارد. پس اگر می‌خواهید احترام و اعتبار خود را از دست بدهید خوش‌قول نباشید.
۱۷ـ تقویت مهارت حل مسئله لازمه‌ی تقویت مهارت ارتباطی است
مشکلات زیادی در محیط کار ممکن است ایجاد شوند. مهم است بتوانید برخورد درستی با آن‌ها داشته باشید و شیوه حل مسئله را یاد بگیرید. اگر در محل کار فعال باشید و بتوانید برای حل مشکلات مختلف راه‌حل‌های خلاقانه‌ای بیابید، این قابلیت شما را به فردی اثرگذار در سازمان تبدیل خواهد کرد.
۱۸ـ برای ارتقا هوش هیجانی خود هزینه کنید
همه شما افرادی را که در مدیریت احساسات و هیجانات خود مسلط هستند را می‌شناسید. آن‌ها می‌توانند از زوایای گوناگون به مسئله نگاه کرده و با آرامش برای آن راه‌حل پیدا کنند. آن‌ها تصمیم‌گیرندگان فوق‌العاده‌ای هستند و میدانند چه زمانی به شهود خودشان اطمینان کنند. افراد با هوش هیجانی بالا به‌خوبی پذیرای انتقاد هستند و میدانند چه زمانی از آن برای بهبود مهارت‌هایشان استفاده نمایند.
میدانیم شما هم مشتاق هستید که بدانید چطور هوش هیجانی خود را افزایش دهید تا در مواجهه با هر موقعیتی سنجیده رفتار کنید. بله خبر خوب این است که هوش هیجانی قابلیت ارتقا یافتن دارد و با آموزش و تمرین می‌توانید به کمک آن روزبه‌روز مهارت ارتباطی خود را بهبود بخشید. البته قبل از تلاش برای افزایش هوش هیجانی خود اول باید بدانید هوش هیجانی شما در چه وضعیتی است؟ نگران نباشید برای آن‌هم راه‌حل داریم. می‌توانید «تست هوش هیجانی Bar-On»را امتحان کنید.
سخن آخر
در یک محیط کاری، مهارت ارتباطی کلید رسیدن به موفقیت محسوب می‌شوند. اگر به دنبال ارتقای شغلی، به دست آوردن یک پروژه بزرگ یا موارد دیگر هستید، ارتباط مؤثر می‌تواند به شما در رسیدن به مقاصدتان کمک کند. توجه رئیس، حمایت زیردستان، ارتباط بهتر با مشتری و فروش بیشتر، رضایت شغلی بالاتر همگی از تأثیرات ارتباطات کارآمد هستند و لازمه ارتباط مؤثر دانستن مهارت ارتباطی مؤثر در محیط کار است. در این مقاله ما سعی کردیم این تکنیک‌های ارتباطی را به شما آموزش دهیم.
۲ دیدگاه. دیدگاه تازه ای بنویسید
مقاله تون بسیار کاربردی بود چرا که مهارت ارتباطی جزو اصول موفقیت در محیط کاره که به نظر من و طبق مطالبی که در سایت هایی مثل بیزینس اینسایدر و دانشگاه کسب و کار و مقاله ها و محتواهایی که در این زمینه منتشر شده خوندم این مهارت در مدیران اهمیت دو چندان پیدا میکنه چرا که هیچ کارمندی دوست نداره تو محیطی که از لحاظ روانی خشکه کار کنه و غالبا همه دوست دارن در محیطی دوستانه توام با احترام کار کنن.و شکی هم نیست که با داشتن این مهارت و پیاده کردن سیاست هایی در این راستا موفقیت و بهره وری شغلی افزایش پیدا میکنه
سپاس از همراهی و نظر ارزشمند شما.